كيفية إنشاء روتين للتوقف عن إضاعة الوقت

فيديو: الطريقة الوحيدة للتخلص من ضياع الوقت

المحتوى

خطوات
الطريقة 1 من 3: استخدم قائمة
الطريقة 2 من 3: استخدم الرسم البياني
طريقة 3 من 3: تخلص من المشتتات
مقالات مماثلة

قد تكون طالبًا بدوام كامل تحاول التحسن في إدارة وقتهم ، أو قد تكون صاحب عمل يحاول إيجاد مخرج حتى يتوقف موظفوه عن إضاعة الوقت. مهما كان دورك ، فمن المحتمل أنك تركز على كيفية إنشاء روتين يومي يسمح لك بالتوقف عن إضاعة الوقت والاستفادة القصوى من يومك. يمكن أن تكون الإستراتيجيات التنظيمية مثل القوائم والجداول ، بالإضافة إلى تدابير تقليل المشتتات التي تستهلك وقتًا ثمينًا ، مفيدة.

خطوات

الطريقة 1 من 3: استخدم قائمة

1 قائمة المباني لهذا اليوم. خذ قطعة من الورق وقلم. فكر في المهام التي تخطط للقيام بها في ذلك اليوم أو المسؤوليات اليومية واكتبها كلها على الورق. يمكن أن تكون القائمة مشابهة لما يلي: "التسوق ، الغسيل ، التنظيف ، الواجبات المنزلية" أو "التقارير للعملاء ، فحص البريد وإرسال الرسائل ، الاجتماع ، التعامل مع المستندات".
- أضف العديد من المهام إلى القائمة كما تخطر ببالك ، من الصغيرة إلى الكبيرة. تحتاج إلى تذكر جميع الالتزامات والمهام لهذا اليوم للتأكد من وضعها في قائمة الأولويات.
2 تحديد أولويات المهام. تتمثل إحدى طرق العمل بفعالية في التركيز على المهام ذات الأولوية القصوى أولاً ثم الانتقال إلى أسفل القائمة إلى المهام ذات الأولوية الأقل. وهذا ما يسمى بقاعدة 80/20 ، حيث يجب أن تستغرق الأنشطة التي توفر أكبر فائدة 80٪ من وقتك والأنشطة التي توفر أقل فائدة يجب أن تستغرق 20٪.
- راجع القائمة وعيّن لكل مهمة رقمًا يتناسب مع أهميتها. ثم رتبهم بحيث تبدأ القائمة بالمهام ذات الأولوية القصوى والأكثر فائدة وتنتهي بالمهام الأقل أولوية والأكثر ربحية.
3 قم بتجميع المهام ذات الصلة معًا. بمجرد إنشاء قائمة المهام وتحديد أولوياتها ، ستحتاج إلى تجميع المهام الصغيرة في مجموعات بحيث تشكل عملية واحدة. على سبيل المثال ، يمكنك تجميع المهام مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني والاتصال بالعملاء في مجموعة واحدة ، وتخصيص ساعة واحدة لهم ، والاتصال بهم "التحدث إلى العملاء". ثم يمكنك العمل بسهولة وهدوء على كل مهمة في الإطار الزمني المخصص.
- حاول تجميع جميع المهام بهذه الطريقة حتى لا تضطر إلى التبديل إلى عمليات مختلفة وقضاء الوقت في معرفة المهمة التي ستعمل عليها بعد ذلك. يمكن أن يساعدك تجميع المهام ذات الصلة في تنظيم وقتك بشكل أكثر كفاءة وتقليل مستوى التوتر أثناء العمل على المهام من القائمة.
4 امنح نفسك وقتًا أقل لكل مهمة. وفقًا لقانون باركنسون ، فإن منحك وقتًا أقل لإكمال مهمة ما يقلل من الوقت الذي تحتاجه لإكمال المهمة. بدلاً من تخصيص وقت لتجنيبه ، حدد مقدار الوقت الذي تخصصه لكل مهمة بحيث يتعين عليك إنجازها بشكل أسرع. يمكنك القيام بذلك ببطء ، وتقليل مقدار الوقت الذي تخصصه لكل مهمة تدريجيًا حتى تصل إلى هذا الوسط الذهبي حيث لا تشعر بالكثير من الضغط والاندفاع ، ولكن ليس لديك الوقت للتسويف أو إضاعة الوقت.
- في مرحلة ما ، ستنمي إحساسًا جيدًا بإدارة الوقت ، خاصة إذا كان عليك فقط قضاء فترة زمنية محدودة في كل مهمة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا جدًا إذا كنت تميل إلى اتباع نفس الروتين أو قائمة مهام مماثلة كل يوم.
5 كافئ نفسك بعد الانتهاء من جميع المهام في القائمة. بعد تخطي جميع المهام من القائمة ، عادةً في نهاية اليوم ، يجب أن تمدح نفسك قليلاً وتدليلها. يمكن أن يكون هذا عشاءًا لذيذًا ، أو كأسًا من النبيذ ، أو وقت فراغ حيث يمكنك القيام بشيء ممتع وممتع. ستكون المكافأة الصغيرة بمثابة حافز لإكمال جميع مهام اليوم.
- يمكنك تحديد مكافأتك حتى قبل أن تبدأ يومك بحيث يمكنك استخدام المكافأة كحافز لإكمال المهام. على سبيل المثال ، لنفترض أنك بحاجة إلى التحضير لامتحان ولديك خطط لتناول العشاء مع الأصدقاء. استخدم خططك للمساء كذريعة لمواصلة التعلم وإكمال المهام على مدار اليوم حتى لا تضطر إلى تفويت العشاء لاحقًا.

الطريقة 2 من 3: استخدم الرسم البياني

1 ضع جدولًا لكل ساعة من يومك. خذ قطعة من الورق أو استخدم تقويم الكمبيوتر لإنشاء خلايا لكل ساعة من يوم عملك أو كل ساعة يقظة. يمكن أن يكون من تسعة إلى خمسة أو من عشرة إلى سبعة. بينما لا يتعين عليك ملء كل فترة زمنية حتى الدقيقة ، سيكون من المفيد التأكد من أن كل ساعة من يومك مدرجة في جدولك الزمني.
- ابدأ في ملء كل ساعة بالمهام التي تحتاج إلى إكمالها. يمكنك البدء بأهم المهام والانتقال إلى المهام الأقل أهمية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تعتبر نفسك شخصًا صباحيًا ، فحاول قضاء النصف الأول من اليوم في المهام الأكثر صعوبة. ولكن إذا كنت تعلم أن لديك رياحًا ثانية بعد الغداء ، فيمكنك تخصيص مهام مهمة لهذا الوقت من اليوم. حاول تصميم جدولك الزمني ليلائم احتياجاتك وعاداتك في العمل. سيؤدي ذلك إلى إعدادك للنجاح وجعل جدولك أكثر كفاءة.
- يمكنك إنشاء قالب لجدولك الزمني على السبورة أو التقويم بحيث يمكنك تحديثه كل يوم وفقًا لمهامك في يوم محدد.
2 خذ استراحة لمدة عشر دقائق كل ساعة أو ساعتين. قد يكون من الصعب التركيز على مهمة أو مجموعة مهام لأكثر من ساعتين. تأكد من جدولة استراحة مدتها عشر دقائق كل ساعة أو ساعتين حتى لا تشعر بالتوتر أو الإرهاق من العمل. خلال هذه الاستراحة الصغيرة ، يمكنك الخروج من مكان عملك والتجول في المكتب أو الدردشة مع زميل في العمل في مطبخ المكتب. يمكنك صنع فنجان من القهوة لنفسك أو الذهاب في نزهة قصيرة في الهواء الطلق. حاول الالتزام بعشر دقائق لمواكبة جدولك الزمني.
- يمكنك أيضًا أن تأخذ 10 أنفاس طويلة وبطيئة وعميقة كل ساعة لتحديث عقلك وأخذ استراحة قصيرة. يمكن أن يساعدك ذلك في الحصول على منظور جديد للمهمة التي تقوم بها أو على وشك إكمالها ، ويضمن لك عدم نسيان نفسك على الرغم من يوم حافل.
3 حاول إكمال المهمة بشكل صحيح في المرة الأولى. بدلاً من التسرع ومحاولة تنفيذ جميع المهام بأسرع ما يمكن ، خذ الوقت الذي تحتاجه لإنجاز كل مهمة بشكل صحيح في المرة الأولى. يمكن أن يؤدي التسرع عبر البريد إلى سحب تبادل البريد الإلكتروني الخاص بك ، خاصة إذا كنت ترسل رسائل غير مفهومة أو غامضة إلى العميل. تمهل وخذ وقتًا كافيًا لكتابة رسائل بريد إلكتروني واضحة أو إعادة قراءة ملاحظات الدراسة بعناية. سيؤدي القيام بذلك بشكل صحيح في المرة الأولى إلى توفير الكثير من الوقت الضائع على المدى الطويل.
4 اطلب من صديق أو زميل في العمل التحقق من تقدمك من وقت لآخر حتى تظل على المسار الصحيح. نحتاج أحيانًا إلى دعم الآخرين للبقاء مركزين على المهمة التي بين أيدينا. اطلب من صديق مقرب أو أحد الوالدين أو زميل في العمل أو أخ أو أخت أن يفحصك كل ساعتين للتأكد من أنك في الموعد المحدد.
- يمكن لرفيقك أن يحضر لك فنجانًا من القهوة أو يبهجك بكلمات لطيفة حتى تتمكن من الحصول على القليل من الإلهاء والضحك أو الابتسام والعودة إلى مهامك اليومية. بينما قد تكون مشغولاً ، فإن دقيقتين مع صديق ستشجعك وتساعدك على إدارة وقتك بشكل أكثر فعالية.

طريقة 3 من 3: تخلص من المشتتات

1 ليس عليك أن تتحقق من بريدك باستمرار. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إنشاء نمط بدء - توقف - بدء في يوم عملك ويؤدي إلى ضياع الوقت. حاول ألا تفتح بريدك أثناء النهار ، خاصة إذا كنت بحاجة إلى التركيز على مهمة أخرى. خصص ثلاث خانات زمنية لفحص بريدك في جدولك الزمني: في الصباح الباكر وبعد الغداء مباشرة ونهاية اليوم. هذا سوف يمنعك من تشتيت انتباهك بسبب التدفق المستمر لرسائل البريد الإلكتروني على مدار اليوم وسيضمن لك وقتًا مخصصًا للعمل مع رسائل البريد الإلكتروني.
- يمكن تطبيق نفس المبادئ على وسائل الاتصال الأخرى ، مثل البريد الصوتي والرسائل النصية والمكالمات الهاتفية. حاول ألا تتسكع في هاتفك طوال الوقت ، ما لم تكن بالطبع تتوقع رسالة نصية مهمة أو مكالمة هاتفية. سيساعد هذا في الحد من الفواصل في سير العمل ويساعدك على الالتزام بالجدول الزمني.
2 كتم صوت هاتفك وأوقف تشغيل الإنترنت. إذا كان ذلك ممكنًا ، فاختر ساعة على الأقل في يوم عملك حيث يمكنك كتم صوت هاتفك وإيقاف اتصالك بالإنترنت. سيسمح لك ذلك بالتركيز على العمل الذي يتطلب تركيزًا تامًا وعدم وجود عوامل تشتيت للانتباه مثل هاتفك أو الإنترنت.
- سيكون التخلص من هذه العوامل ، التي يمكن أن تشتت انتباهك بسهولة ، مفيدًا بشكل خاص عندما تعمل في مشروع مدرسي أو تقرير كبير. افصل هاتفك حتى لا يكون لديك سبب للتحقق منه كل خمس دقائق أو الانشغال بمشاهدة الأخبار على الشبكات الاجتماعية.
3 حذر الآخرين من تشتيت انتباهك. حاول ألا تشجع الآخرين على إلهائك وعدم تشتيت انتباه الآخرين عنك. فقط دعهم يعرفون أنك تعمل. يمكنك إغلاق الباب أو وضع لافتة مشغول.يمكنك أيضًا إرسال بريد إلكتروني إلى مكتبك لتذكيرك بأن فترة معينة من الوقت في المكتب هي ساعات عمل هادئة.
4 حاول ألا تحيد عن روتينك. بمجرد أن تضع قائمة عمل أو جدولًا وتحمي نفسك من الانحرافات ، استخدم قوة إرادتك وتركيزك للالتزام بروتينك. يفهم معظم الناس الفرق بين الوقت الذي يتم إنفاقه جيدًا والوقت الضائع ، لذا حاول ألا تقع في فخ إضاعة الوقت. قم بالبناء على جدولك الزمني وفي نهاية اليوم يمكنك الاستمتاع بإحساس بالإنجاز والوقت الذي تقضيه جيدًا.