المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 4: رسم الخرائط وإعداد الملخص الخاص بك
• جزء 2 من 4: وصف الأمر
• جزء 3 من 4: تقديم استنتاجات وتوصيات
• جزء 4 من 4: التحقق من الملخص
• نصائح

يحدد الملخص موضوعًا معينًا وخلفيته ، وعادةً ما يكون موجهًا إلى مسؤول حكومي أو صانع سياسات آخر. يتعين على صانعي القرار هؤلاء اتخاذ خيارات صعبة في العديد من الموضوعات المختلفة كل يوم ، وليس لديهم الوقت للبحث في كل قضية بعمق. يساعد الإيجاز في لفت انتباه الشخص إلى قضية واحدة ويحدد التفاصيل المهمة التي يجب أن يعرفها. ثم يقترح الإيجاز الحلول ويقدم اقتراحات للتحسين. تعد القدرة على كتابة ملخص مهارة مفيدة للطلاب ورجال الأعمال والسياسيين والناشطين. الإيجاز المقنع موجز ومنظم جيدًا ويغطي الحقائق والحلول الأكثر أهمية وذات الصلة.

لتخطو

جزء 1 من 4: رسم الخرائط وإعداد الملخص الخاص بك

1. تحديد نطاق الإحاطة. يشمل النطاق كلاً من عمق الإحاطة وطولها. في أي تفاصيل ستغطي الموضوع؟ كم عدد الموضوعات المختلفة التي ستغطيها؟ يعتمد هذا على مقدار المعلومات التي يمكنك العثور عليها ومقدار المعلومات التي تحتاج إلى تقديمها لدعم مطالباتك.
   • يعد تحديد نطاق الإحاطة أمرًا مهمًا لأنه يتيح للقارئ أن يعرف بالضبط ما هي المعلومات التي تتم مناقشتها وما لا تتم مناقشته.
2. اعرف جمهورك. قبل أن تبدأ في كتابة ملخصك ، من المهم أن تعرف من سيقرأه. يتحكم هذا في الخيارات التي ستقوم بها في المستند. قبل أن تبدأ ، فكر في الأسئلة التالية ، وإذا لم تكن تعرف الإجابات بالفعل ، فحاول معرفة ما يلي:
   • من سيقرأ هذه الوثيقة؟ المسؤولين الحكوميين؟ قادة الاعمال التجارية؟ صحفيين؟ مزيج من هؤلاء؟
   • ما مقدار ما يعرفه القارئ بالفعل عن هذه المشكلة؟ هل يعرفون أي شيء عنها؟ ماذا او ما يجب القراء يعرفون؟
   • ما هي سلطة القارئ في هذا الشأن؟ ما هي التغييرات التي يمكنه القيام بها؟
3. خطط للنقاط الرئيسية. قبل أن تبدأ في كتابة ملخصك ، يجب أن تحدد (إما في ذهنك أو في مخطط) النقاط الرئيسية التي تريد الإشارة إليها.
   • نظرًا لأن الملخص لا يزيد عادةً عن صفحة أو صفحتين ، يجب أن يكون موجزًا. صانعو السياسات مشغولون للغاية ، ومسألتكم ليست الوحيدة المطروحة عليهم. لا يوجد مجال للمعلومات غير الضرورية أو التفسيرات الطويلة. قرر مقدمًا النقاط الرئيسية الخاصة بك لإنشاء ملخص موجز.
4. ضع في اعتبارك استخدام قالب. في حين أن تنسيق الإحاطة لا يجب أن يكون شديد التعقيد ، يمكنك توفير الوقت عن طريق تنزيل أحد القوالب المجانية العديدة عبر الإنترنت لإنشاء مستندات موجزة في MS Word.
   • يمكن أن يساعدك النموذج في تنظيم أفكارك وإعداد موجز أسرع.
5. ابتكر اسمًا وتاريخًا وسطرًا للموضوع. إذا كنت لا تستخدم نموذجًا ، فعليك أن تبدأ بكتابة الاسم والتاريخ وسطر الموضوع.
   • يتوافق الاسم مع الشخص الذي يتم توجيه الإحاطة إليه.
   • التاريخ يتوافق مع تاريخ تقديم الإحاطة.
   • يجب أن يصف سطر الموضوع في بضع كلمات الموضوع الرئيسي للملخص ، مثل `` انتشار التنمر في المدرسة في منطقة أوترخت. '' هذا يسمح للقارئ بمعرفة ، دون الحاجة إلى إلقاء نظرة على المستند ، ماذا المشكلة هي أنه سيتم التعامل معها.
6. ضع في اعتبارك تضمين ملخص. تتضمن بعض الإحاطات ملخصًا في بداية الإحاطة ، يلخص النص بأكمله في بضع نقاط. قرر ما إذا كنت ترغب في القيام بذلك ، وإذا كان الأمر كذلك ، فاحجز مساحة لهذا القسم.
   • بالنسبة للقارئ المشغول جدًا ، يوفر الملخص النقاط الرئيسية مسبقًا ، مما يسهل تصفح بقية المستند.
   • غالبًا ما تكون الإحاطة المصممة جيدًا موجزة بما يكفي لجعل هذا القسم زائداً عن الحاجة. ومع ذلك ، إذا كانت هناك قضايا تتطلب إجراءً فوريًا ، فقد تكون هذه طريقة للإشارة إلى مدى إلحاح الإحاطة من خلال الإشارة بوضوح إلى الإطار الزمني في الملخص.
   • يجب ألا يتجاوز الملخص ثلاث إلى أربع نقاط.

جزء 2 من 4: وصف الأمر

1. أنشئ مقدمة تلخص الأمر. يجب أن يصف الجزء التالي من الإحاطة القضية أو المشكلة بالتفصيل. ابدأ بافتتاح قصير ، يُشار إليه عادةً باسم "المشكلة" أو "الغرض" ، ويصف في جملة أو جملتين القضية الرئيسية التي يركز عليها الملخص و / أو سبب إنشاء هذا الملخص.
   • على سبيل المثال ، يمكنك كتابة شيء مثل: "حدثت زيادة في عدد حوادث التنمر العنيفة في المدارس في منطقة أوتريخت." قد لا تكون السياسات التأديبية الحالية كافية لمعالجة هذه المشكلة ".
2. قدم لمحة عامة عن أهم الحقائق / الخلفيات. القسم التالي ، "الاعتبارات" أو "الخلفية" يجب أن يوفر معلومات مفصلة حول حالة المشكلة أو القضية ، مع التركيز على التطورات الأخيرة و / أو الوضع الحالي.
   • يجب أن يتضمن هذا القسم المعلومات اللازمة للقارئ لاتخاذ قرار بشأن هذه المسألة. يمكن حذف المعلومات غير الضرورية لهذا الغرض ، مهما كانت مثيرة للاهتمام.
   • إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فقم بإجراء بعض البحث قبل كتابة هذا القسم. يجب أن تكون المعلومات الواردة في هذا القسم دقيقة ومحددة ومحدثة قدر الإمكان.
   • إذا لزم الأمر ، قم بترجمة المعلومات لجمهورك لجعل هذا القسم واضحًا وبسيطًا. تجنب المصطلحات أو اللغة الفنية أو المعلومات التي لا تهم الجمهور بشكل مباشر.
   • استخدم الإحصائيات والبيانات حيثما كان ذلك مناسبًا ، ولكن اشرح الأشياء بعبارات سيتمكن جمهورك من فهمها بسرعة وسهولة.
3. اترك رأيك الخاص. رأيك حول هذا الموقف و / أو ما يجب فعله حيال ذلك لا ينتمي إلى هذا القسم. تمسك بالحقائق.
   • ومع ذلك ، يمكنك اختيار مناقشة إيجابيات وسلبيات مختلف الإجراءات المقترحة أو الحالية ، وتحديد نقاط القوة والضعف لكل منها.

جزء 3 من 4: تقديم استنتاجات وتوصيات

1. اجعلها ذات صلة. يجب أن تختتم إيجازك بأقسام مثل "الخاتمة" و / أو "التوصيات" أو "الخطوات التالية". يجب أن يوضح هذا الإغلاق سبب اعتبار القارئ لهذه المسألة مهمة.
   • حاول ربط الأمر مباشرة بالمصلحة الذاتية للقارئ لجعل إيجازك أكثر إقناعًا.
   • على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "تؤدي حوادث التنمر بالآباء إلى التفكير في المدرسة الخاصة. إنها مرتبطة بدرجات اختبار ومعدلات نجاح منخفضة ، مما يجعل مدارسنا تبدو أقل فاعلية في نظر المجتمع. إنها تقلل من فرص المنطقة في توفير التمويل بالمنح الحكومية والتمويل الخاص ".
2. اقترح حلا. تقدم العديد من الإحاطات حلاً مقترحًا للمشكلة الموضحة ، وربط المشكلة بتغيير في السياسة لتحسين الوضع.
   • تحدد بعض المذكرات الحل (الحلول) المقترحة في قسم بعنوان "التوصيات" ، لكن بعض الكتاب يفضلون "الخطوات التالية" ، لأنهم يشعرون أنها أكثر ليونة وأقل جرأة أو عدوانية. تذكر أن القارئ هو من يملك الكلمة الأخيرة ويتخذ القرار في هذا الشأن ، وليس أنت.
   • لا يجب أن يكون هذا القسم "متوازنًا" مثل قسم الخلفية / الاعتبارات. يمكن أن يكون هذا مكانًا للتعبير عن رأيك بشأن ما يجب القيام به.
   • ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه لا يتعين عليك تقديم أي حل معين. بدلاً من ذلك ، يمكنك ببساطة سرد بعض الخيارات مع إيجابياتها وسلبياتها ، وحث القارئ على التفكير في هذه الخيارات ، واتخاذ إجراء بطريقة ما لمعالجة هذه المشكلة. لست مضطرًا بالضرورة إلى تحديد الإجراء الأكثر ملاءمة.
3. استخدم الحقائق لدعم حجتك. يجب أن تتدفق مقترحاتك في هذا القسم الأخير بشكل منطقي من المعلومات الواردة في الأقسام السابقة. استخدم الحقائق التي قدمتها لتوضيح سبب كون الحل الذي تقترحه حلاً جيدًا.
   • تأكد من أن أي حل تقترحه واضح ومرتبط بشكل مباشر بالمشكلة كما حددتها. على سبيل المثال ، لنفترض أنك ذكرت نقص برامج منع التنمر في القسم السابق. في هذا القسم ، من المنطقي اقتراح مثل هذا البرنامج وربما الإشارة إلى فعاليته للمدارس الأخرى. إذا لم تكن قد ذكرت أي برامج وقائية حتى الآن ، فإن حلًا كهذا يبدو مفاجئًا.

جزء 4 من 4: التحقق من الملخص

1. اجعل الإيجاز أكثر إيجازًا. يجب ألا يتجاوز الإحاطة صفحتين. إذا أصبح الإحاطة أطول من ذلك ، يجب عليك أولاً البحث عن الأجزاء التي يمكن حذفها أثناء مرحلة التحكم.
   • ابحث عن معلومات لا علاقة لها بالموضوع أو أقل أهمية منه وقم بإزالة تلك المواد ، خاصةً إذا لم تكن مرتبطة بالحل (الحلول) الذي تقدمه.
   • في نفس الوقت ، يجب ألا تكون هناك أجزاء مهمة من المعلومات مفقودة ضرورية لجعل حجتك واضحة ومقنعة. قد تحتاج إلى تبادل أجزاء معينة من المعلومات بأخرى.
   • حاول أن تضع نفسك في مكان السياسي أو البيروقراطي عند تعديل نصك. فكر في مقدار المعلومات التي يحصل عليها هؤلاء الأشخاص كل يوم. لا تساهم في المشكلة. كن جزءًا من الحل من خلال توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار - لا أكثر ولا أقل.
2. إزالة اللغة الفنية. أثناء مرحلة التحرير ، انتبه إلى اللغة أو المصطلحات الفنية التي ستجعل الوصول إلى ملخصك أقل سهولة. حتى إذا حاولت تجنب ذلك عند كتابة الإحاطة ، فمن المحتمل أن تكون بعض المصطلحات المعقدة قد وجدت طريقها إلى المستند.
   • خاصة إذا كنت خبيرًا في موضوع تكتب عنه ، فمن السهل أن تنسى للحظة أن اللغة اليومية قد يصعب على الآخرين فهمها.
   • ضع في اعتبارك أنه بالنسبة للأشخاص الذين ليسوا على دراية بموضوع ما ، فليس من الواضح دائمًا سبب أهمية شيء ما. عادة لا يمكن لصانعي السياسات أن يكونوا خبراء في كل موضوع يحتاجون إليه لاتخاذ قرارات بشأنه.
3. تأكد من أن الهيكل منطقي. تأكد من أن الحقائق الرئيسية التي قمت بتسجيلها تنشأ بشكل منطقي من المسألة كما لخصتها. تحقق جيدًا أيضًا من أن جميع الحلول التي تقترحها تتناول بالفعل تلك الاعتبارات الأكثر أهمية.
4. تحقق من عملك بعناية بحثًا عن الأخطاء. بعد التحقق من طول الإحاطة وتدفقها ، راجع النص بعناية مرة أخرى للتأكد من عدم تسلل أي أخطاء إليه.
   • إن الملخص الذي يحتوي على أخطاء إملائية أو أسلوب أو نحوي يجعل القارئ أقل خطورة. قد يكون من المفيد أكثر من الأذى من خلال تقديم مثل هذا الموجز ، حيث يمكن أن يشوه وجهة نظرك.

نصائح

• شاهد الملخصات التي كتبها القادة والأساتذة البارزون للتعرف على أسلوب إقناعهم.
• ضع في اعتبارك أنه على الرغم من أن ملخصك قد يكون موجهًا إلى شخص معين ، فقد يقرأه الآخرون - الموظفون والزملاء وحتى وسائل الإعلام. هذا سبب وجيه للحفاظ على الوصول إلى لغتك قدر الإمكان ، حتى لو كان القارئ المقصود لديه بعض المعرفة بالموضوع.