المحتوى

• لتخطو
• الطريقة 1 من 2: تحويل قائمة
• الطريقة 2 من 2: تحويل جدول

إذا كنت ترغب في نقل قائمة أو جدول بيانات من Word إلى Excel ، فلا داعي لنسخ كل جزء من المعلومات ولصقه في خليته الخاصة في جدول البيانات. من خلال تنسيق مستند Word الخاص بك بشكل صحيح أولاً ، يمكنك بسهولة استيراد المستند بأكمله إلى Excel دون أكثر من بضع نقرات.

لتخطو

الطريقة 1 من 2: تحويل قائمة

1. افهم كيف سيتم تحويل المستند. عند استيراد مستند إلى Excel ، سيتم استخدام أحرف معينة لتحديد البيانات التي تدخل في أي خلية في جدول بيانات Excel. باتباع بعض خطوات التنسيق قبل الاستيراد ، يمكنك تحديد الشكل الذي سيبدو عليه جدول البيانات النهائي وتقليل أي تنسيق يدوي تحتاج إلى تنفيذه. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تقوم باستيراد قائمة كبيرة من مستند Word إلى Excel.
   • تعمل هذه الطريقة بشكل أفضل عندما يكون لديك قائمة بإدخالات متعددة ، كل منها منظم بنفس الطريقة (قائمة العناوين ، أرقام الهواتف ، عناوين البريد الإلكتروني ، إلخ.)
2. افحص المستند بحثًا عن أي أخطاء في التنسيق. قبل أن تبدأ التحويل ، تأكد من تنسيق كل قائمة بنفس الطريقة. هذا يعني تصحيح أخطاء علامات الترقيم أو طلب جميع الإدخالات التي لا تتطابق مع الباقي بشكل صحيح. هذا يضمن نسخ البيانات بشكل صحيح.
3. إظهار علامات التنسيق في مستند Word الخاص بك. سيساعدك عرض أحرف التنسيق المخفية في تحديد أفضل طريقة لتقسيم البيانات. يمكنك عرضها بالنقر فوق الزر "إظهار / إخفاء علامات الفقرة" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" أو عن طريق الضغط على كنترول+⇧ التحول+*
   • تحتوي معظم القوائم على حرف فقرة واحد في نهاية كل سطر ، أو حرف في نهاية السطر وواحد في السطر الفارغ بين الإدخالات. يمكنك استخدام العلامات لإدراج الأحرف التي يستخدمها Excel للتمييز بين الخلايا.
4. استبدل علامات الفقرة بين كل إدخال لإزالة المسافات الزائدة. يستخدم Excel مسافة بين العناصر لتحديد الصفوف ، ولكنك ستحتاج إلى حذفها الآن لتبسيط عملية التنسيق. لا تقلق ، ستعيدهم في غضون دقيقة. يعمل هذا بشكل أفضل عندما يكون لديك علامة فقرة واحدة في نهاية الإدخال وواحدة في المسافة بين الإدخالات (اثنان في صف).
   • صحافة كنترول+ح. لفتح نافذة البحث والاستبدال.
   • يكتب ^ ص ^ ص في حقل البحث. هذا هو رمز علامتي فقرتين متتاليتين. إذا كان كل إدخال عبارة عن سطر واحد ، بدون أي أسطر فارغة ، فاستخدم سطرًا واحدًا ^ ص.
   • اكتب فاصلًا في حقل الاستبدال. تأكد من أنه ليس حرفًا يظهر في أي مكان آخر في المستند ، مثل ~.
   • انقر فوق "استبدال الكل". ستلاحظ أن الإدخالات تتحد ، لكن هذه ليست مشكلة الآن ، طالما أن الفاصل في المكان الصحيح (بين كل عنصر).
5. افصل كل إدخال في حقول منفصلة. الآن بعد أن تم فصل إدخالاتك بحيث تظهر في صفوف متتالية ، تحتاج إلى تحديد البيانات التي يتم عرضها في كل حقل. على سبيل المثال ، إذا كان لكل عنصر اسم في السطر الأول وعنوان في السطر الثاني وعنوان في السطر الثالث ، فقم بما يلي:
   • صحافة كنترول+ح. لفتح نافذة البحث والاستبدال.
   • احذف أحد ملفات ^ صعلامات في حقل البحث.
   • غيّر الحرف في الحقل "استبدال" إلى فاصلة ,.
   • انقر فوق "استبدال الكل". يؤدي هذا إلى استبدال رموز الفقرة المتبقية بالفاصلة ، مما يجعل كل سطر حقلاً.
6. استبدل الفاصل لإكمال عملية التنسيق. بمجرد الانتهاء من خطوتين البحث والاستبدال أعلاه ، لن تبدو قائمتك مرة أخرى كقائمة. كل شيء الآن على نفس السطر ، مع وجود فواصل بين كل إدخال. ستعمل خطوة البحث والاستبدال النهائية هذه على إعادة بياناتك إلى قائمة ، مع الاحتفاظ بالفواصل التي تحدد الحقول.
   • صحافة كنترول+ح. لفتح نافذة البحث والاستبدال.
   • يكتب ~ (أو أي حرف اخترته أصلاً) في حقل البحث.
   • يكتب ^ ص في حقل استبدال.
   • انقر فوق "استبدال الكل". يؤدي هذا إلى تحويل البيانات إلى مجموعات فردية ، مفصولة بفواصل.
7. احفظ الملف كنص عادي. الآن وبعد اكتمال التنسيق ، يمكنك حفظ المستند كملف نصي. سيسمح هذا لبرنامج Excel بقراءة بياناتك ومعالجتها ، بحيث يتم وضعها في الحقول الصحيحة.
   • انقر فوق علامة التبويب ملف وحدد "حفظ باسم".
   • انقر فوق "حفظ كنوع" وحدد "نص عادي".
   • قم بتسمية الملف الذي تفضله وانقر فوق حفظ.
   • إذا ظهرت نافذة تحويل الملف ، فانقر فوق "موافق".
8. افتح الملف في Excel. الآن بعد أن تم حفظ الملف كنص عادي ، يمكنك فتحه في Excel.
   • انقر فوق علامة التبويب ملف وحدد فتح.
   • انقر فوق القائمة المنسدلة "كافة ملفات Excel" وحدد "ملفات نصية".
   • انقر فوق التالي> في معالج استيراد النص.
   • حدد "فاصلة" من قائمة المحددات. يمكنك أن ترى كيف يتم فصل البيانات في المعاينة أسفل النافذة. انقر فوق التالي>.
   • حدد تنسيق البيانات لكل عمود وانقر فوق "إنهاء".

الطريقة 2 من 2: تحويل جدول

1. أنشئ جدولاً في Word يحتوي على بياناتك. إذا كانت لديك قائمة بيانات في Word ، فيمكنك تحويلها إلى تنسيق جدول في Word ثم نسخها بسهولة إلى Excel. إذا كانت بياناتك بتنسيق جدول بالفعل ، فتابع إلى الخطوة التالية.
   • حدد كل النص الذي تريد تحويله إلى جدول.
   • انقر فوق علامة التبويب "إدراج" ثم الزر "جدول".
   • حدد "تحويل النص إلى جدول".
   • أدخل عدد الأسطر لكل بيانات في حقل "عدد الأعمدة". إذا كان هناك سطر فارغ بين كل إدخال ، أضف عمودًا إلى الإجمالي.
   • انقر فوق موافق.
2. تحقق من تخطيط الجدول الخاص بك. سيقوم Word بإنشاء جدول بناءً على إعداداتك. تحقق مرة أخرى من أن كل شيء في المكان الصحيح.
3. انقر فوق الزر الصغير "+" الذي يظهر أعلى الزاوية اليسرى من الجدول. يظهر هذا عند تحريك المؤشر فوق الجدول. بالنقر فوق هذا ، تحدد كافة البيانات الموجودة في الجدول.
4. صحافة .كنترول+ج.لنسخ البيانات. يمكنك أيضًا النقر فوق الزر "نسخ" في علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".
5. افتح برنامج Excel. بمجرد نسخ البيانات ، يمكنك فتح Excel. إذا كنت تريد وضع البيانات في جدول بيانات موجود ، فقم بتحميله. ضع المؤشر في الخلية حيث تريد ظهور الخلية اليسرى العلوية من الجدول.
6. صحافة.كنترول+الخامس.للصق البيانات. يتم وضع الخلايا الفردية من جدول Word في خلايا منفصلة في جدول بيانات Excel.
7. قسّم أي أعمدة متبقية. اعتمادًا على نوع البيانات التي تستوردها ، قد يكون هناك تنسيق إضافي تحتاج إلى إجرائه. على سبيل المثال ، إذا قمت باستيراد العناوين ، فقد تكون المدينة والولاية والرمز البريدي في نفس الخلية. يمكنك جعل Excel يقسم هذه البيانات تلقائيًا.
   • انقر فوق رأس العمود الخاص بالعمود الذي تريد تقسيمه لتحديد العمود بأكمله.
   • حدد علامة التبويب "البيانات" وانقر فوق الزر "نص إلى أعمدة".
   • انقر فوق التالي> وحدد "الفاصلة" في الحقل الفاصل. إذا اتبعت المثال أعلاه ، فسيتم فصل المدينة عن المقاطعة والرمز البريدي.
   • انقر فوق "إنهاء" لحفظ التغييرات.
   • حدد العمود المراد تقسيمه ، وكرر العملية ، واختر "مسافة" كفاصل بدلاً من "فاصلة". هذا يفصل المقاطعة عن الرمز البريدي.