المحتوى

• خطوات
• النصيحة

الغرض من الرسائل الإخبارية هو إعلام مجموعة من الأشخاص بقضية معينة مثل حدث أو سياسة أو مورد ، وتشجيعهم على القيام بذلك. فيما يلي إرشادات حول كيفية كتابة رسائل إخبارية فعالة وسهلة القراءة.

خطوات

جزء 1 من 4: كتابة موضوع الرسالة الإخبارية

1. 

   اكتب كلمة "إشعار" أعلى الصفحة مباشرة. توجد النشرة الإخبارية خارج النص مباشرة. اكتب كلمة "إشعار" على بعد حوالي 4 سم من أعلى الصفحة ، بخط غامق أو في المنتصف أو بمحاذاة اليسار. يمكنك أيضًا اختيار حجم خط أكبر لهذه الكلمة.
   • تباعد مزدوج بين الأسطر في العنوان.

2. 

   
   
   التعيين بشكل مناسب. تعد الرسائل الإخبارية شكلاً رسميًا من أشكال الاتصالات التجارية ، لذا يجب عليك معالجتها بشكل مناسب. اكتب الاسم الكامل والمسمى الوظيفي للشخص الذي ستبلغه.
   • إذا كنت ترسل خطابًا إلى جميع الموظفين ، فيمكنك كتابة: "المستلم: جميع الموظفين".

3. 

   أضف مستلمين في سلسلة CC. يشير سطر "CC" إلى أولئك الذين يتلقون النشرة على شكل "Dear Co". هذا ليس هدف الرسالة الإخبارية. هذا هو الشخص الذي يحتاج إلى معلومات حول السياسة أو القضية التي تتناولها في الرسالة.

4. 

   
   
   اكتب اسمك في سطر "المرسل". يجب أن يتضمن موضوع الرسالة اسم الكاتب والمرسل. اسمك الكامل والمسمى الوظيفي على هذا السطر.

5. 

   أضف التواريخ. أدخل التاريخ الكامل ، بما في ذلك اليوم والشهر والسنة. على سبيل المثال ، اكتب: "DATE: 5 كانون الثاني (يناير) 2015" أو "DATE: 01.05. 2015. "

6. 

   
   
   اختر فقرة معينة لموضوعك. يجب أن يخبر سطر الموضوع القارئ عن موضوع الرسالة الإخبارية. كن محددًا ومختصرًا.
   • على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة الموضوع كـ: "Ink" ، اكتب بشكل أكثر تحديدًا كما يلي: "مشكلة استخدام الحبر في المكتب".

7. 

   اضبط تنسيق العنوان وفقًا لذلك. يجب أن يكون العنوان أعلى الصفحة بمحاذاة إلى اليسار. استخدم الكلمات "RECEIVER:" و "SENDER:" و "DATE:" و "ABOUT JOB:" بحرف كبير.
   • سيبدو عنوان العينة كما يلي:
     المستلم: اسم ولقب المستلم
     المرسل: اسمك ولقبك
     التاريخ: التاريخ والشهر والسنة التي تمت فيها كتابة الإشعار
     حول: (أو المتعلقة :) المشكلة المذكورة في النشرة الإخبارية (تسليط الضوء بطريقة ما).
   • عند كتابة العناوين ، تأكد من مضاعفة السطور ومحاذاة النص.
   • يمكنك إضافة سطر أسفل العنوان يمتد عبر عرض الصفحة لفصل العنوان الرئيسي عن نص الرسالة الإخبارية.
   الإعلانات

جزء 2 من 4: كتابة محتوى النشرة الإخبارية

1. 

   النظر في من هو المتلقي. لكي يتمكن الجميع من قراءة الرسالة الإخبارية والرد عليها ، من المهم مطابقة صياغة الرسالة وطولها وخطورتها مع من سيقرأها. لكي يعمل هذا بشكل جيد ، يجب أن تكون لديك فكرة جيدة عن من يتلقى الرسالة.
   • فكر في تفضيلات قرائك واهتماماتهم.
   • حاول توقع الأسئلة التي قد يطرحها القارئ. فكر في بعض محتويات الرسالة الإخبارية ، مثل الأمثلة أو الأدلة أو غيرها من المعلومات لإقناعهم.
   • تحقق مما إذا كان قرائك يقبلون ذكر معلومات أو مشاعرك غير المناسبة.

2. 

   تخطي طقوس التحيات. لم تبدأ النشرة بتحية مثل "عزيزي السيد إدواردز". بدلاً من ذلك ، ادخل مباشرةً في الموضوع لتتم مناقشته في الرسالة من البداية.

3. 

   اذكر المشكلة في الفقرة الأولى. اكتب سبب رغبتك في أن يتخذ القارئ الإجراء. هذا يشبه إلى حد ما مقدمة المقال ، أي تقديم المشكلة وسبب المشكلة.يمكنك أيضًا التفكير في المقدمة باعتبارها ملخصًا لكامل نص الرسالة الإخبارية.
   • عادة ما تأخذ المقدمة حوالي فقرة واحدة.

4. 

   على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: "في 1 يوليو 2015 ، ستنفذ شركة XYZ سياسة جديدة للتأمين الصحي. سيحصل الموظفون على تأمين صحي ويتقاضون رواتب لا تقل عن 6 ملايين / شهر ".

5. 

   قدم معلومات عن القضايا قيد المناقشة. قد يحتاج القارئ إلى بعض المعلومات العامة حول القضية التي تتناولها. قدم بعض المعلومات ، لكنها موجزة ، واذكر فقط ما هو مطلوب.
   • إذا كان ذلك مناسبًا ، تابع النشرة الإخبارية من خلال ذكر سبب تنفيذ السياسة. على سبيل المثال ، يمكنك أن تكتب: "لقد صوتت الحكومة المحلية لمطالبة جميع الموظفين في المنطقة بالحصول على حد أدنى للأجور يبلغ 6 ملايين دونج فيتنامي / شهريًا".

6. 

   دعم الحجج في المناقشة. لخص الإجراءات التي يتعين القيام بها. الأدلة والحجج حول الحل الذي تقترحه. ابدأ بالمعلومات الأكثر أهمية ، ثم قم بتغطية الحقائق المحددة أو الداعمة. أظهر لقرائك أنه من المفيد فعل ما تقترحه أو أنه من المضر عدم تناوله.
   • لا تتردد في إضافة رسومات أو قوائم أو مخططات ، خاصة في الرسائل الطويلة. فقط تأكد من أن هذه المعلومات وثيقة الصلة ومقنعة حقًا.
   • للرسائل الطويلة ، ضع في اعتبارك كتابة عنوان أقصر لتوضيح كل قسم. على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة "سياسة" ، اكتب "سياسة الموظف الموسمي الجديدة". كن محددًا وموجزًا ​​في كل عنوان رئيسي حتى يرى القارئ بوضوح أساسيات الرسالة الإخبارية.

7. 

   اقترح إجراءً يحتاج القارئ إلى اتخاذه. النشرة الإخبارية عبارة عن دعوة لاتخاذ إجراء بشأن قضية معينة ، سواء كان إعلانًا عن منتج جديد من الشركة ، أو سياسة جديدة لتقارير النفقات ، أو عرض تقديمي لكيفية عمل الشركة عليها. موضوع. تذكر الإجراء الذي يجب أن يقوم به القارئ في النهاية أو الجملة.
   • على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: "يجب على جميع الموظفين استخدام نظام المحاسبة الجديد اعتبارًا من 1 يونيو 2015".
   • يمكنك إضافة بعض الأدلة لدعم اقتراحاتك.

8. 

   أنهِ الخطاب بملخص إيجابي ومشجع. يجب أن تكرر الفقرة الأخيرة من الرسالة الإخبارية الخطوات التالية لحل المشكلة. وهذا يشمل تذكير التضامن التنظيمي.
   • يمكنك أن تكتب: "سأكون سعيدًا لمناقشة هذه الأمور معك لاحقًا وسأواصل مناقشة قراراتك."
   • يمكنك أن تختتم بالقول: "نحن متحمسون لتوسيع هذه الفئة. نعتقد أنه سيساعد على نمو الأعمال وستعمل الشركة بشكل أكثر استدامة ".
   • تتكون هذه الفقرة عادة من جملة أو جملتين.
   الإعلانات

جزء 3 من 4: نشرة إخبارية كاملة

1. 

   تنسيق الرسائل الإخبارية بشكل صحيح. استخدم التنسيق القياسي لتسهيل قراءة الرسائل. استخدم خط Times New Roman أو Arial بحجم 12. الهوامش اليسرى واليمنى والسفلية 2.5 سم.
   • محاذاة الفقرات. تقسيم الفقرات ، تباعد مزدوج والهوامش أم لا.

2. 

   مراجعة النشرة الإخبارية. قم بمراجعة وتعديل الرسالة لجعلها واضحة وموجزة ومقنعة وخالية من الأخطاء الإملائية. تحقق من الاتساق في الصياغة. أنواع الكلمات الأكاديمية أو الكلمات المهنية.
   • تحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية والمحتوى. انتبه بشكل خاص للأسماء أو التواريخ أو الأرقام.
   • تحقق مما إذا كانت الرسالة طويلة جدًا واقطع المحتوى غير الضروري.

3. 

   التوقيعات. النشرة الإخبارية ليس لديها سطر توقيع. ومع ذلك ، يجب عليك إضافة العنوان وبجوار اسمك مسبقًا. هذا يثبت أنك أكدت النشرة الإخبارية.

4. 

   استخدم الورق ذي الرأسية. يمكنك إنشاء ترويسة خاصة للرسائل الإخبارية أو استخدام ترويسة الأعمال العادية.
   • إذا كنت تقوم بصياغة مستندات إلكترونية (لإرسالها بالبريد الإلكتروني ، على سبيل المثال) ، فستحتاج إلى إنشاء ترويسة منفصلة في Word تحتوي على شعار شركتك ومعلومات الاتصال الأساسية. استخدم هذا العنوان كقالب للرسائل الإخبارية التي ترسلها.

5. 

   اختر كيفية إرسال البريد الخاص بك. حدد أفضل طريقة لإرسال الرسائل الإخبارية. يمكنك طباعته وتوزيعه على الجميع. يمكنك أيضًا الإرسال عبر البريد الإلكتروني.
   • إذا قمت بإرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك تنسيق HTML للبريد الإلكتروني. إذا لم يكن كذلك ، يمكنك حفظ الرسالة كملف PDF وإرفاقها كبريد إلكتروني.
   الإعلانات

جزء 4 من 4: استخدام قالب النشرة الإخبارية

1. 

   ابحث عن قوالب الرسائل المتاحة. ضع في اعتبارك ما إذا كنت تريد استخدام نماذج الحروف بدلاً من الكتابة في المقام الأول. إذا كان الأمر كذلك ، فإن الخطوة الأولى هي العثور على قوالب بريد جيدة عبر الإنترنت. يحتوي Microsoft Word أيضًا على قوالب خطابات. غالبًا ما تستخدم القوالب نفس التنسيق الأساسي ، لكن خطوط وأحجام وتخطيطات مختلفة.
   • قم بتنزيل النموذج المناسب لاحتياجاتك.
   • تأكد من قراءة شروط الاستخدام قبل استخدام أي نموذج على الإنترنت.

2. 

   افتح نموذج الرسالة الذي تم تنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بعد الضغط على مفتاح التنزيل ، يتم تنزيل نموذج الرسالة تلقائيًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو يمكن اتخاذ بضع خطوات قبل بدء التنزيل. يتم تنزيل قالب الرسالة كملف مضغوط ، تحتاج إلى فك الضغط وفتحه في Microsoft Word.
   • يوصى باستخدام أحدث إصدار من Microsoft Word للتأكد من أنك لا تواجه مشكلات غير متوقعة في البرامج وأن قالب الرسالة لا يعمل بالشكل الذي تم تصميمه. إذا كان لديك إصدار سابق من Microsoft Word ، فقم بتحديث البرنامج قبل تنزيل قوالب الرسائل.

3. 

   إنشاء رأس (رأس). تذكر أن نص الرسالة النموذجية عرضة للتغيير. يمكنك تخصيص أجزاء من نموذج الرسالة كما تريد. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة شعارات ورموز حقوق النشر في رأس قوالب الرسائل. انقر فوق العنوان وأدخل معلومات شركتك.

4. 

   املأ الأقسام في رأس نموذج الخطاب. تذكر أن تملأ الحقول "TO" و "FROM" ، وكذلك "CC" و "SUBJECT". توخ الحذر عند ملء هذه الحقول لتجنب حذفها ، وتركها فارغة غالبًا ما يخطئ أثناء الكتابة.

5. 

   أدخل نص الرسالة. اكتب المقدمة والسبب والمناقشة والملخص في متن الرسالة الإخبارية. إذا أردت ، يمكنك استخدام الرموز النقطية أو إنشاء قوائم لتنظيم معلوماتك.
   • احتفظ بتنسيق قالب الخطاب. هذا يضمن محاذاة الفقرات ، مع الهوامش الصحيحة وحجم الخط.
   • إذا لزم الأمر ، يمكنك تخصيص الرسالة الإخبارية لاستخدام الجدول. إنها فكرة جيدة في بعض الأحيان ، خاصةً إذا كان استخدام القوائم ذات التعداد النقطي أو قوائم مشابهة تجعل الرسائل محيرة أو يصعب قراءتها.
   • تأكد من حذف أي نص من النموذج. في نفس الوقت ، تحقق من بريدك بعناية قبل إرساله.

6. 

   تذكر أن تتحقق من التذييل. التذييل هو المساحة الفارغة الموجودة أسفل الصفحة للحصول على معلومات إضافية. يمكنك إضافة معلومات جهة اتصال شخصية أو شركة إلى هذا الموقع. من المهم جدًا أخذ الوقت الكافي للتحقق من دقة المعلومات. آخر شيء لا تريد حدوثه هو عندما تكون الرسالة مكتوبة تمامًا ولكن بها معلومات اتصال خاطئة أو معلومات مفقودة.

7. 

   اضبط مظهر الرسالة. من أكثر الأشياء جاذبية في نماذج الرسائل أنه يمكنك تغيير لون النص. يساعدك هذا في إظهار بعض الشخصية ويجعل النص أكثر بروزًا. يمكنك أيضًا اختيار اللون المناسب للموقف الحالي للتأكد من أن رسالتك الإخبارية تبدو رائعة ، وليست احترافية فقط.

8. 

   حفظ الرسائل الإخبارية كنص متسق. تأكد من حفظ نسخة. سيكون لديك مستندات إلكترونية احتياطية لتسهيل تبادل المعلومات.

9. 

   احفظ القالب لاستخدامه لاحقًا. كلما احتجت إلى استخدام نموذج رسالة مع موضوع تغيير ، فأنت تحتاج فقط إلى تخصيص العناصر لتتناسب مع الموضوع المحدد للرسالة. سيوفر هذا الوقت ، ويساعدك على إنشاء رسالة إخبارية موحدة ومهنية تجذب انتباه الجميع ، لذلك ستتم قراءتها على الفور. الإعلانات

النصيحة

• لا تعطي الكثير من الأسباب. من المهم شرح سبب رغبتك في القيام بشيء ما ، لكن لا تكتب كثيرًا.
• يجب أن تكون النشرة الإخبارية قصيرة.