المحتوى

• خطوات
• النصيحة

هل تواجه مشاكل مع بنك أو شركة تأمين أو وكالة حكومية أو صاحب عمل أو مدرسة؟ هل تحتاج إلى إرسال خطاب إليهم لإقناعهم بفعل شيء ما أو إقناعهم لمساعدتك في حل مشكلة ما ولكنك لست متأكدًا من أين تبدأ في القيام بذلك؟ ستوجه المقالة التالية كيفية كتابة خطاب مقنع فعال.

خطوات

جزء 1 من 4: التحضير

1. 

   حتى الأفكار. قبل أن تبدأ في كتابة خطاب ، فكر فيما تريد نقله من خلال الرسالة ، ولماذا تكتب هذه الرسالة ، بالإضافة إلى الاعتراضات التي قد يقدمها المستلم بعدك. اقرأ الرسالة. سيساعدك وضع فكرة في الاعتبار أولاً على تحديد المحتوى الرئيسي للرسالة بوضوح وكذلك فهم الموضوع الذي تهدف إليه الرسالة.
   • فتح الرسالة بنمط الجملة: أريد إقناع "القارئ" بـ "الغرض". استبدل عبارة "قارئ" بالشخص الذي ترسل إليه الرسالة و "الغرض" بشيء تحاول إقناعه.
   • بعد الانتهاء من الخطوة أعلاه ، اسأل نفسك: لماذا؟ حدد الأسباب التي تجعلك تريد أن يوافق القارئ على رغباتك.
   • بمجرد إدراج الأسباب ، رتبها حسب الأهمية. ضع كل الأسباب المهمة في عمود واحد والأسباب الأقل أهمية من عمود آخر. تساعد هذه الخطوة في تلخيص المعلومات لتسليط الضوء على المعلومات المهمة وذات الصلة.

2. 

   
   
   اعرف هدفك. تأكد من أنك تعرف بالضبط ما هي أهدافك. ما هي الأشياء التي تحتاج إلى تحقيقها وما الذي تريد أن يفعله القراء.
   • في نفس الوقت ، فكر بنفسك في حلول لحل المشاكل التي تفكر فيها.

3. 

   
   
   افهم الحرف المستهدف. سيساعدك تحليل وفهم موضوعك على تشكيل تكوين رسالتك. إذا كان ذلك ممكنًا ، حدد ما إذا كان من المرجح أن يتفق القراء معك أو لا يتفقون معك ، أو إذا كانوا في الجانب المحايد.ستساعدك هذه الخطوة على معرفة مكان وضع المزيد من عقلك.
   • حاول تحديد الهوية الحقيقية للشخص الذي ترسل إليه الرسالة. من هم وما الذي يجعلك تعتقد أنه ينبغي عليهم مساعدتك حقًا؟ هل سيتم تجاهل رسالتك فقط أم كيف سيتم التعامل معها؟ هل المستلم في مكانة عالية أم من لديه وظيفة لحل هذه المشكلة؟ اعتمادًا على موقف المستلم ، ستكون هناك صياغة مختلفة.
   • حاول معرفة آراء القارئ وطرق التفكير في الموضوع قيد المناقشة. هل يمكن أن تنشأ آراء متناقضة بينك وبين قرائك؟ كيف يمكنك تقديم مثل هذه الآراء بطريقة رسمية؟
   • اكتشف ما قد يثير اهتمام القارئ بموضوعك. هل لديهم القدرة على التعامل؟ هل هم متأثرون بشكل مباشر بهذا الموضوع؟ كم من الوقت يحتاجون لمراجعتها؟
   • فكر في أنواع الأدلة التي يجب أن تقدمها في مقالتك لإقناع القارئ.

4. 

   
   
   ابحث عن الموضوع. يجب أن تتضمن اللغة المقنعة للغاية أدلة واقعية ومعلومات ذات صلة. تأكد من أنك ترى من منظور مختلف. لا تدرس المشكلة من وجهة نظرك فقط ، بل اذكر وجهات النظر المتعارضة وحقائقها.
   • استخدم الحقائق الواقعية والحجج المنطقية والإحصاءات والأدلة ذات الصلة لدعم مطالبتك.
   • بدلاً من مجرد الإصرار على أن موقف الطرف الآخر خاطئ ، اشرح سبب كون موقفك صحيحًا ويستحق النظر فيه.
   الإعلانات

جزء 2 من 4: تنسيق خطاب

1. 

   استخدم تنسيق الكتلة. خطابات العمل لها شكل فريد. عند قراءة خطاب مكتوب بالتنسيق الصحيح ، لن يشتت انتباه القارئ بطريقة أو بأخرى. بالمقابل ، إذا لم تقم بالترتيب بشكل صحيح ، ستترك الرسالة انطباعًا سيئًا عنك في عيون القارئ وقد يتجاهل رسالتك جانبًا.
   • ابدأ باستخدام فواصل الأسطر وفصل الفقرات.
   • دعونا نحاذي كل فقرة. بمعنى آخر ، لا تترك مسافة بادئة للفقرة كما تفعل عند كتابة النثر أو المقال.
   • سطر واحد بين الفقرات.
   • استخدم خطًا قياسيًا ، عادةً ما يكون Times New Roman أو Arial بحجم خط 12.

2. 

   يتم وضع العنوان بشكل منفصل في بداية الرسالة. ابدأ بكتابة عنوانك في الزاوية اليسرى العلوية من الرسالة. لا تقم بتضمين اسمك ، ولكن قم فقط بتضمين عنوان الشارع والمدينة والمقاطعة (استخدم "الولاية" للبلدان التي بها ولايات مثل الولايات المتحدة ...) ورمز المنطقة. يمكنك أيضًا إدخال رقم هاتفك والبريد الإلكتروني في الأسطر المنفصلة أدناه. إذا كنت تعيش في المملكة المتحدة ، فيجب أن يكون العنوان على الجانب الأيمن. ثم بعد سطر واحد.
   • أدخل التاريخ. يتم كتابة الأشهر في شكل خطاب متبوعًا بالتاريخ والسنة على التوالي. ملاحظة: تستخدم هذه الطريقة في البلدان الناطقة باللغة الإنجليزية. في فيتنام ، باستخدام الأمر "يوم ... شهر ... سنة ..."). خط واحد.
   • 4 يونيو 2013
   • اكتب اسم وعنوان المستلم. حاول تحديد هوية المستلم. خط واحد.

3. 

   افتح الرسالة مع التحية. "عزيزي" مع اسم المستلم هو شكل مقبول مألوف من التقديم. تأكد من كتابة اسم المستلم بشكل صحيح بحيث يتطابق الاسم الموجود في التحية مع اسم المستلم في رأس الرسالة.
   • استخدم عناوين مثل السيد (السيد) والسيدة (السيدة) والأستاذ (دكتور) جنبًا إلى جنب مع الاسم الأول للمستلم عند الإشارة إلى الاسم الأخير. إذا لم تكن متأكدًا من الاسم الذي تريد الاتصال به ، فاستخدم "السيدة (السيدة)"
   • استخدم دائمًا علامة النقطتين بعد العنوان.
   • اترك خطاً بين التحية والفقرة الأولى
   • عزيزي البروفيسور براون:

4. 

   
   
   أغلق الرسالة بخاتمة. قبل كتابة الجملة الختامية ، فكر في نبرة الخطاب. "شكرًا لك" ، هو أحد الأنواع الأساسية للجمل الختامية ، بينما الجمل مثل "مع أطيب التحيات" هي أكثر ودية. فكر فيما إذا كانت رسالتك تتطابق مع نهاية محترمة أو ودية. بغض النظر عن نوع الاستنتاج الذي تختاره ، فأنت بحاجة إلى اتباع القاعدة التي تنص على أن الكلمة الأولى يجب أن تكون كبيرة وأن الكلمة التالية يجب أن تكون صغيرة. بعد الجملة الختامية فاصلة.
   • اختر "مع أطيب التحيات ، (مع احترامك)" لتنسيق البريد الرسمي. "مع خالص التقدير" ، "مع أطيب التحيات" ، "شكرًا لك ، (شكرًا لك ،)" أو "لك حقًا" ، هي نماذج إغلاق. قياسي للبريد الإلكتروني للأعمال. "مع أطيب التحيات ، (أفضل ،)" ، "مع أطيب التحيات" أو "أتمنى لك يومًا سعيدًا" هي تعبيرات حميمة. وشعور بعيد المنال.
   • وفر مساحة بأربعة أسطر لتوقيعك قبل كتابة اسمك.
   • شكرا جزيلا،
   الإعلانات

جزء 3 من 4: كتابة الحروف

1. 

   
   
   موجز وموجز. يجب أن تكون الرسائل المقنعة قصيرة ومهذبة. نادرًا ما يقرأ رواد الأعمال خطابًا يزيد طوله عن صفحة أو حرفًا بنبرة مزعجة. لا تتجول ، انشر. حاول استخدام جمل واضحة ومتماسكة. تجنب الحديث عن الموضوع وقدم معلومات غير ضرورية أو قديمة أو زائدة.
   • تجنب الإفراط في الإسهاب في الجمل. الحاجة إلى استخدام جمل توضيحية مقنعة للغاية. يجب أن تكون الجمل قصيرة وسهلة الفهم وسهلة القراءة.
   • لا تكتب فقرات طويلة جدا. لا تقم بتضمين الكثير من المعلومات في كل فقرة لأنها ستجعل القارئ يشعر بالاكتئاب عند قراءة الرسالة ، ولا تخرج عن الموضوع أو تحاول جعل الأمر أكثر إرباكًا. التزم بالمعلومات التي ترتبط ارتباطًا وثيقًا بكل فقرة وانتقل إلى أخرى عندما تبدأ في تطوير فكرة جديدة.

2. 

   
   
   اذكر الفكرة الرئيسية في أول جملتين. ابدأ بجملة افتتاحية خفيفة ومباشرة. اذكر رغباتك (أي الفكرة الرئيسية) في أول جملتين.
   • يجب أن تتكون الفقرة الأولى من جملتين إلى أربع جمل فقط.

3. 

   يجب أن تؤكد الفقرة الثانية على الغرض من الرسالة. في هذه الفقرة ، حدد أفكارك أو متطلباتك أو أهدافك. بدلاً من تقديم أسباب أو معلومات أو محتوى محدد ، اشرح موقفك بالكامل ونقاطك واهتماماتك ومتطلباتك واشرح أهمية القضية. ما مدى تأثيره عليك الذي يجبرك على اتخاذ إجراء.
   • تذكر ترتيب المحتوى الخاص بك بطريقة معقولة ومهذبة مع جمل واقعية. تجنب استخدام اللغة العاطفية بشكل مفرط ، ولا تستخدم الكلمات القسرية ، ولا تستخدم الجمل غير المهذبة مع القراء (القراء هنا يمكن أن يكونوا أفرادا أو منظمات) وكذلك لا تظهر وقاحة للطرف الخصم.

4. 

   ضع نقاط داعمة في الفقرات التالية. ستبرر الفقرات القليلة التالية وجهة نظرك من خلال توفير المعلومات المصاحبة والتفاصيل الإضافية. تأكد من تقديم تفاصيل منطقية وواقعية ومعقولة وعملية وقانونية. لا تعرض آراء عاطفية أو معتقدات أو رغبات شخصية فحسب. لا تجعل القارئ يقرأ قصة طويلة. يجب كتابة النقاط بسرعة وبدقة. إليك بعض الأساليب الصغيرة لمساعدتك على تحقيق ذلك:
   • نقلا عن الإحصائيات والأحداث الفعلية لإشراك القراء. تأكد من أن الإحصائيات والحقائق المقدمة من مصادر موثوقة وشرعية وأن الإحصاءات والحقائق يتم تطبيقها بأمانة بواسطتك ، في سياقها الأصلي. .
   • استشهد بخبراء البحث لإثبات أن لديهم وجهة نظر مماثلة لك بشأن هذه القضية ومعارضة آراء الجانب الآخر. يحتاج هؤلاء الخبراء إلى مكانة جديرة بالثقة في المجال الذي يبحثون عنه وأن يكونوا قادرين على إثبات نقطة في المسألة المعنية.
   • اذكر أسباب الموافقة على طلبك. طريقة الإقناع من خلال التوضيح لشخص ما لماذا تعتقد أنه يجب القيام بشيء ما حتى يتمكن من تغيير رأيهم بشكل أكثر فعالية من مجرد مطالبتهم بفعل شيء ما. . اشرح الوضع الحالي ولماذا يجب تغييره.
   • قدم التفاصيل والمواصفات وفهم المشكلة التي تتحدث عن المتطلبات. اذكر المحاولات السابقة لحل المشاكل أو عدم اتخاذ أي إجراء.
   • يجب أن تكون الأدلة المتعلقة بالموضوع المعني مصحوبة بمثال. قدم الدليل الذي من شأنه أن يجعل القارئ يرى أهمية المشكلة.
   • تذكر أن تحدد ما تحتاج إلى ذكره في فقرتك. يرجى ذكر حالتك ووضعك بطريقة بسيطة. ليس عميقًا في التفاصيل ، ولكن من الضروري تقديم محتوى أساسي كافٍ. اختر فقط الإحصائيات والخبراء والشهادات الأكثر صلة.

5. 

   دحض رأي الطرف الآخر. مفتاح القدرة على إقناع شخص ما بشكل فعال هو تحدي الآراء المخالفة. إذا كنت تريد توقع الحجج أو الأسئلة المرفوضة من القراء ، فيمكنك ذكرها في الرسالة. ابحث عن أرضية مشتركة مع الجانب الآخر أو توصل إلى وجهات نظر مقنعة لدعم رأيك.
   • تأكد من الاعتراف صراحة بالاختلاف بين وجهة نظرك والجانب الآخر. محاولة إخفائها لن تؤدي إلا إلى إضعاف حجتك. بدلاً من ذلك ، ركز على القيم والخبرات والقضايا التي تشترك فيها مع الجانب الآخر.
   • تجنب استخدام لغة الحكم. إن وضع الكثير من المشاعر في الكلمات يقلل من عدالة حججك. يمكن لرسالة تحتوي على الكثير من السلبية والحكم أن تعرقل موافقة القراء على آرائك.

6. 

   أغلق الرسالة بتكرار طلبك. كرر طلبك أو رأيك في نهاية الرسالة. في هذه الفقرة ، يمكنك اقتراح حل أو اتخاذ إجراء لحل المشكلة. اذكر في الرسالة أنك ستتابع هذا الخطاب عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني أو عن طريق التحقق الذاتي.
   • سيساعد الإنهاء بجملة راسخة في إقناع القارئ بالتوجه نحوك أو على الأقل مساعدته على رؤية المشكلة بشكل أوضح من وجهة نظرك.
   • أحضر الحلول أو الطرق الخاصة بك. توافق على حل وسط أو يتراجع كلا الجانبين. أظهر للقارئ ما قمت به وما تستعد للتعامل مع الموقف.
   الإعلانات

جزء 4 من 4: الخطوات النهائية

1. 

   تحقق من وجود أخطاء. الأخطاء الإملائية والتراكيب النحوية السيئة هي أول ما يعطي القراء انطباعًا سيئًا عنك. فقط عندما لا تحتوي المقالة على أخطاء ، يمكن للقارئ التركيز على المحتوى والفكرة التي تريد المقالة نقلها. أعد قراءة الرسالة عدة مرات قبل الضغط على زر الإرسال. اقرأ الرسالة بصوت عالٍ لسماع ما إذا سارت الأمور على ما يرام.
   • في حالة الحاجة ، اطلب من شخص ما التحقق من الأخطاء الإملائية في رسالتك (أو يمكنك استخدام برنامج التدقيق الإملائي).

2. 

   وقع بتوقيعك الحقيقي. وقع الخطاب مباشرة إذا أرسلته بدلاً من البريد الإلكتروني. يساعد هذا في تخصيص الرسالة والتحقق من أن الرسالة قد كتبت بواسطتك.

3. 

   نسخ الأشخاص المهمين الآخرين. إذا احتاج أشخاص آخرون في الشركة أو في مؤسسة أخرى إلى قراءة رسالتك ، فأرسل لهم نسخة. وهذا يعني طباعة العدد المعادل من الأشخاص المراد إرسالها والتوقيع الحقيقي على النسخ وإرسالها.

4. 

   يجب على المرسلين الاحتفاظ بنسخة. احتفظ دائمًا بمذكرة بسجلك مع وقت إرسالها ومعلومات المستلم. قم بتدوين ما عليك القيام به بعد ذلك لحل المشكلة حتى يتم حل المشكلة. الإعلانات

النصيحة

• يجب أن يكتب في شكل رسمي. لن يثق بك متلقي الرسالة إذا كنت تستخدم لغة محادثة عادية أو غير رسمية.يساعد استخدام اللغة الرسمية أيضًا في جعل الحرف أكثر تهذيباً من استخدام لغة عامية لا معنى لها!
• استخدم لغة لطيفة. يميل الناس إلى مساعدة أولئك اللطفاء معهم.
• ليس خارج الموضوع. احرص على عدم إضافة معلومات إضافية ليست ذات صلة بالموضوع الذي تتحدث عنه. بدلاً من ذلك ، التزم بالمحتوى ذي الصلة ولا تعقد الأمور. استخدم الحقائق الحقيقية لإبرازها.
• استخدم الرموز النقطية في الفقرة الوسطى فقط إذا كانت هناك حاجة إلى عرض بعض الخطوات أو الإجراءات أو الاقتراحات بوضوح.
• استخدم اللغة الإنجليزية القياسية لكتابة الحروف (للبلدان الناطقة باللغة الإنجليزية). هذا ليس نصًا أو وسائط اجتماعية ؛ هذه رسالة رسمية. يمكن للاختصارات والعامية والرموز التعبيرية توصيل رسالتك.
• اضبط نقاط التركيز وفقًا لتصورات الشركات أو الوكلاء. قد تفكر منظمة غير ربحية وشركة كبيرة بشكل مختلف.
• لا تعامل قرائك وكأنهم مدينون لك بشيء ويطلبون منك شيئًا. بدلاً من ذلك ، اقنعهم بلغة ودية ومهنية.