مؤلف:
William Ramirez
تاريخ الخلق:
20 شهر تسعة 2021
تاريخ التحديث:
1 تموز 2024
المحتوى
بغض النظر عن نوع العمل الذي تعمل فيه ، من المهم جدًا تطوير علاقة قوية مع العميل حتى يعود الناس إليك مرارًا وتكرارًا. يجب أن تكون كل رسالة شكر فردية ، لذلك لن تجد عينات مع أمثلة في هذه المقالة. بدلاً من ذلك ، ستجد تعليمات لمساعدتك في كتابة مثل هذه الرسائل بشكل فعال. إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة خطاب شكر للتعبير عن تقديرك لعميل ما ، فتابع القراءة.
خطوات
جزء 1 من 3: تأليف الرسالة
1 أدخل اسم العميل الصحيح في التحية. يُظهر الكثير من أبحاث السوق أن جميع الرسائل الموجهة إلى العميل تقريبًا تكون غير فعالة تمامًا إذا تمت كتابة أسمائهم بشكل غير صحيح. لذلك ، من المهم للغاية التحقق مرة أخرى من عدم وجود أخطاء في الاتصال بالعميل. 
2 اذكر سبب خطاب الشكر. اجعلها محددة قدر الإمكان. بالطبع ، يمكنك فقط كتابة "شكرًا لك على الشراء" ، ولكن من الأفضل تحديد نوع الشراء الذي قام به المشتري ونوع التسليم الذي يختاره. لذلك سيكون العميل أكثر تركيزًا على التعامل مع شركتك ، حيث سيكون سعيدًا بمثل هذا النهج الفردي. Ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref> - يجب أن يبدو امتنانك صادقًا قدر الإمكان. إذا كان ذلك مناسبًا ، يمكنك الرجوع إلى محادثة مع عميل.
- ابذل جهدًا حتى لا تجعل بريدك الإلكتروني يبدو مبتذلاً ، أو يبدو أنك ترسل نفس الرسالة إلى مئات العملاء.
3 أضف بعض سطور التغذية الراجعة. في خطاب الشكر ، من المناسب طرح بعض الأسئلة للتأكد من تلبية جميع احتياجات العميل وأن العميل راضٍ عن الجودة. تزيد هذه التوضيحات من فرص عودة المشتري إليك ، مما يعني أن الربح سيزداد أيضًا. لا يتعين عليك الانشغال كثيرًا في طلب التعليقات ، ولكن الاهتمام باحتياجات العملاء يعد جزءًا مهمًا من الأعمال الناجحة. - عبر عن أملك في أن يكون المشتري سعيدًا بعملية الشراء ، وأضف أنك مستعد للإجابة على جميع الأسئلة والاقتراحات التي تهمه.
- اسأل المشتري عما إذا كان هناك أي شيء آخر عليك القيام به لتحسين رضاه.
4 قم بتضمين اسم شركتك في الرسالة. يجب أن يتضمن خطاب الامتنان دائمًا اسم الشركة أو شعارها أو أي معلومات أخرى تحدد علامتك التجارية. مرة أخرى ، هذا يزيد من وضوح عملك. - إذا كنت تكتب خطاب الشكر على بطاقة بريدية ، فتأكد من تضمين اسم عملك.
- إذا كنت تكتب على ورق ذي رأسية ، فسيكون شعار شركتك واسمك مرئيين على أي حال ، لذلك ليس من الضروري تضمين الاسم في الحرف نفسه.
- إذا كنت ترسل رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني ، فيجب أن يكون اسم الشركة وشعارها تحت توقيعك.
5 استخدم الاستنتاج المناسب. يجب أن تعبر عن الأمل في مزيد من التعاون مع العميل وأن تعبر عن اهتمامك الصادق به. على سبيل المثال ، قد تبدو "مع الاحترام" أحيانًا رسمية للغاية ، ومن ثم يجب استبدالها بـ "بصدق لك" أو "مع أطيب التمنيات". استكشف نهايات الرسائل التجارية الشائعة وفكر في خصوصيات الصناعة. 
6 وقّع الخطاب باليد. وقّع الخطاب يدويًا إن أمكن. غالبًا ما تستخدم الشركات الكبيرة هذا لجعل الرسالة تبدو أكثر تخصيصًا. حتى التوقيع الذي يتم إنشاؤه باستخدام جهاز كمبيوتر ثم يتم إدراجه في حرف غالبًا ما يكون له انطباع أفضل من مجرد اسم مكتوب ، لأنه يخلق تأثير الحرف المكتوب شخصيًا.
جزء 2 من 3: اختيار النغمة الصحيحة
1 قاوم الإغراء بتقديم منتج أو خدمة جديدة للعميل. أنت تكتب رسالة شكر على الصفقة ، لذلك لا يتعين عليك الإعلان عن نفسك. الاتصال الجيد يكفي في هذه المرحلة. دع العميل يشعر كما هو. - تبدو عبارات مثل "نأمل في تعاون جديد معك" وكأنها كليشيهات إعلانية ، ومن الأفضل الامتناع عنها. لا تكتب أي شيء لا تكتبه لصديقك.
- لا تقم بتضمين أوصاف للمنتجات الأخرى أو الإشارة إلى عملية بيع قادمة أو أي عبارات أخرى يمكن اعتبارها إعلانًا في الرسالة.
2 أرسل الرسالة مع طابع بريدي حقيقي. حتى لو كنت ترسل تلالًا من الرسائل ، فمن الأفضل عدم استخدام آلة الوسم. لذلك أنت تقوم بإلغاء الطابع الشخصي للرسالة ، مما يجعلها واحدة من بين العديد ، مما يعني أن العميل لن يشعر بالتميز. على الأرجح ، سينتهي رسالتك على الفور في سلة المهملات. 
3 إذا أمكن ، اكتب العنوان باليد. ومرة أخرى: كلما كانت الرسالة شخصية ، كان استقبالها أكثر متعة. إذا لم يكن لديك الوقت لتوقيع المغلفات ، فامنحها لشخص آخر. حتى إذا لم تكتب العنوان شخصيًا ، فسوف ينبهر العميل بسرور ليرى أنه مكتوب بخط اليد. 
4 قدم معلومات الاتصال وكن مستعدًا لمزيد من الاتصالات. تأكد من تضمين رقم هاتفك وعنوانك في الرسالة وأخبر العميل أنك على استعداد للاستماع إليه لأي أسئلة. إذا اتصل بك أحد العملاء ، فاستعد للرد بسرعة على طلبه أو سؤاله.
جزء 3 من 3: التصميم الصحيح
1 اكتب رسالتك باليد. تشبه طباعة نموذج قياسي إرسال نشرة إلى العميل. فبدلاً من جعل العميل يشعر بأهميته وقيمته بالنسبة لك ، فإنك تخاطر بإعطاء انطباع معاكس والتسبب فقط في الانزعاج. حاول كتابة رسائل شكر إلى كل عميل شخصيًا ويدويًا. - إذا كان هناك عدد كبير جدًا من ملاحظات الشكر لكتابة نفسك يدويًا ، فاطلب من زميل آخر في العمل مساعدتك. النهج الفردي يستحق الوقت.
- إذا لم تكن لديك القدرة على كتابة ملاحظات الشكر يدويًا ، فأنت بحاجة إلى إيجاد طريقة أخرى لتخصيصها. أقل ما يمكنك فعله هو تضمين اسم العميل وتوقيعك الحقيقي في كل بريد إلكتروني.
- في بعض الحالات ، قد يكون من الأنسب كتابة رسائل البريد الإلكتروني بدلاً من ملاحظات الشكر اليدوية ، على سبيل المثال ، إذا كانت لديك بالفعل علاقة جيدة مع أحد العملاء. أهم شيء أن الرسالة بدت صادقة وموجهة لعميل معين. إذا كان هناك احتمال أن تكون رسالتك مخطئة لإعلان ، فمن الأفضل كتابتها يدويًا.
2 اختر مكان كتابة ملاحظات الشكر الخاصة بك. كلاهما بطاقات شكر ورسالة الشركة ستفعل.إذا كنت بحاجة فقط إلى كتابة بعض رسائل الشكر ، فاشترِ بطاقات شكر أنيقة تجعل العميل يشعر بأهميته. يمكنك أيضًا استخدام الورق ذي الرأسية على ورق ثقيل الوزن. - لا تستخدم ورق الطابعة العادي لرسالة الشكر الخاصة بك.
- اختر بطاقات الشكر المناسبة في سياق العمل. إذا كان لديك عمل إبداعي أو ترفيهي ، فيمكنك استخدام بطاقات بريدية ذات ألوان زاهية تتطابق مع صورة الشركة. تجنب البطاقات البريدية التي تحتوي على كلمات أو صور غير ملائمة أو شخصية بشكل مفرط.
3 ضع في اعتبارك إرسال هدية. إذا كنت تريد أن تذهب أبعد من ذلك وتظهر تقديرك ، أرسل هدية صغيرة مع رسالتك. هذا اختياري ، ولكن بالنسبة لبعض العملاء قد يكون ما تحتاجه فقط. يجب أن تكون الهدية صغيرة ومفيدة. يمكن أن يمثل منتجاتك أو خدماتك ، أو أن يكون غير مرتبط تمامًا بمجال عملك ، ولكنه احترافي بطبيعته. - تشمل الهدايا الصغيرة الإشارات المرجعية أو المغناطيس أو الحلويات أو القمصان أو شهادات الهدايا.
- يجب ألا تكون الهدية أغلى من 500-1500 روبل. تحظر أخلاقيات بعض الشركات قبول الهدايا باهظة الثمن.
