المحتوى

• خطوات
• الطريقة 1 من 9: وضع جدول الأعمال
• الطريقة 2 من 9: إرسال الدعوات
• طريقة 3 من 9: جهز مكان الاجتماع
• الطريقة 4 من 9: توفير الأدوات اللازمة للاجتماع
• الطريقة 5 من 9: قم بإعداد استبيان أو استبيان
• الطريقة 6 من 9: إرسال تذكير بالاجتماع
• الطريقة 7 من 9: ابدأ الاجتماع في الموعد المحدد
• الطريقة 8 من 9: التزم بموضوع الاجتماع
• الطريقة 9 من 9: أجب على أكبر عدد ممكن من الأسئلة

أي شخص يتوسط أو ينظم اجتماع سوف يستفيد من هذه النصائح. تشمل مسؤوليات المنظم دعوة المشاركين وتزويدهم بكل ما يحتاجون إليه للعمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.المضيف مسؤول أيضًا عن مسار الاجتماع نفسه. يجب عليه ضمان أقصى قدر من التركيز على موضوع الاجتماع ، ومنع المشاركين من اتخاذ قرارات شخصية ومناقشة قواعد الاجتماع. ستسهل هذه المواد تنظيم الاجتماع وإدارته حتى يكون ناجحًا.

خطوات

الطريقة 1 من 9: وضع جدول الأعمال

1. 1 حدد أوقات بدء الاجتماع وانتهائه ، والحدود الزمنية لمناقشة كل قضية. سيتعامل المشاركون في الاجتماع مع هذا على أنه مجاملة من جانبك.
2. 2 اسأل الأشخاص في مؤسستك أو الشخص الذي يعقد الاجتماع عن الموضوعات التي يجب تضمينها في جدول الأعمال ، واطلب أيضًا وصفًا موجزًا ​​لكل قضية.

الطريقة 2 من 9: إرسال الدعوات

1. 1 أفضل طريقة لإرسال الدعوات هي عبر البريد الإلكتروني ، خاصةً إذا كان لدى موظفيك برنامج يجمع بين وظائف البريد الإلكتروني والتقويم والتذكيرات.
2. 2 حدد موعدًا نهائيًا لحجز المقاعد. سيسمح لك هذا بإعداد الكمية المطلوبة من الموارد حتى لا تقاطع الاجتماع لإعداد المواد المفقودة.

طريقة 3 من 9: جهز مكان الاجتماع

1. 1 لعقد اجتماع سلس ، تحتاج إلى تجهيز الغرفة بشكل صحيح. عند استئجار مساحة تُستخدم غالبًا للاجتماعات (على سبيل المثال ، في غرفة فندق أو خدمة مخصصة) ، يمكنك الاعتماد على الموظفين المحليين ليكونوا على دراية ودراية بالفروق الدقيقة في إعداد المكان.
   • وضع المحاضرة - يتم محاذاة الكراسي بحيث يكون المحاضر في مركز الاهتمام. هذا التنسيب فعال بشكل خاص إذا كان الغرض الرئيسي هو توصيل بعض المعلومات.
   • الترتيب المسرحي - يتم تثبيت هيئة رئاسة في مقدمة الغرفة (طاولة يجلس عليها المتحدثون والخبراء). يشبه ترتيب كراسي المشاركين الآخرين قاعة المحاضرات.
   • تخطيط المدرسة - يتم وضع الجداول أمام صفوف الكراسي للسماح للمشاركين في الاجتماع بتدوين الملاحظات أثناء حديثهم. ينصب التركيز على المتحدث.
   • طاوله دائريه الشكل. اختر هذا الترتيب إذا كان على المشاركين العمل كفرق منفصلة ولتحفيز تبادل الأفكار بين المجموعات أو المشاركين الأفراد.
   • قم بإعداد طاولة على شكل حرف U. هذا هو نمط غرفة الاجتماعات الذي يسمح للمشاركين برؤية بعضهم البعض والتفاعل حسب الحاجة.
   • إذا كنت تخطط لعقد اجتماع مفتوح يتضمن التواصل مع الجمهور ، فضع الكراسي في دائرة مع وجود المتحدث في المنتصف.

الطريقة 4 من 9: توفير الأدوات اللازمة للاجتماع

1. 1 يتضمن الإعداد الكامل للاجتماع مجموعة من الأقلام ودفاتر الملاحظات وأدوات المساعدة على العمل والنشرات وأي شيء آخر قد تحتاجه أثناء الاجتماع.
2. 2 خصص مساحة للأسئلة. يمكن أن يكون هذا ملصق أو لوحة يمكن للمشاركين كتابة أسئلتهم عليها أو إرفاقها باستخدام ملصقات ورقية لاصقة. سيعرف المشاركون في الاجتماع أنهم سيحصلون في وقت معين على إجابة لأسئلتهم ، وسيعقد الاجتماع بسلاسة أكبر.
3. 3 تحضير المشروبات والوجبات الخفيفة للمشاركين في الاجتماع الطويل. للاجتماعات القصيرة ، يكفي وضع زجاجات ماء ووعاء من الحلويات على كل طاولة.

الطريقة 5 من 9: قم بإعداد استبيان أو استبيان

1. 1 يمكن للمشاركين في الاجتماع تقييم جودتها مباشرة بعد الاجتماع ، أو ملء استبيان وإرساله عبر البريد الإلكتروني في غضون يوم أو يومين.
2. 2 تسمح لك أوراق التقييم والاستبيانات بتحديد كيف كان ينظر المشاركون إلى الاجتماع.

الطريقة 6 من 9: إرسال تذكير بالاجتماع

1. 1 يتم إرسال التذكيرات في اليوم الأخير من تسجيل المشاركين أو قبل يوم أو يومين من ذلك التاريخ.
2. 2 اطلب الإبلاغ عما إذا كان شخص ما قد غير خططه واضطر إلى الانسحاب من المشاركة.

الطريقة 7 من 9: ابدأ الاجتماع في الموعد المحدد

1. 1 إن المتأخرين في الاجتماع قادرون على "اللحاق بالركب" ، لكن جعل الآخرين ينتظرون يعتبر أمرًا وقحًا.
2. 2 في بداية الاجتماع ، قم بإصدار إعلانات تنظيمية بما في ذلك أوقات الاستراحة والغداء ، ومواقع المراحيض ، وأين وكيف يمكن للمشاركين في الاجتماع طرح الأسئلة.

الطريقة 8 من 9: التزم بموضوع الاجتماع

1. 1 يجب على منظم الاجتماع توجيه المشاركين إلى موضوع الاجتماع. السماح لك بالخروج في مواضيع ذات صلة يخاطر بتعطيل جدول عملك.
2. 2 التزم بأوقات الراحة والغداء المحددة.

الطريقة 9 من 9: أجب على أكبر عدد ممكن من الأسئلة

1. 1 اجمع الأسئلة من المشاركين في الاجتماع. امنح وقتًا كافيًا للردود لإرضاء اهتمام أكبر عدد ممكن من الأشخاص.
2. 2 بعد الاجتماع ، ابق في متناول يدك حتى يمكن الاقتراب منك من خلال مقابلة المشاركين الذين يشعرون بالحرج من التحدث أمام أشخاص آخرين ، أو أولئك الذين لديهم مشكلات محددة تتطلب مناقشة وجهًا لوجه.
3. 3 ذكّر المشاركين في الاجتماع بإكمال الاستبيان أو قائمة المراجعة ، واشكرهم على حضور الاجتماع.