مؤلف:
Carl Weaver
تاريخ الخلق:
21 شهر فبراير 2021
تاريخ التحديث:
1 تموز 2024
المحتوى
جدول الأعمال هو قائمة مفصلة بالموضوعات التي سيتم تناولها في اجتماع أو اجتماع. إنه جزء لا يتجزأ من التخطيط للاجتماعات وإدارتها ، حيث يصف الغرض من الاجتماع والقضايا التي يجب معالجتها ، ويسرد المتحدثين ويحدد الوقت لكل قضية يجب النظر فيها. إذا كنت بحاجة إلى تحديد موعد اجتماع ، اجمع كل المعلومات التي تحتاجها ورتبها بطريقة منظمة في جدول الأعمال. ستساعدك النصائح التالية على القيام بذلك بشكل صحيح.
خطوات
طريقة 1 من 1: تحديد جدول الأعمال
1 قم بإخطار جميع المشاركين مسبقًا عن الاجتماع.- يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني إليهم ، أو توزيع إشعارات الخدمة في شكل مطبوع.
- قم بتضمين التاريخ والوقت والمكان والغرض من الاجتماع.
- اطلب من المستلمين إجابة. دعهم يعرفون أن كل شخص يقبل الدعوات يجب أن يحضر إلى الاجتماع.
2 اطلب من كل مشارك إعلامك مسبقًا بالمشكلة التي يخططون لتغطيتها في الاجتماع.- اطلب من كل زميل أن يصف جوهر وتفاصيل القضية التي يريدون معالجتها في الاجتماع حتى تتمكن من وضعها على جدول الأعمال بشكل صحيح ودقيق.
- حدد المدة التي سيستغرقها المشارك للنظر في سؤاله.
3 قائمة بجميع البنود على جدول الأعمال.- قم بعمل جدول من ثلاثة أعمدة بالعناوين "بند جدول الأعمال" و "مقدم العرض" و "وقت المناقشة".
- ضع قائمة بالمسائل قيد النظر بترتيب مظهرها أو ملاءمتها أو أهميتها.
- اكتب وصفًا موجزًا لكل موضوع يقدمه كل مقدم.
- في العنوان ، قم بتضمين تفاصيل الاجتماع - التاريخ والوقت والمكان والغرض والمدة.
4 تحقق مع كل مقدم إذا كان يتفق مع خط حديثه والوقت المخصص لسؤاله.
5 تصحيح جدول الأعمال حسب الضرورة.
6 إرسال نسخ من جدول الأعمال المعتمد لجميع المشاركين في الاجتماع. قم بذلك مسبقًا حتى يتمكنوا من مراجعة المحتوى والاستعداد للاجتماع. يجب أن يكون يومان كافيين.
نصائح
- إذا تلقيت طلبًا لتضمين عنصر في جدول الأعمال لا يتعلق بموضوع الاجتماع ، فقم بدعوة مقدم العرض للنظر في المشكلة في الاجتماع التالي.
تحذيرات
- خصص وقتًا كافيًا لكل مقدم لتقديم موضوعه. ضع في اعتبارك توقعاتك ولا تحاول تضمين الكثير من المعلومات في اجتماع واحد. ضع في اعتبارك أن المشاركين قد يكون لديهم أسئلة أو يرغبون في مناقشة مواضيع إضافية.
