المحتوى

• لتخطو
• نصائح

كتابة الرسائل هي فن بحد ذاته يمكنه تحديد ما إذا كانت كلماتك ستُؤخذ على محمل الجد أم سيتم تجاهلها. سواء أكنت تكتب رسالة تعريفية ، أو رسالة إلى صديق ، أو مجرد بريد إلكتروني إلى زميل ، يجب أن تبدأ دائمًا بمقدمة مكتوبة جيدًا تجذب انتباه القارئ وتفرض مزيدًا من القراءة.تعلم كيفية التعامل مع المتلقي ، وكيفية كتابة سطر افتتاحي يجذب الانتباه ، وكيفية كتابة مقدمة شيقة سيساعدك جميعًا في كتابة خطاب يستحق القراءة.

لتخطو

1. اكتشف بالضبط لمن يجب إرسال الرسالة. سوف تجذب التحية الشخصية انتباه الشخص بشكل أسرع بكثير من التحية العامة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوضح أنك قادر على العثور على معلومات أساسية مهمة ، مثل اسم الشخص الذي تكتب إليه.
   • إذا كنت تكتب خطاب تغطية أو أي نوع آخر من خطابات العمل ، فاستغرق بضع دقائق لمعرفة اسم المستلم. عادة ، مع القليل من البحث ، ستجد اسم مدير الموارد البشرية أو منسق الموارد البشرية أو المدير الذي ستجري معه المقابلة. إذا لم تتمكن من العثور على المعلومات على الإنترنت ، فغالبًا ما توضح المكالمة الهاتفية المهذبة من توجه إليه رسالتك.
   • بشكل عام ، من الأفضل تجنب تحية مثل "سيدي العزيز / سيدتي". هذه التحية ليست شخصية على الإطلاق ، لذلك لن يتأثر القارئ ، مما يعني أن رسالتك قد لا يتم تذكرها إذا تمت قراءتها على الإطلاق.
     • على سبيل المثال ، تخيل أنك الشخص الذي يوظف أشخاصًا وأنك تلقيت حرفين - أحدهما تحية "سيدي العزيز / سيدتي" والآخر يحمل اسمك المحدد. من هو مقدم الطلب الذي تتوقعه ومن سيقوم بعمله بشكل أفضل وبالتالي يستحق التوظيف؟
2. إذا لم تتمكن من العثور على الاسم الدقيق للشخص الذي تكتب إليه ، فلا تنزعج! في بعض الأحيان يتم إخفاء هذه المعلومات عن قصد. في تلك الحالات ، "سيدي العزيز / سيدتي" مقبول.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل خطاب توصية أو خطابًا رسميًا إلى شخص ما داخل شركة لا تعرف اسمه ، فلا بأس من استخدام تحية عامة مثل "إلى من يهمه الأمر".
3. ابدأ رسالتك بتحية صحيحة. إذا كنت تعرف من تكتب إليه ، فهو ببساطة "عزيزي * اسم الشخص *". مع استثناءات قليلة ، يتم دائمًا التعامل مع شخص معين.
   • إذا كنت تكتب إلى شخص مهم مثل مسؤول حكومي أو أستاذ أو شخصية دينية ، فاستخدم الشكل المحدد للعنوان لهذا المنصب.
     • على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب حاخامًا مفوضًا ، فيجب أن تكون التحية "عزيزي الحاخام * اسم العائلة *" أو "عزيزي الحاخام" ؛ إذا كتبت إلى رئيس الولايات المتحدة ، فإن تحياتك هي "عزيزي السيد الرئيس".
     • لا تتطلب معظم عناوين الأعمال شكلاً خاصًا من العناوين ؛ "عزيزي الرئيس التنفيذي بيل جيتس" هو مثال على شكل من أشكال الكلام الرديء إلى حد ما. المحامون والموظفون القانونيون استثناءات مهمة.
4. تحقق مرة أخرى من تهجئة اسم المستلم. الاسم الذي به خطأ إملائي هو مسيء للغاية وقبل كل شيء مهمل للغاية.
   • لا تكن حريصًا فقط مع الأسماء والمسميات الوظيفية الأجنبية ، ولكن أيضًا كن على دراية بالأسماء التي يمكنك بسهولة تهجئتها بشكل خاطئ إذا كنت مهملاً. حتى إذا كنت لا تعرف الفرق بين ، على سبيل المثال ، جون سميث وجون سميث ، فمن المحتمل أن تأخذ كلتا العائلتين مثل هذا الخطأ على محمل الجد.
   • كن حذرًا بشأن استخدام المسميات الوظيفية كشكل من أشكال العنوان. يمكن اعتبار استخدام المسمى الوظيفي الخاطئ مسيئًا للغاية. على سبيل المثال ، المسمى الوظيفي الذي يبدو مشابهًا مثل "مساعد المدير الإقليمي" و "المدير الإقليمي المساعد" يمكن أن يكون مربكًا.
5. ابدأ بخط افتتاح ملفت للانتباه. يلفت السطر الافتتاحي للحرف الانتباه ويضبط نغمة بقية الحرف. قارن كتابة خطاب بصيد الأسماك وفكر في طعم الصيد في الجملة الافتتاحية. أنت تريد إغراء القارئ ثم الإمساك به باستخدام هذا الخط الافتتاحي.
   • عندما تكتب خطاب تغطية ، فأنت تريد أن تبرز رسالتك من بين جميع خطابات الغلاف الأخرى التي لا تعد ولا تحصى والتي تتنافس معها. على سبيل المثال ، من خلال تسليط الضوء على إنجازاتك الفريدة والمثيرة للاهتمام في بداية رسالتك ، ستضمن أنك متأكد من أنك ستلاحظ وأنك ستقنع القارئ على أمل معرفة المزيد عنك.
   • تجنب استخدام العبارات المبتذلة أو المحرجة في خطابات الأعمال. جزء من فن كتابة الخطابات هو استخدام الكلمات الصحيحة. تذكر أن المستلم قد قرأ بالفعل الكثير من الرسائل مثل رسالتك. حاول أن تبرز!
   • تجنب عبارات مثل "مرحبًا. اسمي ... "،" أنا أكتب هذه الرسالة لأن ... "، أو" كنت أفكر في الكتابة ... ". هذه شائعة ، لكنها غير ضرورية - اسمك مذكور بالفعل في الرسالة ، والسبب الذي تكتبه يجب أن يكون واضحًا ولا أحد يقرأ رأيك - فهم يقرؤون ما تكتبه.
6. تثبت نفسك في الفقرة الأولى. الفقرة الأولى هي استمرار للسطر الافتتاحي الرائع. أحيانًا تكون جملة واحدة هي كل ما تحتاجه لإكمال الفقرة الأولى.
   • حاول إثارة الاهتمام من خلال الفقرة الأولى. فقرتك الأولى هي نوع من النسخة التجريبية لبقية رسالتك - إذا لم يعجب القارئ فقرتك الأولى ، فقد لا يقرأ بقية رسالتك. ابدأ بقوة! على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب خطاب تغطية وترغب في سرد ​​إنجازاتك في العمل ، فلا تبدأ بإنجازاتك الأقل أهمية - فقد يكون القارئ قد توقف عن القراءة قبل قراءة أهم إنجازاتك!
   • في خطابات العمل وخطابات الغلاف ، كن واضحًا جدًا في فقرتك الأولى حول ما يمكنك فعله للمستلم ولماذا تكتب.
     • عندما تكتب جملة أولية ، مثل "أنا كاتب في متجر كمبيوتر ذو خبرة كبيرة وأعرف الكثير عن أجهزة الكمبيوتر" ، ستبدو للقارئ على أنها لا معنى لها ولا تهم القارئ. قطعة مثل "مع سنوات خبرتي يمكنني المساهمة في نجاح متجر الكمبيوتر الخاص بك. يمكنني استخدام خبرتي لتقديم نصيحة مخصصة لأي نوع من العملاء "هو بالفعل أكثر تحديدًا ويبدو أنه شيء يحتاجه القارئ ويجعله مفتونًا ويقرأ.
7. قم بتأسيس اتصالك في الفقرة الأولى. هذا مهم بشكل خاص لخطابات الأعمال ، حيث يكون للقارئ وقت محدود ، لذلك قد لا تتم قراءة رسالتك. يجب أن توضح فقرتك الأولى من أنت والغرض من رسالتك. إذا كان ذلك ممكنًا ، يمكنك ذكر محادثة سابقة أو جهة اتصال لتحديث ذاكرة القارئ حتى تتضح هويتك مرة أخرى. يمكنك تحديد من أحالك. من الواضح أنك بحاجة إلى توضيح مدى روعتك ، لكن احرص على ألا تفسر على أنك تفاخر.
   • على سبيل المثال ، يشير بيان مثل "أنا أكتب ردًا على محادثتنا في 20 يونيو بشأن الصفقة عبر الجسر" على وجه التحديد بموضوع الرسالة. إن عبارات مثل هذه مفيدة جدًا للقراء - فهي تتضمن تفاصيل الاتصال السابق وتذكر بلطف ما كان يدور حوله الاتصال ، مما يجعل رسالتك استمرارًا لمحادثة سابقة ، بدلاً من مقاطعة مفاجئة وربما غير ذات صلة.
   • قطع لمطاردة. لا أحد يريد قراءة نصوص طويلة للغاية - ولماذا تجعل من الصعب قراءتها عند كتابة رسالة إلى شخص تريد شيئًا منه؟
   • حاول أن تجعل فقرتك الأولى موجزة وسهلة القراءة ، وكذلك مثيرة للاهتمام. إذا كان هذا يبدو صعبًا ، حسنًا ... الآن أنت تعرف لماذا كتابة الرسائل هي فن في حد ذاته!

نصائح

• حذف التحية (عزيزي فلان) للمراسلات الروتينية وغير الرسمية. تشمل الأمثلة الرسائل المرسلة داخل الشركة أو رسائل البريد الإلكتروني الشخصية والمذكرات والتقارير الرسمية.
  • يختلف الخطاب عن مذكرة أو إعلان أو خطاب مفتوح لأنه موجه إلى شخص واحد. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب طلبًا موجهًا إلى العديد من الأشخاص المختلفين الذين تريدهم أن يفعلوا ذلك ، أو إعلانًا بحدوث شيء ما أو على وشك الحدوث ، ففكر في تغيير تنسيق الرسالة.
• إذا أرسلت خطابًا مهمًا ، فقم بعمل نسخة. لأي سبب تريد الحصول على نسخة لنفسك ، بمجرد إرسال رسالتك ، ستختفي ، لذلك قد يكون من الذكاء الحصول على نسخة.
• الطابع غير الرسمي له وجهان - يمكن أن يحسن أو يفسد رسالتك. يمكن للنبرة غير الرسمية أن تجعل رسالتك بارزة وتساعد في إيصال وجهة نظرك ، ولكنها قد تظهر أيضًا على أنها غير مهنية وتافهة. انها تعتمد فقط على المتلقي الخاص بك. إذا لم تكن على دراية بالمتلقي ، فاعلم أن الطابع غير الرسمي يمكن أن يكون محفوفًا بالمخاطر.
• من المفيد جدًا أن تتمكن من التعبير عن أشياء مهمة في بضع كلمات ، خاصة في سياق الأعمال. بالنسبة للمتقدمين ، فإن القدرة على التواصل بشكل جيد ودقيق في خطاب الغلاف الخاص بك هو الاختبار الأول. بالنسبة لهذه الرسائل ، خذ وقتًا إضافيًا للتأكد من أنك تتقن الأساسيات تمامًا ، مثل استخدام التحية الصحيحة.