المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 2: إعداد التقرير الخاص بك
• جزء 2 من 2: جمع كل ذلك معًا

قد يبدو تقرير الحالة وكأنه عمل روتيني ، لكن كتابته قد تكون في الواقع فرصة جيدة للتواصل مع الإدارة. بغض النظر عن المشروع الذي تعمل عليه ، يجب أن تركز على تقديم تفاصيل محددة تصف الميزانية والتقدم المحرز في المشروع. ضع أهم المعلومات في الملخص في البداية. ثم تابع التفاصيل الرئيسية التي تصف المشروع من حيث النتائج والتحديات. اجعل الأشياء قصيرة ولكن غنية بالمعلومات وستكون الإدارة سعيدة.

لتخطو

جزء 1 من 2: إعداد التقرير الخاص بك

1. ركز على التكاليف والجدول الزمني. بغض النظر عن المشروع الذي تعمل عليه ، يريد المديرون معرفة كيف تسير الأمور من حيث الميزانية والتقدم. قم بإعداد تقريرك الذي يجمع المعلومات حول كيفية أداء المشروع ماليًا. بالإضافة إلى ذلك ، قدم بعض التعليقات حول ما إذا كان المشروع يسير على الطريق الصحيح في الوقت المناسب أم لا.
2. كن صريحًا بشأن المشاكل. إذا كنت تعلم أن هناك مشكلات في تكلفة المشروع والتقدم ، فلا تخفيها. هذا لن يؤدي إلا إلى مشاكل أكبر في وقت لاحق. بدلاً من ذلك ، فكر في كيفية ارتباط هذه المشكلات بالأشياء التي تسير على ما يرام.
   • على سبيل المثال ، إذا كان مشروعك يتضمن إنتاج وشحن 1000 تي شيرت مقابل 1000 دولار ، فقد تشعر بالقلق إذا كنت قد جمعت 300 فقط ، لكنك أنفقت بالفعل 500 دولار.
   • يمكنك أيضًا أن تجد نفسك قبل يومين من الموعد المحدد وتعلق على ذلك.
3. قدم حلولاً للمشاكل. جزء من الغرض من تقرير الحالة هو مساعدة المدير على تحديد الخطوات التالية. يمكنك المساعدة من خلال اقتراح حلول لبعض المشاكل التي تلاحظها. أثناء إعداد التقرير ، قم بتدوين ملاحظات حول مدى صلة الحلول الخاصة بك بالتكاليف والتقدم.
   • على سبيل المثال ، إذا كان نشاطك التجاري على القمصان متقدمًا عن الجدول الزمني ومتخلفًا عن الميزانية ، فقد ترى هذا كسبب لزيادة الإنتاج وتحقيق التوازن بين الأمور.

جزء 2 من 2: جمع كل ذلك معًا

1. أعط عنوان التقرير. ابدأ تقريرك المكتوب بملخص موجز وعنوان وتاريخ. نظرًا لأن تقارير الحالة يجب أن تكون قصيرة ، فلا يجب أن تكون في صفحة عنوان منفصلة. إذا كنت ترسل التقرير عن طريق البريد الإلكتروني ، فيكفي أن يكون لديك موضوع واضح حتى يعرف مديرك موضوع البريد الإلكتروني.
   • شيء مثل "تقرير باركر ترانسبورت أغسطس 2017" جيد.
   • قدم دائمًا البيانات بحيث تكون واضحة بشأن الفترة التي تقوم بالإبلاغ عنها.
   • إذا كانت شركتك تستخدم تنسيقات تقارير محددة ، فتأكد من استخدامها أيضًا.
2. ابدأ بملخص. المدراء مشغولون ويحتاجون إلى الاطلاع على أهم المعلومات على الفور. تذهب بضعة أسطر في بداية التقرير إلى لب الموضوع ، وتشرح بإيجاز كيف يسير المشروع من حيث الميزانية والتقدم.
   • حاول التأكد من أن مديرك يرى جميع المعلومات في الدقائق الأولى من قراءة التقرير.
   • على سبيل المثال ، يمكنك أن تبدأ تقريرك على الفور بشيء مباشر مثل ، "The Parker Transport متقدم حاليًا عن الجدول الزمني المحدد. لقد أنفقنا 50٪ من الميزانية وأنتجنا 30٪ من المنتج. يمكننا خفض التكاليف من خلال تسريع الإنتاج ".
   • إذا كان المديرون سعداء بما يرونه في البداية ، فقد يعرفون بالفعل ما يكفي. إذا كان هناك أي شيء في الملخص يشير إلى وجود مشكلة ، فيمكنهم الانتقال بسرعة من هناك إلى المعلومات ذات الصلة في أسفل التقرير.
3. يرجى تقديم التفاصيل الأكثر صلة. ضع قائمة بأهم النتائج حتى الآن ، مع التركيز على المعالم والبيانات الأساسية. أبلغ مديرك بالنتائج بدلاً من الأنشطة.
   • على سبيل المثال ، لا تكتب شيئًا مثل "قام قادة الإنتاج لدينا ، فرانك وساندرا ، بعمل جيد. فرانك دائما هناك في وقت مبكر جدا وساندرا هي دائما آخر من يغادر ، للتأكد من أننا ننتج كل شيء في الوقت المحدد ".
   • بدلاً من ذلك ، ركز على البيانات الأساسية: "نحن متقدمون بنسبة 20٪ عن الجدول الزمني حيث زاد قادة الإنتاج (فرانك وساندرا) وقت الإنتاج بمقدار ساعتين في اليوم."
4. نظم الحقائق. يمكنك هنا تكييف التقرير وفقًا لأسلوب مديرك. إذا كنت تعرف طريقة عمل مديرك ، فيمكنك تكييف التقرير وفقًا لذلك. إذا لم تكن متأكدًا ، ركز على ملخص قصير ومباشر بأسلوب تعرفه جيدًا.
   • إذا كان مديرك يريد أن يرى القصة الكبيرة ، فيمكنك تسمية فصل واحد "النتائج" ، وآخر "التحديات" والفصل الثالث "الحلول".
   • بالنسبة للمدير الذي يحب رؤية الأشياء بالترتيب الزمني ، جرب فصل "التقدم هذا الأسبوع" متبوعًا بـ "الخطوات التالية".
5. استخدم الرصاص. يجب تزويد المديرين بالمعلومات التي يحتاجون إليها بسرعة وبطريقة سهلة القراءة. الفقرات طويلة جدًا بحيث لا يمكن قراءة المعلومات الأساسية وإخفائها. ولكن باستخدام القوائم ، من السهل فحص التقرير.
   • إذا طلب مديرك أو شركتك على وجه التحديد تقريرًا مكتوبًا بالكامل ، فيجب عليك بالطبع تلبية هذه الرغبة.
6. أضف العناصر المرئية حسب الحاجة. يجد بعض المديرين أنه من المفيد إضافة إشارات مرئية لشرح كيفية سير المشروع. على سبيل المثال ، يمكنك وضع ضوء أخضر بجانب رمز نقطي حول التكاليف ، إذا سارت الأمور على ما يرام ، ولكن ضوء برتقالي بجانب الضوء حول التقدم ، إذا كان من المحتمل أن تكون متأخرًا قليلاً.
7. قم بمراجعة وتعديل تقريرك حسب الضرورة قبل إرساله إلى مديرك. الأخطاء الإملائية والجمل التي لا يتم تشغيلها ليست صالحة أبدًا ، ولا حتى في تقرير حالة قصير وغير رسمي نسبيًا. لا تعتمد فقط على أدوات التدقيق الإملائي والنحوي الإلكترونية. لجعل التقرير قصيرًا ومباشرًا ، ضع في اعتبارك ما يمكن إزالته (مثل الظروف والصفات غير الضرورية).
   • على سبيل المثال ، تجنب عبارات مثل "مبيعات أغسطس تسير على ما يرام ، أفضل شهر حتى الآن ، بفضل الجهود الممتازة حقًا لماري وسام".
   • يمكنك قول الشيء نفسه بإيجاز أكبر: "إن مبيعات شهر أغسطس هي الأفضل حتى الآن ، بفضل العمل الجاد الذي قامت به ماري وسام."
8. قم بالإبلاغ مرة كل شهر على الأقل ما لم يكن لديك تعليمات أخرى. قد تطلب منك شركتك تقديم تقارير الحالة وفقًا لإطار زمني محدد ، مثل أسبوعيًا أو نصف شهريًا. يعد تقديم التقارير مرة واحدة على الأقل شهريًا جيدًا بشكل عام لإبقاء مديرك على اطلاع. اتصل به إذا لم تكن متأكدًا من موعد ظهور تقارير الحالة.
   • إذا كان مديرك يرغب في الحصول على تقارير بمعدل أقل ، فستقوم بالطبع بما يُطلب منك.