المحتوى

• لتخطو
• طريقة 1 من 3: تعرف على كيفية قضاء وقتك
• الطريقة 2 من 3: تجنب الانحرافات
• طريقة 3 من 3: استغل وقتك بكفاءة
• تحذيرات

نشعر جميعًا أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم لإكمال كل ما يجب القيام به. يمكن أن تساعدك بعض المهارات التنظيمية البسيطة وإدارة الوقت في تحقيق أقصى استفادة من وقتك. تعرف على كيفية استخدام الوقت بحكمة للقيام بالمزيد في الوقت المتاح لك.

لتخطو

طريقة 1 من 3: تعرف على كيفية قضاء وقتك

1. تتبع أنشطتك اليومية. تحقق مما تفعله كل يوم وقم بتدوين مقدار الوقت الذي تقضيه في ذلك. قد تندهش من مقدار الوقت الذي تهدره فعليًا في اليوم ، مقارنةً بالقدر الفعلي للعمل الذي تقوم به.
   • لا تنسَ متابعة المهام العادية مثل إعداد الإفطار والتدبير المنزلي والاستحمام وما إلى ذلك.
2. اكتب كل أنشطتك في دفتر ملاحظات. بمجرد أن تعرف ما تفعله كل يوم ومقدار الوقت الذي تقضيه في ذلك ، قم بتدوينه. من خلال جمع كل هذه المعلومات ورؤيتها على صفحة واحدة في وقت واحد ، يمكنك رؤية الأنماط وربما حتى المناطق التي تضيع فيها وقتك.
   • كن شاملاً وواضحًا عند تدوين الملاحظات. لا تضع الأحداث الفردية معًا ، ولا تنس المهام الصغيرة ، وتأكد من استخدام الطوابع الزمنية الدقيقة لتتبع أنشطتك اليومية.
   • قد يكون من المفيد تصنيف أنواع معينة من الأنشطة. على سبيل المثال ، اكتب الأعمال المنزلية باللون الأزرق والأنشطة باللون الأحمر والأنشطة الترفيهية باللون الأسود. سيساعدك هذا على تصور كيف تقضي وقتك.
3. ضع في اعتبارك كيف تقضي وقتك. هل تقضي ساعة في اليوم لا تفعل شيئًا؟ ساعتين لتقرر أين تأكل؟ ثماني ساعات من تصفح الإنترنت؟ ابحث عن أنماط في كيفية قضاء وقتك وحدد ما هو مطلوب وما هو غير مطلوب.
   • هل تضيع وقتك بسبب عدم قدرتك على ضبط النفس؟ هل أنت ماطل؟ هل تتحمل الكثير من المسؤولية على عاتقك؟ هذه كلها أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك أثناء تقييم كيف تقضي وقتك.
   • قد تجد نفسك تفصل الأنشطة على مدار اليوم بطرق لا معنى لها. على سبيل المثال ، ربما يكون من غير الحكمة العمل لمدة نصف ساعة ثم قضاء 10 دقائق في القيام بأشياء تافهة ، ثم العمل لمدة نصف ساعة أخرى. ستكون أكثر تركيزًا وإنتاجية إذا عملت لمدة ساعة وتعاملت مع مهام تافهة في وقت لاحق.
   • من الأفضل معالجة مهامك بتقسيمها إلى "كتل". هذه طريقة يمكنك من خلالها جدولة مقدار الوقت المحدد مسبقًا لمهمة واحدة دون أي إلهاء.
4. ضع في اعتبارك التعديلات. الآن بعد أن عرفت بالضبط ما تقضي وقتك فيه ، ابدأ في إجراء تعديلات نشطة على جدولك. تأكد من أنه يمكنك تحديد المناطق التي لا يمكنك قضاء وقت أقل فيها. فقط لأن شيئًا ما يستغرق وقتًا طويلاً لا يعني أنه يضيع الوقت.
5. إذا كنت تقضي ثلاث ساعات يوميًا في إرسال رسائل بريد إلكتروني متعلقة بالعمل ، فمن غير المرجح أن تتمكن من تقليل هذا المقدار من الوقت. ومع ذلك ، إذا قمت بإرسال أربعة أو خمسة رسائل بريد إلكتروني شخصية أثناء رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، فيمكنك بالتأكيد تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه على رسائل البريد الإلكتروني.
6. غيّر عاداتك ومعاييرك. مهما كانت مشكلة إدارة الوقت لديك ، فهناك دائمًا حل. بمجرد أن تقرر أين أو كيف تقضي وقتك ، ستحتاج إلى بذل جهد مخطط لتغيير إدارة وقتك.
   • إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في التدبير المنزلي أو طهي وجباتك ويمكنك تحمل تكاليفها ، ففكر في الاستعانة بمدبرة منزل أو طباخًا. بالنسبة لبعض الناس ، وقتهم يساوي أكثر من أموالهم.
   • قد تقضي معظم يومك في تصفح الإنترنت بلا هدف. يمكنك تقييد الوصول إلى بعض مواقع الإنترنت أو حسابات الشبكات الاجتماعية (بينما من المفترض أن تعمل على شيء آخر).

الطريقة 2 من 3: تجنب الانحرافات

1. حدد مصادر الإلهاء في حياتك. أكبر تهديد لاستخدام وقتك بشكل مفيد هو الإلهاء المستمر. حاول تحديد الأنشطة أو الأشخاص الذين يميلون إلى إضاعة الوقت. سواء كان صديقًا يتكلم باستمرار أو عادة عنيدة تمنعك من العمل ، يمكنك إيجاد طرق لتجنب هذه الأشياء الضائعة.
   • إذا كنت تقضي الكثير من وقتك في فعل شيء لا ينتج عنه نتيجة مرغوبة بالنسبة لك ، فمن المحتمل أن يكون مجرد إلهاء في حياتك يجب عليك تجنبه.
   • في بيئة المكتب ، من المحتمل أن ترى العديد من زملائك كمشتتات. تجنب الثرثرة أو المحادثات حول الطقس عندما تحتاج إلى إنجاز شيء ما. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن سلوكك في المكتب لا يقل أهمية عن حياتك المهنية مثل إدارة الوقت ، لذلك لا تكن وقحًا.
2. تجنب المكالمات الهاتفية الطويلة. إذا وجدت أنك تقضي الكثير من الوقت في مكالمات هاتفية طويلة ، فعليك تغيير عادات هاتفك. غالبًا ما يمكنك تحقيق المزيد من خلال التحدث شخصيًا أكثر من الهاتف ، لذا توقف عن التحدث في الهاتف.
   • تتكون العديد من المحادثات الهاتفية من أحاديث غير ضرورية وغير ضرورية ، خاصة في بداية المحادثة أو نهايتها. يميل الناس إلى فقدان التركيز والشرود على الهاتف ، لذا كن على دراية بذلك. في المحادثات وجهًا لوجه ، هناك حاجة أكثر للتركيز حصريًا على قضايا العمل. هذا لأن أيًا من الطرفين محاط بإلهاء أثناء الاجتماع.
3. لا تتصفح الويب بشكل مفرط. كثير من الناس يستخدمون الإنترنت كأداة حاسمة لإنجاز المهام التي يجب القيام بها. ومع ذلك ، مثل كثير من الناس مذنبون بالابتعاد عن المقالات الإخبارية والتقارير الرياضية وصور المشاهير أو القطط الصغيرة أو الجراء عديمة الفائدة. حافظ على تركيزك عندما تكون متصلاً بالإنترنت. تتوفر البرامج التي تحظر بعض التطبيقات والمواقع والمجالات ، مما يساعد على تقليل التشتيت المرتبط بالإنترنت.
   • تجنب Facebook و Twitter ومواقع الشبكات الاجتماعية الأخرى إذا كان من المفترض أن تفعل شيئًا آخر.
   • يعد البحث عن مواضيع مختلفة على Google مضيعة خطيرة للوقت. قد تعتقد أنك ستبحث عن شيء ما ، ولكن قبل أن تعرفه ، انتهى بك الأمر في أبعد زوايا الإنترنت لأكثر من ثلاث ساعات.
4. ضع علامة "الرجاء عدم الإزعاج". ربما تكون على دراية بالعلامة التي تشير إلى أنه يمكنك تعليقها على باب غرفتك بالفندق. يمكن أن تكون هذه العلامة فعالة بنفس القدر داخل بيئة المكتب أو مكان العمل. يمكنك طباعة هذه اللافتة بنفسك وتعليقها على باب مساحة عملك إذا لزم الأمر. سيؤدي هذا إلى إنهاء الثرثرة التي تمنعك من العمل.
   • إذا كنت تعمل من المنزل ، فمن الضروري أن يكون لديك مساحة عمل مخصصة. لا تعمل في المناطق العامة في منزلك ، حيث يمكن للتلفاز أو الهاتف أو وحدة التحكم في الألعاب منعك من العمل بسهولة.
5. خصص وقتًا لإلهاءات لا مفر منها. هناك أنواع من المشتتات التي لا يمكنك تجنبها في بعض الأحيان. أحيانًا يكون رئيسك في العمل يأخذ وقتًا من يوم العمل للدردشة ، أو ربما أحد أفراد الأسرة الأكبر سنًا الذي يحتاج إلى مساعدة مستمرة في المهام البسيطة. مهما كانت هذه الإلهاءات التي لا مفر منها ، إذا أفسحت المجال لها مسبقًا ، فستقلل من وقتك الحيوي اللازم للمشاريع والأنشطة الضرورية الأخرى.

طريقة 3 من 3: استغل وقتك بكفاءة

1. اكتب كل شيء. لا تعتمد على ذاكرتك للقيام بمهامك. اكتب كل ما تحتاج إلى القيام به في مكان واحد ، وقم بالرجوع إلى هذه القائمة كثيرًا لتحقيق أهدافك.
   • حتى إذا كانت المهمة تبدو أقل أهمية أو عادية ، فقم بتدوينها. يجب أن يمتلئ التقويم الخاص بك ببعض التعليقات مثل "Call Stefan" أو "Look Up Profit Margins" أو "Email Chef".
   • تأكد من أن لديك دائمًا دفتر ملاحظات معك واكتب المهام أثناء مرورها. تعتقد أنك ستتذكر كتابتها لاحقًا ، لكن من المحتمل أن تنساها.
2. استخدم الأجندة. ستساعدك الإضافة البسيطة لتقويم أو مخطط إلى مجموعتك من الأدوات التنظيمية على تنظيم وقتك بكفاءة. اكتب كل موعد نهائي جديد أو مهمة أو اجتماع تتم إضافته إلى جدولك الزمني. توقف لحظة كل صباح لمراجعة جدول أعمالك لهذا اليوم حتى تعرف ما هو أمامك.
3. تجنب الالتزامات المزدوجة. نظّم جدولك الزمني عن طريق تجنب الإفراط في طرح الأسئلة على نفسك وعدم تولي الكثير من المشاريع أو الأحداث في وقت واحد. تحقق من التقويم الخاص بك قبل الموافقة على أي شيء للتأكد من أن لديك الوقت. هذا يحافظ على تنظيم وقتك دون فقدان مسار جدولك المعتاد.
4. تجنب المشتتات. قم بإدارة وقتك بشكل مثمر عن طريق إزالة العناصر التي يمكن أن تشتت انتباهك أو تتسبب في ضلالك والتخلف عن جدولك الزمني. احتفظ بالتلفزيون والألعاب بعيدًا عن المكان الذي تدرس فيه أو تقوم بالأعمال الورقية حتى تركز على المهام التي يجب القيام بها أولاً وحفظ الأشياء الممتعة لوقت لاحق.
5. نظم مهامك حسب الأهمية. قم بإدارة وقتك بحكمة عن طريق القيام بالمهام الأكثر أهمية أو المحددة بوقت أولاً. ضع علامة عليها في تخطيطك باستخدام قلم تحديد لون خاص أو ملصق صغير. قم بجدولة المهام ذات الأولوية القصوى أولاً وامنح نفسك وقتًا كافيًا لإكمالها ، ثم اعمل على أشياء أقل حساسية للوقت حول أهم المهام المحددة.
   • كن على استعداد لتغيير أولوياتك من وقت لآخر. يمكن أن تأتي الأشياء في اللحظة الأخيرة وتتطلب اهتمامك الفوري. سيتعين عليك إيقاف ما تفعله من وقت لآخر وتركيز طاقتك ووقتك على هذه المهام غير المتوقعة. فقط تأكد من عدم حدوث ذلك كثيرًا.
   • إذا وجدت نفسك تعيد ترتيب أولوياتك باستمرار على مدار اليوم ، فهناك خطأ ما. بينما قد يكون من المتوقع إجراء تغييرات طفيفة على جدولك ، فمن المحتمل أن تعني التعديلات المستمرة أنه ليس لديك أولوياتك بالترتيب.
6. كن واقعيا. امنح نفسك قدرًا واقعيًا من الوقت لإكمال كل مهمة. إذا كنت تعتقد أن شيئًا ما سيستغرق نصف ساعة إلى ساعة ، فامنح نفسك ساعة كاملة. كن واقعيًا بشأن المدة التي يستغرقها شيء ما لتجنب الإرهاق أو التأخر عن الجدول الزمني.
   • من الأكثر أمانًا دائمًا أن تكون في الجانب الآمن وأن تمنح نفسك وقتًا أطول مما تحتاجه. إذا أنهيت مهمتك في وقت أقرب ، فأنت حر في معالجة المهمة التالية - والتي لا يجب أن تؤثر على إنتاجيتك في النهاية.
7. خطط لاحتياجاتك الأساسية. لا تنسى تحديد موعد للأشياء اليومية مثل الأكل والاستحمام. قد يبدو هذا واضحًا ، لكن من المهم تخصيص وقت لهذه الأشياء ، بالإضافة إلى المهام المجدولة الأخرى ، للتأكد من عدم تخطيها وأن هذه الأشياء لا تجعلك تتأخر عن الجدول الزمني.
8. استخدم نظام التذكير. استخدم تذكيرات بسيطة بالإضافة إلى مخططك اليومي لمساعدتك على تذكر المهام أو المواعيد النهائية المهمة. استخدم التنبيهات البريدية أو الصوتية أو النصية على هاتفك المحمول لتذكيرك بالأشياء التي تحتاج إلى القيام بها في تلك اللحظة ، أو إذا كان لديك شيء مخطط له. سيساعدك نظام النسخ الاحتياطي هذا على تجنب نسيان الأشياء.
   • تجنب الاعتماد على الآخرين في التفكير في شيء ما. من المحتمل أنهم نسوا مثلك تمامًا.
   • إذا كان هناك شيء مهم للغاية ، فقم بتعيين تذكيرات متعددة لنفسك. يمكنك تفويت منبه واحد أو منبه على الهاتف ، ولكن ليس عدة منبهات.
9. طلب المساعدة. اطلب المساعدة من شخص آخر وقم بتفويض المهام الصغيرة إذا لزم الأمر. سيستفيد جدولك العام إذا استطعت أن تبتلع كبريائك وتطلب من شخص ما مساعدتك في بعض الأعمال الصغيرة حول المنزل ، أو طهي العشاء في أحد ليالي الأسبوع المزدحمة.
   • تأكد من تفويض المسؤوليات لأشخاص مؤهلين. لا يكفي أن تطلب من شخص ما مهمة معينة. تريد منهم القيام بهذا العمل بشكل جيد.
   • لا تعتاد على ترك عملك مع الآخرين. لا يعكس مهارات إدارة الوقت. بدلاً من ذلك ، يبدو الأمر كما لو كنت كسولًا وغير متحمس.
10. قيم إنتاجيتك. من الضروري من وقت لآخر النظر إلى عملك من مسافة بعيدة وتحليل ما حققته ، ومدى أدائك الجيد والمدة التي استغرقتها. يمكن أن يساعدك إدراك هذه الجوانب من عملك وحياتك في إجراء تغييرات على جدولك الزمني والنمط اليومي لطريقة عملك ، مما يؤدي إلى نتائج فعالة بشكل مدهش.
11. كافئ نفسك. قد يؤدي العمل الجاد أو لفترة طويلة إلى الإرهاق ، مما يجعل من الصعب التركيز حتى على أبسط المهام. لذا خذ بضع لحظات للاحتفال بما أنجزته وكافئ نفسك بشيء تستمتع به حقًا.
    • تأكد من تخصيص وقت استراحة للتمتع. أغلق هاتف العمل ولا ترد على رسائل البريد الإلكتروني. إذا مزجت بين العمل ووقت فراغك ، فلن تكافئ نفسك ولن تكون قادرًا على تجنب الإرهاق.
    • إذا كنت تعمل من الاثنين إلى الجمعة ، فاحصل على عطلة نهاية الأسبوع. إذا كنت تعمل في مشروع واحد لمدة ثلاثة أشهر ، فخذ إجازة قصيرة عند الانتهاء.

تحذيرات

• لا تدع عقلك يشرد أو تحاول أن تحلم بعيدًا أثناء العمل في مهامك اليومية.