المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 3: تواصل بوضوح
• جزء 2 من 3: كن مستمعًا جيدًا
• جزء 3 من 3: التواصل الكترونيا
• نصائح

يمكن أن يكون سوء التواصل مضحكًا ومحبطًا. إذا كنت ترغب في تقليل سوء التواصل ، فتحدث بوضوح ولا تفترض أي شيء. تحقق مع الشخص للتأكد من فهمك. عند التواصل إلكترونيًا ، كن واضحًا وموجزًا ​​وغنيًا بالمعلومات. أن تكون مستمعًا جيدًا يمكن أن يساعد أيضًا في تجنب سوء التواصل. إذا ركزت انتباهك على محادثاتك ، يمكنك تقليل فرصة سوء التواصل.

لتخطو

جزء 1 من 3: تواصل بوضوح

1. فكر قبل أن تتكلم. يمكن أن يساعدك التفكير فيما ستقوله أولاً في تنظيم أفكارك والاستعداد لقول شيء ذي معنى. خاصة إذا كنت على وشك إجراء محادثة مهمة ، فتأكد من أن كلماتك منظمة بحيث يمكنك قول ما تعنيه.
   • تذكر أن أسلوبك ونبرتك يمكن أن تنقل الكثير. حصر انتباهك على الموضوع وحاول ألا تبتعد عنه.
   • إذا كنت تواجه مشكلة في قول ما تريد قوله ، فاكتب بضع نقاط للتأكد من أنك لا تنسى أي شيء تريد قوله.
   • خذ استراحة واعية قبل التحدث. غالبًا ما نميل إلى الانغماس في محادثة ، لكن التوقف عن قصد والتوقف للحظات لتنظيم أفكارنا قبل التحدث يزيد من احتمالية أن يكون تواصلنا واضحًا وأن المتفرجين على استعداد للاستماع.
2. لفت الانتباه. يعني جذب انتباه الشخص التأكد من أنه يستمع ويفهم ما تقوله. قم بالاتصال بالعين وتأكد من أن الشخص يستمع. إذا كان الشخص الآخر مشتتًا أو مشغولًا بشيء آخر ، فاطلب انتباهه أو جرب وقتًا آخر. إذا بدا أن الشخص الآخر مشتتًا بسبب شيء آخر ، فاطلب الانتباه بقول "أريد أن أتأكد من أنك تفهم" أو "سأقدر اهتمامك الكامل".
   • إذا بدا أن الشخص مشتتًا ، أخبره أنك ستتحدث لاحقًا عندما يكون متاحًا أكثر.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى التحدث إلى شخص ما ولكنهم يفعلون شيئًا آخر ، فأخبره أنك بحاجة إلى التحدث وأنك تريد اهتمامه.
   • لا تصرخ أو تنادي شخصًا ما لجذب الانتباه - اذهب إلى هذا الشخص وخاطبه شخصيًا عندما يكون ذلك ممكنًا.
3. تحقق من افتراضاتك. يمكنك أن تفترض أن الجميع يفهم ما تقوله أو ما تطلبه منهم ، ولكن فقط لكي تكون في الجانب الآمن ، وضح أي شيء قد لا يكون الشخص متأكدًا منه. على سبيل المثال ، إذا كنت تعطي التوجيهات ، فشرح ما الذي يحتاجه الشخص أيضًا للاستعداد. يمكنك المبالغة في تقدير أو التقليل من معرفة أو مهارات شخص ما ، لذلك من الأفضل أن تسأل.
   • هذا صحيح بشكل خاص عند التحدث إلى شخص من ثقافة مختلفة عن ثقافتك. قد تفترض أنهم يفهمون المصطلحات أو لغة أخرى ، لكن ليس من المؤلم أن تسأل. إذا بدا شخص ما مرتبكًا ، فحاول شرحه بشكل أفضل.
4. كن مهذبا. أن تكون مهذبًا في التواصل يعني أن تكون منفتحًا وصادقًا ولطيفًا. لا تقل أي شيء يمكن أن يكون عدوانيًا سلبيًا أو ساخرًا أو مؤذًا أو عن الشخص الذي تتحدث إليه. ركز على أن تكون لطيفًا وأن تقول ما تعنيه بطريقة يسهل فهمها. إذا قاطعت الآخرين ، أو كنت وقحًا ، أو لا تحترم الآخرين ، فلن تتواصل بشكل فعال.
   • يمكن أن يساء فهم السخرية بسهولة. في حين أنه قد يكون مضحكًا ، إلا أنه قد يؤدي إلى سوء فهم إذا قلت عكس ما تعنيه حقًا. يمكن أن يشعر الناس بالارتباك حيال ما تعنيه بالفعل. يمكن أن تكون السخرية لئيمة عن غير قصد.
5. تحقق من الفهم. تأكد من أن الشخص قد فهمك. يمكنك القيام بذلك بمجرد طرح السؤال "هل هذا واضح؟" أو "هل لديك أي أسئلة؟" وهذا يعطي الشخص فرصة للتعبير عن أي شكوك أو مخاوف قد تكون لديه.
   • يمكن أن يساعد ذلك الأشخاص على الشعور بالراحة عند طرح الأسئلة أو طلب التوضيح.
   • عند إعطاء التوجيهات ، اطلب من الشخص أن يكررها حتى تعرف أنه يفهمها.
   • في بعض الحالات ، من المناسب تقديم ملخص موجز.
     • على سبيل المثال: "لكي نكون واضحين ، سنقوم بمعالجة حساب Ramaker أولاً ، وبعد ذلك سيكون لدينا اجتماع سريع حول كيفية إصلاح مشكلات الاتصال. فهمت؟
6. متابعة. تواصل مع الشخص الذي تتواصل معه للتأكد من أنك قد تواصلت بشكل واضح. على سبيل المثال ، إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا ، فأرسل رسالة أخرى تسأل "كيف حالك؟" هل لديك أي أسئلة؟ "إذا تحدثت إلى شخص ما ، فاسأله بعد بضعة أيام ،" يرجى التحقق. كل شيء جيد؟'
   • إذا كنت تعتقد أنك ربما تكون قد تواصلت بشكل غير صحيح ، فاستخدم هذه اللحظة لنقل كل شيء بوضوح وتوضيح ما قد يكون محيرًا.

جزء 2 من 3: كن مستمعًا جيدًا

1. افهم لغة الجسد. معظم الاتصالات غير لفظية. انتبه إليها ؛ يمكن أن يكون مهمًا جدًا. حافظ على التواصل البصري وراقب أي تغييرات تطرأ على اتصالك بالعين أو التواصل البصري للشخص الآخر. انتبه إلى وضعية الشخص وتعبيرات وجهه ولاحظ ما إذا كان هناك أي تناقضات. إذا لاحظت أي اختلافات ، اسأل مرة أخرى أو اطلب التوضيح.
2. إستمع جيدا. امنح انتباهك الكامل عندما يتحدث شخص ما. يحاول الكثير من الناس التفكير فيما سيقولونه بعد ذلك ، لكن يظلون منخرطين مع الشخص المتحدث. يقدر الناس ذلك عندما يشعرون بأنهم مسموعون ومفهومون ، ومن أفضل الطرق للقيام بذلك هو الاستماع الفعال. أدر جسدك تجاههم وانحن إليهم. لا تشتت انتباهك (مثل الهواتف المحمولة) وابق حاضرًا مع الشخص.
   • لا تستمع إلى الكلمات التي يقولها الشخص فحسب ، بل استمع أيضًا إلى المعلومات والطريقة التي يتواصل بها. على سبيل المثال ، يمكن أن يتغير صوت الشخص عندما يتحدث عن شيء عاطفي أو يشعر بعدم الارتياح.
3. لا تقاطع الآخر. إذا كان شخص آخر يتحدث ، ابذل قصارى جهدك حتى لا تقاطعه. دع الشخص ينهي أفكاره قبل إضافة أو قول أي شيء آخر. بهذه الطريقة تظهر أنك تستمع وأنك تقدر ما يقوله الشخص. إذا كنت تميل إلى مقاطعة الناس كثيرًا ، فقد يشعرون بالإحباط وعدم قول كل ما يريدون قوله.
   • السماح لشخص ما بإنهاء أفكاره يعني أنك تستمع تمامًا ولا تهتم بكلماتك الخاصة. بهذه الطريقة ، سيشعر الشخص براحة أكبر عند مشاركة كل شيء ولن ينسى شيئًا يريد قوله لأن المحادثة انحرفت عن مسارها.
4. اسال اسئلة. إذا كان هناك شيء غير واضح أو إذا كنت لا تفهم شيئًا ما تمامًا ، فتأكد من طرح سؤال حوله. جرب قول شيء مثل ، "هل ترغب في توضيح ما تقصده ب ___؟" أو "لست متأكدًا من أنني أفهم ___. هل يمكن ان توضح ذلك؟'
   • إذا كان الشخص لا يزال يتحدث ولا تريد مقاطعته ، فاكتب السؤال حتى لا تنسى طرحه.

جزء 3 من 3: التواصل الكترونيا

1. نظم المعلومات. إذا كنت تحاول نقل المعلومات ، فيجب عليك التأكد من وصول المعلومات إلى الشخص بشكل فعال. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لحدث ما ، فأنت بحاجة إلى تقديم تفاصيل مهمة: المكان والوقت وما يجب على الأشخاص إحضاره. قدم توجيهات أو خطوات واضحة للناس لاتباعها وتأكد من أن المعلومات واضحة.
   • قبل إرسال المعلومات أو الدعوة ، تأكد من أنها تحتوي على جميع المعلومات اللازمة.
2. استخدم كلمات أقل. عندما تتواصل عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني ، ادخل في صلب الموضوع. يمكن للبريد الإلكتروني الطويل أن يربك ما تريد نقله. على سبيل المثال ، إذا قدمت طلبًا ، فانتقل مباشرة إلى النقطة وقدم طلبك. يمكنك تحديد سبب تقديم الطلب ، لكن لا تستمر إلى أجل غير مسمى. ما عليك سوى قول ما تحتاج إليه وإنهاء البريد الإلكتروني بعد فترة وجيزة.
   • إذا كنت تميل إلى كتابة رسائل بريد إلكتروني أو نصوص طويلة ، فمن المحتمل أن يتصفحها الأشخاص بدلاً من قراءتها جيدًا. إذا لم تتمكن من الابتعاد عن رسائلك الطويلة ، ففكر في وضع أهم الأشياء في المقدمة.
   • ضع في اعتبارك أن رسائل البريد الإلكتروني لا ترسل إشارات اجتماعية مثل تعابير الوجه ونبرة الصوت. لذلك استخدم لغة واضحة وتجنب السخرية.
     • تعد الرموز التعبيرية مفيدة في رسائل البريد الإلكتروني الاجتماعية ، ولكنها ليست مفيدة في معظم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
3. ركز على موضوع واحد. اجعل الرسالة بسيطة قدر الإمكان. لا تزعج نفسك أو تدخل في الكثير من التفاصيل الإضافية ، ولا تتعامل مع مواضيع متعددة في بريد إلكتروني واحد. من الأفضل التركيز على عنصر أو موضوع واحد في كل مرة بدلاً من التركيز على أشياء كثيرة في رسالة بريد إلكتروني واحدة. إذا كان لديك العديد من الأشياء للمناقشة ، فناقش واحدة تلو الأخرى عبر البريد الإلكتروني. بهذه الطريقة ، يمكن للشخص حذف كل بريد إلكتروني عندما ينتهي من كل موضوع ، ولا تنسى فعل شيء ما أو معالجة شيء ما.
   • إذا كنت ترغب تمامًا في تغطية عدة مواضيع في نفس الوقت ، فقدم تحديدًا واضحًا. استخدم النقاط أو أعد ترتيبها للمساعدة في توضيح المحتوى.
4. توجه مباشرة إلى الهدف. في حين أنه من المقبول أن تبدأ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بـ "كيف حالك؟" أو أي نوع آخر من المرح ، لا تقض الكثير من الوقت في الحديث عن شيء لا علاقة له بما تريد نقله. ركز على طلبك أو المعلومات التي تريد مشاركتها مع الشخص. لا تتغلب على الأدغال أو تعطي مقدمة طويلة. بدلاً من ذلك ، توصل إلى جوهر ما تريد أو تحتاج إلى قوله.

نصائح

• تجنب استخدام السخرية في الدردشات أو الرسائل الفورية أو رسائل البريد الإلكتروني بدون رموز تعبيرية. غالبًا ما لا يتم توصيل السخرية بشكل صحيح عبر النص ، لذلك من الأفضل القيام بذلك شخصيًا.