المحتوى

• لتخطو
• طريقة 1 من 2: الجزء 1: امتلك المهارات الصحيحة
• الطريقة 2 من 2: الجزء 2: كن ممثلًا
• نصائح
• تحذيرات

كل شركة تستقبل الزوار تحتاج إلى موظف استقبال. موظف الاستقبال هو الشخص الذي يستقبل الزوار عند مكتب الشركة أو المؤسسة. عادة ما يكون الشخص الأول الذي يجب أن يلتقي به الزائر ، وكما تعلم ، فإن الانطباعات الأولى دائمًا ما تكون مهمة جدًا. يجب أن يستقبل موظف الاستقبال الزائر بلطف والإجابة بشكل صحيح أيضًا عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. إنها ، كما كانت ، بطاقة الاتصال الخاصة بالشركة.

لتخطو

طريقة 1 من 2: الجزء 1: امتلك المهارات الصحيحة

1. لديهم مهارات تنظيمية ممتازة. بصفتك موظف استقبال ، فأنت بطاقة عمل الشركة - - أنت الشخص الذي يتحدث معه العميل أولاً ، والذي يأتي إليه الموظفون للحصول على المعلومات والتخطيط. بالإضافة إلى تلقي المكالمات وإحالة الزوار ، غالبًا ما يتعين عليك التعامل مع العملاء ، وتنظيم جميع أنواع الأحداث ، وترتيب المواعيد ، وما إلى ذلك نظرًا لأن هذا يستلزم العديد من المسؤوليات ، فمن المهم أن تكون منظمًا جيدًا بصفتك موظف استقبال ، بحيث يمكنك القيام بالعديد من الأشياء في نفس الوقت. يمكنه القيام به. إذا لم تكن قادرًا على القيام بالعديد من المهام في نفس الوقت وإكمالها بالترتيب الصحيح ، فلن تستمر طويلاً كموظف استقبال.
   • طريقة جيدة للتنظيم هي الاستثمار في نظام أرشفة يمكنك العمل معه. من المهم أن تعرف الأوراق والمعلومات التي قد يحتاجها رئيسك وزملائك وعملائك. احتفظ بكل هذه المعلومات في مجلدات مختلفة - على سطح مكتب الكمبيوتر أو على الورق. نظّم نظامك بالطريقة التي تناسبك بشكل أفضل - إذا كنت بحاجة إلى ملاحظات نيون لاصقة لذلك ، فلا بأس بذلك أيضًا.
   • إن كونك منظمًا يعني أيضًا أنه يمكنك تحفيز نفسك - لست بحاجة إلى أن يخبرك أي شخص بكيفية القيام بشيء ما ، أو لإبقائك على المسار الصحيح. إذا كنت منظمًا جيدًا ، فأنت تعرف بالضبط المهام التي يتعين عليك إكمالها في اليوم ، والأشياء التي لها الأولوية.
   • تأكد من أن لديك (الكثير) من أرقام الهواتف في متناول اليد ، على سبيل المثال أرقام الزملاء والمقاولين ومندوبي المبيعات وخدمات الطوارئ وما إلى ذلك. ستحتاج إليها جميعًا في وقت معين. قم بتخزين أرقام الهواتف في برنامج كمبيوتر خاص أو في Rolodex.
2. تأكد من أن لديك القليل من المعرفة التقنية. أهم قطعة تقنية يجب أن يتعامل معها موظف الاستقبال هي الهاتف - وكل تلك الأزرار والخطوط المرتبطة به. مهارات الكمبيوتر لا غنى عنها أيضًا - يحتاج معظم موظفي الاستقبال إلى معرفة كيفية إرسال رسائل البريد الإلكتروني وأن يكونوا جيدين في استخدام معالج النصوص. من المفيد أيضًا أن تعرف كيفية إنشاء جداول البيانات واستخدام البرامج الخاصة بالشركة التي تعمل بها.
   • ضع في اعتبارك أنك ستحتاج على الأرجح أيضًا إلى أن تكون قادرًا على التعامل مع آلة التصوير والماسح الضوئي والطابعة (واستكشاف المشكلات التي يواجهها زملاؤك في العمل عند العمل مع هذه الأجهزة وإصلاحها). إذا كنت تعرف نوع المعدات التي تستخدمها ، فابحث في الأدلة حتى تتمكن من حل المشكلات الأكثر شيوعًا.
3. تكون جديرة بالثقة. من المتوقع أن يكون موظف الاستقبال في مكتبه / مكتبها في جميع الأوقات - تحصل الشركة على اسم سيئ إذا لم يرد أحد على الهاتف ، أو إذا كانت أوقات الانتظار طويلة جدًا. اجعل كونك جديرًا بالثقة من أولوياتك - إذا كان رئيسك يعلم أنه يستطيع الاعتماد عليك وأنك دائمًا موجود للمساعدة ، فأنت تجعل نفسك لا غنى عنه.
4. كن مستمعا جيدا. جزء مهم من كونك موظف استقبال هو الاستماع إلى أشخاص آخرين - على الهاتف ، أو عندما يسأل العميل سؤالاً على المكتب ، أو عندما يتم إرسال المعلومات إليك. إذا كنت مستمعًا جيدًا ، يمكنك العمل بكفاءة أكبر - ستكون قادرًا على حل المشكلات بسهولة أكبر إذا فهمت على الفور ما يطلبه منك شخص ما ، ويمكنك بشكل أفضل إحالة العملاء إلى القسم حيث يمكن مساعدتهم.
5. قم بتدوين كل شيء. عندما يطلب منك رئيسك القيام بشيء ما ، قم بتدوين التفاصيل. عندما يتصل أحد العملاء ، تأكد من كتابة معلوماته (الاسم وتفاصيل الاتصال وما يريده وما إلى ذلك). تساعدك الملاحظات على البقاء منظمًا وتذكرك بكل الأشياء الصغيرة التي تأتي في يوم واحد. اكتب ملاحظاتك في دفتر ملاحظات أو دفتر ملاحظات واحتفظ بها معك في جميع الأوقات. ستندهش من مدى فائدة ذلك ، خاصة إذا كنت تريد معرفة ما يريده ذلك الشخص الذي اتصل قبل خمس ساعات.
   • تأكد من كتابة الرسائل بالتفصيل وقراءة ما كتبته. كرر الرسالة و / أو تفاصيل الاتصال أثناء كتابتها للتأكد من أن لديك المعلومات الصحيحة.
6. أجب على الهاتف بأدب بتحية عادية ، مثل "صباح الخير ، أنت تتحدث إلى ____ (اسمك) ، من ____ (اسم الشركة) ، كيف يمكنني مساعدتك؟تأكد من الرد على الهاتف بعد رنة واحدة أو رنتين. ليس من المقبول وضع الأشخاص في الانتظار لأكثر من دقيقة (أطول مما تعتقد).
   • استمع جيدًا إلى اسم الشخص الذي يتصل به الشخص الذي يتصل به. كرر إذا كنت تريد التأكد. اسأل عما إذا كان المتصل يمكنه تهجئة الاسم إذا كان من الصعب فهمه.
   • انقل المحادثة بدقة باستخدام عبارة قياسية ، مثل "انتظر لحظة ، سأوصلك إلى السيد سميث". أو إذا كان الشخص في محادثة: "السيد سميت في محادثة حاليًا. هل ترغب في الانتظار أم أنقل الرسالة؟". اشكر المتصل بأدب وقم بتحويل المكالمة.
7. تحية على توصيل الطرود بنفس الكفاءة المهنية واللياقة التي يتمتع بها أي زائر آخر. قد تضطر إلى التوقيع للتسليم. تأكد من أن توقيعك مقروء. قد يحتاج الشخص الذي يقوم بالتوصيل إلى توجيهات لمكان وضع العبوة. تأكد من الاتصال بالموظفين المناسبين لمثل هذه الأمور.
8. استقبال العملاء القادمين إلى العمل بشكل فعال ومهذب. بعد أن يخبرك الزائر عن هويته ومن يبحث عنه ، يمكنك الاتصال بهذا الشخص وإخباره بمن هو هناك. الجملة القياسية التي يمكنك استخدامها لهذا هي: "السيد سميت ، السيدة يانسن من XYZ b.v. هنا لموعد الساعة 2". حاول دائمًا إعطاء الاسم الأول والأخير والشركة التي يمثلونها. من المفيد أن تسأل عما إذا كان لديه موعد. سيقدم السيد سميت بعد ذلك مزيدًا من الإرشادات حول مكان انتظار العميل والمدة التي سيستغرقها ذلك. يمكنك بعد ذلك أن تقول للزائر: "سيد سميت سيكون هناك بعد دقيقة". أو: "السيد سميت يقول إنه سينتهي من الاجتماع وأنه سيكون هناك في غضون 5 دقائق. من فضلك اجلس".

الطريقة 2 من 2: الجزء 2: كن ممثلًا

1. لديهم موقف إيجابي. كما ذكرنا أعلاه ، فإن موظف الاستقبال هو بطاقة العمل الخاصة بالشركة - يراك العملاء أولاً ، ويجيبون على أسئلة الأشخاص الذين لا يستطيعون الحضور إلى المكتب. لا أحد يريد أن يستقبل وجهه الحامض أو الغاضب. دائما ابتسم على وجهك وشخصية مرحة. تحلى بالصبر مع العملاء الصعبين ، حتى لو تسببوا في إثارة أعصابك.
   • حتى إذا كان لديك عميل صعب للغاية ، فاستمر في تذكير نفسك بأن لديك شخصية قوية وسعيدة. أخبر نفسك أنهم يسلبونك من إحباطهم ، لكن اعلم أنه طالما أنك تبذل قصارى جهدك لاستيعابهم ، فأنت لست الشخص الذي يفعل شيئًا خاطئًا. من الأفضل أن تحافظ على هدوئك بدلاً من أن تنفجر.
2. تحية جاهزة. من المهم دائمًا تحية العملاء بطريقة ودية. حتى إذا كان عليك إنهاء شيء ما قبل أن تتمكن من مساعدة العميل ، فمن المهم الترحيب به ، حتى يعرف أنه قد تمت رؤيته وأنه سيتم مساعدته.
   • على سبيل المثال ، يمكنك التحية بـ: "صباح الخير! إذا جلست ، سأكون معك على حق!".
3. كن مهذبا. كن محترما. عامل الجميع كما لو كانوا أهم شخص يدخل المكتب اليوم. هذه هي وظيفتك - لا أحد يهتم بقضاء ساعات في ازدحام مروري هذا الصباح ، أو أنك سكبت القهوة على حذائك الجلدي الجديد. اترك همومك الشخصية في المنزل. اجعل العميل يشعر بالراحة والاستمتاع بالتحدث معك.
4. ممثل اللباس. أنت تمثل شركة ، لذلك عليك أن تبدو أنيقًا. استثمر في الملابس التي تتوافق مع ثقافة الشركة. إذا كنت موظف استقبال في نوع معين من الأعمال (على سبيل المثال ، ماركة ملابس) ، فقد يكون من الجيد ارتداء ملابس من تلك العلامة التجارية. تميل إلى الجانب المحافظ ، إلا إذا كنت تعمل في مكان تكون فيه الموضة أو عوامل أخرى مهمة.
   • تحقق مما إذا كانت شركتك لديها لوائح محددة تتعلق بالملابس. قد تكون شركتك جيدة مع ملابس العمل الرسمية ، ولكن لا تتذكرك أبدًا ل ارتدِ ملابس رسمية (قد لا يتم تقدير السراويل الرياضية).
5. تبدو دائما نظيفة.

نصائح

• حافظ على الأشياء الشخصية منفصلة عن العمل. هذا يعني أيضًا أنك لا تتعامل مع المحادثات الشخصية ورسائل البريد الإلكتروني في العمل. يمكن لقسم تكنولوجيا المعلومات مراقبة أنشطة جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• كن لطيفًا مع المديرين ، واعرف ما إذا كان يمكنك مساعدتهم عندما لا يكون لديك ما تفعله.
• تذكر من يدفع راتبك وكن دائمًا محترمًا له.
• ابحث عن شخص يمكنه مراقبة المكتب أو الهاتف عندما تحتاج إلى الذهاب إلى الحمام ، أو عندما تخرج لتناول الغداء ، أو في إجازة ، وما إلى ذلك. وبهذه الطريقة لن يكون هناك أشخاص غاضبون في انتظارك عند عودتك.
• اسأل الزملاء إذا كنت تستطيع المساعدة في أي شيء. يمكنك تكوين صداقات أفضل من خلال المساعدة من الأعداء من خلال الشكوى.
• غالبًا ما يكون التعامل مع البريد جزءًا من وظيفتك. في يومك الأول ، اكتشف على الفور المكان الذي يجب أن تذهب إليه ، ومن سيقوم بتسليمها ومتى.
• كن دائمًا على استعداد لتعلم مهمة جديدة. براعة يمكن أن تجلب لك الكثير.
• اكتب رسائل مكررة وقدم نسخة إلى الشخص الذي تستهدفه الرسالة. أو استخدم مفكرة ، فهذا يسهل العثور على الأشياء ، خاصة إذا كنت تبحث عن اسم أو رقم هاتف.

تحذيرات

• لا تقل "لن أفعل". ثم ستفقد وظيفتك بسرعة.
• لا تتظاهر بأنك لطيف. يرى الناس من خلاله. كن مهتماً بصدق ومهذبًا ومحترمًا. إذا لم تتمكن من القيام بذلك ، فلا يجب أن تصبح موظف استقبال. أنت تحط من سمعة الشركة. ثم بدلاً من ذلك ، ابحث عن وظيفة مكتبية حيث لا يتعين عليك الظهور في الأماكن العامة.
• لا تجادل مع العميل أو المتصل. إحالته إلى رئيس.