المحتوى

• خطوات
• النصيحة
• تحذير

قد يبدو تنظيم الأحداث مهمة صعبة للغاية ، وتصبح الأمور أكثر تعقيدًا إذا لم تخطط وتفكر مسبقًا. لذا حاول تجنب ذلك - من خلال التحضير لشهور مقدمًا والحفاظ على الهدوء أثناء الحدث.

خطوات

الطريقة 1 من 4: التخطيط لأشهر قبل الحدث

1. 

   حدد الغرض من الحدث. سيساعد تحديد الغرض من مؤسستك في الحفاظ على مسار الحدث الخاص بك. هل تخطط لحدث لتثقيف المجتمع؟ إقناع الرعاة المحتملين؟ امدح فرد او جماعة معينة؟ تفصيل هذا الغرض قدر الإمكان. بغض النظر عما تفعله (تثقيف ، إقناع ، مدح ، إلخ) ، لماذا ا هل تفعل ذلك مرة أخرى
   • فكر في الأمر على أنه بيان مهمتك ، أو منطلق نجاحك. بمجرد أن تعرف ما تريده بالتأكيد ، ستجده أسهل كثيرًا!

2. 

   
   
   حدد الأهداف.بالضبط ماذا تريد ان تحقق؟ ليس عدد الأشخاص الذين ظهروا في الحدث ، وليس حقيقة حدوثه - كيف تريد أن يكون الحدث؟ 5 أعضاء جدد في مؤسستك؟ أثارت 20 مليون دونج؟ تغيير عقلية الآخرين؟ تجعل الجميع متحمسين؟
   • فكر في النتائج الثلاث التي تريدها أكثر من الحدث وركز على تحقيقها. يمكنك الموازنة بين هدف مالي وهدف اجتماعي وهدف شخصي واحد - الأمر متروك لك!

3. 

   
   
   اجمع المتطوعين. أنت بحاجة إلى أعضاء جيدين وجيدين في العديد من المجالات المختلفة للجنة المنظمة. يمكنهم مساعدتك في كل شيء بدءًا من الجدولة ووضع الميزانية إلى إرسال الدعوات وتصميم الملصقات والترحيب بالضيوف والتنظيف بعد الحدث. بمعنى آخر ، سوف يساعدونك في إنجاز المهمة. إذا أمكن ، ابحث عن متطوعين يمكنك الوثوق بهم!
   • تأكد من أن المنظمين وكذلك مديري الحدث يعملون وفقًا للجدول الزمني الذي حددته في الخطة. التعاون بين الأطراف سيجعل عملك أسهل. عندما تطلب المساعدة من شخص ما ، كن واضحًا منذ البداية بشأن توقعاتك منه ومدى مشاركته في الحدث.
   • إذا لم تتمكن من العثور على متطوع ، فقم بتعيين فريق حدث! هذا يعتمد كليًا على نوع الحدث الذي تستضيفه. يمكنك استئجار المكان مع فريق الحدث ، أو الاستئجار من طرف ثالث.

4. 

   
   
   الميزانية التقديرية. يجب تضمين جميع النفقات والإيرادات والمنح والمصروفات الاستثنائية الأخرى في الميزانية. إذا لم يكن لديك ميزانية ، فسوف تنهي الحدث بفاتورة فواتير سميكة ومحفظة فارغة دون فهم ما أنفقته للتو. كن واقعيا من اليوم الأول حتى لا تتفاجأ لاحقا!
   • ابحث عن طرق لإبقاء التكاليف منخفضة. هل يمكنك توظيف متطوعين للعمل مجانا؟ ضع في اعتبارك المواقع الأقل تكلفة للإيجار (على سبيل المثال منزل شخص ما)؟ تذكر أن الاجتماع الصغير والبسيط ولكن الناجح أفضل بكثير من الحفلة الفاخرة التي تفشل.

5. 

   تحديد وقت ومكان الحدث. هذا هو العامل الأكثر أهمية من الحدث. كيف يجب أن يكون وقت ومكان الحدث ليقول الناس "نعم ، سأكون هناك!"؟ تريد استضافة الحدث في وقت يكون فيه الجميع مجانيًا وفي مكان واحد مناسب حيث يكون لديك إيجار كافٍ!
   • تحقق من الجدول الزمني للمجتمع الذي تعيش فيه وفكر في من يشارك في الحدث. إذا كنت تستهدف ربات البيوت ، فإن تنظيم الأحداث النهارية والحيوية هو الخيار الأفضل (يمكنك تقديم خدمات رعاية أطفال إضافية). في حالة وجود طالب مشارك ، قم بإقامة الحدث في وسط المدينة في إحدى الليالي خلال الأسبوع. إذا أمكن ، يجب أن تذهب إلى مكانهم المجسم.
   • بالطبع سيكون هناك العديد من أماكن الفعاليات التي تحتاج إلى حجزها مسبقًا. اتصل لاستئجار هذه المواقع في أقرب وقت ممكن. قد تكون أغلى مما تعتقد!

6. 

   ضع في اعتبارك الخدمات اللوجستية. تحتاج إلى التفكير في الخدمات اللوجستية من جميع النواحي. كيف سيكون الموقف؟ قدرة الأشخاص ذوي الإعاقة على المشاركة؟ ماذا يمكنك أن تفعل مع مساحة الحدث؟ ما هي المعدات التي تحتاجها؟ هل ستحتاج إلى أي شيء إضافي مقابل رسوم (مثل مشروبات المتحدثين والشارات والمنشورات)؟ كم عدد الأشخاص الذين سيستغرق هذا الحدث بسلاسة؟
   • من المهم للغاية التفكير والمناقشة مع أعضاء المنظمين للنظر في جميع جوانب الحدث. هل هناك أي عقبات يمكنك توقعها وتجنبها؟ هل يحتاج الضيوف إلى مكان للإقامة؟ ما هي الاستثناءات المطلوبة؟

7. 

   فكر في التسويق والإعلان. أثناء التحضير لهذا الحدث ، قم ببناء مسودة للملصق. يجب أن يتضمن هذا الملصق معلومات حول التاريخ والوقت والموقع والضيوف الرئيسيين واسم الحدث وموضوعه أو شعاره. نظرًا لأن وقت التحضير مبكر جدًا ، يمكنك قضاء الكثير من الوقت في التفكير في هذه الأشياء بعناية - ولكن يجب عليك إنشاء مسودة أولية لمعرفة الأقسام كلها معًا!
   • فكر في طرق أخرى للترويج للحدث. إرسال رسائل البريد الإلكتروني؟ البريد الإلكتروني؟ توفير معلومات على Facebook أو Twitter أو سلسلة من مواقع الأحداث عبر الإنترنت (المزيد حول هذه لاحقًا)؟ ماذا تحتاج قبل أحداث لإشراك الناس وما تحتاجه في الأحداث لتعطيلهم؟

8. 

   إعادة ترتيب العمل. ربما تشعر بالارتباك الشديد الآن. خذ نفسًا عميقًا وافتح برنامج Excel. قم بإعداد مسودة جدول الأنشطة في الحدث. استخدم بعض جداول بيانات Excel لتنظيم أفكارك. قد يبدو الأمر وكأنه أعمال ورقية غير ضرورية في هذه المرحلة ، ولكن في غضون الشهرين المقبلين ، ستكون ممتنًا لنفسك لرعايتك بنفسك.
   • ضع جدول عمل (مع موعد نهائي) لكل نشاط. قم بتدوين جميع أعضاء المنظمين ، متى وأينما تريدهم. بهذه الطريقة ، يمكنك جدولة عملك وتجنب الأسئلة لاحقًا.
   الإعلانات

الطريقة 2 من 4: جدولة العمل لمدة أسبوعين قبل الحدث

1. 

   تأكد من أن كل شيء جاهز. حدد الوقت والموقع والضيوف الرئيسيين ومنظم الحدث واسم الحدث والشعار. سيكون هناك اى شى هل يمكننا الضلال؟ هل يمكن أن تحدث تغييرات اللحظة الأخيرة؟ في هذه المرحلة ، يجب أن يكون كل شيء واضحًا كما هو على ورق أبيض وأسود.

2. 

   لقاء مع أعضاء المنظمين. طلب الموافقة على الميزانية والجدول الزمني وما إلى ذلك. من المنظمين وكذلك مديري الأحداث. الآن هو الوقت المناسب للتعامل مع الأسئلة. لقد فهم الجميع التزاماتهم حتى الآن؟ هل هم مرتاحون مع كل شيء؟
   • مرة أخرى ، قابل المنظمين والمتطوعين للتفكير في المشاكل المحتملة. هذا أيضًا هو الوقت المثالي لتخطيط عملك.
   • تأكد من أن المنظمين ليس لديهم أي مشاكل داخلية. ابق على اتصال مع جميع رؤساء الأقسام والمنظمين وكذلك المتطوعين.

3. 

   قسّم العمل على أشخاص مختلفين ودع الشخص ذو الخبرة ينسق جميع الأنشطة. إذا كان هذا حدثًا واسع النطاق بشكل خاص ، فقم بتعيين عدة أشخاص لتنسيق الأنشطة المختلفة تحت إشراف شخص واحد. يجب أن يثق أعضاء المنظمين بهذا القائد.
   • يجب تعيين عضو إلى عضوين لقضاء بعض الوقت في الترحيب بالضيوف والدردشة قبل الحدث.في الأساس ، هم موظفو الاستقبال ، المسؤولون عن رفع مستوى جميع الضيوف والسماح لهؤلاء الضيوف برؤية أنهم يتلقون الرعاية.

4. 

   تأكد من تحديث جميع الصفحات المتعلقة بالحدث على الإنترنت. من المحتمل أنك تعرف Facebook و Twitter بالفعل ، ولكن هناك العديد من المواقع الأخرى على الإنترنت التي يمكنك استخدامها للترويج ، مثل Eventbrite و Evite و Meetup. إذا لم تسمع بهذه الصفحات من قبل ، فابحث الآن! إذا كان الحدث الخاص بك في الخارج وترغب في بيع التذاكر عبر الإنترنت ، فإن Ticketbud مفيد جدًا.
   • وبالطبع ، قم بتحديث صفحة الحدث على الإنترنت أو المدونة أو صفحة Facebook ، إذا كانت متوفرة. يمكنك إرسال تذكيرات الحدث ونشر الصور وإدارة الردود على الحدث. كلما زادت نشاطك على الإنترنت ، زاد انتشار الحدث. إذا كنت تستضيف حدثًا متعلقًا بالبستنة أو تزيين المنزل أو مجالات إبداعية أخرى ، فيمكنك أيضًا استخدام Pinterest.

5. 

   اجمع الرعايات ومصادر المال الأخرى من الضيوف. هناك العديد من أنواع المصاريف التي ستنشأ في الأسابيع المقبلة ولا تريد أن تدفعها بنفسك! تدافع قليلاً على تكاليف البدء - سواء كان ذلك استئجار مكان الحدث أو المعدات أو حفلة مأدبة؟ قد تضطر أيضًا إلى دفع بعض المبالغ المذكورة أعلاه قبل البدء في التحضير للحدث.
   • تأكد من إنشاء نظام للتعامل مع المستندات والشهادات والفواتير والمستندات الأخرى. تحتاج إلى الاحتفاظ بجميع المستندات للرجوع إليها في المستقبل ، لذلك كلما تم تنظيمك بشكل أسرع ، سيكون المستقبل أكثر ملاءمة ، خاصةً عندما يعمل شريكك بطريقة غير مهنية.

6. 

   ترويج الحدث. قم بإعداد المنشورات ، ونشر الإعلانات ، والنشر للصحافة ، وإرسال الدعوات ، والمكالمات الهاتفية ، ومجموعات الاتصال عبر البريد الإلكتروني ، ومقابلة الحاضرين المحتملين أو المانحين. كيف سيعرف الناس ويشاركون في حدثك؟ تأكد من أن المعلومات التي تقدمها كاملة ، باستثناء بعض عوامل الاستفهام - يجب تحفيز فضول الضيف أيضًا!
   • فكر في جمهورك المستهدف. إذا كنت ترغب في دعوة كبار السن ، فلن تضيع الوقت في إرسال الرسائل من خلال برنامج Snapchat. انتقل إلى الأماكن التي يذهبون إليها أو استخدم الأدوات التي يستخدمها جمهورك.

7. 

   اجمع العناصر الضرورية للحدث. قد تتضمن هذه العناصر ميدالية أو لعبة أو تذكارًا أو مكافأة أو شهادة. هناك العديد من الأشياء الصغيرة والتافهة التي لا يستطيع الأشخاص عديمي الخبرة الالتفات إليها ، ولكن يجب أن تعرف كل العوامل الصغيرة. لا تنس الأثاث ومعدات الصوت والطاولات ومفارش المائدة وغيرها من الأشياء الكبيرة والمهمة!
   • هذا شيء آخر يجب أن تستغرق وقتًا للتفكير فيه. لا تتوقف حتى تجد 5 عناصر نسيت تحضيرها - كل شيء بدءًا من أقلام الحبر ومجموعات الإسعافات الأولية إلى البطاريات ومكعبات الثلج وأسلاك التمديد. سترغب في أن تكون جاهزًا لأي موقف.

8. 

   فرز كل شىء. رتب لتسجيل الفيديو. تنظيم النقل للضيوف. ترتيب الطعام لفريق التنظيف. يمكن أن تستمر القائمة إلى الأبد ، لكن بدون الترتيب لن تتمكن من تنظيم الحدث!
   • تحضير الطعام والشراب. يعد هذا أيضًا وقتًا جيدًا لترتيب أماكن إقامة خاصة ، مثل أماكن الإقامة للأشخاص ذوي الإعاقة. تحقق مما إذا كان أي ضيف نباتيًا أو لديه احتياجات معينة أخرى لتناول الطعام. يوجد في العديد من مواقع تذاكر الأحداث عبر الإنترنت قسم "أسئلة ذاتية" ، والذي سيساعدك على تقييم الطلبات الخاصة لضيوفك.
   • جهز المكاتب والكراسي والخلفيات والميكروفونات ومكبرات الصوت وأجهزة الكمبيوتر وأجهزة العرض والمنصات - أي شيء مطلوب في مكان الحدث.

9. 

   تحضير قائمة جهات الاتصال الخاصة بك. يجب أن يكون لديك أرقام هواتف وعناوين وعناوين بريد إلكتروني للمنظمين. قم بعمل قائمة مماثلة مع كبار الشخصيات (خاصة الضيوف المهمين) ومقدمي السلع أو الخدمات. عندما لا يحضر شخص ما أو يتأخر ، فهذه قائمة يمكنك استخدامها.
   • لنفترض أن فريق المأدبة متأخر. ماذا ستفعل؟ احصل على قائمة جهات الاتصال الخاصة بهم على الفور واتصل بهم. أوه ، يعتقدون أنك ستفعل إلى المكان للحصول عليه 90 رطلاً من لحم الخنزير المبشور؟ ايا كان. أعطِ القائمة للسيد "أ" ، يأخذ الشاحنة ويذهب إلى عنوان جمع اللحوم على الورقة. لقد تجنبت كارثة. أنت تعلم الآن أنه لا يجب عليك توظيف فريق الخدمة هذا أو إعطاء توجيهات أوضح!

10. 

    اذهب إلى مكان الحدث مع المنظمين. قم بمراقبة وتقييم موقف السيارات والمراحيض والغرف والأبواب. ابحث عن الأماكن القريبة حيث يمكنك عمل نسخ وإجراء مكالمات هاتفية وشراء الضروريات. بشكل عام ، اجعل مكان الحدث في متناول اليد.
    • تحدث إلى الشخص الذي اتصلت به لاستئجار المكان. يجب أن يكون لديهم فهم أفضل للمكان من أي شخص آخر. هل هناك مشكلة يجب أن تعرفها؟ وقت محدود؟ هل الباب مغلق في أوقات معينة؟ نأمل ألا يحدث ذلك - ولكن يجب عليك أيضًا التعرف على جداول فحص إنذار الحريق.
    الإعلانات

طريقة 3 من 4: استعد في غضون 24 ساعة قبل الحدث

1. 

   حافظ على الهدوء. يمكنك أن تفعل ذلك. من المهم بشكل خاص أن تظل هادئًا ولا تشعر بالارتباك أو القلق. لقد كنت تستعد منذ شهور! كل شيء سيكون على ما يرام. كلما كنت أكثر هدوءًا ، كلما كان زملائك في الفريق أكثر هدوءًا ، كان الحدث أفضل. الى جانب ذلك ، كل شيء سينتهي قريبا!
   • على محمل الجد ، يمكنك فعل ذلك. لقد فعلت كل ما في وسعك ، وفكرت في جميع المشاكل المحتملة - إذا حدث خطأ ما ، فأنت تعرف كيفية حل المشكلة. وتذكر: لا أحد يستطيع أن يلومك. ضيف صاخب ، الطعام ليس جيدًا - سيتفهم الناس أنه لا يمكنك التحكم في كل شيء. الاسترخاء. ستكون بخير.

2. 

   آخر فحص مع أعضاء المنظمين. تأكد من التحدث مع الجميع حول طرق الوصول إلى مكان الحدث ومتى تصل. أكثر ما لا تريده هو عندما يتصل بك المنظمون بالكامل في يوم الحدث لأنك لا تعرف مكان المدخل الخلفي.
   • حتى إذا لم يقل أحد شيئًا أو يطرح عليك سؤالاً ، ابذل قصارى جهدك للحكم على مواقف الآخرين. هل هم جميعًا راضون عن عملهم؟ هل يتعايشون مع بعضهم البعض؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فتحدث إلى الجميع وحاول إزالة العقدة. ربما يتناسب شخص ما مع قسم آخر أو يعمل مع آخرين.

3. 

   تحقق من جميع الدعوات والاستجابات. قم بإدراج الضيوف في جدول بيانات Excel واحسب عدد الأشخاص. بالنسبة لغالبية الأحداث ، سيكون عدد المشاركين المؤكدين غير صحيح عدد الأشخاص المشاركين بالفعل في الحدث. يمكن أن يكون لديك 50 مدققًا ، لكن في النهاية لا يوجد سوى 5 أو يشارك ما يصل إلى 500 شخص. بينما يجب أن تعرف عدد المدققين ، استعد للتعامل مع الموقف عندما يكون هناك عدد قليل جدًا أو كثير جدًا من الحضور!
   • تذكير الضيوف المهمين بالحدث. ستندهش من عدد الأشخاص الذين يقولون ، "أوه ، صحيح. غدًا أليس كذلك؟" بمكالمة بسيطة أو رسالة نصية ، يمكنك تجنب ذلك.

4. 

   اذهب إلى مكان الحدث وتحقق مما إذا كانت جميعها جاهزة. هل الغرفة نظيفة وجاهزة؟ هل الأجهزة الإلكترونية مثبتة وتعمل؟ هل يمكنك تثبيت أي جهاز مسبقًا ، إذا لزم الأمر؟ هل طاقم العمل على استعداد تام لهذا الحدث؟
   • تحقق لمعرفة ما إذا كان للحدث ما يكفي من المؤيدين. بطبيعة الحال ، من الأفضل أن يكون لديك مؤيدين أكثر مما تحتاج. قد تضطر إلى أن تطلب من شخص ما حالة طوارئ ، أو تحتاج إلى شخص ما لملاحظة الضيف ، أو حل مشكلة لا يمكنك توقعها. أو ، كما تعلم ، قد تحتاج إلى شخص ما ليصب لك المزيد من القهوة.

5. 

   قم بإعداد مجموعات للمشاركين في الحدث. يمكن أن تشتمل هذه المجموعة على زجاجة ماء ، وقضيب حلوى ، وملاحظة لاصقة ، وقلم حبر جاف ، وكتيب ، وأي معلومات أخرى يحتاجون إليها. إنها أيضًا فكرة جيدة إذا كنت ترغب في إضافة هدايا تذكارية صغيرة.هذه ميزة رائعة تظهر أن الحدث تم تنظيمه بشكل صحيح ، وفي نفس الوقت يجعل الضيوف يشعرون بالتقدير.
   • يمكن أن تكون هذه المجموعة للضيوف أو المنظمين أو كليهما! من يكره شريط الجرانولا وقلم الحبر؟

6. 

   معلومات الحدث المجدولة (ورقة التشغيل أو ورقة التشغيل). فيما يلي قائمة بجميع المعلومات الضرورية مقسومة على الوقت و / أو القسم. قم بإعداد برنامج مهمة في دقائق مع الأنشطة المهمة. إن نموذج ورقة التشغيل متروك لك تمامًا لاتخاذ القرار. فقط حاول أن تجعل المعلومات في حدها الأدنى لتسهيل القراءة.
   • إذا كنت صعبًا حقًا ، فقم ببناء هذه محيط يمكن أن تكون ورقة تشغيل مختلفة مفيدة. من المرجح أن يرغب المتحدثون في معرفة قائمة الضيوف الآخرين الذين سيكونون في مكان وزمان. سيريد المنظمون قائمة بالمعدات والجداول الزمنية وخطط التنظيف. عندما يكون لديك وقت كافٍ لبناء ورقة التشغيل ، ستجد هذا مفيدًا للغاية.

7. 

   قم بعمل قائمة بالعناصر التي تريد إحضارها إلى مكان الحدث. كم سيكون الأمر سيئًا عندما تصل إلى الحدث ، كل شيء جاهز ، الجميع هل هناك ، وتدرك أنك نسيت 12000 كوب في المنزل؟ هذا سيء. لقد دمرتها كلها. لذا قم بإعداد قائمة ، وتحقق منها مرة أخرى وأحضر معك جميع المكونات للتحضير!
   • إذا كانت العناصر مبعثرة في أماكن مختلفة ، فقم بتعيين مهمة محددة لكل شخص. عند القيام بذلك ، لن تضطر إلى قضاء 8 ساعات في الركض وجمع هذه العناصر في حالة ذعر. قال القدماء "شجرة واحدة لا تصنع شابًا ، تتجمع ثلاث شجرات معًا وبالتالي فإن الجبل مرتفع".
   الإعلانات

طريقة 4 من 4: التحكم في تاريخ الحدث

1. 

   الوصول إلى مكان الحدث مبكرًا مع المنظمين والمتطوعين. تأكد من وجود الجميع وأن الأجهزة الإلكترونية تعمل بشكل صحيح. أي أسئلة اللحظة الأخيرة؟ إذا كان هناك وقت ، فلنشرب المشروبات الغازية ونشاركها ونشجع الجميع ونرتاح! يمكنك أن تفعل ذلك. أنت جاهز.
   • تأكد من أن المنظم يرتدي شارة خاصة أو يحمل بعض العناصر المميزة في متناول اليد ، بحيث يمكن للمشاركين في الحدث طلب المساعدة عند الحاجة. أحيانًا لا تكفي البدلات الكاكي.

2. 

   كل أنواع الأشياء ، في الداخل و في الخارج. هل تحتاج بالونات على صندوق البريد؟ ملصقات في زاوية الغرفة؟ ماذا عن الباب وعلى طول الرواق؟ إذا اضطر ضيوفك إلى المرور عبر متاهة فوضوية للوصول إلى مكان الحدث ، فيجب عليك وضع الكثير من العلامات لإرشادك.
   • ستكون لافتات الترحيب ولوحات المعلومات الأخرى أمام المبنى مفيدة بشكل خاص. تريد أن يتمكن الأشخاص من التعرف على مكان الحدث من الشارع مباشرةً. لا يوجد شيء للتساؤل عن هذا!
   • هناك مكتب استقبال والضيوف المسجلين في هذا الحدث. عندما يدخل الضيوف من الباب ، يجب أن يروا بالضبط ما يحتاجون إلى القيام به. خلاف ذلك ، سوف يحومون في حالة من عدم اليقين وعدم الراحة. هل تتذكر قسم الاستقبال المذكور أعلاه؟ يرجى تعيين شخص ما للوقوف عند الباب للترحيب والإجابة على جميع أسئلة الضيف.
   • موسيقى عائمة! ستمحو الموسيقى الجو الخجول في الحدث.

3. 

   تأكد من أن المشاركين في الحدث يعرفون ما يحدث. إذا تأخر المتحدث ، فستحتاج إلى نشر إشعار تأخير الحدث. إذا استغرقت الوجبة وقتًا أطول من المتوقع ، يجب أن يكون الضيوف في الحدث على دراية بأي تغييرات في الجدول. من النادر جدًا أن تسير الأحداث كما هو مخطط لها - لذلك عندما لا يتم اتباع الجداول الزمنية عن كثب ، تأكد من استمرار الأطراف في الحديث.

4. 

   التقاط صورة! قد ترغب في تدوين ملاحظة عن هذا. في الوقت نفسه ، سيكون الناس متحمسين لرؤية شخص يحمل كاميرا لالتقاط لحظات الحدث. التقط صورة لراية الراعي الخاص بك ولافتتك وبوابة الترحيب ومنطقة الاستقبال وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا استخدام هذه الصور للعام القادم!
   • إذا أمكن ، دع صديقًا أو مصورًا محترفًا يقوم بالمهمة. لديك ما يكفي من العمل للقيام به! تحتاج إلى الدردشة وتناول الطعام مع الضيوف ، لذلك يجب على شخص آخر الاهتمام بالتقاط الصور.

5. 

   وضع المستندات بعد الحدث. يجب أن تكون قد غرست بعض الأفكار في تصور الضيوف ، وتريد منهم أن يغادروا الحدث بأفكار محددة أو تفكير أو تصميم على التصرف. لذا قم بإعداد كتيب أو أي عنصر يمكنهم إحضاره معهم بعد حدث.
   • قد تفكر في اقتراع الحدث الأخير لهذا القسم. وفِّر لهم وسيلة للتعبير عن آرائهم وما يجب تحسينه وما يريدون في الحدث التالي. وبالطبع كيف يمكنهم المشاركة!

6. 

   تنظيف أماكن الحدث! تحقق من عداد الطاقة ، وقم بإزالة اللافتات ، وتنظيف الأثاث ، والمزيد. سترغب في إعادة الموقع إلى حالته الأصلية - خاصةً عندما تدفع الإيجار وتريد العودة. يمكنك أيضًا تجنب الرسوم الإضافية التي يفرضها مزود المكان الخاص بك. قسّم العمل بالتساوي بحيث تكون عملية التنظيف سريعة ولطيفة قدر الإمكان.
   • تحقق مرة أخرى للتأكد من عدم ترك أي أشياء ثمينة وراءك. إذا كان الأمر كذلك ، فقم بإعداد نموذج مطالبة العنصر المفقود.
   • في حالة إتلاف شيء ما ، يرجى إبلاغ الشخص الذي اتصلت به لاستئجار المكان. الصدق والصراحة دائما أفضل موقف.
   • قم بإزالة أكبر قدر ممكن من القمامة. سيتولى قسم الصيانة بعد ذلك.

7. 

   اعتني بجميع مهام ما بعد الحدث. اعتمادًا على نوع الحدث الذي تنظمه ، قد لا يكون لديك ما تفعله بعد الحدث ، أو ستكون هناك قائمة طويلة من الأشخاص الذين يجب شكرهم بالإضافة إلى الإيصالات المعلقة. إليك بعض الأفكار لتبدأ:
   • شكراً لجميع أعضاء المنظمين وخاصة الرعاة والمتطوعين. لا يمكنك تنظيم حدث بدونهم!
   • استكمال ومعالجة المسائل المالية. يجب القيام بذلك في أسرع وقت ممكن ، فكلما قلت العيوب كان ذلك أفضل.
   • استضف حفلة شكر لمن ساعدك. تريد أن يشعر زملائك في الفريق بالامتنان ، وفي نفس الوقت تريد أن يرى رعاتك أنهم قد أحدثوا التغيير وهدفًا جيدًا.
   • توزيع الهدايا التذكارية أو غيرها من المنشورات على الأطراف المهتمة.
   • تحويل الفواتير للكفلاء وغيرهم.
   • انشر الصور على صفحة الحدث على الإنترنت.

8. 

   اعقد اجتماعًا للتعلم من التجارب ولتحسين الأداء في المرة القادمة. بعد انتهاء كل شيء ، ما الذي تتمنى أن تفعله بشكل مختلف؟ ما الذي يصلح وما لا يصلح؟ هل ترغب في استضافة حدث من هذا القبيل؟ ماذا تعلمت؟
   • إذا تلقيت ردًا من الجميع ، فاقرأها جميعًا. حتى إذا لم تتلق أي رد من الضيوف ، اسأل منظمي الحدث! كيف يفكرون؟ هل استمتعوا بذلك الوقت؟ ربما لمجرد أن قضيب الجرانولا والقلم كانا مجانيين ، أليس كذلك؟
   الإعلانات

النصيحة

• قائمة الوثائق للتحضير:
  • الميزانية المؤقتة
  • جدول الأحداث (وقت كل برنامج في الحدث)
  • رسالة دعوة
  • قائمة الضيوف
  • خطة عمل
  • جدول العمل (جدول الإنجاز)
  • توثيق البيانات الصحفية
  • خطاب
  • قائمة الحضور
  • خطابات الأطراف (إرفاق السيرة الذاتية للمتحدث)
  • برنامج العمل
  • الجدول الزمني مقسم بالدقائق
  • قائمة شبكة جهات الاتصال (رقم هاتف المنظم)
  • قائمة العناصر لإحضارها
  • قائمة المهام التي يتعين إكمالها
  • تقارير الأحداث (للصحافة وغيرها)
• قبل الحدث ، قم بتعيين الأفراد / الإدارات ليكونوا مسؤولين عن المجالات التالية:
  • المتبرعين
  • الحضور
  • ضيف مهم ، المتحدث
  • تصميم وطباعة وجمع المقالات وتقييم تلك المنتجات
  • المكافآت والهدايا التذكارية والهدايا واللافتات والشهادات
  • المركبات ، والمطاعم ، وترتيبات مكان الحدث ، والديكور ، والخلفيات ، ومواقف السيارات
  • الإعلام ، العلاقات الخارجية (العلاقات الخارجية) ، التسويق
• عوامل يجب مراعاتها عند اختيار الموقع والتفاوض على الأسعار:
  • سعة الموقع (عدد المشاركين ، باستثناء أولئك الذين لم يحضروا رسميًا)
  • توافر الطعام (في حالة توفر الوجبات في ذلك المكان)
  • الوقت (وقت بدء الحدث وانتهائه)
  • الإضاءة (في حال وقوع الحدث ليلاً)
  • هناك تكييف الهواء أم لا
  • يتم توفير المعدات المطلوبة (ميكروفون ، مكبرات صوت ، إلخ)
  • الأثاث (الأثاث ، مناشف المائدة ، إلخ.)
  • هل يمكن إقامة الفعاليات الموسيقية والترفيهية في المكان (مع عروض أقل رسمية)
  • مولد كهرباء
  • سهولة الوصول إلى المكان - سواء كان المكان في وسط المدينة أم لا (ما إذا كان يمكن للمندوبين الحضور دون أي صعوبة)
  • غرفة خاصة للمنظمين وغرف تغيير الملابس وما إلى ذلك.
  • التكلفة الإجمالية
• في يوم الحدث ، قم بتعيين الشخص / القسم ليكون مسؤولاً عما يلي:
  • التنسيق العام
  • غرفة الاستراحة
  • طعام
  • يعمل في الميدان
  • المضيف (MC)
  • أجهزة الكمبيوتر وأجهزة العرض
  • مصور فوتوغرافي
  • موظف الإستقبال
  • السيطرة على الحشود والعلاقات العامة مع الحشد
  • منطقة وقوف السيارات
  • يحمي
  • توزيع المستندات والمستلزمات (الهدايا والشهادات لأفراد محددين وكذلك جميع المشاركين في الحدث)
• عوامل يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن تاريخ الحدث:
  • هل سيكون الضيف الرئيسي وضيوف كبار الشخصيات الآخرين متاحين لهذا اليوم
  • ما هو أفضل يوم لجمهورك المستهدف؟
• في جميع الأوقات ، لا يجوز لك تسليم عملك ومسؤولياتك إلى شخص آخر.
• العمل مسؤول.
• في الوقت المناسب. إذا تأخرت ، فأبلغ الشخص الذي تريد الإبلاغ عنه بشكل كامل وفوري عن العمل.
• عندما تنشأ المشاكل ، لا تلوم الآخرين ، لا تفكر كثيرًا وتسبب المزيد من التوتر ، ابحث عن طرق لحل المشكلة.
• تأكد من وجود خطة إخلاء لحالات الطوارئ. إذا كان الحدث الخاص بك على نطاق واسع ، فتأكد من وجود الشرطة والأطباء في الخدمة.

تحذير

• لا داعي للذعر أو التوتر. سيؤدي اتخاذ الموقف الهادئ إلى نتائج أفضل.
• كن مستعدا لأي موقف. في بعض الأحيان ستكون هناك أشياء خارجة عن إرادتك. إذا كنت عضوًا في المنظمين ، فلا تغضب عندما يصرخ عليك شخص ما ، فقد يكون هذا الشخص متوترًا. إذا كنت منسق ، فلا داعي للقلق أو الذعر. من فضلك افعل كل شيء بهدوء. حاول التفكير في المواقف المحتملة ، وماذا ستفعل في هذه المواقف.