المحتوى

• خطوات

تعد تقارير الأعمال إحدى أكثر الوسائل فعالية لتوصيل العمليات التجارية اليوم. على الرغم من أهدافهم الواسعة ، يتم استخدامها بشكل عام عندما يحتاج العمل أو الفرد إلى اتخاذ قرارات مهمة. لكتابة تقارير أعمال فعالة ، عليك أولاً أن تفهم ما هي وكيف يمكن استخدامها.

خطوات

جزء 1 من 2: تحديد نوع التقرير المراد كتابته

1. 

   تقديم الأفكار. هذا هو النوع تقارير / مقترحات توضيحية. يمكن استخدام هذه التقارير لتقديم توصيات للإدارة الرئيسية أو صانعي القرار في الشركة ، وعادة ما تتكون من جزأين: ملخص ومحتوى. ملخص يبرز اقتراحك. يحلل قسم المحتوى (الجسم) أيضًا الفوائد والتكاليف والمخاطر وما إلى ذلك. تعال معها.
   • لنفترض أنك تريد تقديم طابعة ثلاثية الأبعاد لقسمك. لإقناع مديرك بالموافقة على شراء هذا الجهاز ، تحتاج إلى كتابة تقرير شرح / توصية لتقديم التماس رسمي إلى الإدارة.

2. 

   
   
   وصف المخاطر المرتبطة بفرصة معينة.تقرير التحقيق المساعدة في تحديد درجة المخاطر المرتبطة بمسار عمل معين. هذا النوع من التقارير مفيد للغاية في مساعدة الشركة في توقع العواقب المحتملة. يتضمن مقدمة ومحتوى استقصائي واستنتاجات. تسلط المقدمة الضوء على القضية قيد النظر. يتم استخدام محتوى الاستطلاع لمناقشة حقائق ونتائج التحقيق. الاستنتاج يستخدم لتلخيص المشكلة.
   • افترض أن شركة الأدوية "س" تريد العمل مع شركة الأدوية "ص" ولكن لا تزال لديها مخاوف. لا تريد الشركة "س" التعاون مع شركة تعاني من مشاكل مالية حالية أو سابقة. ستجري هذه الشركة تحقيقًا وتستخدم تقرير التحقيق لمناقشة المعلومات المالية للشركة Y ومديريها بعمق.

3. 

   
   
   يقدم معلومات حول الامتثال لوكالة تنظيمية معينة. هذا هو تقرير الإلتزام، لمساعدة الشركة على إظهار مسؤوليتها. يوضح الامتثال للقوانين / اللوائح والإنفاق المعقول للشركة أمام الهيئات الإدارية (المدينة ، الإقليم ، الحكومة ، إلخ). يتضمن هذا التقرير المقدمة ومحتوى التقرير والخاتمة. تحتوي المقدمة عادةً على نظرة عامة على المحتوى الرئيسي في التقرير. يمثل قسم المحتوى البيانات والأحداث وما إلى ذلك. الوكالات التنفيذية بحاجة إلى معرفة. الاستنتاجات تستخدم للتلخيص.
   • على سبيل المثال ، تحتاج شركة نستله إلى إظهار مجلس إدارتها أنها تلتزم بسياسة الدولة المضيفة وإرشادات القانون على مر السنين. ونتيجة لذلك ، فقد استخدموا تقارير الامتثال السنوية الخاصة بهم لتكون شفافة بشأن أنشطتهم لهذا العام.

4. 

   
   
   عرض جدوى الفكرة أو المشروع المقترح. تستخدم تقارير الاستكشاف لتحديد ما إذا كانت الفكرة عملية أم لا تقرير ممكن. يجب أن يتكون هذا التقرير من جزأين: ملخص ومحتوى التقرير. يوضح المحتوى الفوائد والمشكلات المحتملة والتكاليف المترتبة على ذلك وما إلى ذلك. للفكرة المقترحة. يمكن للشركة استخدام تقرير الجدوى لاستكشاف أسئلة مشابهة لما يلي:
   • هل يمكن إكمال هذا المشروع في حدود الميزانية؟
   • هل سيكون هذا المشروع مربحًا؟
   • هل يمكن استكمال هذا المشروع ضمن الإطار الزمني المخصص؟

5. 

   
   
   عرض نتائج البحث الاستقصائي.تقرير البحث الاستقصائي تقديم بحث حول مشكلة أو مشكلة. عادة ما تكون نظرة متعمقة على موضوع معين ، ويجب أن تتضمن أقسامًا: الملخص والمقدمة ومنهجية البحث والنتائج التي تم الحصول عليها والاستنتاجات والتوصيات. يجب أيضًا تضمين الأبحاث ذات الصلة في هذا التقرير.
   • على سبيل المثال ، قد تجري الشركة بحثًا على مستوى الشركة حول ما إذا كان يجب حظر التدخين في لوبي الموظفين أم لا. سيقوم المشغل بإعداد تقرير بحثي استقصائي.

6. 

   
   
   ساعد شركتك على تحسين سياستها أو منتجها أو إجراءاتها التجارية من خلال المراقبة المستمرة. تمت صياغته على فترات زمنية محددة ، مثل الأسابيع والشهور والأرباع وما إلى ذلك ، التقارير الدورية يمكن مراجعة الأداء والربح والخسارة أو أي معايير أخرى بالتفصيل خلال فترة زمنية معينة.
   • على سبيل المثال ، كل شهر ، من المحتمل أن يقوم مندوب مبيعات الأدوية بإنشاء جدول يلخص عدد مكالمات المبيعات الخاصة بهم.

7. 

   
   
   تقرير عن حالة معينة. على عكس الفترات الزمنية المحددة ، هناك حاجة إلى مواقف محددة الإبلاغ عن الموقف. يمكن أن يكون الموقف هنا بسيطًا مثل المعلومات التي تم الحصول عليها من ندوة أو معقدة مثل الإبلاغ عن الاستجابة لكارثة طبيعية. يتضمن هذا التقرير أقسامًا: مقدمة ومحتوى واستنتاجات. استخدم المقدمة لتحديد الحدث واستعرض ما سيتم تغطيته في محتوى التقرير. يتم استخدام الاستنتاج لتوضيح الالتزام أو الإجراء المطلوب في هذه الحالة.
   • على سبيل المثال ، بعد عاصفة شديدة ، سيحتاج مجلس الإدارة إلى تقرير حالة.

8. 

   قدم الحل للمشكلة أو الموقف.تقرير المقارنة النظر في العديد من الحلول الممكنة لحالة معينة. بناءً على النتائج ، سيقترح الكاتب مسارًا محددًا للعمل. تتكون عادة من ثلاثة أجزاء: مقدمة ومحتوى وخاتمة. تحدد المقدمة الغرض من التقرير. يصف القسم الأوسط الموقف أو المشكلة والحلول / الخيارات الممكنة. الاستنتاج يكشف أفضل حل أو بديل.
   • ضع في اعتبارك أن شركة تصنيع السيارات ABC تريد فتح مصنع في آسيا. بناءً على ما تحتاجه الشركة ، يمكن للتقرير تضييق نطاق الاختيار إلى ثلاث دول. ثم يختتم ما هو أفضل موقع مصنع من بين البلدان الثلاثة.
   الإعلانات

جزء 2 من 2: كتابة تقرير الأعمال

1. 

   حدد أهداف تقريرك وشكله. اسأل نفسك عما تريد تحقيقه من خلال التقرير. بناءً على هدفك المطلوب ، حدد نوع التقرير المناسب من القائمة المذكورة أعلاه.
   • مهما كانت الإجابة ، فأنت بحاجة إلى التأكد من قصر هدفك. إذا لم يكن الهدف واضحًا ، فلن يؤدي التقرير إلا إلى إرباك القراء وربما يعرض مصداقيته للخطر.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في الحصول على ميزانية إعلانية أكبر لقسمك. يجب أن يركز التقرير بعد ذلك على ميزانيتك الحالية وكيف يمكنك استخدام ميزانيتك الأكبر بشكل فعال.

2. 

   حدد الجمهور. يمكن أن يشمل القراء الغرباء (الأشخاص الذين لا يعملون في شركتك) أو الداخليين. ضع في اعتبارك معرفتهم الحالية أو إلمامهم بموضوعهم المستهدف ، وفكر في كيفية استخدامهم للمعلومات المقدمة في التقرير.
   • تذكر أنه بغض النظر عن جمهورك ، لا يوجد استنتاج أكثر إقناعًا من مبلغ المال الذي يمكنك جلبه لشركتك أو عملائك.
   • لنفترض أنك تريد تشغيل برنامج مشاركة الوظائف في إدارتك وتحديد أن الجمهور هنا هو مدير الموارد البشرية والمدير التنفيذي والمدير العام. ضع في اعتبارك مستوى اهتمامهم الحالي بهذا البرنامج. الجواب سيشكل لهجة التقرير. إذا لم تفكر الشركة في مثل هذا البرنامج مطلقًا ، فسيكون هذا التقرير استراتيجيًا وغنيًا بالمعلومات. في الحالة المعاكسة ، يجب أن يكون التقرير أقل إفادة وأكثر إقناعًا.

3. 

   حدد ما يجب تعلمه. الجزء الأصعب ليس في الجزء الكتابي ، ولكن في استخلاص الخاتمة وجمع البيانات اللازمة لدعمها. يتطلب الأمر الكثير من المهارات ، بما في ذلك جمع البيانات وتحليل السوق. ما الذي تحتاج أنت ومن ثم الإدارة إلى معرفته من أجل اتخاذ قرار مستنير بشأن الموضوع المقدم؟

4. 

   احصل على البيانات الصحيحة للتقرير. من المهم أن تكون بياناتك مدروسة جيدًا. خلاف ذلك ، قد يفتقر التقرير إلى المصداقية. يعتمد جمع البيانات نفسه على نوع التقرير الذي تكتبه. تأكد من أن معلمات البيانات المحددة موجزة ومتسقة مع نقطة التقرير.
   • يمكن أن تكون البيانات معلومات داخلية - مما يعني أنه يمكنك جمعها بسرعة. على سبيل المثال ، يمكنك الحصول على أرقام مبيعات من قسم المبيعات بمكالمة واحدة فقط. بمعنى آخر ، يمكنك الحصول على البيانات وإدخالها في التقرير بسرعة.
   • يمكن أيضًا تخزين البيانات الخارجية داخليًا. إذا جمعت أقسام معينة بيانات تحليلات العملاء ، فيرجى الاستفسار منها. لست بحاجة إلى إجراء هذا التحقيق بنفسك. على الرغم من أنه قد لا يكون متغايرًا في أنواع الأعمال المختلفة ، إلا أنه ليس من الضروري عادة لمراسل الأعمال إجراء تحقيق مباشر.
   • لنفترض أنك تكتب شرحًا / تقرير اقتراح. عليك بعد ذلك دراسة جميع الفوائد التي تأتي من اقتراحاتك ودمج تلك الدراسات في تقريرك.

5. 

   تنظيم وكتابة التقارير. تعتمد كيفية اختيار تخطيط وكتابة تقرير على أهدافك. على سبيل المثال ، سيختلف تخطيط تقرير الامتثال عن تخطيط تقرير الجدوى. بمجرد أن تكون لديك فكرة عن كيفية تنظيم التقرير ، يمكنك البدء بالمحتوى الخاص بك.
   • قسّم البيانات ذات الصلة إلى أجزاء منفصلة. لا يمكن العبث بتقارير الأعمال مع الكثير من البيانات والمعلومات. يعد تنظيم البيانات في أجزاء منفصلة هو المفتاح لتقرير أعمال ناجح. على سبيل المثال ، يمكنك فصل بيانات المبيعات عن بيانات تحليل العميل وتعيين عناوين منفصلة لها.
   • رتب التقرير بالعناوين ذات الصلة ، والتي يمكن أن تظهر بسرعة كدراسة مستقلة ولكن في نفس الوقت تدعم الغرض الأساسي من التقرير.
   • نظرًا لأن بعض الأقسام قد تعتمد على التحليل أو مدخلات الآخرين ، فمن الممكن غالبًا العمل على كل جزء على حدة أثناء انتظار نتائج التحليل.

6. 

   استخلص استنتاجات بمقترحات محددة. يجب أن يكون الاستنتاج الذي تم التوصل إليه واضحًا وأن يكون نتيجة معقولة من الفحص الدقيق للبيانات المقدمة في التقرير. إذا كان ذلك مناسبًا ، اقترح بوضوح أفضل مسار للعمل بناءً على تلك الاستنتاجات.
   • يجب أن يحتوي كل هدف على إجراءات محددة وقابلة للقياس. اكتب أي تغييرات في الوصف الوظيفي أو الجدول الزمني أو المصاريف اللازمة لإكمال الخطة الجديدة. يجب أن يقدم كل مطالبة مناهج جديدة مباشرة - تلك التي ستساعد في تحقيق الهدف / الحل المحدد في التقرير.

7. 

   اكتب ملخص المشروع. يجب أن يكون ملخص المشروع هو الصفحة الأولى من تقريرك ولكن يجب أن يكون أيضًا آخر شيء تكتبه. يقدم هذا الملخص نتائج واستنتاجات البحث بالإضافة إلى نظرة عامة موجزة للغاية عما سيتم تقديمه إذا اختار القارئ مواصلة قراءة التقرير الكامل. إنه مثل مقطع دعائي لفيلم أو فكرة مجردة لمقال علمي.
   • تمت تسمية الملخص التنفيذي أعلاه لأنه تقريبًا الشيء الوحيد الذي يقرأه عضو مجلس الإدارة المنشغل. قدم كل شيء مهم لرئيسك هنا ، 200-300 كلمة كحد أقصى. يمكن فحص الباقي عن كثب إذا كانوا يريدون معرفة المزيد.

8. 

   استخدم مخطط المعلومات الرسومي للبيانات لاستخدامها إذا لزم الأمر. في بعض الحالات ، قد يكون من المفيد تقديم البيانات الكمية من خلال مخطط أو رسم بياني. استخدم الألوان في عرضك التقديمي ، لأنها ستجذب المزيد من الانتباه وتساعد في تمييز المعلومات. كلما أمكن ، استخدم النقاط النقطية أو استخدم الأرقام أو بيانات الإطار لتسهيل قراءتها. بهذه الطريقة ، ستفصل البيانات عن باقي التقرير وتظهر معناها.
   • بشكل عام ، تعد التأثيرات المرئية عاملاً رائعًا ، مما يجعل تقارير الأعمال أكثر إثارة للاهتمام حيث يمكن أن تكون النصوص والأشكال نفسها قاسية نسبيًا. لكن لا تذهب بعيدًا ، استخدم فقط عندما يكون ذلك مناسبًا وضروريًا.
   • قد تكون الصفحة المليئة بالنصوص والتي لا تحتوي على جداول أو أشكال متعبة. يرجى تأطير المحتوى هناك. يمكن لمربع المعلومات أيضًا تلخيص عرضك التقديمي بشكل فعال.

9. 

   اذكر المصادر حسب الحاجة. اعتمادًا على نوع البحث الذي يتم إجراؤه ، قد تحتاج إلى شرح مصدر معلوماتك. الغرض من صفحة المستند أو المصدر المرجعي في تقرير الأعمال هو توفير مصدر للمعلومات حتى يتمكن الآخرون من معرفة المزيد أو العثور على البيانات إذا رغبت في ذلك.
   • استخدم التنسيق الصحيح للإبلاغ عن الاستشهادات ، اعتمادًا على مجال عملك.

10. 

    اقرأها مرة أخرى مرتين. يمكن للأخطاء الإملائية أو النحوية أن تجعل القراء يشعرون بأنك لا تبذل جهدًا كافيًا في التقرير وتشكك في مصداقية نتائج البحث. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من تقديم المعلومات بطريقة واضحة وموجزة.
    • على سبيل المثال ، لا تفرط في استخدام الكلمات الفاخرة أو تستخدم جمل طويلة جدًا.
    • تجنب استخدام العامية.
    • إذا كان كل من التقرير والقارئ مرتبطين ارتباطًا وثيقًا بصناعة معينة ، فيمكنك استخدام المصطلحات الفنية أو المصطلحات. لكن كن حذرا ، لا تبالغ فيها.
    • بشكل عام ، تتم كتابة تقارير الأعمال في النموذج الخامل وهي واحدة من الحالات القليلة التي يكون فيها الأكثر سلبية هو الأفضل.
    • غالبًا ما تفوت الأخطاء عند إعادة قراءة عملك من خلال الشعور بالتآلف منذ اللحظة التي تكتب فيها. ضع في اعتبارك وجود شخص آخر في الغرفة ، والذي يريد أيضًا الإبلاغ عن النجاح ، واقرأه جيدًا. كن منفتحًا على التعليقات الواردة. من الأفضل أن يتم الإشارة إلى الخطأ من قبل زملاء العمل بدلاً من الرؤساء. راجع كل تعليق وأعد كتابة التقرير.

11. 

    قم بإنشاء جدول محتويات. تنسيق تقارير الأعمال بشكل رسمي قدر الإمكان ، وإنشاء جدول محتويات للمتابعة السهلة والقراءة السريعة. تضمين جميع الأقسام المهمة ، وخاصة ملخص الحكم وخاتمة.

12. 

    اجعل غلاف تقرير عملك. أفضل طريقة لإكمال تقرير جيد ومحقق جيدًا هي تغطيته بشكل مناسب. يمكنك استخدام أداة الربط أو الأصفاد أو الورق الجيد. خلاصة القول هنا هي أن تقرير الأعمال يجب أن يكون ملفتًا للنظر ، ومريحًا للعيون ، وكافيًا لإثارة اهتمام القراء.
    • ينطبق هذا أيضًا على جميع الجداول والرسوم البيانية المدرجة في التقرير.
    الإعلانات