المحتوى

• خطوات
• النصيحة

البريد الإلكتروني ، مثل أي وسيلة اتصال أخرى ، له اتفاقياته وبروتوكولاته الاجتماعية. إذا كنت بحاجة إلى كتابة رسالة بريد إلكتروني تتطلب ملاحظات أثناء العمل أو الدراسة ، أو حول مسودة ، فيجب عليك التفكير في أفضل طريقة لصياغة جملة البريد الإلكتروني والتوقيت والهيكل عند صياغة بريدك الإلكتروني. يستطيع. ستساعدك رسالة بريد إلكتروني مهذبة وموجزة ومحددة في الحصول على الرد الذي تحتاجه.

خطوات

طريقة 1 من 4: طلب التعليقات في العمل

1. 

   حدد الشخص الأكثر تأهيلاً للتعليق على عملك. عادة ما يكون هو مديرك المباشر. على أي حال ، يجب عليك الرجوع إلى مديرك المباشر أولاً ، أو إلى زميل أقدم أو زميل. سيكون لديهم الخبرة لمساعدتك وتقديم الملاحظات التي تحتاجها.

2. 

   
   
   كن مؤدبًا ومتواضعًا عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني. يجب عليك اتباع هذه القواعد العامة عند كتابة البريد الإلكتروني في العمل. التواضع مفيد عندما تطلب التغذية الراجعة ، لكن لا تكن متواضعًا لدرجة أن رئيسك أو مديرك يعتقد أنك لا تعرف شيئًا عن وظيفتك. بدلاً من ذلك ، يجب أن تشكك في تقدمك عند العمل في مشروع أو مهمة. سيساعد هذا رئيسك في معرفة أنك لا تنتظر فقط ردود الفعل بشكل سلبي. يجب عليك أيضًا أن تضع في اعتبارك النصائح أدناه.
   • يمكنك كتابة شيء مثل ، "أنا أقدم عرضًا تقديميًا ليوم غد ولكن لدي القليل من مشكلة التنسيق - لست متأكدًا مما إذا كنت أقوم بتنسيق الشركة القياسي. لقد أرفقت عرضي التقديمي. هل لديك أي اقتراحات لجزء التصميم؟ شكرا لدعمكم ".
   • لا تنس أن تشكرهم في البريد الإلكتروني.

3. 

   
   
   كن محددًا عندما تطلب التغذية الراجعة. يمكن أن يساعدك هذا في تجنب التعليقات المربكة ، لكنه لا يساعد في عملك. يجب تجنب أسئلة "نعم" أو "لا" ، ما لم يكن ذلك ضروريًا. بدلاً من ذلك ، يجب أن تركز على الأجزاء المحددة من المشروع التي تحتاج إلى القيام بها. لا "ترهب" رئيسك أو زميلك في العمل بكل الأسئلة التي تريد طرحها عن وظيفتك في الحال.
   • على سبيل المثال ، يمكنك كتابة شيء مثل ، "لست متأكدًا من كيفية التعامل مع ملفات Eastman. لا يزال يتعين على العميل الرد على رسائلي الإلكترونية ، وبما أن هذا مشروع ذو أولوية عالية ، أعتقد أنه سيكون من الأفضل بالنسبة لي إرسال بريد إلكتروني إليه لأسأله عما ينبغي علي فعله ".
   • إذا كنت تتوقع ملاحظات عامة في شكل مراجعة أو تقرير ، فكن محددًا. كن مهذبًا ومختصرًا ومحددًا قدر الإمكان. على سبيل المثال ، يمكنك طلب تقرير عن فعاليتك أو إبداعك في العمل. إذا كنت تطلب ملاحظات من مرؤوسيك ، فأنت بحاجة إلى إجراء مسح مجهول الهوية.

4. 

   
   
   أرسل رسائل شكر عبر البريد الإلكتروني عندما يستجيب الآخرون. إذا كانت التعليقات تشير إلى أنك بحاجة إلى التحسين كثيرًا أو أن عملك ليس جيدًا حقًا ، فاكتب جملة مختصرة حول كيفية تحسينك. يجب أن تمنح نفسك الوقت لمعالجة مشاعرك قبل الرد على الفور.
   • تأكد من الرد في غضون يوم أو يومين.
   الإعلانات

الطريقة 2 من 4: طلب الملاحظات في التعلم

1. 

   عرفنى بنفسك. يمكن لمعلميك تعليم مئات الطلاب ، خاصة إذا كانوا أساتذة في الجامعة. ستحتاج إلى ذكر اسمك الأول والأخير (الاسم الأول واسم العائلة) وفصلك الدراسي ودورتك الدراسية. إذا كنت طالبًا في المدرسة الثانوية ، فستحتاج إلى معلومات عن فصلك أو عندما تدرس. بهذه الطريقة ، لن تضيع وقت معلميك في التفكير في هويتك ، بل سيقضون وقتًا أطول في الاستجابة للمعلومات التي تحتاجها.

2. 

   كن مهذبا. يواجه الطلاب أحيانًا صعوبة في إرسال أول بريد إلكتروني إلى المعلم. يمكنك البدء بـ "Hello Teacher Son" أو "Dear Co Thanh". حتى لو أرسل لك المدرس بريدًا إلكترونيًا ، فلا تستخدم لغة أقل رسمية من ذي قبل. حافظ على نبرة صوتك القياسية. بدلاً من كتابة ، "مرحبًا ، ما رأيك في مقالتي؟ إنه أفضل مقال ، أليس كذلك؟ "اكتب مثل هذا ،" لست متأكدًا مما إذا كنت أفهم متطلبات المهمة بشكل صحيح. لدي بعض الأسئلة المتعلقة بالمقال.

3. 

   كن موجز. لا يتعين عليك شرح كل سياق السؤال ، ما لم يكن هناك حاجة إلى السياق لفهم السؤال بشكل صحيح. على سبيل المثال ، إذا كنت تطلب ملاحظات حول تمديد الموعد النهائي المحتمل ، فسيحتاج معلمك إلى سبب لذلك. ومع ذلك ، إذا كنت تسأل فقط عن واجبك المنزلي ، فلا تخبرهم عن مدى تأخر كلبك في جعلك تعمل ، ولماذا راسلتهم عبر البريد الإلكتروني الآن (ما لم يكن قريبًا من تاريخ التقديم) ، أو إذا لم تقم بذلك أي شيء آخر لا علاقة له بالواجب المنزلي.

4. 

   لا تنتظر حتى الليلة السابقة للاختبار أو موعد التقديم لطلب التعليقات. لن يستجيب المدرس فقط عندما يقترب موعد التقديم ، بل سيغضب أيضًا لأنك انتظرت حتى اللحظة الأخيرة للتشاور معهم. إذا كنت بحاجة إلى إرسال أسئلة اللحظة الأخيرة ، فكن موجزًا ​​ومحددًا وآسف. بهذه الطريقة ، من المرجح أن يرد عليك المدرس ، طالما أنه يرى البريد الإلكتروني في الوقت المناسب.

5. 

   استخدم تنسيق الملف المطلوب من قبل المعلم. عادةً ما يخبرك معلمك خلال مقدمة المنهج عن تنسيق الملف الذي سيقبله للمهام أو عبر البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، إذا حدد المدرس ملف .doc ، فلا ترسل تنسيق pdf أو صفحات. إذا كنت في شك يمكنك إرسال ملف .rtf أو.pdf ، أو اسأل معلمك.

6. 

   اطلب تعليقات على المقال أو الاختبار الذي أرسلته. فقط أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى أستاذك وكن مهذبًا. إذا كان الأستاذ يقوم بالتدريس في المدرسة ، يمكنك الحضور لرؤيتهم أو تحديد موعد. يمكنك أن تقول ، "عزيزي الأستاذ خوا ، لم أقم بالامتحان كما هو متوقع. يمكنك أن ترشدني خلال الأخطاء التي ارتكبتها حتى أتمكن من إجراء الاختبار القادم. هل هو أفضل؟ في كثير من الأحيان ، سيستجيب أستاذك لهذا الطلب بطريقة ممتعة. الإعلانات

طريقة 3 من 4: اطلب تعليقات على مخطوطة

1. 

   أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى أحد معارفك أولاً. إذا كنت ترغب في الحصول على ملاحظات فعالة ، فإن أفضل شخص هو أحد معارفك ، ويفضل أن يكون صديقًا أو زميلًا. عند إرسال بريد إلكتروني إلى معارفك لطلب التعليقات ، تأكد من إرسال بريد إلكتروني إليهم بانتظام. إذا كنت تتصل بهم على أساس منتظم ، فمن المحتمل أن تقوم بإجراء مكالمة. لا تتسرع في إرسال المخطوطة في أول رسالة بريد إلكتروني ، إلا إذا كنت تعلم أنهم سيوافقون (شخص ما سمعك تقرأ المسودة أو طُلب من شخص ما مساعدتك في قراءتها).
   • يمكنك تضمين وصف موجز أو ملخص ، اعتمادًا على ما إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى صديق أو زميل.

2. 

   أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى الخبير. إذا كنت حقًا بحاجة إلى مشورة مهنية ، فقم بإرسال بريد إلكتروني إلى خبير تعرفه واشرح المشروع ولماذا تحتاج إلى ملاحظات. لا تتعجل ، ولكن اشكرهم بأدب على رعايتهم ، وقل ، "أنا أفهم إذا لم يكن لديك الوقت للرد". يمكنك حتى أن تسأل عما إذا كانوا يعرفون شخصًا آخر لديه الوقت والخبرة لمساعدتك في حالة عدم تمكنهم من دعمك.

3. 

   لا ترسل مخطوطة بالبريد الإلكتروني دون إشعار. لن يرد المستلم عادةً على رسائل البريد الإلكتروني هذه إلا إذا صرحت صراحةً أنك ستدفع إذا كانت تساعد. إذا كانوا مؤلفين معروفين ، فلن يردوا على رسائل البريد الإلكتروني من هذا القبيل لأنهم تلقوا الكثير من رسائل البريد الإلكتروني المماثلة. وبدلاً من ذلك ، انتقل أولاً إلى الأصدقاء والزملاء والأساتذة وغيرهم. سوف يساعدونك ويتوقون إلى دعمك.

4. 

   كن محددًا بشأن ما تريد تلقيه من التعليقات. إذا كنت تريد فقط تعليقًا إيجابيًا ، فأخبر القراء بذلك. تحتاج إلى إخبارهم إذا كنت بحاجة إلى معلومات مفصلة ، أو معلومات محلية أو عالمية ، أو إذا كنت تريد إجابة مكتوبة بشكل جيد ، أو صحيحة نحويًا ، أو جيدة التنظيم. سيكون هذا فعالًا جدًا في مساعدة القراء على معرفة ما يمكن توقعه منهم.
   • يجب أن تكون التعليقات الإيجابية مفيدة. إذا شرح القارئ سبب حبهم لشيء معين ، فسوف تتعلم الكثير عن مخطوطتك.
   • إذا تلقيت تعليقات سلبية ، امنح نفسك وقتًا للرد. إذا كانوا أصدقاءك ، فربما يريدون مساعدتك فقط. إذا كانوا خبراء ، بغض النظر عن مدى غضبك أو إحباطك ، فلا ترد بطريقة سلبية. بدلاً من ذلك ، اشكرهم على دعمهم ، وامض قدمًا. بعد فترة من الوقت ، ستجد على الأرجح أن ملاحظاتهم مفيدة ، حتى لو كانت الطريقة التي ينقلونها بها لا تعمل.

5. 

   امنح القارئ وقتًا للرد. إذا كنت تطلب تعليقًا تفصيليًا حول مسودة جديدة ، فلا تتوقع ردًا في غضون يوم أو حتى أسبوع.يحتاج القراء إلى وقت لتحرير مثل هذه المخطوطة الطويلة. إذا كان لديك موعد نهائي لتقديم مخطوطتك ، فأخبر القارئ بذلك. يمكنك أيضًا أن تسأل عما إذا كان بإمكانهم إرسال تعديلات في تاريخ محدد. تذكر أن لديهم حياتهم والتزاماتهم الخاصة.

6. 

   شكرا لك على مساعدتك. إذا لجأت إلى صديق ، يمكنك شراء هدية له مثل علبة من الشوكولاتة ، أو مجرد مساعدته في العودة عندما يحتاجون إليها. إذا كانوا خبراء ، يمكنك كتابة بريد إلكتروني شكر لإخبارهم أنك تقدر دعمهم ووقتهم. إن نسيان شكر القارئ يمكن أن يجعله يشعر بأنه قد تم استغلاله و / أو عدم تقديره ، وسيجعله أقل استعدادًا لمساعدتك في المستقبل. الإعلانات

الطريقة 4 من 4: طلب التعليقات من العميل

1. 

   لا تسأل الكثير من الأسئلة. العملاء اليوم غارقون في الكثير من الاستطلاعات من قبل العديد من الشركات. يمكنك أن تكون واثقًا من أن العميل سيحذف بريدك الإلكتروني فورًا عند قراءته إذا كان يحتوي على الكثير من الأسئلة. إذا كنت تريد أن يهتم عملاؤك ، فما عليك سوى طرح سؤال أو اثنين وهذا كل شيء.

2. 

   اطرح أسئلة مفتوحة. بدلاً من استخدام أسئلة نعم / لا ، اطرح أسئلة تقدم إجابات أكثر وضوحًا. بدلاً من أن تسأل ، "هل يمكنك أن تقدمنا ​​إلى صديق لك؟" ، يجب أن تسأل "كيف تقدم لنا صديق لك؟" تمنحك هذه الأنواع من الأسئلة إجابة مفيدة أكثر من الإجابة بنعم / لا.

3. 

   دع عملائك يعرفون أنك ستعود إليهم على الفور. يساعد هذا العملاء على الشعور بأن آرائهم سيتم تقديرها بدلاً من إرسالها إلى صندوق وارد لن يقرأه أحد أو يهتم به. ستحصل أيضًا على تعليقات صادقة إذا علموا أنك ستستجيب.
   • عندما تجيب ، كن صريحًا ومحترفًا. في ثقافة الإنترنت السائدة اليوم ، سوف تدمر مصداقية الشركة على الفور إذا استجابت دون احتراف وإخلاص.

4. 

   لا تُدخل ومضات أو أي شيء آخر يجعل رسائل البريد الإلكتروني يتم تحميلها ببطء. إذا واجه العميل اتصالاً بطيئًا ، فسيحذف البريد الإلكتروني فورًا عندما يتعذر عليه تحميل المحتوى. تذكر أن التعليقات غالبًا ما تكون أكثر أهمية من تلك الميزات.

5. 

   استخدم الخطوط والتنسيقات الصحيحة. صمم بريدك الإلكتروني بشكل احترافي وواضح. البريد الإلكتروني الذي يحتوي على صورة رديئة وخط Comic Sans لن يثير إعجاب العميل عادةً. بدلاً من ذلك ، استخدم خطًا قياسيًا مثل Times New Roman أو Arial إذا كنت مترددًا في استخدام الخط ، وتأكد من جودة الصورة.

6. 

   تأكد من تصميم البريد الإلكتروني بشكل فعال. يعد تنسيق محتوى عمود واحد أكثر فاعلية من تنسيق العمود المنقسم. اختر خطًا ليس صغيرًا جدًا. يجب عليك إعداد البريد الإلكتروني لعرضه بالكامل على الكمبيوتر المحمول أو الهاتف أو الجهاز اللوحي. نظرًا لأن العديد من الأشخاص يتحققون من البريد الإلكتروني على هواتفهم ، فأنت بحاجة إلى تنسيق بريدك الإلكتروني بشكل صحيح. الإعلانات

النصيحة

• القليل من التواضع سيكون مفيدًا جدًا لك.
• لا تزعج الآخرين لردود الفعل.
• الحفاظ على قواعد كتابة البريد الإلكتروني السياقية.