المحتوى

• خطوات
• النصيحة
• تحذير

هل تحتاج إلى كتابة خطاب عمل احترافي ومهذب؟ تأتي معظم رسائل العمل منسقة مسبقًا وسهلة النسخ ، ما عليك سوى تغيير محتوى الرسالة. يجب أن يتضمن بريد العمل دائمًا التاريخ ومعلومات حول المرسل والمستلم وبعض الفقرات في نص الرسالة. تريد كتابة صورة ، يرجى اتباع الخطوات أدناه وتصحيح النقاط الضرورية لتتوافق مع معايير شركتك.

خطوات

جزء 1 من 4: فتح الرسالة

1. 

   افهم الشكل. بغض النظر عن موضوع رسالتك ، هناك بعض المعايير لظهور الرسالة التي يجب عليك اتباعها. يجب كتابة خطابات العمل وكتابتها بخط شائع مثل Arial أو Times New Roman. تحتاج إلى تمييز الفقرات في الرسائل يدويًا. هذا يعني أنك تبدأ فقرة جديدة بكتابة مفتاح "الرجوع" مرتين. لا تستخدم أمر المسافة البادئة لتمييز الفقرات.
   • اترك الهامش حوالي 2 سم على كل الحواف.
   • يجب أيضًا كتابة البريد الإلكتروني بخطوط شائعة. لا تستخدم الخطوط التي تحاكي الكتابة اليدوية أو تكون ملونة ، باستثناء الأسود والأبيض في بريد العمل.

2. 

   
   
   اختر نوع الورق الصحيح. يجب طباعة رسالة العمل على ورق بحجم 22 سم × 28 سم (مقاس الخطاب). إذا لم تكن في الولايات المتحدة ، يمكنك استخدام ورق بحجم A4. يمكن طباعة بعض العقود الطويلة على ورق مقاس 22 سم × 36 سم ("الحجم القانوني").
   • إذا قمت بطباعتها لإرسالها بالبريد ، فيجب عليك طباعتها على ورق الشركة ذي الرأسية. يمنح هذا الخطاب مظهرًا أكثر احترافًا ويوفر أيضًا شعار شركتك ومعلومات الاتصال الخاصة بك.

3. 

   
   
   قدم معلومات عن شركتك. أدخل اسم الشركة وعنوانها ، حيث يتم كتابة كل جزء من العنوان في سطر مختلف. إذا كنت تمتلك أو تعمل كمستقل ، استبدل اسم الشركة باسمك أو اكتب اسمك فوق اسم الشركة.
   • إذا كانت شركتك تمتلك ترويسة مصممة مسبقًا ، فيمكنك استخدامها بدلاً من كتابة اسم الشركة وعنوانها.
   • إذا كنت تكتب العنوان بنفسك ، فيجب عليك إما محاذاة لليمين أو محاذاة لليسار في الجزء العلوي من الصفحة ، بناءً على تفضيلاتك وتفضيلات شركتك.
   • إذا كنت ترسل بريدًا دوليًا ، فاكتب اسم البلد بأحرف كبيرة.

4. 

   
   
   أضف التاريخ. التاريخ الكامل للكتابة هو الخيار الأكثر احترافية. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "1 نيسان (أبريل) 2012" أو "1 نيسان (أبريل) 2012". يجب ترك التاريخ مبررًا ، بضعة أسطر أسفل عنوان المرسل.
   • إذا تمت كتابة رسالتك في غضون أيام قليلة ، فاترك التاريخ الذي تنهي فيه الخطاب.

5. 

   قدم معلومات المستلم. اكتب الاسم الكامل للمستلم والمسمى الوظيفي (إن وجد) واسم الشركة والعنوان البريدي ، وقسم هذه المعلومات إلى سطور منفصلة. إذا لزم الأمر ، أضف رقمًا مرجعيًا. يجب ترك معلومات المستلم مبررة ببضعة أسطر أسفل التاريخ.
   • من الأفضل إرسال خطاب إلى شخص محدد. بهذه الطريقة يمكن للشخص الذي ترسل إليه الرسالة الرد على رسالتك. إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي يجب أن ترسل إليه بريدًا ، فقم بالتحقق قليلاً. يمكنك الاتصال بشركتهم لطلب اسم الشخص والمسمى الوظيفي بالضبط.

6. 

   اختر تحية. التحية هي نقطة احترام لمتلقي الرسالة وأي التحية تستخدم تعتمد على ما إذا كنت تعرف الشخص الذي ترسل إليه الرسالة ، ومدى معرفتك به ، ومدى جدية الرسالة. . يمكنك التفكير في الخيارات التالية:
   • "إلى من يهمه الأمر" (إلى المعنيين) فقط عندما أنت لا تعرف من ، خاصة لمن تريد إرسال الرسالة إليه.
   • إذا كنت لا تعرف مستلم بريدك ، فإن البدء بعبارة "سيدي العزيز / سيدتي" (سيدي العزيز / سيدتي ") هو خيار آمن.
   • يمكنك أيضًا استخدام اسم المستلم واسمه ، على سبيل المثال "Dear Dr. Smith" (عزيزي الأستاذ سميث).
   • إذا كنت تعرف مستلم البريد جيدًا ولديك علاقة وثيقة معهم ، يمكنك الاتصال بهم بالاسم ، مثل "عزيزتي سوزان".
   • إذا لم تكن متأكدًا من جنس مستلم الرسالة ، فما عليك سوى كتابة الاسم الكامل ، على سبيل المثال ، "Dear Kris Smith" (مرحبًا Kris Smith).
   • لا تنس كتابة فاصلة بعد التحية أو نقطتين بعد "لمن يهمه الأمر".
   الإعلانات

جزء 2 من 4: تأليف محتوى الرسالة

1. 

   مباشرة إلى المشكلة. الوقت هو المال ، كما تقول الحكمة ، يكره معظم رواد الأعمال إضاعة الوقت. لذلك ، يجب تقديم محتوى الرسالة بشكل موجز ومهني. اكتب خطابًا حيث يمكن للمتلقي قراءته بسرعة عن طريق الوصول مباشرة إلى النقطة وتلخيص رأيك في الفقرة الأولى. على سبيل المثال ، يمكنك دائمًا البدء بعبارة "أنا أكتب لك بخصوص ..." (أكتب إليه بشأن ...) والبدء من هناك.
   • لا تستخدم لغة منسوجة أو ضربات كبيرة أو جمل طويلة ومستديرة - يجب أن تنقل ما تريد قوله بإيجاز ووضوح قدر الإمكان.
   • عبر عنها بشكل مقنع. يبدو أن الغرض الأكبر من كتابة الرسالة هو إقناع القارئ بفعل شيء ما: تغيير رأيه ، أو تصحيح خطأ ، أو إرسال أموال أو اتخاذ بعض الإجراءات. حاول إقناع مستلم الرسالة بفعل ما تريد.

2. 

   استخدم ضمير الشخص. من الناحية المثالية ، يجب أن تستخدم ضمائر الشخص "أنا" (أنا) و "نحن" (نحن) و "أنت" (أنت) في رسالتك. صِفها بـ "أنا" (أنا) واتصل بالقارئ "أنت" (صديق / جد / جدة / أخ / أخت).
   • لاحظ ما إذا كنت تكتب نيابة عن منظمة. إذا أعطيت فرص نمو شركتك ، فيجب عليك استخدام "نحن" (نحن) لإعلام القراء أنك تتحدث نيابة عن الشركة. إذا كتبت عن رأيك الشخصي ، فاستخدم "أنا" (أنا).

3. 

   
   
   اكتب بوضوح وإيجاز ودقة. دع قرائك يعرفون بالضبط ما تريد قوله. لن يرد القراء على رسالتك بسرعة إلا إذا كان محتوى رسالتك واضحًا. على وجه الخصوص ، إذا كنت تريد أن يختتم القراء أو يتخذوا إجراءً ردًا على رسالتك ، فأخبرهم بذلك. اشرح أطروحتك بأكثر الطرق إيجازًا.

4. 

   
   
   استخدم الجمل النشطة. عند وصف موقف أو تقديم طلب ، استخدم الإيجابي بدلاً من المبني للمجهول. يمكن أن تجعل الجمل السلبية رسالتك غامضة أو لا تحدد الشخص المعني. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الجملة النشطة مبسطة وأكثر وضوحًا. فمثلا:
   • الجملة السلبية: لم يتم تصميم أو تصنيع النظارات الشمسية فيما يتعلق بمتانتها.
   • بيان استباقي: تقوم شركتك بتصميم وتصنيع النظارات الشمسية بغض النظر عن متانتها.

5. 

   
   
   كن منفتح الذهن بشكل مناسب. الرسائل مكتوبة من قبل البشر وموجهة إلى البشر ، لذا تجنب الحروف الصارمة إن أمكن. لا يمكنك بناء علاقة جديدة بحرف غير شخصي ونقص في الانفتاح. ومع ذلك ، تجنب استخدام اللغة العامية أو العامية مثل العبارات "أنت تعرف" (كما تعلم) ، "أعني" (أعني) أو "أريد" (أريد أن أفعل - اختصار "أريد"). كبير'). حافظ على نبرة صوتك جادة ولكن ودية وحماسة.
   • إذا كنت تعرف المستلم جيدًا ، فيجب أن يكون لديك مجموعة من الأمنيات الطيبة له بشكل غير رسمي.
   • استخدم حكمك الخاص عندما تقرر إلى أي مدى تعبر عن نفسك. في بعض الأحيان ، قد يساعدك القليل من الفكاهة في إبرام صفقة ناجحة ، لكن كن حذرًا عند إثارة هذا الأمر الذي قد يكون خطأ.

6. 

   مؤدب ومهذب. حتى إذا كتبت خطابًا للشكوى أو للتعبير عن مخاوفك ، فلا يزال بإمكانك أن تكون مهذبًا. ضع نفسك في مكان المتلقي وتوصل إلى أي أفكار توصلت إليها ، بطريقة معقولة لكي يرى القراء أنك متحمس دائمًا ومستعد للمساعدة.
   • على سبيل المثال ، يمكنك تقديم شكوى قاسية مثل هذه: "أعتقد أن نظارتك الشمسية سيئة ولن أشتريها مرة أخرى أبدًا." ومع ذلك ، يمكنك الكتابة بطريقة أكثر لطف: " أشعر بخيبة أمل من منتج النظارات الشمسية لشركتك وأخطط لشراء نظارات في مكان آخر في المستقبل.

7. 

   استخدم نموذج رأس "الصفحة الثانية" لصفحات إضافية. يجب أن تكون معظم خطابات الأعمال قصيرة في صفحة واحدة. ولكن إذا كانت المشكلة التي تتحدث عنها أطول ، مثل عقد أو مشكلة قانونية ، فقد تحتاج إلى بضع صفحات أخرى. استخدم قالب الورق ذي الرأسية "للصفحة الثانية" ، والذي يحتوي عادةً على عنوان مختصر ونفس نوع الورق المستخدم في ترويسة الصفحة الأولى.
   • ترقيم الصفحات في أعلى الصفحة بالصفحات الثانية واللاحقة. يمكنك أيضًا إضافة أسماء المستلمين والتواريخ.

8. 

   ملخص المحتوى. في الفقرة الأخيرة ، لخص النقاط الرئيسية وحدد الخطوات في خطة العمل الخاصة بك أو ما يمكن توقعه من متلقي الرسالة. لاحظ أن المستلم قد يتصل بك ليسأل أو يتحدث ، وشكره على اهتمامه بالخطاب ومسألتك. الإعلانات

جزء 3 من 4: إنهاء الرسائل

1. 

   اختر الجملة النهائية. تُظهر الجملة الختامية ، مثل التحية ، الاحترام لمتلقي الرسالة ودرجة جدية الرسالة. عادة ما يكون اختيار "مخلص لك" أو "بصدق" اختيارًا آمنًا ؛ يمكنك التفكير في خيارات أخرى مثل "ودي" و "احترام" (مع أطيب التحيات) و "تحياتي" و "لك حقًا" (مع خالص الشكر). يمكنك أيضًا اختيار نهاية أقل رسمية ولكنها احترافية مثل "كل خير" ، "أفضل التمنيات". و "تحياتي الحارة" و "شكرا" و "شكرا". استخدم الفواصل بعد الجملة.

2. 

   إشارة. اترك حوالي أربعة أسطر فارغة ، ثم وقع عليها. قم بتوقيع توقيعك بعد طباعة الخطاب أو إذا قمت بإرساله بالبريد الإلكتروني ، امسح صورة التوقيع ضوئيًا والصقها في هذا الجزء من الرسالة. يجب عليك اختيار حبر أزرق أو أسود للتوقيع.
   • إذا كنت تقوم بتوقيع خطاب لشخص ما ، فاكتب "pp:" أمام توقيعك. تشير "Pp" إلى "per procurationem" (مثل "حسب الوكالة" أو "بالنيابة عن").

3. 

   اكتب اسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك. أسفل توقيعك ، اكتب اسمك الكامل والمسمى الوظيفي ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وأي طرق اتصال ممكنة. تتم كتابة كل معلومة في سطر منفصل.

4. 

   أضف الاختصار للطابع. إذا كتب شخص آخر الرسالة ، فيجب عليك تضمين الأحرف الأولى لهذا الشخص تحت التوقيع. في بعض الأحيان ، تم تضمين الأحرف الأولى من الشخص الذي كتب الرسالة. لذلك ، من المهم التمييز بين الشخص الذي كتب الرسالة ومن كتب الرسالة.
   • على سبيل المثال ، إذا قمت فقط بإضافة الأحرف الأولى من اسم الطابعة ، فاكتبها بأحرف صغيرة: mj
   • إذا أضفت الأحرف الأولى من اسم الكاتب ، فاكتبها بأحرف كبيرة واختصارها بالحروف الصغيرة: RW: mj. يمكنك أيضًا استخدام شرطة مائلة بين الاختصارين: RW / mj.

5. 

   لاحظ المستندات المرفقة. إذا قمت بإرفاق مستند ليراه المستلم ، فضع تعليقًا توضيحيًا على بضعة أسطر أسفل معلومات الاتصال الخاصة بك ، من خلال ملاحظة رقم ونوع المستند. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: "مرفقات (2): سيرة ذاتية ، كتيب" ("مرفق (2): سيرة ذاتية ، كتيب").
   • يمكنك أيضًا اختصار "المرفقات" لتصبح "مرفقات". أو "Enc.".

6. 

   أضف المستلمين. إذا قمت بإرسال نسخة من الرسالة إلى شخص آخر ، فيجب عليك تضمين اسم هذا الشخص في الرسالة. يمكنك إضافة تعليق توضيحي عن طريق كتابة "cc:" أسفل السطر "Enclosures" ، و "cc" تعني "نسخة مجاملة" ، مع اسم الشخص والمسمى الوظيفي ("cc" لـ "نسخة كربونية" (نسخة كربونية) عند كتابة الحرف على ورق الكربون).
   • على سبيل المثال ، اكتب: "cc: Mary Smith ، نائب رئيس التسويق" ("عزيزتي: Mary Smith ، نائب مدير التسويق").
   • إذا كنت تريد إضافة مستلم آخر ، فاكتب اسم الشخص الثاني مباشرة أسفل اسم الشخص الأول ولا تحتاج إلى "cc:".
   الإعلانات

جزء 4 من 4: تم

1. 

   قم بتحرير رسالتك. المظهر هو العنصر الأساسي لكاتب خطابات محترف. بالتأكيد سيرى القارئ بسهولة أنك مؤهل ومسؤول عن طريق تصحيح أصغر العيوب في الرسالة. يمكنك تشغيل الأمر الإملائي للتدقيق الإملائي للكلمة ولكن يمكنك أيضًا التحقق من خلال قراءة الرسالة بعناية قبل الإرسال.
   • أتساءل عما إذا كانت الرسالة واضحة وموجزة. هل هناك فقرة يزيد طولها عن ثلاث أو أربع جمل؟ إذا كان الأمر كذلك ، هل يمكنك حذف الفقرات غير الضرورية؟
   • إذا كانت الرسالة مهمة حقًا ، فيمكنك أن تطلب من صديق أو زميل التحقق منها بسرعة. في بعض الأحيان ، يمكن أن يساعدك قضاء بضع ثوانٍ فقط في القراءة في اكتشاف الأخطاء أو استخدام الكلمات الخرقاء التي ربما لم ترها.

2. 

   لا تدبيس البريد. إذا كانت الرسالة تحتوي على عدة صفحات ، فتجنب تدبيس الرسالة. إذا كنت تريد التأكد من اصطفاف الصفحات بشكل صحيح ، فاستخدم مشبك الورق في أعلى اليسار.

3. 

   المراسلات. إذا كنت ترسل بريدًا ، فاستخدم مظروفًا تجاريًا. في حالة توفر مظروف يحمل شعار شركتك ، استخدمه. قم بطباعة عنوان المرسل وعنوان المستلم بوضوح. قم بطي الحرف إلى ثلاثة أجزاء ، بحيث عندما يفتح المستلم الرسالة ، يتم طي الجزء الأول من الرسالة في الأعلى ثم يفتح على الطية السفلية. تأكد من وجود عدد كافٍ من الطوابع ثم أرسلها.
   • إذا شعرت أن العنوان المكتوب بخط اليد ملطخ ولا يتطابق مع أسلوبك المهني ، فاكتب العنوان في word ، ثم ضع المغلف في الطابعة واطبع العنوان على الظرف.
   • إذا كانت الرسالة مهمة للغاية و / أو عاجلة ، فيجب إرسالها عبر البريد السريع.
   • إذا كنت تريد إرسال الرسالة عبر البريد الإلكتروني ، فقم بتحويلها إلى تنسيق HTML أو احفظ الرسالة بتنسيق PDF للاحتفاظ بالتنسيق. ومع ذلك ، فإن المراسلات الورقية أفضل.
   الإعلانات

النصيحة

• استخدم قلمًا جيدًا لتوقيع الحروف.
• بسرعة. إذا لم تتمكن من الرد على طلب المرسل في غضون أسبوع ، فأخبره أو أخبرها بذلك وأخبرهم عندما يمكنهم الحصول على رد منك.
• ركز على الإيجابيات. تحدث عن الأشياء التي يمكنك فعلها ، وليس الأشياء التي لا يمكنك فعلها. على سبيل المثال ، إذا لم يكن لديك عنصر في المخزن ، فلا تخبر العميل أنه لا يمكنك الوفاء بطلبه ، وبدلاً من ذلك ، قل أن المنتج مشهور وبالتالي فإن جانبك غير متوفر. . ثم أخبرهم متى يمكنك أن تقدم لهم المنتج.
• إذا كتبت خطابًا يحتوي على الكثير من المحتوى ، فيجب عليك أولاً سرد هذه الأشياء.
  • ضع قائمة بكل الأشياء التي تريد تغطيتها. لا تقلق بشأن الطلب.
  • لكل محتوى ، ضع قائمة بالكلمات الرئيسية والأمثلة والحجج والحقائق.
  • راجع المحتوى في المخطط التفصيلي الخاص بك بحيث يكون مناسبًا لغرضك ولجمهورك.
  • تخلص من أي مشاكل غير ذات صلة.
  • رتّب المعلومات بالترتيب الأفضل للقارئ.

تحذير

• لا تكتب رسائل بجمل جميلة. المجاملة الحقيقية مقبولة ، ولكن إذا قمت بذلك بشكل زائد ، سيشعر القارئ أنك تعمل من خلال الإطراء ، وليس من خلال قدرتك.
• لا تستخدم لهجة قاسية وفرضية. تذكر أنك تحاول تعزيز أو بدء علاقة مهنية بخطاب عمل.