المحتوى

• خطوات
• جزء 1 من 3: التحضير لاستيراد البيانات من Excel إلى Access
• الجزء 2 من 3: استيراد البيانات من Excel إلى Access
• الجزء 3 من 3: استخدام معالج استيراد البيانات
• تحذيرات

Access هو نظام إدارة قاعدة بيانات علائقية يمكنك من خلاله استيراد جدول بيانات Excel واحد أو أكثر والتوفيق بين عناصرها المتجانسة. علاوة على ذلك ، باستخدام Access ، يمكنك جمع كمية كبيرة من البيانات وتحليلها ، حيث يتضمن ملف Access واحد عدة جداول Excel. لكن عليك أولاً استيراد البيانات من Excel إلى Access ؛ يمكن القيام بذلك باتباع بعض الخطوات الأساسية.

خطوات

جزء 1 من 3: التحضير لاستيراد البيانات من Excel إلى Access

1. 1 ابدأ تشغيل Excel و Access على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. تحتاج إلى شراء وتنزيل حزمة Microsoft Office تحتوي على كل من Excel و Access. يمكن القيام بذلك على موقع Microsoft الرسمي.
   • بعد تثبيت Microsoft Office ، في Windows انقر فوق "ابدأ" - "كافة البرامج".
   • انقر على "Microsoft Office" وحدد "Access" (أو "Excel") من القائمة التي تفتح. على الأرجح ، لديك بالفعل جدول بيانات Excel قمت بتنزيله أو تلقيه عبر البريد الإلكتروني. بمساعدة Excel ، يمكنك فتح مثل هذا الجدول.
2. 2 قم بمعالجة جدول Excel قبل استيراد البيانات إلى Access. سيؤدي ذلك إلى تسهيل مهمة نقل البيانات من Excel إلى Access بشكل كبير.خلاصة القول هي أنه في الجداول المختلفة ، يجب أن يكون لبعض البيانات نفس التنسيق.
   • أولاً ، تأكد من أن الصف الأول من كل جدول تم استيراده يحتوي على أسماء الأعمدة (الرؤوس) - يجب أن تصف الأسماء بوضوح البيانات التي تم إدخالها في الأعمدة. على سبيل المثال ، إذا كان العمود يحتوي على أسماء العائلة للأشخاص ، فقم بتسميته "الأسماء الأخيرة". قم بتسميته بدقة لتسهيل التوفيق بين عناوين الأعمدة في جداول مختلفة.
   • في Access ، يمكنك تسوية العناصر المتشابهة في جدولين أو أكثر من جداول Excel. على سبيل المثال ، لديك جدول بيانات Excel يحتوي على بيانات الراتب التي تحتوي على اسمك الكامل (اسم العائلة والاسم الأول والعائلة) والعناوين ومبالغ الراتب. لنفترض أنك تريد مقارنة هذا الجدول بجدول آخر يتضمن بيانات عن التبرعات لمشروع معين (الاسم والعناوين ومبالغ التبرعات). في Access ، يمكنك جعل عناوين الأعمدة متسقة عبر الجداول. في مثالنا ، قم بمطابقة أسماء الأعمدة مع الأسماء الأخيرة لمعرفة الأشخاص الموجودين في كلا الجدولين.
   • قم بمراجعة كل جدول بيانات Excel وتأكد من أن البيانات بنفس التنسيق ؛ وإلا ، قم بمعالجة الجدول لإحضار البيانات إلى نفس التنسيق. يعكس هذا الأسلوب في تنسيق البيانات كلمة "العلائقية" (من العلاقة) في وصف Access. على سبيل المثال ، إذا تم إدخال أسماء العائلة ، والأسماء الأولى ، وأسماء العائلة في عمود "الاسم الكامل" في جدول الرواتب ، وتم إدخال أسماء العائلة والأسماء الأولى فقط في عمود "الاسم الكامل" في جدول التبرعات ، عندئذٍ لا تعتبر هذه الأعمدة متجانسة (أي أنها لن تكون قادرة على مطابقتها). لذلك ، يجب أن تكون أسماء الأعمدة وتنسيق البيانات الموجودة في هذه الأعمدة متطابقة.
3. 3 قسّم البيانات الموجودة في أعمدة جدول بيانات Excel. لجعل عناصر جدول بيانات Excel متجانسة (للاستيراد إلى Access) ، افصل المعلومات في الأعمدة المناسبة.
   • على سبيل المثال ، يمكنك وضع الاسم الأخير في عمود واحد والاسم الأول في الثاني والاسم الأوسط في العمود الثالث. افعل الشيء نفسه مع العمود المقابل في الجدول الثاني. الآن ، في Access ، يمكنك مطابقة ، على سبيل المثال ، أسماء العائلة من جدول مع أسماء العائلة من جدول آخر ، والعثور على الأشخاص الذين يظهرون في كلا الجدولين.
   • لتقسيم البيانات في عمود Excel ، حدد العمود المطلوب. على شريط الأدوات ، انقر فوق البيانات. ثم انقر فوق نص حسب الأعمدة. يوصى بتحديد خيار محدد. ثم انقر فوق التالي.
4. 4 لفصل البيانات الموجودة في عمود واحد ، اتبع توجيهات معالج النص. اتبع هذه الخطوات:
   • حدد حرفًا فاصلًا بين البيانات. تذكر أن المعلومات المدخلة في الخلية مفصولة بنوع من الرموز. عادةً ما يكون هذا الحرف الفاصل عبارة عن مسافة أو فاصلة أو فاصلة منقوطة. في الغالبية العظمى من الحالات ، يتم فصل المعلومات بمسافة. على سبيل المثال ، يتم إدخال المعلومات التالية في خلية: إيفانوف إيفان إيفانوفيتش. هنا يتم فصل اللقب عن الاسم الأول بمسافة ، ويتم فصل الاسم الأول أيضًا عن اسم الأب عن طريق مسافة. في هذه الحالة ، حدد خيار "Space" في نافذة Text Wizard.
   • انقر فوق {التالي. ثم انقر فوق "إنهاء". سيتم تقسيم العمود الذي يحتوي على الخلية "Ivanov Ivan Ivanovich" إلى ثلاثة أعمدة. يمكنك الآن تعيين اسم لكل عمود من الأعمدة الثلاثة الجديدة ، أي تسميتها بـ "اللقب" و "الاسم الأول" و "باترونيميك". قبل تقسيم المعلومات إلى يمين العمود المقسم ، أدخل بعض الأعمدة الفارغة بحيث يقوم Excel بإدخال البيانات المقسمة فيها (وليس في الأعمدة التي تحتوي على بيانات أخرى مملوءة بالفعل).

الجزء 2 من 3: استيراد البيانات من Excel إلى Access

1. 1 بدء الوصول. للقيام بذلك ، انقر فوق "ابدأ" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access". لاستيراد البيانات من Excel ، أنشئ قاعدة بيانات Access جديدة.
   • لإنشاء قاعدة بيانات ، في نافذة Access ، انقر فوق قاعدة بيانات جديدة.
   • إذا كنت تريد ، امنح قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها اسمًا. ثم انقر فوق "إنشاء".
2. 2 قم باستيراد جدول بيانات Excel الخاص بك إلى Access. يمكنك الآن استيراد البيانات من جدول بيانات Excel واحد أو أكثر إلى Access.
   • في شريط الأدوات (في نافذة Access) ، انقر فوق بيانات خارجية.في بعض إصدارات Access ، على شريط الأدوات ، انقر فوق ملف - بيانات خارجية.
   • ضمن اسم الملف ، انقر فوق "استعراض" للعثور على جدول Excel الذي تريده.
   • حدد المربع بجوار "استيراد البيانات الأولية إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية" (يتم تمكين هذا الخيار افتراضيًا).
   • عندما تجد الطاولة التي تريدها ، اضغط عليها. ثم انقر فوق "موافق". يتم فتح معالج استيراد البيانات من Excel إلى Access.

الجزء 3 من 3: استخدام معالج استيراد البيانات

1. 1 اتبع إرشادات معالج استيراد البيانات. يجب عليك القيام بذلك لإكمال عملية استيراد جدول بيانات Excel إلى Access.
   • حدد الورقة في جدول بيانات Excel التي تريد استيراد بياناتها إلى Access. في بعض الأحيان يكون هذا سهلاً للغاية ، لأن الجدول يحتوي على ورقة واحدة فقط. لكن في بعض الأحيان يحتوي جدول بيانات Excel واحد على العديد من الأوراق ، تظهر علامات التبويب في الجزء السفلي من نافذة Excel ؛ في هذه الحالة ، تحتاج إلى تحديد ورقة معينة. ثم انقر فوق التالي.
   • تظهر نافذة تسألك عما إذا كان الصف الأول من الجدول يحتوي على عناوين أعمدة. يشير هذا إلى الأسماء التي تميز البيانات في كل عمود (على سبيل المثال ، الاسم الأخير والعنوان والراتب وما إلى ذلك). إنه لأمر رائع إذا كنت قد عالجت جدول بيانات Excel مسبقًا بحيث يحتوي الصف الأول على أسماء أعمدة محددة بدقة ؛ في هذه الحالة ، حدد الخيار الذي يحتوي على عناوين الأعمدة في الصف الأول. ثم انقر فوق التالي.
   • إذا لم تكن هناك عناوين أعمدة في الصف الأول ، فستفتح نافذة تسألك عما إذا كنت تريد تسمية "الحقول" (في Access ، "الحقول" هي عناوين الأعمدة). إذا لم تكن قد أدخلت أسماء الأعمدة من قبل ، فقم بذلك الآن.
2. 2 قم بإنهاء استيراد البيانات. لم يتبق سوى بضع خطوات للإكمال. في النافذة التي تفتح ، حدد المفتاح الأساسي (إذا أردت).
   • يمكنك القيام بذلك ، لكن ليس عليك القيام بذلك. المفتاح الأساسي هو رقم فريد يتم تعيينه لكل صف من البيانات ؛ يمكن أن يكون هذا مفيدًا عند فرز البيانات. ثم انقر فوق التالي.
   • تعرض النافذة الأخيرة الاسم الافتراضي. يمكنك إعادة تسمية جدول Excel (عند اكتمال الاستيراد ، يظهر كجدول Access على الجانب الأيسر من الشاشة).
   • انقر فوق استيراد ثم انقر فوق إغلاق. سيتم عرض الجدول على الجانب الأيسر من الشاشة ؛ هذا يعني أنه تم استيراده بالكامل إلى Access.
   • إذا كنت تريد التوفيق بين عدة قواعد بيانات ، فاتبع الخطوات المذكورة أعلاه لاستيراد جدول أو أكثر من جداول Excel الإضافية. يمكنك الآن البدء في تسوية بياناتك في Access.

تحذيرات

• ضع في اعتبارك أنه إذا كان إصدار Excel الذي تم إنشاء الجدول به مختلفًا عن إصدار Access ، فقد تواجه مشكلات في استيراد البيانات.
• للتكرار ، قم بمعالجة جدول بيانات Excel قبل استيراد البيانات. أي ، انتبه إلى تنسيق البيانات التي ستعمل بها.
• قم بعمل نسخة من الجدول الأصلي بحيث يمكنك استيراد البيانات مرة أخرى كحل أخير.
• يمكن لـ Access استيراد 255 عمودًا كحد أقصى.