المحتوى

• خطوات
• جزء 1 من 3: تنظيم تقرير الحدث الخاص بك
• جزء 2 من 3: ابحث عن المادة المناسبة لتقريرك
• جزء 3 من 3: اللمسات الأخيرة لكتابة تقرير الحدث
• نصائح
• ماذا تحتاج

ربما تحتاج إلى كتابة تقرير عن الحدث وتحديد مدى نجاحه ومقارنة النتائج بالأهداف. هذا مهم حتى يتمكن الأشخاص أو الشركات التي تستضيف الحدث من فهم ما إذا كان ينبغي عليهم تغيير شيء ما. هناك طرق يمكنك من خلالها جعل تقرير الحدث الخاص بك أكثر نجاحًا. هذا مهم إذا كنت ستقيم أي حدث آخر!

خطوات

جزء 1 من 3: تنظيم تقرير الحدث الخاص بك

1. 1 حدد أسلوب وشكل عرضك التقديمي لجمهور معين. يمكن حياكة تقارير الأحداث وتدبيسها وإرسالها بالبريد الإلكتروني بتنسيق PDF وتنفيذها باستخدام عرض PowerPoint تقديمي وغير ذلك.
   • تأكد من تنظيم تقرير الحدث الخاص بك حسب القسم. يجب عليك مقارنة نتائج الحدث بالأهداف التي حددتها. لخص النتائج الرئيسية للحدث.
   • صمم تقرير الحدث وفقًا لاحتياجات واهتمامات كل راعي وجمهور. ضع في اعتبارك أهداف الرعاة. إلى حد ما ، الرعاة هم الجمهور الرئيسي لتقرير الحدث الخاص بك. يريدون معرفة ما إذا كان الأمر يستحق رعاية هذا الحدث الخاص بك. لذلك لا تنسَ التفكير فيما يريدون معرفته وما هي الجوانب المهمة حقًا بالنسبة لهم.
   • قم أيضًا بإعداد تقرير الحدث لتلبية المتطلبات المحددة للحدث وتفرد الراعي. لا يجب أن تكتب تقريرًا قياسيًا نموذجيًا. يجدر النظر في أنه سيتم أيضًا عرض تقريرك على إدارة الشركة والمديرين الماليين.
2. 2 نظم العملية بحيث تسجل المعلومات التي تحتاجها طوال الحدث. لا تعتمد فقط على ذاكرتك.
   • سيسمح لك تدوين المعلومات قبل الحدث وأثناءه وبعده بإنشاء تقرير أكثر تفصيلاً وبالتالي أكثر فعالية. سيساعدك أيضًا على تقديم المعلومات بترتيب زمني.
   • ضمان جمع البيانات بشكل مستمر ، وتوظيف المزيد من الأشخاص إذا لزم الأمر (بما في ذلك المتدربين المحتملين) لهذا الغرض. الأهم من ذلك ، ليس عليك الانتظار حتى نهاية الحدث لإنشاء تقرير.
3. 3 تقليل التقرير إلى النقاط الرئيسية. تكمن المشكلة في بعض تقارير الأحداث في أنها ببساطة تسرد ترتيب الحدث أو تركز على العروض الترويجية. لا تفعل ذلك. بدلاً من ذلك ، ركز على النقاط الرئيسية بوضوح وتحليليًا.
   • حدد بعض أحداث الحدث للحصول على تفاصيل تفصيلية. فكر في أي ثلاثة أحداث كانت الأفضل وأي ثلاثة أحداث كانت غير متوقعة.
   • لا تفرط في تحميل تقريرك بتفاصيل غير ضرورية مثل قائمة الغداء أو عرض مفصل للمتحدث الرئيسي. يجب أن تبرز ما يهم حقًا.

جزء 2 من 3: ابحث عن المادة المناسبة لتقريرك

1. 1 اكتب ملخصًا عن المشروع. يجب أن يحتوي تقرير النشاط على ملخص للمشروع ، وهو نسخة مختصرة من التقرير الكامل الأكثر تفصيلاً. خذ هذه السيرة الذاتية كمقدمة.
   • يمكنك إنشاء تقريرين - ملخص مشروع مصمم للأشخاص المهتمين بنتائج الحدث ، وتقرير كامل أكثر تفصيلاً لأولئك الذين يرغبون في رعاية حدث أو تنظيمه.
   • في ملخص المشروع ، يجب أن تركز على النقاط والنتائج الرئيسية. يجب أن يكون ملخص المشروع قصيرًا - صفحة واحدة أو صفحتين. يجب أن تلخص التفاصيل الرئيسية للحدث وتتضمن تفسيرًا موجزًا ​​للبيانات.
2. 2 قم بتضمين مادة توضيحية في تقرير الحدث الخاص بك. من الأكثر فاعلية أن تقدم للجمهور مخططًا يعكس المعلومات الإحصائية ، بدلاً من حمل الجمهور بأرقام وتواريخ لا حصر لها.
   • إذا تضمن الحدث منتجًا جديدًا ، يمكنك إرفاق صورة له. ستساعد صور الحدث نفسه في توضيح تقرير الحدث. حاول نشر إعلانات الرعاة على موقعك لدعم تقريرك. مرة أخرى ، لا يمكن لأي من هذا الانتظار حتى نهاية الحدث.
   • سيكون من الجيد تضمين عينات ونسخ وأمثلة أخرى للموقع. قم بالإبلاغ عن عدد الأشخاص الذين حصلوا على قسائم من الرعاة وما إلى ذلك. تقديم تغطية للحدث في الموقع وخارجه في الصحافة للجمهور وللجهات الراعية.
3. 3 توثيق أي تغطية صحفية أو دعائية. يجب عليك تقييم ما تم تغطيته في الصحافة مقابل الأهداف التي حددتها.
   • التركيز على الإعلانات المطبوعة والمقالات التي تحتوي على أسماء الرعاة والإعلانات ، بالإضافة إلى جمع الأرقام وتصنيفات الإعلانات.
   • توثيق الإعلانات التليفزيونية والإعلانات العامة والتقييمات والإشارات الإخبارية.
   • لا تنسَ الانتباه إلى المعلومات الواردة في الراديو ، والإعلان عن قوائم الأسعار ، وقيمة الإعلان والترويج ، وتقارير التدقيق ، والمزيد.
4. 4 تأكد من تضمين ذكر الغرض من الحدث في تقريرك. من المهم جدًا ربط أهداف الحدث بالنتيجة ، لذلك لا تنس ذكر ماهية مهمة وأهداف المشروع.
   • يمكنك أيضًا تضمين برنامج الحدث. يجب عليك أيضًا ذكر المشاركين الرئيسيين في الحدث. لا تنسى الإيجاز.
   • اقض معظم وقتك في سرد ​​ومناقشة النتائج الرئيسية للحدث ومقارنتها بالأهداف المدرجة. كن واقعيًا وتجنب التستر على الجوانب التي لم تكن ناجحة جدًا.
5. 5 قم بتضمين معلومات التمويل في تقرير الحدث الخاص بك. من المهم تقديم مناقشة تفصيلية لميزانية الحدث والمبلغ الذي تم إنفاقه بالفعل (أو ربما تم استثماره). تأكد من مقارنة التكاليف المحتملة مع التكاليف الحقيقية ، وإظهار ما تم بشكل جيد وما يحتاج إلى مزيد من العمل.
   • يجب عليك تغطية جميع التكاليف ، بما في ذلك الأنشطة التسويقية والترويجية وتعويضات الموظفين وتكاليف الرعاية. من المهم وضع ميزانية مفصلة.سيرغب مديرو المالية والإدارة العليا في رؤية الحقائق التي تدعم النتائج.
   • قم بتضمين حسابات صافي الدخل مثل العمولات والرعاية والعينات. لكن لا تنس أنك تقارن الأرباح بالأرباح المتوقعة. مقارنة بماذا؟ سؤال جيد.
6. 6 قم بتضمين إحصائيات ذات مغزى للقارئ. لا تقم بإنشاء تقرير يسرد فقط المعلومات التي تجعلك تشعر بالرضا. يجب أيضًا الإشارة إلى عدد الزوار. من الجيد تقديم بيانات قابلة للقياس.
   • الإحصاءات الأخرى ذات الصلة هي إجمالي المبيعات والزوار. هذا النوع من البيانات يضيف مصداقية لتقرير الحدث الخاص بك. أدخل معلومات الزائر الخاص بك. قم بتضمين المعلومات السكانية وأرقام الزيارات والأبحاث العامة (مثل عادات التسوق).
   • اذكر عدد الأشخاص الذين استجابوا لحملات الرعاية والتبرعات للجمعيات الخيرية. توثيق الأثر الاقتصادي ومشاركة الموظفين.
7. 7 دعم البيانات بعنصر الجودة. يجب أن يتضمن تقريرك معلومات إحصائية ، ولكنك تحتاج أيضًا إلى مدخلات الأشخاص لتقديم ملاحظات جيدة.
   • اجمع الملاحظات من الحاضرين وأعضاء الفريق بحيث لا تأتي بيانات نجاح الحدث وفشله من مؤلف التقرير فقط. بهذه الطريقة ، سيظهر تقريرك أكثر مصداقية.
   • ضع في اعتبارك تضمين بحث مستقل. تقييم التغطية الصحفية هو أحد الأمثلة على الأماكن التي يمكن إجراء بحث مستقل فيها.
   • تقييم المكان والمكان. يجب أن تأخذ بعض الوقت لتقييم المكان والإعداد من منظور الآخرين. ناقش مدى استخدام المساحة في المؤتمر والحدث وما إلى ذلك.

جزء 3 من 3: اللمسات الأخيرة لكتابة تقرير الحدث

1. 1 قم بإعداد تقريرك في الوقت المحدد. حاول إعداد ونشر تقرير بعد الحدث مباشرة. لا تنس وضع علامة على هذا الحدث في التقويم الخاص بك. يعتقد بعض الناس أنه يجب نشر التقرير في غضون شهر بعد الحدث ، لكن البعض الآخر يرى أنه من الأفضل القيام بذلك في غضون أيام قليلة.
   • كلما كان هناك موعد نهائي ، يجب أن تقدم تقريرك في الوقت المحدد. ربما تكتب تقريرًا لوكالة ما طلبها أحد العملاء. انتبه لجميع المتطلبات.
   • ما يهم هو أن جمهورك يتوقع تقريرًا عميقًا وفي الوقت المناسب. لذا خذ الوقت الكافي للقيام بذلك بشكل صحيح ، ولكن لا تؤخر العملية.
2. 2 صحح تقريرك. تأكد من أن تقرير الحدث الخاص بك مكتوب بشكل جيد وخالي من الأخطاء الإملائية أو علامات الترقيم.
   • تأكد من أن تقريرك عميق بما فيه الكفاية. لاحظ القاعدة العامة الجيدة - "أظهر ، لا تتحدث". هذا يعني أنه من الجيد تقديم أمثلة محددة لدعم النقاط الأكثر عمومية الموضحة في التقرير.
   • لا تنس جمهورك وتأكد من أن ما تكتبه يبدو رسميًا ومهنيًا.تقرير حدث ليس وثيقة روتينية؛ إنها وثيقة مهمة لتحديد ما إذا كان النشاط يستحق الموارد التي أنفقت عليه ، لذلك يجب أن يبدو التقرير مقنعًا.

نصائح

• التقط صورًا أكثر مما تعتقد أنه ضروري. أثناء كتابة تقريرك ، سوف تقدر فائدة هذه النصيحة.
• عند جمع التعليقات من المضيفين والأشخاص الذين خططوا للحدث ، يجب ألا تفعل ذلك على الفور. ستبقى في مكانها حتى بعد نهاية الحدث ، يجب عليك أولاً أن تسأل الناس من الحشد ؛ سيكونون أول من يغادر الحدث. كذلك لا تزعج المقدم إذا كان مشغولاً بشيء آخر فستجده لاحقاً ويمكنك أن تسأل عن كل شيء.
• عند جمع التعليقات ، قم بإجراء محادثة وطرح الأسئلة بشكل طبيعي ، ثم يخبر المحاور الخاص بك بصدق ما يفكر فيه حول الحدث.
• اجمع مراجعات أكثر مما تعتقد أنك بحاجة إليه. سوف تكون سعيدا بشأن ذلك لاحقا.
• تُظهر الصور الجيدة ما كان يحدث في الحدث بالإضافة إلى ردود أفعال الناس.
• حاول التقاط صور للصورة بأكملها ، بما في ذلك الأشخاص والمقدم في صورة واحدة ، لإبلاغ القارئ بحجم الحدث.

ماذا تحتاج

• كاميرا رقمية
• دفتر