كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني تطلب تدريبًا

مؤلف: Gregory Harris
تاريخ الخلق: 10 أبريل 2021
تاريخ التحديث: 26 يونيو 2024
Anonim
كيفية كتابة رسالة بريد الكتروني (إيميل) بإحترافية
فيديو: كيفية كتابة رسالة بريد الكتروني (إيميل) بإحترافية

المحتوى

في عالم المعلومات اليوم ، ليس من غير المعتاد استخدام البريد الإلكتروني للحصول على تدريب داخلي (ويعتبر هذا النهج أكثر من المعتاد). إذا كانت لديك دعوة للحصول على تدريب داخلي أو ترغب في الاستفسار عن مدى توفر تدريب داخلي ، فقم بإرسال بريد إلكتروني إلى جهة الاتصال المحددة. ومع ذلك ، يجب كتابة البريد الإلكتروني بشكل رسمي قدر الإمكان (كما لو كان خطابًا ورقيًا حقيقيًا). يجب أن تكون القواعد والتحية والنهاية متوافقة مع أسلوب العمل. تحقق مرة أخرى من بريدك الإلكتروني قبل الإرسال ويرجى التحلي بالصبر.

خطوات

جزء 1 من 4: التحضير لكتابة بريد إلكتروني

  1. 1 احصل على عنوان بريد إلكتروني يبدو احترافيًا للأعمال. استخدم عنوان بريد إلكتروني واضحًا ومنطقيًا أثناء المراسلات التجارية. يجب ألا تستخدم الألقاب والرموز والأرقام غير الضرورية (الإضافية). بعض الاختلاف في اسمك الحقيقي جيد. على سبيل المثال: يعتبر [email protected] أكثر من مجرد خيار مناسب.
    • إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني الحالي مرتبطًا بملف تعريف وسائط اجتماعية (وكان هناك شيء غير احترافي في هذا الملف الشخصي) ، فاحصل على عنوان مختلف لنفسك. أيضًا ، قم بتكوين إعدادات الخصوصية الخاصة بك في ملف التعريف هذا.
  2. 2 دراسة أنشطة وهيكل الشركة. قبل التقدم للحصول على تدريب داخلي ، خذ الوقت الكافي للبحث عن الشركة التي ترغب في العمل بها. قم بزيارة الموقع. اقرأ المقالات الإخبارية المختلفة حول المنظمة. إذا كانت إحدى الشركات تروج لمنتج (على سبيل المثال ، شبكة اجتماعية) ، فحاول أن تجد وقتًا لاستخدام هذا المنتج في غضون أسبوع واختبار جودته. اكتب أفكارك الخاصة في الرسالة. يقدر أصحاب العمل المحتملون هؤلاء المرشحين الذين يعرفون شيئًا عن شركتهم ويمكنهم منطقياً إثبات معرفتهم بطريقة شاملة.
  3. 3 ابحث عن جهات اتصال مشتركة. من المفيد جدًا أن يكون لديك اتصالات في الشركة. استخدم الشبكات الاجتماعية مثل LinkedIn و Facebook للبحث عن الكلمات الرئيسية المتعلقة بشركتك. إذا وجدت أي جهات اتصال ، فتحقق من المواقف التي تم شغلها. اطلب رقم هاتف بأدب أو حدد موعدًا شخصيًا. اطلب المشورة بشأن التقدم للحصول على تدريب.
    • إذا كنت تستخدم LinkedIn ، فيمكنك معرفة أي من أصدقاء أصدقائك يعمل في المؤسسة الصحيحة. لا تتردد في مطالبتهم بمشاركة جهات الاتصال الخاصة بك مع أصدقائهم. ومع ذلك ، كن لبقًا ولا تخاطب نفس الشخص عدة مرات.
    • توفر بعض الجامعات إمكانية الوصول إلى قواعد بيانات الخريجين عبر الإنترنت. بمساعدة هذه المواقع ، يمكنك البحث عن الأشخاص الذين يشاركون في وظيفة معينة أو يشغلون منصبًا معينًا. عادة ما يكون الخريجون الذين قدموا معلومات الاتصال الخاصة بهم على استعداد لتلقي رسائل البريد الإلكتروني و / أو المكالمات الهاتفية من الطلاب.
    • عندما تتحدث عن شركة ، يجب أن تذكر أنك مهتم بالتدريب الداخلي. اسأل عن الهيكل التنظيمي للشركة ، وعن بيئة العمل ، وعن أهداف وغايات العمل ، وما إلى ذلك.
  4. 4 قرر من سيتلقى رسالتك. هل يوجد اسم جهة اتصال في كتيب التدريب؟ إذا كان الأمر كذلك ، فاستخدم اسم هذا الشخص وعنوان بريده الإلكتروني. إذا لم يكن هناك جهة اتصال مدرجة ، فاتصل بالشركة واكتشف المسؤول عن حل مشكلات التدريب. إذا لم يقم أحد بذلك ، فقم بإرسال بريدك الإلكتروني إلى رئيس قسم الموارد البشرية في المؤسسة. إذا كانت لديك بالفعل فرصة للدردشة مع شخص يعمل بالفعل في المؤسسة ، فيمكنك ذكر ذلك في بداية بريدك الإلكتروني.
    • إذا لم تتمكن من العثور على اسم أي موظف ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى السادة أو الموظفين الأعزاء.
  5. 5 الرجاء إدخال سطر الموضوع بالضبط من بريدك الإلكتروني. هل تريد أن يتميز بريدك الإلكتروني عن الكم الهائل من رسائل البريد الإلكتروني؟ في هذه الحالة ، من الأفضل أن تكتب شيئًا كالتالي: "إيفان فيتروف: طلب للحصول على تدريب داخلي في شركة X". إذا لزم الأمر ، استخدم الصياغة المحددة التي يطلبها صاحب العمل.

جزء 2 من 4: كتابة الفقرة الأولى

  1. 1 خاطب المستلم بأسلوب عمل رسمي. ابدأ السطر الأول من الرسالة بالكلمات "عزيزي السيد / السيدة / كامينسكيخ" أو "مرحبًا أنتونينا بافلوفنا!" اعتمادًا على الاسم والمنصب والجنس للشخص المسؤول. لا تكتب "Hello Marina" أو "Hello" فقط. ابدأ بعنوان رسمي ستستخدمه لاحقًا عند كتابة رسالتك.
  2. 2 عرفنى بنفسك. زود المستلم باسمك وحالتك (على سبيل المثال ، طالب أحياء في السنة الثالثة بجامعة X). وضح كيف اكتشفت التدريب (وجدته على الإنترنت ، أو اقرأه في الجريدة ، أو تعلمته من شخص تعرفه). إذا كان لديك معارف مشتركة ، فأخبرنا بذلك في أقرب وقت ممكن. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "مدير البرنامج ... / أستاذي / وما إلى ذلك ..." ، ثم الإشارة إلى المكان الدقيق للعمل والوظيفة والاسم ، "دعاني للاتصال بك."
  3. 3 أخبرنا عن استعدادك للبدء. حدد تواريخ البدء والانتهاء المقدرة للتدريب الخاص بك ؛ اشرح ما إذا كان جدولك مرنًا. إذا كنت على استعداد ، على سبيل المثال ، لتكريس فترة تدريبك بالكامل خلال فصل الربيع ، بالإضافة إلى العمل بدوام كامل خلال فصل الصيف ، فشرح ذلك. حدد عدد الساعات التي يمكنك العمل فيها في الأسبوع.
  4. 4 اذكر الغرض من التدريب. هل تحتاج إلى تدريب داخلي للدراسة؟ إذا كان هذا يناسبك ، فأشر إلى أنك بحاجة إلى تدريب داخلي في المقام الأول لاكتساب الخبرة ، وأنك لا تطالب بقائمة مسؤوليات الوظيفة والتعويضات. اكتب عن المهارات التي ترغب في اكتسابها خلال فترة التدريب.
  5. 5 أخبرنا عن سبب إعجابك بالشركة كثيرًا. اذكر شيئًا تعتقد أن الشركة تفتخر به. تجنب ذكر أي أخبار سلبية. حافظ على نغمة كتابة إيجابية. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: (اسم الشركة) يتمتع بسمعة طيبة وأنا أقدر حقًا التزامك بالتطوع لمساعدة الحيوانات الضالة.

    "المتدرب المثالي هو شخص متحمس لمهمة الشركة. ابدأ رسالتك بالإشارة إلى أشياء معينة تحبها في المنظمة. ثم اكتب أنه سيكون شرفًا لك أن تكون قادرًا على إجراء تدريب داخلي هناك. وبعد ذلك ، في شكل قائمة ، حدد ما يمكنك تقديمه لهذه الشركة ".


جزء 3 من 4: كتابة الفقرة الثانية

  1. 1 أخبرنا عن مؤهلاتك وخبراتك. في بضع جمل ، تحدث عن مشاريع الدورة وخبرات العمل السابقة وأي مهارات مهمة للوظيفة. أظهر كيف يمكن لمعرفتك أن تفيد المنظمة. أضف معلومات حول العمل والأنشطة التطوعية ، واشرح كيف ساعدتك تجربتك السابقة في التدريب. أكد كيف يمكنك المساهمة في تحسين وتطوير المنظمة. يحتاج صاحب العمل المحتمل إلى الوثوق في أنه يمكنك التعامل مع المهام المطروحة.
    • استخدم تعبيرات فعل قوية لوصف خبرتك في العمل. بدلاً من كتابة ، "تدربت في قسم التسويق لمدة عامين" ، قل بصوت عالٍ: "بصفتي متدربًا في قسم التسويق ، قمت بإنشاء محتوى أصلي وحديث ، وطوّرت نسخًا إلكترونية ومطبوعة من الكتيبات الإعلانية ، وطوّرت السوق. التسويق. عبر وسائل التواصل الاجتماعي لمنظمة من خمسين شخصًا ".
    • يمكن أن تشمل المهارات أن تكون نشطًا على وسائل التواصل الاجتماعي ، وتنظيم الأحداث ، ومجموعة من الأشياء الأخرى.
  2. 2 اذكر إنجازاتك الأكاديمية وغير الأكاديمية. اكتب عن إنجازاتك الأكاديمية. إذا كنت قد تصرفت كقائد مجموعة ، فقم بوصف مسؤولياتك و / أو إنجازاتك. هل ترأست لجنة أو لجنة؟ هل دربت فريقًا رياضيًا؟ كن قصيرًا عن هذا حتى لا تفقد انتباه القارئ.
    • بدلاً من استخدام الصفات لوصف نفسك ، استخدم أمثلة محددة توضح صفاتك. على سبيل المثال ، بدلاً من أن تقول ، "أنا طالب طموح ،" اكتب ، "طوال دراستي ، كنت من أفضل الطلاب في الدورة."

جزء 4 من 4: إكمال بريد إلكتروني

  1. 1 حدد متى ستكون متاحًا للاتصال. ناقش متى وكيف ستتصل بصاحب العمل لتتبع حالة طلبك. اترك معلومات الاتصال الخاصة بك: الاسم وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف وبيان الوقت الذي تكون فيه متاحًا. يمكنك أن تكتب ، "يمكن الاتصال بي عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. إذا لم تتمكن من الوصول إلي ، فسأعاود الاتصال بك (الاثنين المقبل) ".
  2. 2 أكمل البريد الإلكتروني. اشكر القارئ بأدب على الوقت الذي أمضاه في النظر إلى الرسالة. أنهِ الخطاب بكلمات دافئة مثل "مع خالص التقدير". إذا كنت قد تحدثت بالفعل إلى هذا الشخص عبر الهاتف أو شخصيًا ، فيمكنك استخدام كلمات الوداع مثل "أفضل التمنيات". لا تستخدم كلمة "شكرًا لك" أو مجرد "أطيب التمنيات" لإنهاء المراسلات التجارية. أدخل اسمك الأول والأخير ، على سبيل المثال إيفان فيتروف ، وليس إيفان فقط.
  3. 3 ضع في اعتبارك مرفقات البريد الإلكتروني. لا ترفق سيرتك الذاتية برسالة بريد إلكتروني غير مرغوب فيها للتدريب الداخلي. إذا كانت الشركة لا تبحث بنشاط عن متدربين ، فقد يحجم الموظفون عن فتح المرفقات (خاصة إذا كان هذا مخالفًا لقواعد أمن المعلومات الخاصة بهم في مكان العمل).إذا طلب كتيب إعلاني إرسال سيرة ذاتية ، فقم بإرفاق مستند PDF بالحرف (وليس Word ، حيث يمكن فقد / تغيير التنسيق عند فتحه على نظام تشغيل آخر).
    • يحذر بعض أصحاب العمل أحيانًا من أنهم لن يفتحوا مرفقات البريد الإلكتروني. إذا صادفت هذا ، أضف خطاب التغطية واستأنف في نص البريد الإلكتروني. تأكد من فصلهما عن بعضهما بمسافة بيضاء بحيث يسهل على صاحب العمل التمييز بين كل مستند.
  4. 4 تصرف كما وعدت في الرسالة. إذا لم تتصل بك المنظمة ، فأرسل الرسالة مرة أخرى ، أو الأفضل - اتصل بهم. يمكنك أن تكتب ، "عزيزي السيد كامينسكي ، اسمي (الاسم) وأنا أتطلع إلى تلقي رسائل البريد الإلكتروني التي أرسلتها إليك الأسبوع الماضي بخصوص التدريب (الخريف). سأكون ممتنا لفرصة مناقشة هذه المسألة. شكرا. مع خالص التقدير لك ، إيفان فيتروف ".

نصائح

  • يمنح إرفاق خطاب تغطية الحالة مظهرًا رسميًا ، وتميل رسائل البريد الإلكتروني إلى أن تكون غير رسمية. إذا اخترت إرفاق خطاب تغطية ، فيجب أن تكون رسالتك قصيرة ولكن مهذبة ؛ عند الاتصال بصاحب العمل ، اشرح من أنت ، وما المشكلة التي تعالجها ، وأبلغ أن سيرتك الذاتية وخطاب التغطية مرفقان بالرسالة. اشترك باسمك وأضف معلومات الاتصال الخاصة بك.
  • يجب ألا يبدو بريدك الإلكتروني كما لو أنه تم إنشاؤه بواسطة أحد البرامج. صمم كل حرف ترسله بشكل مختلف حتى تعرف الشركة أنك لا ترسل رسائل بريد إلكتروني مجمعة للحصول على تدريب داخلي.