المحتوى

• خطوات
• طريقة 1 من 2: فرز أبجديًا
• الطريقة 2 من 2: فهرسة المستندات
• نصائح
• تحذيرات

يمكن تنظيم مستنداتك المطبوعة - سواء للعمل أو للأغراض الشخصية - دون الكثير من المتاعب عن طريق فرزها أبجديًا. سيسمح لك تنظيم المستندات هذا ولأي شخص آخر بالعثور بسرعة على المعلومات التي تحتاجها ، بالإضافة إلى ضمان حماية المستندات. ومع ذلك ، ليس كل شيء بهذه البساطة ، وهناك العديد من التفاصيل الدقيقة في فرز المستندات أبجديًا ، والتي سنخبرك عنها الآن.

خطوات

طريقة 1 من 2: فرز أبجديًا

1. 1 تنظيم المستندات أبجديًا بناءً على عنوانها. استخدم ما يسمى بالفهرس الأبجدي لهذا الغرض.
2. 2 ضع المستندات في مجلد رسائل واحد أو آخر ، بناءً على الحرف الذي تبدأ به. يجب أن يعتمد فرز المستندات التي تبدأ بالحرف نفسه على الحرف الثاني من الاسم. إذا كان الحرف الثاني هو نفسه ، فإن الحرف الثالث. أو الرابع. أو الخامس. لا توجد انحرافات عن هذه الخوارزمية هنا ولا يمكن أن تكون موجودة ، لكنها ستكافئك مائة ضعف - سيؤدي هذا الفرز إلى محو جميع النقاط البيضاء في الوثائق.
3. 3 صف كيف قمت بفرز الوثائق. تريد أن يعرف كل من لديه حق الوصول إلى المستندات التي طلبتها كيف يتم ترتيبها.
4. 4 ضع المستندات في الدرج أو في المكان الذي ينبغي أن تحفظ فيه بالترتيب. عند إضافة شيء جديد إلى المستندات ، لا تنس الأبجدية!

الطريقة 2 من 2: فهرسة المستندات

1. 1 استخدم ملصقات بأحرف أبجدية. فهرسة المستندات (بمعنى آخر ، التوقيع) هي أساس الأساسيات في تنظيم المستندات. في هذه المرحلة سيتم نقل المستندات إلى الأقسام والأقسام المناسبة في الكتالوج الخاص بك. في الواقع ، تُستخدم أسماء الأقسام لوصف محتوياتها ، ثم يصبح اسم القسم اسم المستند أيضًا. رتب الأقسام أبجديًا باستخدام النصائح أدناه.
2. 2 يمكن فهرسة أسماء العلم بالترتيب التالي: اللقب ، ثم الاسم الأول ، ثم اسم الأب أو الاسم الأوسط. يمكن تجاهل علامات الترقيم.
   • إذا تم استخدام البادئات ، فقم بتوصيل البادئة بجزء الاسم الذي يسبقها ووضعها أولاً. ليست هناك حاجة إلى علامات الترقيم.
   • يمكن تجاهل الواصلات ، ويجب وضع أجزاء من الاسم قبل وبعد الواصلة أولاً.
   • يتم فهرسة الاختصارات والكلمات المكونة من حرف واحد كما هي. يتم تقسيم الأحرف الأولى إلى أجزاء منفصلة.
   • يتم سرد المواضع واللواحق الاسمية أخيرًا ، مع الإشارة إلى الموضع أولاً ، ثم اللاحقة.
3. 3 يمكن فرز المستندات المتعلقة بالمنظمات حسب اسم هذه المؤسسات. في هذه الحالة ، تعتبر كل كلمة من اسم المنظمة عنصرًا منفصلاً. يتم المحاسبة بنفس الترتيب الذي يتم به عرض الكلمات في العنوان.
   • يتم فهرسة الاختصارات والكلمات المكونة من حرف واحد كما هي. في هذه الحالة ، يجب فصل الأحرف بمسافات واعتبارها عناصر منفصلة عن بعضها البعض.
   • يتم حذف علامات الترقيم في هذه الحالة ، ويتم الإشارة إلى الكلمات التي تسبق علامات الترقيم وبعدها في العنصر الأول.
   • تتم كتابة الأرقام والأرقام بتنسيق إلكتروني ويتم فهرستها كما لو كانت كلمات في الأصل. تم حذف علامات الترقيم مرة أخرى. الوثائق ، التي يبدأ اسمها بالأرقام الرومانية ، توجد قبل تلك المماثلة ، التي يبدأ اسمها بالأرقام العربية ، بينما يشار إلى الأرقام من الأصغر إلى الأكبر. عندها فقط يمكنك وضع المستندات التي تبدأ بالكلمات.
   • تتم كتابة جميع الأحرف بالكلمات ، ويجب تحديد جميع الأرقام المرتبطة مباشرة بحرف ما في العنصر الأول.
4. 4 تتم فهرسة أسماء المنظمات الحكومية بالدولة ومنطقة الاختصاص القضائي لمنظمة معينة في المقام الأول. يشار إلى اسم المنظمة في العنصر التالي ، وكلمات "الإدارة" و "المكتب" و "الممثل" وما شابه ذلك موضحة في النهاية.
5. 5 في حالة تطابق الأسماء ، استخدم العنوان لفهرسة المستندات. استخدم الترتيب التالي: الاسم> المنطقة> المدينة> اسم الشارع> رقم المنزل.

نصائح

• ضع مستنداتك دائمًا في المكان الذي أخذتها منه.
• عند الفهرسة ، من المهم أولاً وقبل كل شيء اتباع القواعد القياسية ، وبعد ذلك فقط - لقواعد الشركة.
• قم بتطوير نظام للإشارة إلى وقت استلام المستند ومن قام به.

تحذيرات

• كلما زاد عدد الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى كتالوج المستندات ، زادت الفوضى.