كيفية عمل خطة طوارئ

المحتوى

خطوات
الطريقة 1 من 1: كتابة خطة الطوارئ
نصائح

تتضمن خطة الطوارئ مجموعة من الإجراءات التي يجب اتخاذها في حالة وقوع حادث كبير ، مثل فشل الخادم أو حريق في مبنى. خطة الطوارئ عبارة عن دليل مكتوب للإجراءات اللازمة لمنع فقدان المعلومات الهامة وأيضًا لتقليل التأثير الضار للحادث على عملك. العديد من المنظمات والشركات التي تركز على جودة المنتج لديها خطط طوارئ ليس فقط للأنظمة الفردية ، ولكن للأقسام بأكملها.

خطوات

الطريقة 1 من 1: كتابة خطة الطوارئ

1 ابدأ بإنشاء لجنة التخطيط للطوارئ واختيار شخص ما لرئاسة اللجنة. يوفر الشخص المسؤول عن خطة الطوارئ المعلومات اللازمة عن المهارات والأدوات والمعرفة الأساسية بحيث يمكن لكل قسم كتابة خطته الخاصة.
2 قائمة كل سير عمل في كل قسم. على سبيل المثال ، قد يتم تضمين قسم الرواتب في خطة الموارد البشرية.
3 اجمع رؤساء الأقسام أو كبار المسؤولين وقم بإدراج جميع الافتراضات الرئيسية لخطة الطوارئ الخاصة بك.
4 رتب الافتراضات حسب الأولوية وفحص "ifs" والعواقب السلبية المحتملة لشركتك. اكتشف الاتجاهات أو الأحداث أو المشاكل التي يمكن أن تنشأ نظريًا.
5 ضع قائمة بالإجراءات التي تخطط لاتخاذها في حالة حدوث موقف غير متوقع. كيف ستعوض هذه التحديات أو تتكيف معها للحفاظ على ربحية عملك؟
6 قم ببناء خطة العمل الخاصة بك بطريقة إيجابية. إن وضع خطة ليس بالمهمة السهلة ، لذا احصل على عدد الأشخاص الذين ترغب في مشاركتهم ، حيث سيتطلب توفير الكثير من البيانات.
7 أعد قراءة الخطة مرة أخرى. تساعدك إعادة المراجعة في العثور على الأسئلة التي فاتتك في المرة الأولى.
- ستكون قادرًا على التعامل مع المواقف غير المتوقعة في أقسام معينة بمجرد فهم وظائف الوظيفة بالتفصيل. في بعض الأحيان ، ستظهر مواقف غير متوقعة على مستوى الإدارات ، على مستوى المهمة ، وكذلك على مستوى العملية.
8 ضع خطة الطوارئ الخاصة بك على المحك. يمكنك جعل هذا الاختبار سهل الإدارة وفعال من حيث التكلفة عن طريق تشغيل الاختبار في 4 خطوات. إذا واجهت أوجه قصور في الخطة أو نزاعات حول مثل هذه الخطط في أقسام أخرى ، فيمكنك تعديلها وإعادة اختبارها.
- المرحلة 1 - مراجعة فريق الإدارة. تختار الإدارة التاريخ والوقت لمراجعة جميع خطط العمل المقترحة وتحديد الأشخاص الذين قاموا بعمل جيد.
- المرحلة 2 - المراجعة بين الإدارات. إنها تنطوي على عملية حيث يقوم كل قسم بمراجعة خطط القسم الآخر. هذه المرحلة تخصص الموارد وتحدد الخلافات.
- المرحلة 3 - أوجه القصور في النظام. يمكن أن تتركز مرحلة الاختبار هذه داخل الأقسام. يشمل الاختبار نمذجة النظام و / أو تحديد أوجه القصور. يمكنك التمرير عبر جميع أنواع السيناريوهات لتطوير الأحداث دون مقاطعة أو إيقاف عمل المعدات أو العمليات المهمة.
- المرحلة 4 - اختبار في الممارسة. هذا هو المكان الذي ستتمكن فيه من اختبار خطة الطوارئ الخاصة بك بالكامل. يتضمن فترة توقف قصيرة الأجل عن العمل في الوقت الحقيقي.

نصائح

تعد الكوارث الطبيعية (الفيضانات والأعاصير والزلازل) وأزمة عملك بعض المشكلات والكوارث التي يجب عليك مراعاتها عند التفكير في خطة الطوارئ الخاصة بك. يمكن أن يشمل ذلك الاحتيال والتخريب وفشل الخادم ومشكلات الأمان والمسائل القانونية.
سوف تواجه بعض المواقف التي يستحيل فيها إيجاد حل فعال مقبول. على سبيل المثال ، إذا حدث انقطاع في التيار الكهربائي ولم يكن لديك مولد احتياطي ، فلن تتمكن من الاستمرار في العمل وستفقد الأرباح.