كيفية الاحتفاظ بمحضر الاجتماع

فيديو: How To Write Board Meeting Minutes - EXPLAINED

المحتوى

خطوات
طريقة 1 من 3: التحضير للاجتماع
طريقة 2 من 3: خلال الاجتماع
طريقة 3 من 3: بعد الاجتماع
نصائح
تحذيرات
ماذا تحتاج

بصفتك سكرتيرًا للشركة أو سكرتيرًا لمجلس الإدارة ، أو ربما صاحب شركة صغيرة ، هناك احتمال أنك ستواجه الحاجة إلى الاحتفاظ بمحاضر اجتماعات الشركة. هذه المهمة مهمة للغاية ، لأنها ليست مطلبًا قانونيًا فقط ، خاصة للمنظمات غير الهادفة للربح: هذه البروتوكولات هي جزء من السجلات الرسمية للشركة ، وتاريخها. يمكن عمل البروتوكولات بسهولة تامة إذا تم اتباع قواعد وشكل معين.

خطوات

طريقة 1 من 3: التحضير للاجتماع

1 أرسل إشعارًا بالاجتماع مع التاريخ والوقت والمكان والغرض من الاجتماع مقدمًا (عدة أسابيع مقدمًا) إلى أي شخص يتوقع حضوره.
2 قم بإعداد حزمة خاصة لكل عضو من أعضاء مجلس الإدارة ، والتي تشمل: إشعار الاجتماع ومحضر الاجتماع السابق وقائمة بمعلومات الاتصال وما سيتم تقديمه في الاجتماع (مثل التحليلات وتقارير الميزانية). إذا كانت المعلومات سرية ، فقم بنقلها فقط في حالة ظهورها ، بعد مغادرة الموظفين (في بعض الحالات) والضيوف المبنى.
3 تأكد من أن لديك معدات التسجيل التي تشعر براحة أكبر في استخدامها ، مثل: المفكرة أو المجلد أو الكمبيوتر المحمول أو مسجل الصوت.
4 في يوم الاجتماع ، تأكد من حصول جميع المشاركين على مواد الكتابة والشارات (إذا لزم الأمر) والمرطبات.

طريقة 2 من 3: خلال الاجتماع

1 قم بتدوين المعلومات التالية:
- اسم المنظمة ونوع الاجتماع.
- هل تم إرسال إشعار الاجتماع ، وإذا كان الأمر كذلك ، فمتى.
- تاريخ الاجتماع ومكان انعقاده.
- الوقت الذي بدأ فيه الاجتماع.
2 اكتب سبب الاجتماع ، على سبيل المثال: اجتماع مجلس الإدارة ربع السنوي أو الانتخابات السنوية للمسؤولين.
3 يجب أن تكون مدرجة:
- أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين والموظفين الحاضرين في الاجتماع ومسؤولياتهم.
- الغائبون.
- الضيوف الذين حضروا الحدث والذين تمت دعوتهم من قبلهم وأسباب حضورهم للحدث.
- اسم ولقب رئيس الاجتماع.
- الشخص الذي يدون محضر الاجتماع.
4 حدد عدد الأعضاء المطلوب لاكتمال النصاب ، وما إذا تم الوصول إلى هذا العدد.
5 تسجيل نتائج التصويت لقبول أو مراجعة أو الانسحاب من محضر الاجتماع الأخير.
6 قم بتعديل البروتوكولات السابقة حسب الحاجة.
7 قم بالتعبير عن الأسئلة الفعلية من البروتوكول السابق وتسجيل مسار مناقشتها أو نتائج التصويت أو النتيجة الإجمالية.
8 سجل أي أصوات أخرى ، وانتخاب أعضاء المكتب على سبيل المثال ، وعدد الأصوات المؤيدة ، أو المعارضة ، أو الممتنعة عن التصويت. باستثناء من امتنع عن التصويت ، لا يلزم تدوين أسماء الأشخاص وكيفية تصويتهم. اذكر سبب أي رفض للتصويت وما إذا كان أي شخص قد غادر القاعة أثناء هذا التصويت.
9 ضع قائمة بعناصر جدول أعمالك واترك مسافة بينها لكتابة الملاحظات.
10 قم بتدوين ملاحظات حول المناقشة حول بنود جدول الأعمال وما قيل ومن قاله.
11 ضع قائمة بجميع القضايا الموضوعية التي تمت مناقشتها خلال الاجتماع ، وكذلك الأشخاص الذين سيتعين عليهم التحدث في الاجتماع التالي.
12 لاحظ أي مناقشات حول البنود غير المدرجة في جدول الأعمال ومن الذي طلب منهم ، بالإضافة إلى نتيجة تلك المناقشات.
13 اذكر نتيجة تلك القرارات التي تم اقتراحها لإعادة النظر فيها أو التحديث أو التصويت. سيتم تقديم القرار الرسمي نفسه كوثيقة منفصلة.
14 حدد تاريخ ووقت الاجتماع التالي.
15 علما بأنه تم إعلان اختتام الاجتماع بقرار الأغلبية أو بالإجماع. حدد وقت انتهاء الاجتماع.

طريقة 3 من 3: بعد الاجتماع

1 أكمل البروتوكول بالكامل قدر الإمكان وافعل ذلك في أقرب وقت ممكن.
2 تسليط الضوء بخط غامق على أي نتائج تصويت وبنود جدول الأعمال والقرارات المتخذة.
3 وزع نسخًا من المحضر على جميع المشاركين في الاجتماع في أقرب وقت ممكن من أجل الحصول على ملاحظاتهم حول محتوياته. إذا لم يتم اقتراح أي تغييرات ، فقم بإضفاء الطابع الرسمي على المحاضر ثم ضعها في مجلد خاص لاجتماعات الشركة. وزع نسخا من النسخة النهائية من المحضر على جميع المشاركين في الاجتماع والمتغيبين عنه.

نصائح

إذا كنت لا تفهم شيئًا ما ، اطرح الأسئلة المناسبة على الفور حتى يتم تسجيل المناقشة بشكل صحيح. لطلب أي توضيح ، لا يتعين عليك الانتظار حتى تنتهي من صياغة البروتوكول بالكامل.
يجب الإشارة إلى القرارات المتخذة ونتائج التصويت في المحضر ، ولكن يجب أيضًا الاحتفاظ بنسخها في ملف منفصل في مكان محمي من الحريق والماء وعوامل أخرى. يجب أيضًا الاحتفاظ بنسخ إلكترونية مع هذا المجلد.
لا تحاول تدوين كل كلمة خلال الاجتماع: اكتب بعبارات عامة عما قيل. يمكنك الكشف بشكل كامل عن مسار المناقشة بعد الانتهاء من ملء المحضر.
قد تحظر سياسات شركتك استخدام الاتصالات الإلكترونية. الآن هذا نادر جدًا - كل هذا يتوقف على الوقت الذي تمت فيه كتابة القواعد ، وما إذا كانت قد تمت مراجعتها على مر السنين. لذلك ، قبل أن تتواصل مع المشاركين في الاجتماع بهذه الطريقة ، تأكد من عدم كسر أي شيء. يمكنك أيضًا اقتراح تعديلات على هذه الأنواع من القواعد إذا كانت قديمة بشكل يائس.

تحذيرات

كن حذرًا عند تقديم مسودة من المحضر إلى الحاضرين في الاجتماع لمراجعتها ومراجعتها ، حيث يتيح ذلك لهم الفرصة لتغيير ما قالوه. عندما ينتهي البروتوكول تمامًا ، تأكد من أن الجميع على دراية بأي تغييرات تم إجراؤها عليه: بهذه الطريقة سيتم تفسير المعلومات بشكل صحيح ولن يتم تضليل أي شخص.