المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 2: كتابة جدول الأعمال
• أنشئ جدول أعمال من البداية
• استخدام قالب التقويم
• جزء 2 من 2: أفضل الممارسات لاستخدام التقويم
• نصائح

يتطلب الاجتماع المنظم جدول أعمال مكتوب جيدًا. لا تدع اجتماعك يصبح مملاً وفعالاً كما تبدو العديد من الاجتماعات. من خلال الالتزام بجدول أعمال مفصل ومرن ، يمكنك الحفاظ على تنظيم اجتماعك وتركيزه بحيث يمكنك تحقيق جميع أهداف الاجتماع في أقصر وقت ممكن. سواء كنت تريد كتابة التقويم الخاص بك ، أو استخدام قالب ، أو تحقيق أقصى استفادة من تقويم لديك بالفعل ، انظر الخطوة 1 أدناه للبدء!

لتخطو

جزء 1 من 2: كتابة جدول الأعمال

أنشئ جدول أعمال من البداية

1. ابدأ بإعطاء التقويم الخاص بك عنوانا. من أرقى الأدبيات إلى جداول البيانات الأكثر جفافاً ، تحتاج كل وثيقة مهمة تقريبًا إلى عنوان ، وجداول أعمال الاجتماع ليست استثناءً. يجب أن يخبر عنوانك القارئ بأمرين: أولاً ، أنه يقرأ جدول الأعمال ، وثانيًا ، الموضوع الذي يدور حوله الاجتماع. عندما تتخذ قرارك ، ضع عنوانك أعلى المستند الفارغ. لا يجب أن يكون العنوان منمقًا أو معقدًا - في سياق الأعمال التجارية ، عادةً ما تكون العناوين البسيطة والمباشرة هي الأفضل.
   • قاوم الرغبة في استخدام خطوط منفصلة أو كبيرة لعنوانك. في معظم الحالات ، سترغب في استخدام خط بسيط وكريم مثل Times New Roman أو Calibri ، وجعل عنوانك بنفس حجم بقية الأحرف في المستند (أو أكبر قليلاً). تذكر أن الغرض من العنوان هو إعلام القراء بما يبحثون عنه ، وليس بالضرورة للترفيه عنهم أو تشتيت انتباههم.
2. يضيف "منظمة الصحة العالمية؟’, ’حقيقية؟" و "متي؟"البيانات إلى العنوان. بعد العنوان ، تحتوي جداول أعمال الاجتماع عادةً على عنوان يمكن أن يختلف في التفاصيل اعتمادًا على مدى رسمية مكان عملك. عادة ما يكون هذا الرأس حول سطر أسفل العنوان. عادةً ، في العنوان ، تُدرج بإيجاز معلومات واقعية عن الاجتماع لا علاقة لها بالموضوع الذي تتم مناقشته. هذا حتى يعرف الأشخاص غير الحاضرين متى وأين حدث ، ومن كان حاضرًا. فيما يلي بعض الأشياء التي يمكنك إضافتها ؛ بغض النظر عن البيانات التي تختارها ، تأكد من تحديد كل جزء من المعلومات بوضوح (جعل نص التسمية غامقًا يعمل جيدًا هنا):
   • التاريخ و الوقت. يمكن تجميعها معًا أو في أقسام منفصلة خاصة بها.
   • موقع. إذا كان لشركتك مواقع متعددة ، يمكنك كتابة العنوان ، ولكن إذا كان هناك موقع واحد فقط ، فيمكنك تسمية الغرفة التي تلتقي بها (على سبيل المثال ، غرفة الاجتماعات رقم 3).
   • الحاضرين. عادةً ما تكون المسميات الوظيفية اختيارية ولكنها غير مطلوبة.
   • حضور الأشخاص الخاصين. يمكن أن يكون هؤلاء ضيوفًا خاصين أو متحدثين أو قادة مؤتمرات.
3. اكتب بيانًا قصيرًا مع الأهداف. الاجتماعات التي ليس لها غرض محدد بوضوح تتعرض لخطر إضاعة الوقت الثمين حيث يقرر الحاضرون ما الذي يتحدثون عنه. تخطي سطرًا بعد العنوان واستخدم نصًا غامقًا أو مسطرًا لتعيين قسم الأهداف بعنوان مثل "الهدف" أو "الهدف" متبوعًا بنقطتين أو سطر جديد. ثم تصف ، في بضع جمل موجزة وحادة ، النقاط التي يجب مناقشتها للاجتماع. اجعل هدفك أن تكتب حوالي 1-4 جمل هنا.
   • على سبيل المثال ، إذا أردنا كتابة بيان أهداف لاجتماع الميزانية ، فيمكننا استخدام ما يلي: "هدف: ضع قائمة بأهداف الميزانية الرئيسية للسنة المالية 2014-2015 وناقش تدابير توفير التكاليف على المدى الطويل. بالإضافة إلى ذلك ، سيقدم مدير البحث والتطوير ماركوس فيلدمان نتائج استطلاع حديث حول المنافسة ".
   • إذا سبق لك الكتابة في سياق علمي ، فكر في بيان الأهداف باعتباره ملخصًا للاجتماع. أنت تقول بشكل عام ، بشكل عام ، ما يجب مناقشته في الاجتماع ، دون الخوض في التفاصيل.
4. اكتب جدولاً للنقاط الرئيسية للاجتماع. تساعد الجداول الزمنية في مكافحة نزعة استمرار اجتماعات العمل لفترة طويلة جدًا. تخطي سطرًا بعد بيان الأهداف ، وامنح جدولك عنوانًا غامقًا أو تحته خط ، وابدأ في إنشاء أوقات (لمطابقة نقاط المناقشة الرئيسية) في جدولك. لتسهيل القراءة ، امنح كل فترة سطرًا خاصًا بها.
   • أشر إلى كل فترة زمنية باستخدام إما وقت البدء والانتهاء المخطط له ، أو مقدار الوقت الذي تريد أن يستغرقه كل جزء. اختر نظامًا واحدًا أو الآخر وكن متسقًا - يبدو أن الخلط بين الأشياء غير احترافي.
   • بمعنى آخر ، تريد تحديد كل فترة زمنية إما بوقت البدء ووقت الانتهاء لموضوع المحادثة هذا ، أو فقط اكتب المدة التي تريدها أن تستمر. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون مثال السطر "14:00 - 14:05: مقدمات وعرض " أو ’5 دقائق: مقدمات وحضور ". ومع ذلك ، يجب تجنب التبديل بين النظامين.
5. خصص وقتًا في الجدول الزمني لأي ضيوف مميزين. إذا حضر الضيوف إلى اجتماعك لمناقشة مواضيع مهمة ، فستحتاج إلى تخصيص وقت في الاجتماع لهؤلاء الأشخاص. امنح كل ضيف فترة زمنية خاصة به ، حتى لو كان لديهم أكثر من موضوع واحد للمحادثة. بهذه الطريقة يمكن للجميع تنظيم موضوعاتهم الخاصة حسب الرغبة.
   • لتجنب مشكلات الجدولة المحرجة ، اتصل بالضيوف مقدمًا لمعرفة مقدار الوقت الذي سيحتاجه كل منهم في موضوع محادثته.
6. اترك وقتًا إضافيًا في نهاية الاجتماع لأي عمل آخر. خلال هذا الوقت ، قد يطلب الأشخاص توضيحات حول موضوعات محيرة في المحادثة والتعبير عن آرائهم واقتراح مواضيع للاجتماعات المستقبلية وإبداء تعليقات أخرى. يمكنك جعل هذا الاستطلاع واضحًا من خلال تضمينه كعنصر أخير في جدولك الزمني ، أو يمكنك طرحه بنفسك بعد آخر نقطة من الاجتماع.
   • إذا وصلت إلى نهاية الاجتماع ولم يكن لدى أي شخص أسئلة أو تعليقات إضافية ، فيمكنك دائمًا إنهاء الاجتماع مبكرًا. من المحتمل أن يشكرك العديد من الحاضرين على هذا!
7. يمكنك أيضًا تقديم نظرة عامة حول مواضيع المحادثة. عادةً ما يكون الجدول الزمني هو نصيب الأسد من جدول أعمال الاجتماع - الجزء الذي يتطلع إليه الأشخاص لتوجيه المناقشة. ومع ذلك ، في حين أنه ليس من الضروري بذل هذا الجهد الإضافي ، فإن تقديم نظرة عامة إضافية للنقاط الرئيسية يمكن أن يكون مفيدًا للغاية في تشتيت انتباه الحضور. يذكر المخطط التفصيلي الحضور بترتيب الأفكار المقدمة في الاجتماع ويساعد أولئك الذين يجدون صعوبة في مواكبة كل موضوع مذكور. فيما يلي مثال على نوع الملخص الذي ربما تريد استخدامه:

   • أولا - بنود الميزانية ذات الأولوية العالية

     • أ. ميزانية سفر الموظفين

       ب. أسعار التجار

       • أنا. التفاوض على صفقة أفضل؟

       جيم - تكاليف الضغط

     ثانيًا. تدابير لتحسين معدل دوران الموظفين

     • أ. اتفاقيات الخدمة البديلة

       • أنا. تقديم الخيارات للعملاء

         ثانيا. احصل على تعليقات

       ب- إعادة الاستثمار في تكنولوجيا الهاتف المحمول

     ...وما إلى ذلك وهلم جرا.

8. تحقق من عدم وجود أخطاء في التقويم قبل تسليمها. نظرًا لأن بعض الحاضرين يمكنهم الاعتماد بشكل كبير على جدول أعمال الاجتماع ، فمن الجيد جدًا التحقق من وجود أخطاء فيه قبل تسليمه. إن القيام بذلك ليس مجرد خدمة للحاضرين - إنه ينعكس أيضًا بشكل إيجابي على اهتمامك بالتفاصيل والقيمة التي تتمتع بها لمنصبك.
   • علاوة على ذلك ، يمكن أن يساعدك التحقق من عدم وجود أخطاء في دفتر يومياتك زمن ويخلصك وجه قد يؤدي قضاء الوقت في شرح جدول أعمال مليء بالأخطاء إلى إرباك اجتماعك وإحراجك ، خاصةً عند وجود أشخاص مهمين.

استخدام قالب التقويم

1. استخدم قالبًا مضمنًا في معالج الكلمات الخاص بك. تحتوي العديد من برامج معالجة النصوص ، مثل Microsoft Office و Pages for Mac وما إلى ذلك ، على قوالب قياسية لجميع أنواع المستندات الشخصية والمهنية ، بما في ذلك جداول أعمال الاجتماعات. باستخدام هذه القوالب ، يمكنك إنشاء مستند ذو مظهر احترافي بسرعة وسهولة. عادةً ما يتم تنظيم هذه الأنواع من القوالب في أقسام منطقية بتصميم جميل من الناحية الجمالية - ما عليك سوى كتابة البيانات ذات الصلة في المساحات المقابلة وستكون جاهزًا للبدء!
   • في حين أن كل معالج نصوص يختلف قليلاً ، فإن معظمه مع خيار القالب سيسمح لك بالانتقال إلى القوالب من شريط القائمة في الجزء العلوي من نافذة البرنامج.
   • إذا كان معالج النصوص الخاص بك يمكنه استخدام القوالب ، ولكن ليس لديه قوالب مناسبة لجدول أعمال الاجتماع ، فيمكنك تنزيل واحد من موقع ويب صانع البرنامج. تتوفر قوالب Microsoft Word ، على سبيل المثال ، على office.microsoft.com ، بينما يمكن العثور على قوالب Pages لنظام التشغيل Mac في متجر تطبيقات Apple.
2. يمكنك أيضًا تنزيل قالب من مصدر خارجي. إذا لم يكن معالج الكلمات الخاص بك مزودًا بقوالب التقويم افتراضيًا ولا يمكنك الحصول عليها على الموقع الرسمي ، فلا تقلق - فهناك الكثير من القوالب المجانية المتاحة عبر الإنترنت. سيعطيك البحث البسيط في محرك البحث المفضل لديك عن "نموذج جدول أعمال الاجتماع" ، على سبيل المثال ، العشرات من النتائج ذات الصلة. ومع ذلك ، نظرًا لأنه لا تأتي كل هذه النتائج من مصادر رسمية جديرة بالثقة ، فمن المهم التمييز عند اختيار القوالب المراد استخدامها. فيما يلي بعض المواقع الخارجية التي قد ترغب في زيارتها:
   • حفظ قوالب Word - يقدم هذا الموقع الاحترافي العديد من قوالب الجودة لبرنامج Microsoft Word.
   • قوالب Word عبر الإنترنت - مورد رائع آخر لقوالب Word. ومع ذلك ، تقدم هذه الصفحة بعض الخيارات فقط.
   • iWorkCommunity - قالب تقويم جيد للصفحات. ومع ذلك ، فإن هذا النموذج مخصص للإصدارات الأقدم من الصفحات (قبل 2009).
   • يحتوي متجر التطبيقات أيضًا على الكثير من القوالب للصفحات. لسوء الحظ ، ليست كل هذه متاحة مجانًا.
3. املأ الحقول في النموذج الخاص بك. بمجرد العثور على قالب مناسب في معالج الكلمات الخاص بك ، أو تنزيل النموذج الذي تريده ، كل ما عليك فعله هو ملء النموذج بالمعلومات اللازمة. تحتوي معظم القوالب على مناطق محددة بوضوح لكتابة الأسماء والأوقات وموضوعات المحادثة وعناوين الأقسام وما إلى ذلك. املأ جميع الحقول ذات الصلة لإكمال جدول أعمالك ، وتحقق من عدم وجود أخطاء في عملك بعد ذلك. بقدر ما يمكن أن تكون قوالب التقويم مفيدة ، فإنها لا تحميك من الأخطاء الإملائية والنحوية والوقائعية.
   • لا تترك أي حقول فارغة. لا شيء يبدو أكثر احترافًا من ، على سبيل المثال ، سطر في جدول يقول فقط "اكتب هنا". إذا كانت هناك أجزاء من القالب لا تريد ملؤها لسبب ما ، فاحذفها بدلاً من تركها فارغة.
4. قم بإجراء تغييرات طفيفة لتكييف التقويم الخاص بك مع احتياجاتك. يمكن أن تكون قوالب جدول أعمال الاجتماع مفيدة للغاية ، ولكن لا يوجد سبب يدعو إلى الالتزام بنمط التقويم الافتراضي وتخطيطه بالضبط. لا تتردد في إجراء تغييرات على محتوى وأسلوب النموذج كما تراه مناسبًا للتأكد من أن التقويم الخاص بك يفي بالمعايير التي وضعتها شركتك لك والتي حددتها للاجتماع.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تعتقد أن نموذجًا معينًا يبدو جيدًا جدًا ، لكن رأسه طويل جدًا بحيث يتسبب في تشتيت الانتباه ، فلا تتردد في حذف أي أقسام غير ضرورية من العنوان كما تراه مناسبًا ، طالما أنك تفعل ذلك بهذه الطريقة لم يتم إتلاف تخطيط المستند ، أو يبدو جدول الأعمال قبيحًا.

جزء 2 من 2: أفضل الممارسات لاستخدام التقويم

1. حدد أولاً الموضوعات الأكثر أهمية. عند جدولة الاجتماعات ، عادة ما يكون من السياسات الجيدة وضع أهم موضوع في مقدمة الجدول. بهذا تحقق شيئين. أولاً ، يسمح للجميع بمناقشة هذه الموضوعات المهمة عندما يكونون على حافة الهاوية ولم يتعبوا بعد في بداية الاجتماع. ثانيًا ، في حالة انتهاء الاجتماع قبل الأوان أو اضطرار بعض الحاضرين إلى المغادرة قبل النهاية ، فإنه يضمن أن الموضوعات المهمة قد تمت مناقشتها بالفعل.
   • الاجتماعات لا تسير دائمًا كما هو مخطط لها. إذا تم إسقاط الموضوعات الصغيرة غير المهمة في نهاية الاجتماع ، فقد تتمكن من حلها بنفسك أو جدولة اجتماع آخر لاحقًا. ومع ذلك ، إذا كنت غير قادر على تغطية الموضوعات الرئيسية للمحادثة ، فقد فشل اجتماعك في تحقيق جزء من الهدف ، مما قد يكون محبطًا ومحرجًا لك. يمنع وضع الموضوعات الأكثر أهمية على رأس جدولك الزمني خاصة هذه المشكلة.
2. التزم بجدولك الزمني ، لكن كن مرنًا. عند التخطيط لعقد اجتماع وإدارته ، فإن أحد أكبر المخاطر هو أنه يستغرق وقتًا أطول مما هو مخطط له. عادة ما يكون لدى الموظفين واحدة لم يعجبنى الاجتماعات التي تكون طويلة جدًا ، وهي محقة في ذلك ، لأنها قد تكون مملة بشكل لا يصدق وتمنع الأشخاص من القيام بعمل حقيقي بدلاً من ذلك. للحفاظ على موعد اجتماعك في الموعد المحدد ، راقب الساعة ، وإذا سنحت لك الفرصة ، تابع بأدب بقول شيء مثل ، "نحتاج حقًا إلى الانتقال إلى الموضوع التالي إذا أردنا الخروج من هنا في الوقت المحدد. "
   • ومع ذلك ، لا تسير الاجتماعات غالبًا وفقًا للخطة ، لذا يجب أن تكون مستعدًا للتعويض إذا استغرق أي جزء من اجتماعك وقتًا أطول مما تريد. كن مرنًا في المناقشة قدر الإمكان في الوقت المحدود المتاح لك لاجتماعك. على سبيل المثال ، إذا تأخر جزء من اجتماعك عن موعده ، يمكنك قطع المناقشة لأجزاء أخرى من اجتماعك ، أو حذف أجزاء غير مهمة نسبيًا من الاجتماع تمامًا للتأكد من انتهائه في الوقت المحدد.
3. ابدأ في كتابة جدول الأعمال الخاص بك قبل الاجتماع. في حين أن التقويمات ليست بالضرورة بنفس أهمية الأنواع الأخرى من مستندات الأعمال (مثل التقارير وجداول البيانات وشرائح العرض التقديمي وما إلى ذلك) ، فإنك لا تزال تريد أن يبدو التقويم الخاص بك احترافيًا وأنيقًا ، خاصة إذا كنت تشاركه مع زملائك أثناء الاجتماع. للتأكد من أن لديك وقتًا كافيًا لإنتاج مستند عالي الجودة ، ابدأ في كتابة يومياتك في أقرب وقت ممكن.
   • يمنحك البدء مبكرًا أيضًا ميزة الحصول على تعليقات على جدول أعمال الاجتماع. يمكن أن تساعدك مشاركة نسخة أولية من التقويم الخاص بك مع الزملاء أو المشرفين ، وطلب مدخلاتهم ، في إصلاح العيوب وإضافة التفاصيل المفقودة التي لم تكن موجودة من قبل. إذا انتظرت حتى اللحظة الأخيرة لكتابة التقويم الخاص بك ، فقد لا يكون لديك الوقت لطلب هذه الملاحظات.
   • بينما يمكنك الابتعاد عن كتابة جداول الأعمال للاجتماع اليومي المنتظم في اليوم السابق للاجتماع ، فقد يستغرق الأمر أسابيع للتحضير لاجتماع مهم.
4. شارك جدول الأعمال مع الحاضرين في الاجتماع. لضمان أن يحضر الجميع إلى الاجتماع ولديهم معرفة كاملة بالموضوع الذي سيتم مناقشته ، ستحتاج إلى مشاركة جدول الأعمال مع الجميع مسبقًا. اعتمادًا على ثقافة الشركة التي تعمل فيها ، قد يعني ذلك طباعة عدة نسخ وتسليمها شخصيًا ، أو ببساطة إرسال التقويم بالبريد الإلكتروني كمرفق. كيفما قمت بتوزيع التقويم الخاص بك ، تأكد من خلوه من الأخطاء الفنية قبل إرساله.
   • اعتمادًا على أهمية الاجتماع ، قد ترغب في منح الحاضرين جدول الأعمال قبل الاجتماع بساعة أو ساعتين على الأقل. بالنسبة للاجتماعات الكبيرة والمهمة ، قد يكون من الضروري إرسال جدول الأعمال قبل يوم أو أكثر.
   • نظرًا لأن الأشخاص غالبًا ما يكونون مشغولين أو منسيين ، فمن الجيد إحضار بعض النسخ الإضافية من جدول الأعمال إلى الاجتماع في حالة نسيان أحدهم لجدول أعمالهم.

نصائح

• إذا لم يتمكن شخص ما من حضور الاجتماع ، ففكر في إنشاء قسم "تم الإعلان عن الغياب" في أعلى جدول الأعمال ، أو اترك مساحة لهذا الاجتماع وأعلنه ببساطة أثناء الاجتماع.
• مورد ممتاز لشخص واحد إنتاجي يستخدم الاجتماع "DARV": الأهداف وجدول الأعمال والأدوار والمسؤوليات. بادئ ذي بدء ، يجب أن يكون لاجتماعك واحد هدف امتلاك. إذا كنت تعقد اجتماعاً فقط لتقديم معلومات ، فلا تضيع وقت الأشخاص في الاجتماع. أرسل لهم رسالة إخبارية. يجب أن يحتوي الهدف على مكون نشط وإذا أمكن عرض منتج: "حدد الأهداف ربع السنوية للفريق". جدول الأعمال عبارة عن قائمة بالموضوعات التي ستعالجها لتحقيق هذا الهدف ، مع وجود حد زمني لإبقائك على المسار الصحيح. على سبيل المثال ، "1. تحقق من حالة أهداف الربع الأخير (15 دقيقة) ، 2. أي اقتراحات عمل أخرى للأهداف (20 دقيقة) ، 3. حدد أهم 5 أهداف (10 دقائق) ، إلخ." بالنسبة للأدوار والمسؤوليات ، فأنت تحدد من يقود الاجتماع ، ومن يدون الملاحظات ، ومن يعين عناصر العمل التي تنتج عن الاجتماع.
• إذا كانت شركتك لديها نموذج خاص للتقويمات ، فاستخدم هذا النموذج كقالب. في بعض الأماكن ، يعد الالتزام بالصيغة أمرًا ضروريًا.
• اعتمادًا على ما يفضله زملاؤك ، قد يكون من المفيد تحديد موعد نهائي للأشخاص لاقتراح أفكار لجدول الأعمال. حدد تاريخ ووقت إغلاق والتزم بهما. إفساح المجال للإضافات حيث تعمل على تحسين التقويم ، أو عندما تحل الأحداث محل التقويم الأصلي الخاص بك.