المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 3: قبل كتابة الاقتراح
• جزء 2 من 3: كتابة الاقتراح
• جزء 3 من 3: تقديم عرض أكثر فعالية
• نصائح

اقتراح المشورة أو الاستشارة هو مستند يرسله المستشار إلى عميل محتمل يصف الوظيفة التي يريد المرء معالجتها والظروف التي يريد الفرد القيام بها في ظلها. تتم كتابة مقترحات الاستشارات بشكل عام بعد أن ناقش المستشار والعميل المحتمل الوظيفة بالتفصيل. يمكن أن تساعدك معرفة كيفية كتابة اقتراح واضح وفعال في جذب عملاء جدد ، لذا فهي مهارة أساسية للاستشاريين المستقلين.

لتخطو

جزء 1 من 3: قبل كتابة الاقتراح

1. اكتشف قدر ما تستطيع عن الوظيفة المعرضة للخطر. الشيء نفسه ينطبق على عرض استشاري كما هو الحال بالنسبة للسيرة الذاتية - ليس من الجيد إرساله إلى أكبر عدد ممكن من المستلمين لجلب العمل. يجب أن يكون كل عرض مُخصصًا للعميل الذي تحاول جلبه. كلما زادت معرفتك بالعميل ، كان من الأفضل لك كتابة اقتراح ، لذا فإن الخطوة الأولى دائمًا هي "ثقف نفسك". يمكنك القيام بذلك بعدة طرق:
   • الطريقة الأفضل والأكثر مباشرة هي ببساطة مقابلة العميل ومناقشة العمل المقترح. قم بتدوين ملاحظات دقيقة واسأل أكبر قدر ممكن وعلى وجه التحديد حتى تعرف بالضبط ما يدور حوله.
   • بعد ذلك يمكنك متابعة هذا بالمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني للحصول على إجابة على أي أسئلة متبقية.
   • إذا كنت تكتب الاقتراح (انظر أدناه) ، فقد يكون من الجيد إجراء بعض البحث المستقل بنفسك. على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في إظهار أن خدماتك ستساعد العميل ، فمن الجيد أن تجد أبحاث السوق التي تدعم وجهة نظرك.
2. اتفق على دورك بالضبط. لا ترغب في الانضمام للعمل كمستشار ليتم الضغط عليه من قبل عميلك للقيام بعمل لم توافق عليه. من المهم أن يكون لدى العميل أوضح صورة ممكنة لما يمكن أن يتوقعه منك - وبهذه الطريقة يمكنك صياغة اقتراحك بطريقة تناسب عملك. محدود على ما تم الاتفاق عليه. تشمل الأشياء التي يجب الانتباه لها ما يلي:
   • مهامك الدقيقة والنتيجة التي يأمل العميل في تحقيقها
   • الجدول الزمني الدقيق لعملك
   • معالم محددة يجب تحقيقها في تواريخ معينة
   • في بعض الأحيان عليك التحدث إلى أشخاص مختلفين. على سبيل المثال ، إذا كنت تأمل أن تتمكن من تقديم المشورة في نزاع بين الإدارة والموظف ، فمن الجيد التحدث مع ممثلين لكلا الطرفين وكذلك مع العميل الذي يريد تعيينك.
3. اكتشف ما هو التزام العميل المالي. ربما تكون هذه هي أهم المعلومات على الإطلاق. إذا لم يكن العميل على استعداد لدفع ما تعتقد أنه يجب أن يكلف العمل ، فلا فائدة من كتابة عرض. قبل الكتابة ، اتفق مع العميل على مقدار (وكم مرة) سيتم الدفع لك. بهذه الطريقة يمكنك الرجوع في عرضك إلى هذه الاتفاقيات التي تم إبرامها مسبقًا ، والتي يجب على العميل توقيعها والتي يجب أن يوافق عليها العميل قبل تعيينك.
   • بالإضافة إلى التعويض عن خدماتك ، يجب أن تتفق أيضًا مع العميل على التكاليف الثانوية التي ستتكبدها أثناء أداء العمل (مثل الوقود والإمدادات وتكاليف السفر وما إلى ذلك) من مصلحتك أن تتفق مع العميل. مع سداد هذه التكاليف.
   • لا تكتب اقتراح نصيحة إذا ظل العميل غير واضح بشأن المبلغ الذي سيتم تعويضك (أو "متى").
4. إذا أمكن ، اذهب إلى العمل بدون اقتراح. يقول العديد من الاستشاريين "كتابة تأكيد الخدمة أسهل من كتابة عرض الخدمة". ضع في اعتبارك أن عرض الاستشارات هو بالضبط ما يبدو عليه: "اقتراح" لا يقدم أي ضمان للعمل. من الممكن تمامًا أن يطلب العميل مقترحات من العديد من الاستشاريين المختلفين ويختار واحدًا. لذا ، تحقق مما إذا كان بإمكانك إدارة تعيينك من قبل العميل قبل كتابة اقتراح. على سبيل المثال ، عندما ترسله ، يحتاج العميل فقط إلى تأكيد أنه يمكنك البدء - وليس تقرير ما إذا كنت تريد الحصول على العمل أم لا.

جزء 2 من 3: كتابة الاقتراح

1. ابدأ اقتراحك بمخاطبة العميل المحتمل. ابدأ اقتراحك كرسالة: بفقرة قصيرة توضح أنك تريد القيام بالعمل لصالح العميل وأنك الخيار الأفضل لهذه الوظيفة (يمكنك شرح السبب بالضبط لاحقًا). في هذه المرحلة ، من الجيد أن تبدو "دافئًا" وشخصيًا ، لكن تأكد دائمًا من أن تظل محترفًا.
   • اتصل بالعميل بالاسم. إذا كنت تعرف بعضكما البعض بالفعل على أساس غير رسمي ، فلا بأس من استخدام الأسماء الأولى. خلاف ذلك ، استخدم "سيدي" أو "سيدتي". تريد أن تُظهر للعميل أن هذا الاقتراح مخصص له بشكل خاص.
   • هناك العديد من الأمثلة المتاحة لما هو مطلوب بالضبط في الاقتراح.
2. صِف العمل في الفقرة الأولى. اعتمد على المحادثات التي أجريتها بالفعل حول العمل لتظهر للعميل في بضع جمل أنك تعرف ما تتحدث عنه. أظهر أنك تفهم المشكلة التي يتعين حلها ، والمهام التي يريد العميل منك القيام بها ، ونطاق العمل (العمل طويل الأجل ، والعمل لمرة واحدة ، وما إلى ذلك).
   • كن محددًا جدًا بشأن العمل هنا ، لكن لا تدخل في تفاصيل كثيرة مثل المال والساعات وما إلى ذلك - سيأتي ذلك لاحقًا.
3. في الفقرة الثانية تصف مؤهلاتك. هنا تبيع نفسك كأفضل شخص للوظيفة. أشر إلى أشياء مثل تعليمك وتجربتك والوظائف التي قمت بها بالفعل والتي تلقيت ردود فعل إيجابية بشأنها. يمكنك أيضًا الرجوع إلى مواقفك وقيمك ، على الرغم من أن هذا لا ينبغي أن يتفوق على مؤهلاتك الأكثر واقعية.
   • تذكر أنك قد تتنافس مع مستشارين آخرين. حاول أن تُظهر كيف تقدم فائدة يمكن إثباتها للعميل من حيث المال والوقت. بهذه الطريقة ، تمنح نفسك ميزة على منافس يتمتع بمؤهلات معادلة أو حتى أفضل ، والذي يقدم نفسه بشكل أقل تأكيدًا.
4. في الفقرة التالية تصف العمل الذي تقترحه. اذكر بعبارات واضحة وبتفاصيل محددة ما ستفعله للعميل لحل مشكلته. حدد النتائج الدقيقة التي يمكن أن يتوقعها العميل بناءً على استشارتك. كن محددًا بشأن منهجيتك وجدولك الزمني.
   • لتجنب المشاكل في وقت لاحق ، من الحكمة أيضًا وصف ما تتوقعه من العميل أثناء العمل عندما يتعلق الأمر بالموظفين والوصول إلى أماكن العمل والمعدات. على سبيل المثال ، قم بتسمية الأشخاص الذين تتوقع أن يعملوا بدوام كامل ، واذكر القطاعات التي تريد الوصول إليها ، وما إلى ذلك.
5. صِف أيضًا ما أنت ليس سوف تفعل خلال الاستشارات الخاصة بك. كمستشار تريد حل مشكلة زحف المهمة تجنب ، حيث تزداد مسؤولياتك تدريجياً بمرور الوقت دون تعويض إضافي. اعزل المشكلة التي ستحلها وأشر بأكبر قدر ممكن من الوضوح إلى أن الأمور ذات الصلة ليست مدرجة في هذا الاقتراح.
   • من الطرق الجيدة لتقديم هذا الملخص - وهذا يجعل من الصعب جدًا على العميل تفويت المعلومات ذات الصلة.
6. اقترح سعر للاستشارات. هذا يعتمد على ما تفعله ومن هو عميلك. تذكر أنك قد تتنافس مع مستشارين آخرين ، لذا حافظ على مكافأتك تنافسية للسوق ووضعك.
   • وضح أيضًا التكاليف الإضافية الأخرى التي سيتعين على العميل سدادها لك ، مثل الوجبات ، والإقامة في الفنادق ، والنقل ، وما إلى ذلك. من الجيد أن يكون لديك نظام موافقة (على سبيل المثال ، يمكنك تحديد تسليم الإيصالات الخاصة بك في النهاية من كل شهر).وهذا يجعل من الصعب على العميل رفض الدفع بقوله "لم يوافق أبدًا على هذا المبلغ الكبير".
7. اختم بتلخيص اقتراحك. كما هو الحال مع الأطروحة الأكاديمية ، فإن الغرض من الفقرة الختامية هو تقديم ملخص سريع وموجز لبقية الاقتراح. أعد التأكيد على ملاءمتك للوظيفة ، واستعدادك للاستشارات ، وثقتك في تحقيق النتائج المرجوة. في هذا المكان ، تمامًا كما في الفقرة الافتتاحية ، يمكنك أن تكون "أكثر دفئًا" وأن تخاطب العميل بالاسم.
   • عند الانتهاء ، قم بالتوقيع على العرض وتاريخه ، تاركًا مساحة لتوقيع العميل.

جزء 3 من 3: تقديم عرض أكثر فعالية

1. اجعلها قصيرة وجميلة. اجعل اقتراحك قصيرًا قدر الإمكان حتى تنجز المهمة بشكل صحيح. إنه حول هذا جودةوليس الكمية. تريد تجنب أي رغبة قد يضطر العميل إلى التوقف عن القراءة وأخذ اقتراح شخص آخر ، لذا تأكد من أن عرضك سريع القراءة.
   • بالنسبة لمعظم المقترحات ، تكفي صفحتان. إذا كنت تشير إلى ملفات البيانات الكبيرة في الاقتراح الخاص بك ، فقم بإرفاقها بمقترحك كمرفق حتى تتمكن من إبقاء الاقتراح الفعلي قصيرًا.
2. استمر في التركيز على العميل. بينما سترغب دائمًا في إفساح المجال لمؤهلاتك ، فأنت لست من هو الأهم في العرض - هذا هو عميلك. حتى إذا كنت تتحدث عن نفسك ، فضعها من حيث مدى تلبية احتياجات العميل (وليس مدى روعتك).
   • تجنب البيانات الطويلة حول حياتك المهنية (أو تاريخ شركتك ، إذا لم تكن مستشارًا يعمل لحسابك الخاص).
3. تجنب عبارات رنانة. يتعرض العديد من العملاء (خاصة في الشركات) للقصف بعبارات فارغة لا معنى لها طوال اليوم ، والتي يبدو أن الببغاوات تبدو مهمة. وفر لعملائك هذا الانزعاج غير الضروري. بدلاً من ذلك ، اكتب اقتراحك بلغة واضحة وموجزة. لا تجعلها أجمل مما هي عليه باستخدام مصطلحات معقدة. مجرد تقديم "وعود مثيرة".
   • تتضمن أمثلة المصطلحات اللغوية "أفضل الممارسات" و "التعاون" و "التخريبية" و "المُحسَّنة" وغيرها الكثير - لكل صناعة شروطها الخاصة. أصبحت هذه الكلمات غير صالحة من خلال الإفراط في الاستخدام والتطبيق الغامض.
4. انتبه للتهجئة والقواعد. قد يبدو هذا أمرًا صعبًا ، لكنه كذلك أساسى. حتى لو لم تكن تقدم النصح في منصب يتطلب منك أن تكون قادرًا على الكتابة ، فإن التواصل المكتوب باحتراف يظهر أنك قد خصصت الوقت والطاقة في عرضك التقديمي. لا تعني الأخطاء أنك أقل تأهيلاً للوظيفة ، لكنها تعني أنك لم تولي اهتمامًا كافيًا لتقديم اقتراحك. في نزاع حاد بين اثنين من الاستشاريين ، يمكن أن يكون هذا هو العامل الحاسم.
   • عندما تنتهي من اقتراحك ، راجع كل شيء مرة أخرى ، واضبط القواعد حسب الحاجة. إذا كان لا يزال لديك متسع من الوقت ، اطلب من صديق أو أحد أفراد أسرتك أن يمر به أيضًا - سيرون أخطاء فاتتك من قبل لأنهم لم يشاركوا في عملية الكتابة.

نصائح

• يجب أن يكون اقتراحك تأكيدًا واقتراحًا. بمعنى آخر ، يجب أن تعرف أنت وعميلك بعضكما البعض بالفعل ، وقد ناقشا الوظيفة بالفعل ولديهما بالفعل فكرة عن التكاليف.
• لا تبدأ أبدًا في تقديم اقتراح نصيحة إذا كنت لا تعرف بالضبط ما تستلزمه الوظيفة. كلما قل معرفتك بالوظيفة ، قل احتمال حصولك على العمل - وبصورة جدية - تكون فرصة الخروج عن نطاق السيطرة والنزاعات مع العميل أعلى بكثير عند بدء العمل ، وعواقب ذلك لا يمكن يشرف على.