المحتوى

• لتخطو
• الطريقة 1 من 1: اكتب حرفًا
• نصائح
• تحذيرات

تعد معرفة كيفية كتابة خطاب مهارة مهمة يمكنك استخدامها في عملك ومدرستك وعلاقاتك الشخصية لنقل المعلومات أو الإحسان أو المودة. ستتعلم في هذا الدليل كيفية وضع أفكارك على الورق بالتنسيق الصحيح.

لتخطو

الطريقة 1 من 1: اكتب حرفًا

1. حدد كيف يجب أن تكون رسالتك رسمية. تعتمد طريقة كتابة رسالتك على علاقتك بالمتلقي. ضع في اعتبارك هذه الإرشادات:
   • إذا كنت تكتب إلى مسؤول حكومي ، أو صاحب عمل محتمل ، أو شخصية مرموقة ، أو أكاديمي ، أو أي شخص آخر تربطك به علاقة مهنية ، فيجب أن يكون الخطاب رسميًا.
   • إذا كنت تكتب إلى صاحب العمل الحالي ، أو زميل لا ترتبط به في وقت فراغك ، أو قريب بعيد أو أكبر ، أو شخص لا تعرفه جيدًا ، فيجب أن تكون الرسالة شبه رسمية.
2. قرر ما إذا كنت تريد إرسال خطاب مكتوب بخط اليد أو بريد إلكتروني. الطريقة التي ترسل بها رسالتك تتضمن أيضًا درجة من الشكليات.
   • يجب كتابة معظم الرسائل الرسمية وإرسالها بالبريد. الاستثناء من ذلك هو إذا كان يجب أن تصل الرسالة إلى المستلم بسرعة كبيرة ، أو إذا كنت تعلم أن المستلم يفضل البريد الإلكتروني.
   • بالنسبة للرسائل غير الرسمية ، يُقبل البريد الإلكتروني أو المكتوب بخط اليد.
   • لرسالة شبه رسمية ، عليك أن تقرر بنفسك. إذا كان الشخص الآخر قد اتصل بك بشكل أساسي عبر البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل أن يكون هذا هو الأفضل. إذا لم تكن متأكدًا ، فانتقل إلى الرسالة المكتوبة بخط اليد.
3. استخدم ورقة ذات رأسية ، أو اكتب عنوانك أعلى الرسالة (أحرف رسمية فقط). إذا كنت تكتب نيابة عن شركة وكان هناك ترويسة للشركة ، فاستخدمها. أو ، إذا كنت تريد أن تبدو رسالتك أكثر احترافًا ، يمكنك تصميم ترويسة في برنامج معالجة النصوص. خلاف ذلك ، يمكنك فقط كتابة أو كتابة عنوانك الكامل في الجزء العلوي الأيسر. اكتب اسم الشارع ورقم المنزل أولاً ، والرمز البريدي والمدينة في السطر التالي.
4. اكتب التاريخ. عندما تكتب عنوانك ، تخطى سطرين واكتب التاريخ. إذا لم تكن قد كتبت عنوانًا ، فابدأ فقط بالتاريخ الموجود على الجانب الأيسر من الورقة.
   • اكتب التاريخ بالكامل. "6 حزيران (يونيو) 2014" أفضل من "6/6/2014" أو "6 حزيران (يونيو) 2014".
   • إذا كنت ترسل خطابًا شبه رسمي أو غير رسمي عبر البريد الإلكتروني ، فلن تحتاج إلى تضمين تاريخ - سيكون بالفعل في بريدك الإلكتروني.
5. اكتب اسم المستلم والمسمى الوظيفي والعنوان (الحروف الرسمية فقط). تخطي سطرين بعد عنوانك واكتب اسم المستلم والمسمى الوظيفي بالكامل. في السطر التالي ، اكتب اسم الشركة أو المؤسسة (إن أمكن). اكتب العنوان في السطر الثالث ، والرمز البريدي واسم المدينة في السطر الرابع.
   • هذا ليس ضروريا لرسائل البريد الإلكتروني.
   • هذا ليس ضروريًا أيضًا للخطابات المكتوبة بخط اليد شبه الرسمية أو غير الرسمية. الاسم والعنوان الموجودان على الظرف كافيان.
   • إذا كنت تكتب خطابًا للحصول على معلومات ولم يكن لديك شخص اتصال ، فاكتب فقط اسم الشركة أو المنظمة والعنوان.
6. ابدأ بتحية. تعتمد التحية التي تستخدمها على علاقتك بمستلم الرسالة وشكلية الخطاب. فيما يلي بعض الخيارات:
   • بالنسبة للرسائل الرسمية التي لا تكتبها إلى جهة اتصال معينة ، يمكنك أن تبدأ بـ سيدي العزيز / سيدتي.
   • إذا كنت تعرف ما إذا كنت تكتب إلى رجل أو امرأة ، فابدأ بسير عزيز أو سيدتي العزيزة.
   • إذا كنت تكتب خطابًا رسميًا وتعرف شخصًا للاتصال ، فيمكنك أن تبدأ بـ سيدي العزيز ... ، متبوعًا دائمًا بفاصلة. على سبيل المثال "عزيزي السيد ديركسن".
   • إذا كنت تكتب خطابًا شبه رسمي ، فيمكنك استخدام "Dear" أو "Dear" كتحية.
   • بالنسبة للرسالة غير الرسمية ، يمكنك أن تبدأ بـ "Dear" أو "Dear" أو تحية غير رسمية مثل "Hi" أو "Hello".
7. اكتب اسم المستلم بعد التحية.
   • إذا كان الخطاب رسميًا ، فاستخدم عنوانًا مثل السيدة ، أو السيد ، أو الدكتور ، أو أياً كان اللقب الذي يحمله المستلم ، ثم الاسم الأخير.
   • إذا كانت الرسالة شبه رسمية ، عليك أن تقرر ما إذا كنت تريد الاتصال بالمستلم باسمه الأول أم لا. من الأفضل التمسك بعنوان مهذب إذا لم تكن متأكدًا.
   • باستخدام خطاب غير رسمي ، يمكنك عمومًا افتراض أنه يمكنك منادات الشخص الآخر باسمه الأول. يمكن أن يكون الاستثناء إذا كان أحد أفراد الأسرة أكبر سنًا ، والذي تسميه عمته أو جدك ، على سبيل المثال ، متبوعًا بالاسم (الأول).
8. ابدأ الرسالة. تخطي سطرين بعد التحية إذا كنت تكتب ، أو تخطى إلى السطر التالي إذا كنت تكتب باليد.
   • إذا كنت تكتب خطابًا شخصيًا ، فابدأ بالسؤال عن أداء المستلم. يمكن أن يكون هذا غير رسمي جدًا ، مثل "أتمنى أن يكون كل شيء على ما يرام" أو "كيف حالك؟".
   • إذا كتبت رسالة عمل أو خطابًا رسميًا ، فستصل على الفور إلى هذه النقطة. الوقت هو المال ، ولا تريد أن تضيع وقت المستلم.
9. اسأل نفسك ماذا تريد أن تقول بالضبط. الغرض الرئيسي من الرسالة هو التواصل. أثناء الكتابة ، اسأل نفسك عن المعلومات التي يحتاجها المستلم واكتب ذلك في الرسالة. هل تريد التحدث عن سعر منتجك ، وكم تفتقد الشخص الآخر ، أو هل تريد أن تشكره على هدية عيد ميلادك؟ مهما كانت ، يجب أن تهدف الرسالة إلى مشاركة المعلومات.
   • تعرف ما أنت ليس يجب أن يكتب. من الأفضل عدم إرسال خطاب مكتوب لأنك غاضب أو تريد أن تشعر بالأسف. إذا كنت قد كتبت مثل هذه الرسالة ولم تكن متأكدًا مما إذا كان يجب عليك إرسالها ، فاتركها لبضعة أيام قبل نشرها - فقد تغير رأيك.
10. اقرأ الرسالة مرة أخرى. قبل إرسال الرسالة ، اقرأها عدة مرات للتأكد من صحة ما تريد قوله وعدم وجود أخطاء إملائية أو نحوية. استخدم المدقق الإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو اطلب من صديق قراءته. قم بإجراء التغييرات اللازمة.
11. أغلق الرسالة. أغلق الخطاب بالنبرة الصحيحة وتأكد من بناء علاقة جيدة مع المستلم. تخطي سطرين ثم اكتب الإغلاق.
    • بالنسبة للرسائل الرسمية ، التزم بكلمة "Sincerely" أو "Sincerely".
    • بالنسبة للرسائل شبه الرسمية ، يمكنك جعلها أقصر قليلاً ، على سبيل المثال "أطيب التحيات" أو "تحياتي".
    • مع الرسائل غير الرسمية ، يجب أن يعكس الإغلاق علاقتك بالمتلقي. عند الكتابة إلى صديق أو قريب أو شقيق ، يمكنك أن تنتهي بـ "الحب" أو "الأفضل".
12. ارسم باسمك. تعتمد طريقة كتابة اسمك على طبيعة رسالتك.
    • بالنسبة للرسائل الرسمية المكتوبة ، اترك حوالي أربعة أسطر بين اسمك الختامي واسمك الكامل المكتوب. ثم اكتب اسمك أو توقيعك بالحبر الأزرق أو الأسود بينهما.
    • إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا ، فاكتب اسمك الكامل بعد الإغلاق.
    • إذا كنت تريد ، يمكنك استخدام السيد أو السيدة ، أو لقبك الخاص إذا كان لديك واحد.
    • باستخدام الأحرف شبه الرسمية ، عليك أن تقرر بنفسك ما إذا كنت ستستخدم اسمك الأول أو اسمك الكامل.
    • ليس عليك كتابة اسمك بالكامل لرسالة غير رسمية. فقط اكتب أو اكتب اسمك الأول.
13. اطوِ الحرف (اختياري). إذا كنت ترسل الرسالة بالبريد ، قم بطيها إلى الثلثين. اطوِ الجزء السفلي من الورقة لأعلى بمقدار الثلثين وجعد. ثم قم بطي الجزء العلوي لأسفل بحيث يتدفق التجعيد مع الجزء السفلي من الورقة. إذا قمت بطي الحرف بهذه الطريقة ، يمكنك التأكد من ملاءمته لمعظم الأظرف.
14. قم بتوجيه المغلف (اختياري) ابحث عن مركز الظرف ، الطول والعرض. هنا تكتب العنوان الكامل للمستلم ، مثل هذا:
    • السيد ن. ديركسن
    • زيسترات 43
    • 3456AA Poortvliet
15. اكتب عنوان المرسل على الظرف. إذا تعذر على البريد تسليم رسالتك لسبب ما ، فيمكن إعادة رسالتك إليك. اكتب عنوانك على ظهر الظرف أو في الزاوية اليسرى العليا.

نصائح

• اكتب دائمًا فاصلة بعد التحية.
• حاول أن تضع في اعتبارك ما الذي قد يثير اهتمام القارئ.
• يمكنك كتابة رسائل للتعبير عن امتنانك أو تعاطفك أو حبك أو دعابة أو قلقك أو أي عواطف أخرى.
• كن منطقيًا ومهذبًا عند كتابة خطاب شكوى - إذا فعلت ذلك ، فمن المرجح أن تحصل على نتيجة جيدة.
• لا تقم بتضمين الكثير من المعلومات غير الضرورية في خطاب ، خاصة إذا كان خطاب عمل.
• إذا كنت تطبع خطابًا رسميًا ، فاستخدم الورق الأثقل من الورق العادي.
• إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا رسميًا أو شبه رسمي ، فتأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني يبدو محترمًا. يتم أخذ رسالة من "sweetstar189" بجدية أقل من رسالة من "Janine.smit".
• اكتب الحروف بالحبر الأزرق أو الأسود.

تحذيرات

• يمكن أن يؤدي التوقيع على مغلف إلى إعاقة التسليم الصحيح. إذا كنت تريد تزيين مظروفك أو إضافة ملصقات ، فافعل ذلك على ظهره.