المحتوى

• لتخطو
• طريقة 1 من 2: الأساسيات
• طريقة 2 من 2: المحتوى
• نصائح

الملخص هو أهم جزء في مستند الأعمال. إنه الجزء الأول (والوحيد غالبًا) الذي سيقرأه الآخرون والجزء الأخير الذي يجب أن تكتبه. إنها نظرة عامة موجزة على المستند بأكمله ، وهي مصممة لإظهار الأشخاص المشغولين الذين سيقرؤون وثيقتك في لمحة مقدار ما يجب قراءته والإجراء المحتمل اتخاذه.

لتخطو

طريقة 1 من 2: الأساسيات

1. افهم أن الملخص هو نظرة عامة موجزة لقطعة العمل. "موجز" و "نظرة عامة" هي الكلمات هنا. الملخص ليس شاملاً بأي حال من الأحوال ، كما أنه ليس بديلاً عن القطعة الأصلية. يجب ألا يتجاوز الملخص 10٪ من المستند الأصلي. حاول أن تحصل على ما بين 5٪ و 10٪.
   • يختلف الملخص عن المقتطف. يوفر المقتطف للقارئ نظرة عامة وتوجيهًا ، بينما يعبر الملخص عن جوهر الموضوع ويوفر الاتجاه. تستخدم المقتطفات في كثير من الأحيان في الأوراق الأكاديمية ، والملخصات أكثر لأغراض تجارية.
2. تأكد من الالتزام بإرشادات الأسلوب والهيكل. تتفق معظم مصادر الملخص المؤثرة على أنه يجب تطبيق إرشادات نمطية وبنية معينة. وتشمل هذه:
   • يجب أن تكون الفقرات قصيرة وفي صلب الموضوع.
   • يجب أن تكون الملخصات مفهومة دون قراءة التقرير الأصلي.
   • يجب كتابة الملخصات بطريقة تناسب الجمهور الذي كتب النص من أجله.
3. عرف المشكلة. يجب أن يحدد الملخص مشكلة واضحة ، سواء كانت تتعلق بإدارة سلسلة التوريد أو حملات التسويق في الخارج. يعد التعريف الواضح للمشكلة أمرًا مهمًا بشكل خاص في الملخصات ، لأن المستندات الأساسية غالبًا ما تتم كتابتها من قبل فنيين لديهم فهم ضئيل للمسائل المفاهيمية. تأكد من كتابة المشكلة بكلمات واضحة وواضحة.
4. قدم حلاً. المشكلة تحتاج دائما إلى حل. لتقديم هدف واضح (وسبب لتمويل السبب) ، يجب عليك تقديم الحل بطريقة تحل المشكلة بشكل فعال. إذا لم يتم تعريف مشكلتك بوضوح ، فربما يكون الحل الخاص بك غير منطقي أيضًا.
5. استخدم الصور والرموز والعناوين ، إذا كان ذلك يسهل التنقل في المستند. الملخص ليس مقالاً. لا يجب أن تكون كتل نصية طويلة. إذا زادوا الفهم ، فأنت على الطريق الصحيح:
   • تمثال. يمكن للصورة المقدمة بشكل جيد والتي تسلط الضوء بدقة على طبيعة مشكلة العميل أن توضح جوهر الملخص. غالبًا ما يكون تحفيز الصورة المرئية بنفس فعالية التحليل.
   • التعداد. يمكن تقسيم المعلومات الطويلة إلى قوائم أكثر قابلية للإدارة.
   • رؤساء. إذا لزم الأمر ، قم بتنظيم الموضوعات في الملخص تحت العناوين. سيساعد هذا القارئ على البقاء على المسار الصحيح عند بدء الملخص.
6. حافظ على الملخص حديثًا وخاليًا من المصطلحات. المصطلحات اللغوية هي عدو التفاهم. إنها تحظى بشعبية كبيرة في عالم الأعمال. كلمات مثل "الواجهة" و "الرافعة المالية" و "الكفاءات الأساسية" وما شابه ذلك كلها كلمات يجب تجنبها. إنها تحجب المعنى الحقيقي وتجعل الملخص غامضًا وغير محدد.

طريقة 2 من 2: المحتوى

1. ابدأ بالمستند الأصلي. نظرًا لأن الملخص يلخص مستندًا آخر ، يجب أن تكون على دراية بالقطعة الأصلية حتى تتمكن من ضغطها في إصدار يمكن التحكم فيه وغني بالمعلومات. سواء كان ذلك المستند الأصلي تقريرًا أو خطة عمل أو اقتراحًا أو كتيبًا أو أي شيء آخر ، قم بالمراجعة والعثور على النقاط الرئيسية.
2. اكتب نظرة عامة موجزة ما هو الغرض من دعم الشركة للمستند أو المستند الأصلي نفسه؟ ما هو النطاق؟
   • مثال: Women World Wide هي منظمة غير ربحية تهدف إلى ربط جميع النساء في العالم من خلال حلول فعالة للعنف المنزلي ومن خلال توفير شبكة دعم لضحايا العنف المنزلي. تعمل من مقرها الرئيسي في ألبرتا ، كندا ، وقد تم تلقي إحالات من نساء من 170 دولة حول العالم ".
3. قدم مشاركًا سبرًا. ربما يكون هذا هو الجزء الأكثر أهمية في الملخص. في جملة أو جملتين ، عليك أن توضح للقارئ ما هو الشيء المميز في عملك. لماذا يستحق الاهتمام أو التجارة أو تعاون الأشخاص الذين يقرؤون الملخص؟
   • ربما يكون مايكل جوردان أحد عملاءك وقد قام بالترويج لمنتجك على Twitter مجانًا. ربما دخلت للتو في شراكة مع Google. ربما تكون قد حصلت للتو على براءة اختراع ، أو ربما حصلت للتو على طلب كبير.
   • في بعض الأحيان ، يكفي اقتباس قصير أو تجربة من شخص ما. يتعلق الأمر بجذب انتباه جمهورك ، وجعل القضية محترمة قدر الإمكان ، وجذب القارئ إلى بقية المستند.
4. حدد المشكلة الأكبر. الجزء الحقيقي الأول من الملخص هو مناقشة مشكلة ما ، لذا يرجى وصف المشكلة التي يعالجها منتجك أو خدمتك. تأكد من وصف المشكلة بأكبر قدر ممكن من الوضوح. لا تبدو المشكلة سيئة التحديد مقنعة ولن تقدم الحل الخاص بك بأعلى تأثير.
   • مثال: "مدينة لوس أنجلوس مسدودة بسبب حركة المرور. بعد وسط مدينة واشنطن العاصمة ، تعد حركة المرور في لوس أنجلوس هي الأسوأ في البلاد. هذا ليس فقط مزعج. يقلل الضباب الدخاني والتلوث الناجم عن حركة المرور من إنتاجية الناس ، ويزيد من مستويات الربو ويخلق ببطء ولكن بثبات مشكلة صحية خطيرة. عدد السيارات في لوس أنجلوس يفوق عدد الأشخاص الذين يبلغون من العمر ما يكفي للقيادة ".
5. تعال إلى الحل الفريد الخاص بك. المشكلة الكبيرة هي الجزء السهل. الآن عليك إقناع القارئ بأن لديك حلًا للمشكلة الكبيرة. عندما تقدم هذين المكونين ، فأنت على درب فكرة خارقة.
   • مثال: "صممت Innotech نظامًا رائدًا للتحكم في حركة المرور يقلل من الوقت الذي يستغرقه التنقل بالدقائق عن طريق تثبيت" حلقات ذكية "حاصلة على براءة اختراع في ممرات الفرز المسبق لإشارات المرور ، والتي تسجل عدد السيارات في وقت معين وتدير أضواء مضاءة. يخدم تلك القاعدة. لم يعد يتعين على السائقين الوقوف أمام إشارة المرور لدقائق ، بينما الضوء الأخضر على الجانب الآخر مضاء لصف من السيارات الصفرية ".
6. التحدث عن فرص السوق. قم بتوسيع المشكلة الكبيرة من خلال تضمين إحصائيات عن مجال عملك. تأكد من أنك لا تتظاهر بأنك أكبر منك! حقيقة أن صناعة الأجهزة الطبية تبلغ قيمتها 100 مليار دولار سنويًا ليست ذات مغزى لأن جهازك الطبي الجديد لا يخدم سوى جزء صغير من هذه الصناعة. قم بتقطيعها إلى أجزاء واقعية من حصة السوق.
7. قم بتسمية اقتراح المبيعات الفريد الخاص بك. هذا هو المكان الذي تشرح فيه الحل الفريد الخاص بك. لماذا يعتبر منتجك أو خدمتك أفضل من المنافسة؟ ربما لأن مؤسسة الرعاية المنزلية الخاصة بك ترسل الأطباء إلى الأشخاص في المنزل بدلاً من أخصائيي التمريض ، أو ربما لأنك تضمن حصول الأشخاص على الخدمة في نفس اليوم حتى لا تضطر إلى التخطيط مسبقًا. اشرح لماذا أنت مميز.
   • مثال: “Intellilight له قيمة مضافة تتمثل في الكشف الفوري عن عدم وجود أي شخص في المنزل. إذا ظل الضوء مضاءً في غرفة فارغة ، فسيتم إطفاءه وتشغيله تلقائيًا بمجرد اكتشاف الحركة في الغرفة. وهذا يوفر على العميل أمواله على فاتورة الكهرباء ويهدر طاقة أقل ".
8. تحدث عن نموذج عملك إذا لزم الأمر. لا تحتاج بعض الملخصات إلى نموذج عمل (على سبيل المثال ، عادةً لا تمتلك المنظمات غير الربحية نموذج عمل). ولكن إذا كان عملك يحتوي على واحد ، فيجب أن يكون نموذج العمل واضحًا وسهل المتابعة. في الواقع ، أنت تجيب على السؤال "كيف تجعل الناس يعطونك المال من محافظهم؟" اجعل النموذج بسيطًا ، لا سيما في الملخص. كل ما يتطلبه الأمر هو ملخص سريع.
9. تحدث عن فريق الإدارة الخاص بك إذا لزم الأمر. اعتمادًا على القطاع الذي تعمل فيه ، قد يكون هذا أحد أهم أجزاء الملخص. يثق المستثمرون أو المصرفيون في الفريق وليس بالفكرة. من السهل التوصل إلى الأفكار ، لكن تنفيذ هذه الأفكار لا يمكن أن يتم إلا بواسطة فريق قوي. أظهر على الفور سبب امتلاك فريقك للخبرة والمعرفة لتنفيذ خطة عملك.
10. قدم الدعم المالي والتنبؤ لدعم ادعاءاتك بناءً على السوق ونموذج العمل والأداء السابق. عليك أن تطور صورة مالية من الأسفل إلى الأعلى. الهدف من هذه التوقعات هو الإشارة إلى كفاءتك وقدرتك على رسم صورة مالية بناءً على افتراضات سليمة.
    • عند وضع خطة لمجموعة من المستثمرين ، لا تنفق الكثير من الوقت في هذا الأمر ، لأنهم يعلمون أنه ليس لديك فكرة عن مقدار الأموال التي يمكنك جنيها. لا يتخذ المستثمرون عمومًا قرارات بناءً على صورتك المالية. في النهاية يتخذون قراراتهم المالية بأنفسهم.
11. ببطء ولكن بثبات استجب لطلبك. حان الوقت الآن لطلب استثمار أو قرض ، اعتمادًا على الغرض من ملخصك. يمكنك أن تشرح مرة أخرى لماذا تضيف شركتك قيمة. ذكر القارئ بالمشكلة الكبيرة التي ستحلها وحصتك المحتملة في السوق. أخيرًا ، أكد مرة أخرى على فريقك والقدرة على إنجاز المهمة. اطلب المبلغ الذي ستستغرقه للوصول إلى المرحلة الهامة التالية في عملك. لا تُظهر عدد الأسهم التي ترغب في التنازل عنها أو الفائدة التي ترغب في دفعها. هذا يجب أن يتم في وقت لاحق في المفاوضات الشخصية.
12. اقرأ الملخص مرة أخرى. بمجرد كتابة الأساسيات ، اقرأها بعناية. يجب عليك التحقق من الملخص بعناية فائقة. عندما تقرأ مرة أخرى ، فكر في الجمهور الذي ستشارك فيه المسرحية. تأكد من شرح المراجع الجديدة واللغة واضحة لشخص ليس على دراية بالموضوع. أعد الكتابة عند الضرورة.
    • اطلب من شخص آخر قراءة ملخصك بمنظور جديد ، مع إيلاء اهتمام خاص لما يلي:
      • وضوح. هل الكلمات واضحة والأفكار أوضح وهل الملخص خال من المصطلحات؟
      • فوالق. قد لا تزال الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم والهجاء موجودة. قد يكون من الجيد أيضًا أن يقوم شخص ما بالتحقق مرة أخرى من الأرقام والإحصائيات.
      • قوة. هل تترجم الأفكار إلى اقتراح مثير؟ أين فشل الاقتراح ، على كل حال؟
      • منطق. ما هي الأجزاء التي لا تتوافق مع بعضها بشكل جيد؟ اي واحدة؟

نصائح

• كلما كان الملخص أكثر انشغالًا ، قل عدد قراءته.
• تحقق مما إذا كان يمكنك البدء في استخدام قوالب المستندات المتوفرة في معظم برامج معالجة الكلمات.
• يمكن أيضًا استخدام هذه المكونات الأربعة للحصول على ملخصات في مجموعة متنوعة من بيئات العمل.