المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 2: كتابة خطاب عمل
• جزء 2 من 2: كتابة خطاب العمل
• نصائح

عندما تدير شركة ، ربما يتعين عليك كتابة رسائل إلى عملائك. قد تحتاج إلى إخبارهم بالأحداث الجديدة أو العروض الخاصة ، أو قد تحتاج إلى الرد على عميل لديه شكوى نيابة عن عملك. مهما كان سبب رسالتك ، استخدم دائمًا لهجة احترافية.

لتخطو

جزء 1 من 2: كتابة خطاب عمل

1. استخدم ورقة ذات رأسية احترافية. يمثل خطاب العمل شركتك. لذلك يجب أن تبدو مميزة وذات جودة عالية. يجب أن يكون شعار الشركة أو العلامة التجارية عليها أيضًا.
   • يمكنك عمل ورقة ذات رأسية مع التخطيطات في Microsoft Word. تأكد من استخدام شعارك الحالي أو علامتك التجارية في الورق ذي الرأسية.
2. افتح برنامج معالجة النصوص. يجب عليك دائمًا إنشاء خطاب عمل على الكمبيوتر.
   • قم بإنشاء مستند جديد واضبط هوامش المستند على بوصة واحدة.
   • استخدم خط serif مثل Times New Roman أو Georgia أو Ariel. تأكد من استخدام حجم خط لا يزيد عن 12 ، ولكن ليس أصغر من 10. يجب ألا يكون من الصعب قراءة الحرف بسبب خطأ الخط أو الحجم.
   • تأكد من استخدام مسافة واحدة.
3. استخدم شكل الكتلة. نموذج الكتلة هو التنسيق الأكثر شيوعًا لرسائل الأعمال. إنه أيضًا أسهل طريقة للعمل معه. يجب أن يكون كل عنوان مقابل الهامش الأيسر وستكون هناك مسافة بعد كل عنوان. بدءًا من الأعلى إلى الأسفل ، يجب أن يحتوي خطاب عملك على العناوين التالية:
   • التاريخ الحالي أو التاريخ الذي ترسل فيه الرسالة. التاريخ مهم لأنه يمكن استخدامه لسجلاتك وسجلات المرسل إليه. يمكن أيضًا استخدامها بشكل قانوني. لذا تأكد من صحة التاريخ.
   • عنوان المرسل. هذا هو عنوانك المنسق بتنسيق عنوان قياسي. إذا كان عنوانك موجودًا بالفعل على الورق ذي الرأسية ، فيمكنك تخطي هذه الخطوة.
   • عنوان المرسل إليه. يتكون هذا من اسم وعنوان الشخص الذي تكتب له الرسالة. استخدام السيد / السيدة اختياري. لذلك إذا كتبت إلى Nina de Vries ، على سبيل المثال ، يمكنك حذف جزء Mevrouw.
   • المقدمة. يمكن أن يكون هذا "عزيزي السيدة دي فريس" أو "عزيزتي نينا دي فريس". إذا لم تكن متأكدًا من الذي سيقرأ الرسالة ، فاستخدم "سيدي أو سيدتي". يمكنك أيضًا استخدام "L.S." ، ولكن كملاذ أخير فقط إذا لم تكن لديك فكرة عمن سيقرأ رسالتك.
   • نص الرسالة. سنركز على هذا أكثر لاحقًا في هذه المقالة.
   • إقفال الخطاب بالتوقيع. يمكن أن يكون هذا "مع خالص التقدير" أو "مع خالص التقدير".

جزء 2 من 2: كتابة خطاب العمل

1. حدد من هو جمهورك المستهدف. يجب أن تكون نبرة الخطاب احترافية دائمًا ، بغض النظر عن جمهورك المستهدف. ولكن قد تضطر إلى تغيير لغتك أو اختيار الكلمات حسب المستلم. إذا كنت تكتب إلى قسم الموارد البشرية في شركة أخرى ، فيجب أن تكون أكثر رسمية بلغتك. ولكن إذا كنت تكتب إلى عميل معين ، فيمكنك استخدام لغة غير رسمية أو غير رسمية.
   • يعني تحديد مجموعتك المستهدفة أيضًا أنه يمكنك أن تكون واضحًا تجاه المجموعة المستهدفة. تجنب استخدام المصطلحات التي لا يفهمها القارئ. على سبيل المثال ، ربما لا يعرف العميل الاختصارات المستخدمة في برنامج الفضاء الخاص بشركتك ، لذلك لا تستخدم تلك الاختصارات في الحرف.
   • القاعدة الذهبية لكتابة خطاب عمل جيد هي أن تكون واضحًا وموجزًا ​​ومهذبًا.
2. حدد الغرض من الحرف في الجملة الأولى. ضع في اعتبارك الغرض من الرسالة. هل هو إعلام عملائك بموقعك الجديد؟ هل هو تذكير العميل بفاتورة غير مدفوعة أو رصيد مستحق؟ أو للرد على شكوى العميل؟ مع وضع هذا الهدف في الاعتبار ، قم بإنشاء مسودة للجملة الأولى والتي ستتيح للقارئ على الفور معرفة موضوع الرسالة. لا تكن غامضًا بشأن الغرض من رسالتك. كن صريحًا.
   • ابدأ بـ "أنا" إذا كنت تريد التعبير عن رأيك بصفتك صاحب عمل. استخدم "نحن" عند الكتابة نيابة عن شركة أو مؤسسة.
   • ركز على عبارة مباشرة مثل: "بهذه الرسالة نريد إخبارك" أو "بهذه الرسالة نريد أن نطلب منك". يمكنك أيضًا استخدام عبارة "أنا" إذا كنت تكتب الرسالة بصفتك صاحب عمل. مثل: "أنا أتصل بك بسبب" أو "سمعت ذلك مؤخرًا ... وأود معرفة المزيد عن ..."
   • على سبيل المثال ، إذا كتبت (بصفتك مالكًا لنشاط تجاري) رسالة إلى نينا دي فريس بشأن حساب غير مدفوع من الشهر الماضي ، فيمكنك البدء بـ: "أتصل بك من خلال هذه الرسالة بسبب وجود رصيد مستحق في حسابك من مارس 2015 ".
   • أو ، بصفتك موظفًا في إحدى الشركات ، إذا قمت بالرد على شكوى أحد العملاء بشأن برنامج الفضاء الخاص بالشركة ، يمكنك بدء الرسالة بـ "لقد تلقينا شكواك بشأن برنامجنا الفضائي إلى المريخ"
   • ربما تكتب الرسالة لإعلام العميل بأنه قد فاز في مسابقة أو مكانًا في دورة تدريبية. ابدأ بجملة مثل: "يسعدني إخبارك ..." أو "نود إخبارك بأن ..."
   • إذا كان عليك تقديم أخبار سيئة ، فابدأ بجملة مثل ، "يؤسفنا إبلاغك بذلك ..." أو "بعد دراسة متأنية ، قررت عدم ..."
3. استخدم الصوت النشط بدلاً من المبني للمجهول. في اللغة العامة ، غالبًا ما نستخدم الصيغة المبنية للمجهول. لكن الشكل المبني للمجهول يجعل ما تكتبه مملًا ومربكًا. يكون النموذج النشط أكثر فاعلية في خطاب العمل لأنه يحدد نغمة أكثر حزما.
   • مثال على النموذج السلبي ، على سبيل المثال: `` ما هي الشكاوى المحددة التي يمكنني حلها من أجلك؟ '' موضوع الجملة ، العميل ('أنت') في نهاية الجملة ، بدلاً من البداية من الجملة.
   • مثال على النموذج النشط ، على سبيل المثال ، "ماذا يمكنني أن أفعل لحل شكواك؟" هذه النسخة من الجملة ، في الشكل النشط ، هي أكثر وضوحًا وأسهل على القارئ في الفهم.
   • يمكن أن يكون استخدام النموذج المبني للمجهول طريقة رائعة لتوصيل رسالتك دون الالتفات إلى خطأ أو نقطة مشكوك فيها. لكن فقط استخدم هذا بعد ذلك. بشكل عام ، يكون النموذج النشط أكثر فاعلية في خطابات الأعمال.
4. أشر إلى حدث أو محادثة سابقة مع القارئ ، إن أمكن. ربما تكون قد اتصلت بـ Nina de Vries في وقت سابق من هذا الشهر لتحذيرها بشأن فاتورتها غير المدفوعة. أو ربما عبر أحد العملاء عن إحباطه من برنامج الفضاء في مؤتمر الشهر الماضي. إذا كنت قد تفاعلت بالفعل مع القارئ ، فاعترف بذلك. إنه يذكر القارئ بجهة الاتصال السابقة ويجعل خطاب العمل يبدو أكثر إلحاحًا وأهمية.
   • استخدم عبارة مثل: "متابعة من رسالتي بخصوص فاتورتك غير المدفوعة" أو "شكرًا لك على الدفع في مارس". أو "لقد كان من المفيد جدًا معرفة موقفك من برنامج الفضاء في مؤتمر مايو".
5. قدم طلبًا أو اعرض المساعدة. حدد لهجة إيجابية مع القارئ من خلال تقديم طلب مهذب أو تقديم المساعدة له في شكل علاقة تعاونية.
   • لنفترض أنك صاحب عمل تطلب من العميل دفع فاتورة. استخدم عبارة مثل ، "أقدر لك تسوية فاتورتك غير المدفوعة في أسرع وقت ممكن".
   • لنفترض أنك تكتب نيابة عن شركتك. استخدم جملة مثل: "يسعدنا ترتيب لقاء وجهًا لوجه بينك وبين مسؤول الموارد البشرية لدينا."
   • يمكنك أيضًا عرض الإجابة على أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لدى القراء. استخدم عبارة مثل: "سأكون سعيدًا بالإجابة على أي أسئلة أو مخاوف لديك بخصوص حسابك." أو ، "هل تريد منا أن نقدم لك مزيدًا من التفاصيل حول البرنامج؟"
6. أغلق الرسالة. أضف دعوة للعمل لنفسك وللقارئ. قد يكون هذا طلبًا للدفع قبل تاريخ محدد أو ملاحظة حول تحديد موعد رسمي مع القارئ.
   • أضف جملة حيث تخاطب المرسل إليه في المستقبل. "إنني أتطلع إلى رؤيتك في اجتماع الميزانية الأسبوع المقبل." أو "أتطلع إلى مناقشة هذا الأمر معك بشكل أكبر خلال زيارتنا للمقر."
   • انتبه إلى أي مستندات تريد إضافتها إلى رسالتك. أضف جملة مثل "في المرفقات ستجد الفاتورة المستحقة" أو "مرفقًا ستجد نسخة من برنامج الفضاء الخاص بنا".
   • أنهِ الخطاب بجملة ختامية. استخدم "مع خالص التقدير" للعملاء أو العملاء.
   • استخدم "مع خالص التقدير" في خطابات رسمية لأشخاص لا تعرفهم.
   • استخدم فقط "مع أطيب التحيات" أو "مع أطيب التحيات" عند الكتابة إلى شخص تعرفه جيدًا أو تعمل معه.
7. اقرأ الرسالة مرة أخرى. كل ما تبذلونه من التنسيقات الدقيقة والكلمات سوف تذهب سدى إذا كانت الرسالة مليئة بالأخطاء الإملائية!
   • لاحظ أي استخدام للصيغة المبنية للمجهول ، وحاول تغيير الجملة إلى الصيغة النشطة.
   • انتبه لأي جمل طويلة وغير واضحة ومعقدة. في خطاب العمل ، عادةً ما يكون الأقل أكثر ، لذا قم بتقصير طول الجمل إذا كان ذلك ممكنًا.

نصائح

• عند طباعة الحرف ، استخدم A4 فارغًا. عند إرسال الرسالة ، قم بطيها في الثلث وإرسالها في مظروف عادي.