المحتوى

• لتخطو
• الطريقة 1 من 4: اضبط أسلوب الاتصال الخاص بك
• طريقة 2 من 4: التعامل مع الموظفين والزملاء
• طريقة 3 من 4: التعامل مع المواقف المشحونة عاطفياً
• طريقة 4 من 4: تواصل مع مجموعات كبيرة

لتعلم التواصل بشكل فعال ، عليك تكييف الأشياء التي تقولها وتكتبها في سياقات مختلفة. هذا يعني أنه يجب عليك تكييف أسلوب الاتصال الخاص بك مع جمهورك. في مكان العمل ، هذا يعني بذل قصارى جهدك لتكون واضحًا ومحترمًا ومهنيًا. عند التعامل مع موقف مشحون عاطفيًا ، ركز على التحقق من صحة مشاعر الشخص الآخر ، بدلاً من إبداء رأيك الخاص. عند التواصل مع مجموعة كبيرة من الأشخاص أو تقديم عرض تقديمي ، يمكنك التكيف من خلال التمسك بهيكل واضح ، والتأكيد على النقاط المهمة ، والتفاعل مع الجمهور للحفاظ على طاقتهم واهتمامهم.

لتخطو

الطريقة 1 من 4: اضبط أسلوب الاتصال الخاص بك

1. تكييف مفرداتك مع الجمهور. من المهم أن تكون قادرًا على التحدث في سجلات مختلفة ، بعضها رسمي والبعض الآخر غير رسمي. في عملك أو في حياتك المهنية ، ربما يكون من المهم أن تبدو متعلمًا ومستنيرًا ومهذبًا. ومع ذلك ، من المرجح أن يتوقع أصدقاؤك أن يروا جانبًا غير رسمي في شخصيتك. من خلال تكييف مفرداتك مع الموقف ، يمكنك التواصل بشكل أفضل مع الآخرين.
   • تأكد من استخدام كلمات يفهمها الآخرون.
   • على سبيل المثال ، قد تكون اللغة العامية والعامية مناسبة للتحدث مع الأصدقاء ، ولكنها قد تعيق حياتك المهنية إذا كنت تستخدمها في مكان العمل. وبالمثل ، يمكن أن تجعلك الكلمات الكبيرة واللغة المهنية في العمل تبدو أكثر ذكاءً ، ولكن يمكن أن تكون مزعجة ومزعجة إذا استخدمت مثل هذه اللغة بين الأصدقاء.
2. اعكس لغة وإيماءات الشخص الذي تتحدث إليه. إن عكس موقف الشخص الآخر يمكن أن يجعله يشعر بالراحة. كما أنه يجعلك أكثر إقناعًا. يمكنك نسخ الإيماءات و / أو الموقف و / أو اختيار الكلمات.
   • تقليد عدد قليل من إيماءاتهم واختيار الكلمات. قد يؤدي القيام بهذا كثيرًا إلى إزعاجهم.
   • تعكس شخصًا ما فقط عندما يُنظر إليه على أنه مناسب. على سبيل المثال ، إذا كنت رجلًا تتحدث إلى امرأة تحمل حقيبة ، فليس من الجيد أن تمسك بذراعك بجانبك كما لو كنت تمسك أيضًا بمحفظة.
3. قم بتغيير نبرة صوتك وفقًا للموقف. يمكن لتون أن يخبر الشخص الآخر كثيرًا عن الموقف. يمكنك استخدام نبرة جادة عند مناقشة الأعمال في مكان العمل ، أو استخدام نبرة مشجعة عند تقييم موظف ، أو استخدام نبرة غير رسمية عند الخروج مع الأصدقاء.
   • عند تعديل نبرة صوتك ، تأكد من تطابق اتصالك الشفهي وغير اللفظي ، مما سيظهر الإخلاص. على سبيل المثال ، قد يتم تقويض النغمة الحازمة والجادة إذا كنت تريد أن تضحك وتتسم بالنحافة. تتناسب النغمة الجادة مع الوجه المستقيم والإيماءات الخفيفة ، بينما تتوافق النغمة المشجعة مع الإيماءات وبعض الإيماءات الأخرى.

طريقة 2 من 4: التعامل مع الموظفين والزملاء

1. قم بجدولة اجتماعات وجهًا لوجه لموضوعات جديدة أو معقدة. اختر الاتصال الشخصي ، حتى إذا كنت تشعر أنه يمكنك إثارة الموضوع في رسالة بريد إلكتروني أو رسالة إخبارية. بهذه الطريقة تمنح الناس الفرصة لطرح الأسئلة والفرصة لتقديم توضيح عند الضرورة.
   • على سبيل المثال ، قد تعتقد أنه يمكنك شرح القواعد الجديدة لكسر الموظفين عن طريق البريد الإلكتروني أو تعليق القواعد في المقصف.
   • ومع ذلك ، إذا كنت تعقد اجتماعًا مع موظفيك ، فيمكنك التأكد من أن الجميع يفهم القواعد ويمكن محاسبته.
2. ناقش القضايا بشكل خاص مع المرؤوسين. لا تقم أبدًا بمحاسبة زميل في العمل أمام الموظفين الآخرين لأن هذا قد يسبب الاستياء. يمكن إساءة تفسير رسائل البريد الإلكتروني ، لذلك من الأفضل عدم الرغبة في معالجة مشاكل الموظفين بهذه الطريقة أيضًا. بدلاً من ذلك ، حدد موعدًا لعقد اجتماع خاص للتحدث.
   • استخدم كلمات يمكن أن يفهمها الآخر.
   • افتح المحادثة بشيء مثل "فرانك ، أردت التحدث معك عن بعض الأشياء التي لاحظتها في عملك مؤخرًا ، وكيف يمكننا فعل شيء حيال ذلك." هذا يخلق نغمة قوية ولكن موجهة نحو المستقبل ، بدلاً من نغمة انتقادية بشكل مفرط.
   • بعد ذلك ، اكتب ملخصًا لكل اجتماع وأرسله بالبريد الإلكتروني إلى جميع المعنيين. هذا يجعل التواصل أكثر وضوحا.
3. استخدم وسائل التواصل الاجتماعي بشكل احترافي. لا ترسل شكاوى شخصية أو معلومات سرية حول العمل عبر وسائل التواصل الاجتماعي. باختصار ، حافظ على عملك احترافيًا. إذا كنت تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي فقط للتواصل مع الأصدقاء ، فقد يعني ذلك تغيير كل من نغمة ومحتوى منشوراتك.
   • اجعل مشاركاتك على وسائل التواصل الاجتماعي إيجابية وموجزة: "مرحبًا جرونينجن ، تعال إلى توتاالسبورت اليوم للحصول على خصم 20٪ على جميع المعدات!"
   • عند التواصل مع الزملاء أو الموظفين أو العملاء عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، ابتعد عن الهجمات الشخصية والتنفيس والشكاوى والصور غير اللائقة.
   • اعلم أن أي شيء تنشره على الإنترنت يمكن أن يراه أي شخص.
   • يحب العديد من الأشخاص الاحتفاظ بحساب منفصل على وسائل التواصل الاجتماعي - حساب للاستخدام الشخصي والآخر للاستخدام التجاري.
4. أتساءل عما تريد نقله إذا لم تتواصل شخصيًا. اقرأ بريدًا إلكترونيًا أو نصًا قبل الضغط على "إرسال". إذا كنت بحاجة إلى التحدث أو استخدام الهاتف مع شخص ما ، فقم بتدوين بعض الملاحظات حول ما تريد قوله قبل بدء المحادثة. قد يكون من الصعب تفسير التواصل من خلال النص لأنه ليس لديك إشارات سياقية مثل النبرة وتعبيرات الوجه. تأكد من أنك واضح تمامًا:
   • إذا كنت تكتب في مكان العمل ، فضع النقطة الرئيسية لبريدك الإلكتروني في سطر الموضوع أو في الجزء العلوي إذا كان في رسالة نصية. سيقدر المستلم توفير الوقت من خلال كونك مباشرًا.
   • استخدم سطر موضوع البريد الإلكتروني بعناية. تجنب الموضوعات الغامضة أو الواضحة ، مثل "إشعار الوظيفة". بدلاً من ذلك ، استخدم عناوين محددة مثل "لقاء مع Berend Wijmans في 16 نوفمبر!"
   • عندما تكون على الهاتف ، استخدم إشارات شفهية واضحة مثل "لذا ، ناتاشا ، السبب الذي أتصل به هو التحدث عن انخفاض المبيعات" و "أندريه ، أريد التأكد من فهمي. هل يمكنك تكرار الشعار مرة أخرى؟
5. خصص وقتًا للمحادثات الصغيرة إذا كنت انطوائيًا. ابذل قصارى جهدك للتحدث بشكل غير رسمي أيضًا ، حتى يشعر الناس بالراحة والراحة بغض النظر عن السياق عندما يتحدثون إليك. حتى لو كنت انطوائيًا ولا يأتي الحديث بشكل طبيعي ، فمن السهل إيجاد طرق لإجراء محادثات محايدة مع الناس.
   • التزم بالموضوعات المحايدة وغير المثيرة للجدل. على سبيل المثال ، يمكنك التحدث عن البرامج التلفزيونية الشهيرة أو الطعام أو أحد البرامج التي يمكنك دائمًا استخدامها: الطقس.
     • على سبيل المثال ، جرب شيئًا مثل "مرحبًا ، ما رأيك في الحلقة الأخيرة من Game of Thrones؟
   • إذا كنت في منصب إداري أو إداري ، فإن التحدث أو الشؤون اليومية سيجعل موظفيك يشعرون أنك ترقى إلى مستواهم وأنك في متناول اليد. يساعد التحدث عن الأشياء إلى مدير أو رئيس في تكوين رابطة ، مما يسهل التحدث عن الأمور الأكثر تعقيدًا أو خطورة لاحقًا.

طريقة 3 من 4: التعامل مع المواقف المشحونة عاطفياً

1. استخدم جمل "أنا" بدلاً من "أنت". أعد صياغة الأشياء التي تريد أن تقولها بحيث تنقل ما تشعر به أو تفكر فيه ، بدلاً من التركيز على ما فعله شخص آخر. هذا سيجعل الشخص الآخر أقل عرضة للهجوم. على سبيل المثال:
   • في العمل ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "أتذكر أنني تعلمت هذا كموظف جديد" ، بدلاً من "أنت لا تفهم كيف يعمل هذا."
   • وبالمثل ، من الأفضل عدم إخبار صديق بشيء مثل ، "أنت تنزعج بسهولة شديدة. بدلاً من ذلك ، قل شيئًا مثل ، "أشعر أن هذا شيء تهتم به حقًا."
2. ابحث عن علاقة مع من يشعر بالضيق. حتى عندما يزعجك شخص ما ، أو عندما تحاول التوسط بين طرفين ، يجب أن تفعل كل ما في وسعك لإيجاد أرضية مشتركة في المواقف العاطفية. عندما يكون الموقف مشحونًا عاطفيًا ، فإن تكوين الروابط يساعد على منع الناس من الشعور بالهجوم. يمكن أن يمنع هذا أي شخص من أن يكون في موقف دفاعي.
   • أكد على الشراكة في طريقة صياغة الأشياء.على سبيل المثال ، استخدم جمل مثل "We can do it" أو "We are in this together".
3. أظهر التعاطف مع الشخص الآخر بدلاً من النقد. في بعض الأحيان عندما يكون الناس مستائين ، يحتاجون إلى التحدث بصوت عالٍ ويحتاجون إلى من يستمع فقط. أظهر أنك تأخذ مخاوفهم على محمل الجد وأنك على استعداد لمحاولة فهم ما يحدث. هذا يعني تعديل طريقة تواصلك للتركيز أكثر على الاستجابة لما يقوله الشخص الآخر.
   • قل شيئًا مثل "أنا أتفهم تمامًا سبب انزعاجك" أو "كنت على حق ، سيكون ذلك مزعجًا لأي شخص."
   • تجنب التعليقات مثل "ليس عليك أن تنزعج حقًا من هذا" أو "لا أفهم لماذا يزعجك هذا" ، حتى لو كنت تشعر بهذه الطريقة.
4. ابذل قصارى جهدك لإظهار الاحترام. يتطلب نزع فتيل الموقف المشحون عاطفيًا الاعتراف بمدخلات الآخرين وقيمتهم حتى لا يشعروا بالعجز أو عدم الاعتراف بهم. وضح ما فعله الآخر بشكل جيد ، أو ما هي الحقوق والسلطات التي يمتلكها الآخر ، مثل:
   • لقد عملت بجد على هذا ، أليس كذلك؟
   • أعتقد أنك تتعامل مع هذا بالكثير من الصبر.

طريقة 4 من 4: تواصل مع مجموعات كبيرة

1. تكييف عرضك التقديمي مع جمهورك. من المهم أن تعرف جمهورك حتى تتمكن من تخصيص رسالتك لجمهورك. أنت بحاجة إلى معرفة من هو الجمهور ، وفهم خلفيتهم إلى حد ما ، وسبب حضورهم العرض التقديمي الخاص بك. كلما زادت المعلومات المتوفرة لديك ، كان بإمكانك تصميم العرض التقديمي بشكل أفضل.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تقدم عرضًا تقديميًا لمجموعة من المديرين التنفيذيين فوقك في التسلسل الهرمي للشركة ، فيجب أن تكون لغتك احترافية ومصقولة ، وتجاهل النكات أو المصطلحات. ومع ذلك ، يمكنك استخدام النكات والمصطلحات واللغة الواضحة عند التحدث مع مجموعة من المرؤوسين ، حيث يمكن أن يساعد ذلك في تخفيف التوتر في الغرفة.
   • كن على دراية بخلفية الأشخاص في الجمهور للتأكد من أنك لا تستخدم لغة أو أمثلة مسيئة.
2. حدد ما تريد قوله. للتواصل بوضوح مع مجموعة كبيرة ، تحتاج إلى خطة لما تريد قوله ، بدلاً من التحدث بشكل غير رسمي مع عدد قليل من الأشخاص. خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بفقدان انتباه جمهورك. خطط لما يلي:
   • النقاط الرئيسية التي تريد التأكيد عليها. على سبيل المثال ، إذا كنت تقدم استراتيجية مبيعات جديدة لشركتك في ثلاث نقاط ، فخطط للتحدث بصوت أعلى قليلاً عند ذكر كل نقطة لأول مرة.
   • اللحظات التي قد ترغب في الإبطاء فيها (مثل تقديم معلومات جديدة أو معقدة).
   • أماكن طبيعية في عرضك التقديمي عندما يمكنك التوقف مؤقتًا ، مثل بعد تقديم كل نقطة من استراتيجية مبيعات من ثلاث نقاط. يمنح هذا الحضور الوقت للسماح للمعلومات بالدخول.
3. حدد النقاط الرئيسية في العرض التقديمي الخاص بك. استخدم العبارات الرئيسية لتحديد النقاط الرئيسية في محادثتك. قد يكون من الصعب متابعة العروض التقديمية الشفوية ، ولكن هذه "العلامات" تساعد جمهورك على مواكبة النص. العبارات الجيدة للتسطير هي:
   • "متابعة ..." (لتقديم نقطة جديدة).
   • "كما قلت من قبل ..." (لتذكير الجمهور بوجهة نظرك الرئيسية).
   • "لتختتم الأمور ..." (لإعلامهم بأن نهاية النص الخاص بك تقترب).
   • أخبر الناس متى ستجيب على الأسئلة. يمكنك أن تقول ، "احفظ أسئلتك حتى بعد العرض ، ثم سأجيب عليها.
4. قم بإنشاء معينات بصرية للتأكيد على أهم النقاط. ضع عرض شرائح بسيطًا. استخدم عرض الشرائح كطريقة للتأكيد على النقاط المهمة ، وليس شرحها بالتفصيل. خلاف ذلك ، سيشاهد جمهورك الشرائح بدلاً من الانتباه إلى ما تقوله.
   • استخدم فقط قدرًا صغيرًا من النص أو الصور لكل شريحة. على سبيل المثال ، إذا كنت تحدد ثلاثة أهداف لمؤسستك للعام المقبل ، فأنشئ شريحة نصها "الهدف 1: زيادة العضوية بنسبة 10٪."
   • هذه معلومات كافية لتذكير الجمهور بالنقطة التي تريد إيضاحها ، ولكن ليس لدرجة أنها تقلل من انتباههم.
5. تفاعل مع جمهورك. قم بتضمين فترات توقف في عرضك التقديمي ، واطرح الأسئلة ، وشجع الناس على طرح الأسئلة إذا كانوا بحاجة إلى توضيح حول أي من العروض التقديمية. يمكنك أيضًا مخاطبة الجمهور مباشرة ، إما بالاسم أو بالنظر في أعينهم. يساعد هذا في جعل العرض التقديمي أكثر جاذبية ، وإشراك الجمهور ، وزيادة كمية المعلومات التي يمكنهم الحصول عليها من محادثتك.