المحتوى

• لتخطو
• الطريقة الأولى من 3: الرد على الرسائل النصية
• الطريقة 2 من 3: تحدث إلى شخص ما شخصيًا
• الطريقة الثالثة من 3: الرد برسالة بريد إلكتروني

يمكن أن تؤثر طريقة ردك على شخص ما في الطريقة التي ينظر بها هو أو الآخرين إليك. لحسن الحظ ، يمكنك أن تتعلم كيف ومتى تستجيب لتحسن في ذلك. عند التحدث إلى شخص ما شخصيًا ، من المهم أن تنتبه إليه أو تسمح له بالتعبير عن أفكاره قبل إعطاء إجابة مستنيرة. في محادثة الرسائل النصية ، هناك بعض القواعد غير المعلنة التي يجب عليك اتباعها للتواصل بنجاح. البريد الإلكتروني هو وسيلة أكثر رسمية للتواصل مع الآداب المهنية التي يجب عليك اتباعها من أجل نقل المعلومات بشكل فعال والرد بشكل مناسب.

لتخطو

الطريقة الأولى من 3: الرد على الرسائل النصية

1. استخدم لغة بسيطة عند المراسلة. يمكن تنظيم رسائل البريد الإلكتروني والرسائل وحتى المحادثات وجهاً لوجه بشكل أكثر رسمية. نظرًا للطبيعة القصيرة والمحدودة للرسائل النصية ، غالبًا ما تكون اللغة الأكثر استرخاءً أكثر ملاءمة وتمنح المحادثة لمسة شخصية أكثر.
   • على سبيل المثال ، يمكنك استخدام "t" بدلاً من "it" لتوفير مساحة ، وكتابة رسالة بشكل أسرع ، ونقل نغمة مريحة.
   • غالبًا ما تكون قواعد الترقيم أكثر تساهلاً في الرسائل النصية. على سبيل المثال ، يمكن أن يجعل الالتزام الصارم باستخدام الفاصلة المحادثة تبدو مصطنعة ورسمية.
   • لا تفترض دائمًا أن محادثة الرسائل النصية يمكن أن تكون عادية ، ولكن إذا كان الشخص الآخر يستخدم لغة غير رسمية ، فيمكنك الرد بنفس الطريقة لتجعله يشعر بالراحة.
2. اطرح أسئلة مفتوحة للاستمرار في المحادثة. إذا كنت ترغب في استمرار المحادثة النصية ، فإن طرح أسئلة مفتوحة يمكن أن يساعد الشخص الآخر على قول المزيد والحصول على رأيه حول شيء ما. قد يؤدي طرح الأسئلة التي لا تحتاج إلا إلى إجابة موجزة بنعم أو لا إلى إضعاف المحادثة.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تتحدث إلى شخص ما حول مسألة تجارية ، فيمكنك أن تسأله شيئًا مثل ، "ما رأيك في المشروع الجديد؟"
   • إذا كنت تريد أن تفهم ما يعتقده شخص ما حول موضوع ما ، فحاول كتابة شيء مثل ، "أوافق ، ولكن لماذا تعتقد أن هذا هو الحال؟"
3. تجنب إرسال إجابات قصيرة أو من كلمة واحدة. يجب أن تكون النصوص قصيرة نسبيًا ، لكن الردود القصيرة أو المفاجئة قد تجعلك تشعر بالغضب من الشخص الآخر. إذا كنت ترد على رسالة من شخص آخر ، فامنحهم ردًا حقيقيًا بطول جملة أو جملتين على الأقل.
   • في بعض الأحيان يكون من المقبول تمامًا الرد بـ "موافق" إذا كان ذلك منطقيًا في السياق. لكن تجنب استخدام حرف "k" واحدًا ردًا على ذلك ، فقد يبدو هذا فظًا وغير مهذب.

   نصيحة: إذا كنت تقدم إجابات قصيرة بشكل عام ، فقد يكون من المنطقي الاستمرار في القيام بذلك.

   
   
4. استخدم علامات الترقيم والرموز التعبيرية للتعبير عن نغمة. تسمح الطبيعة غير الشخصية للرسائل النصية للناس بتفسير نغمة أو عاطفة من خلال الاختصارات. يمكنك نقل المعنى بوضوح من خلال تضمين علامات الترقيم والرموز التعبيرية إذا بدت رسالتك غامضة.
   • على سبيل المثال ، يمكنك الرد بـ "حسنًا ، شكرًا لك. :) "حتى لا تجعلك الرسالة تشعر بالغضب أو الانزعاج.
   • في بعض الأحيان ، قد تبدو نقطة في نهاية الكلمة أو العبارة وكأنك محبط. على سبيل المثال ، قد يبدو أكثر استرخاءً أن تقول "لا ، لا" بدلاً من أن تقول "لا". لا. "
5. اقرأ الرسالة مرة أخرى قبل إرسالها. قبل أن تضغط على إرسال ، خذ دقيقة لمراجعة الرسالة. تحقق من الأخطاء المطبعية وتأكد من أنك تنقل المعلومات بشكل صحيح وباستخدام النغمة الصحيحة.
   • بمجرد إرسال رسالة ، لا يمكنك استعادتها! لذلك من الأفضل أن تتحقق من رسائلك النصية مقدمًا.
6. لا ترسل رسائل متعددة على التوالي. يمكن للإشعارات المتعددة وسلسلة من الرسائل النصية أن تزعج وتحبط المستلم. بدلاً من إرسال رسائل قصيرة متعددة ، أرسل تعليقًا يتضمن كل ما تريد قوله.
   • لا بأس في إضافة رسالة أخرى إذا نسيت ذكر شيء ما أو إذا كنت تريد توضيح شيء ما.
   • إذا لم يرد شخص ما على رسالتين متتاليتين ، فقد لا يرغب في التحدث إليك أو الابتعاد عن الهاتف. في كلتا الحالتين ، امنح الطرف الآخر الوقت والمساحة للرد.
7. اطلب الاتصال إذا أصبحت المحادثة معقدة للغاية بالنسبة لرسالة نصية. من المفترض أن تكون الرسائل النصية قصيرة ودقيقة. إذا كانت الرسالة النصية محدودة للغاية للتعبير عن أفكارك بشكل مناسب ، فاطلب من الشخص الاتصال بك حتى تتمكن من توضيح الأمر أو مناقشته بالكامل.
   • جرب إرسال شيء مثل ، "سيكون شرح ذلك أسهل عبر الهاتف. اتصل بي إذا كان لديك الوقت ، شكرا لك! "

الطريقة 2 من 3: تحدث إلى شخص ما شخصيًا

1. استمع جيدًا عندما يتحدث معك شخص ما. عندما يتحدث معك شخص ما ، تواصل معه بالعين وانتبه لما يقوله لك. هذا يدل على أنك تستمع وتفهم ما يحاول الآخر أن يقوله.
   • ركز انتباهك بالكامل على المتحدث حتى يشعر بالراحة.
   • انحن للأمام أو اطلب من الشخص مواصلة الحديث في مكان أكثر هدوءًا إذا كنت تواجه مشكلة في سماع ما يقال.
2. انتبه للإشارات غير اللفظية. يمكن أن تقول لغة الجسد بقدر الكلمات. عندما يتحدث إليك شخص ما ، انتبه إلى لغة جسده للحصول على فكرة أفضل عن كيفية الرد.
   • على سبيل المثال ، إذا استمر شخص ما في النظر حوله أو تذبذب على أقدامه ، فقد يكون متوترًا أو خائفًا. يمكنك بعد ذلك السؤال عما إذا كان الشخص بخير ، بدلاً من الرد على ما يقوله.
   • استمع أيضًا إلى كيف يقال شيء ما. إذا كان شخص ما يتحدث بصوت عالٍ أو عدواني ، فقد يتفاعل هذا الشخص بغضب أو عدواني مع المحادثة. قد تحتاج إلى اتباع نهج مختلف عند الاستجابة لمنع الموقف من التصعيد أكثر.
3. تجنب التخطيط لردك أثناء حديث شخص ما. إذا كنت متحمسًا جدًا أو متحمسًا للرد قبل أن ينتهي شخص ما من الحديث ، فسوف يلاحظ ذلك وقد يغضب أو ينزعج. انتظر حتى ينتهي الشخص الآخر من التحدث وتسمع كل ما يريد الشخص قوله قبل أن تبدأ في التخطيط لردك.
   • من الوقاحة أن تقاطع شخصًا ما بأفكارك أثناء حديثه.

   نصيحة: أثناء حديث شخص ما ، قم بتدوين ملاحظة ذهنية للنقاط الرئيسية التي تنوي الرد عليها ، لكن انتبه لبقية قصته حتى تتمكن من التوصل إلى رد ذكي وسلس.

   
   
4. انتظر حتى ينتهي الشخص الآخر من الحديث قبل أن تقول أي شيء. إذا كنت تتحدث إلى شخص ما ، اطلب منه إنهاء قصته قبل الرد. بهذه الطريقة ، لديك كل الحقائق والمعلومات التي أراد الشخص أن ينقلها ، حتى تتمكن من إعطاء إجابة مستنيرة ومدروسة.
   • في بعض الأحيان ، يضيف الأشخاص القليل من المعلومات بعد الانتهاء من تفكيرهم. على سبيل المثال ، قد يقولون شيئًا مثل ، "انتظر ، نسيت أن أقول شيئًا". ثم دعهم ينهون ما يريدون قوله.
5. فكر في ردك حتى تتمكن من نقله بثقة. قبل الإجابة ، خذ لحظة للتفكير في جميع المعلومات التي حصلت عليها. إذا أعطيت إجابة غير مدروسة جيدًا ، فقد تظهر للشخص أنك لا تستمع حقًا إلى ما قاله.
   • سيسمح لك قضاء بعض الوقت للتفكير في ردك أيضًا بتقديم استجابة ذكية.
6. اطرح أسئلة إذا كنت بحاجة إلى توضيح أو مزيد من المعلومات. إذا لم تستطع سماع أو فهم ما قاله شخص ما ، فحاول ألا ترد بتفسير جزئي أو غير صحيح. بدلاً من ذلك ، اسأل عما قاله أو قصده الشخص الآخر حتى تتمكن من إعطاء إجابة حقيقية.
   • إذا لم تكن متأكدًا مما يفعله شخص ما أو إذا كنت تريد السماح له أو لها بشرح ما يعنيه حقًا قبل الرد ، فاسأل سؤالًا مفتوحًا مثل ، "ماذا تقصد بذلك؟"
   • ليس من الخطأ أبدًا أن تطلب من شخص ما قول شيء ما مرة أخرى إذا لم تفهم تمامًا ما قيل.
7. تحدث بشكل مباشر وواضح عند الرد. بعد التفكير فيما قيل لك والتفكير في الطريقة التي تريد أن ترد بها ، تحدث بوضوح وثقة. لا تستخدم لغة غامضة أو متناقضة لتبدو أكثر ذكاءً أو ذكاءً. يقدر الناس الصدق ، لذا امنحهم إجابة حقيقية توضح لهم أنك مهتم وأنك تفهم الشخص.
   • تأكد من أنهم ينتبهون حتى لا تضطر إلى تكرار كلامك.
   • لاحظ ما إذا كان شخص آخر يريد أن يقول شيئًا ما وامنحه المساحة الكافية للقيام بذلك.
   • اطلب من الشخص أيضًا الرد على ما قلته. لا تبتعد أو تنهي المحادثة بعد أن تتاح لك الفرصة للتحدث مباشرة.
8. كن على علم بأن شخصًا ما يختلف معك. حتى إذا كنت تفكر في ما تريد قوله ، فهناك دائمًا احتمال أن شخصًا ما قد يختلف معك. حسنا! فقط كن مستعدًا لشخص ما للمعارضة أو الاستخفاف بكلماتك.
   • حافظ على هدوئك ولا تفقد أعصابك عندما يحاول شخص ما استفزازك.
   • اطلب من شخص ما التعبير عن معتقداته وآرائه. لا تحاول إجبار أي شخص على قبول رأيك.

الطريقة الثالثة من 3: الرد برسالة بريد إلكتروني

1. الرد على رسالة بريد إلكتروني في غضون 48 ساعة. من المهم أن ترد على رسالة بريد إلكتروني في الوقت المناسب من باب المجاملة والاحتراف. لا داعي للرد على الفور ولكن في غضون يومين.
   • حتى إذا كان البريد الإلكتروني لا علاقة له بك أو تم إرساله بشكل غير صحيح ، فمن الأفضل الرد على المرسل (تم استبعاد الامتداد) حتى يعرف أنك لست الشخص المناسب.
2. استخدم تحية احترافية في رد بريد إلكتروني. غالبًا ما تكون رسائل البريد الإلكتروني رسمية أكثر من رسالة نصية أو مكالمة هاتفية. ابدأ بريدك الإلكتروني بكلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا" أمام اسم الشخص لفتح البريد الإلكتروني بشكل صحيح.
   • إذا كان الشخص الذي ترد عليه يفضل تحية معينة أو يطلب مناداته بالاسم ، فافعل ذلك. على سبيل المثال ، إذا فضل الشخص استخدام النسخة المختصرة من اسمه أو اسمه ، مثل "Rob" بدلاً من "Robert" ، فافعل ذلك.
3. استخدم علامات التعجب باعتدال. يجب أن يكون ردك على بريدك الإلكتروني صحيحًا من حيث القواعد والهجاء وعلامات الترقيم. ومع ذلك ، فإن الإفراط في استخدام علامة التعجب قد يجعلك تبدو غير صادق أو مفرط في الحماس. تجنب استخدامه إلا إذا كان ذلك مناسبا.
   • تعد علامة التعجب طريقة رائعة للتهنئة أو التعبير عن الحماس ، ولكن إذا استخدمتها كثيرًا ، فستفقد تأثيرها.
4. تجنب الخطوط الغريبة في البريد الإلكتروني. احتفظ باختيار الخط الخاص بك بخط كلاسيكي حتى يبدو بريدك الإلكتروني احترافيًا. لا تستخدم خطوطًا متعددة الألوان أو خطًا مثل Comic Sans عند إرسال بريد إلكتروني.
   • الخيار الكلاسيكي هو استخدام 10 أو 12 نقطة Arial أو Times New Roman.
5. انتبه لمن ترسل إليه البريد الإلكتروني كـ CC (نسخة). قد يكون من المفيد غالبًا نسخ البريد الإلكتروني إلى أشخاص آخرين في نفس الوقت بحيث يمكنك تضمينهم في مناقشة. إن إرسال نسخة غير ضرورية إلى مشرف أو زميل يمكن أن يزعج أو يغضب الشخص الذي تستجيب له في البداية.
   • إذا كان من الضروري تضمين شخص آخر في سلسلة البريد الإلكتروني ، فيمكنك استخدام الخيار "نسخة مخفية" أو "نسخة مخفية الوجهة" ، حتى لا يعرف المستلمون من تلقى بريدًا إلكترونيًا آخر.
6. حدد من تريد الرد عليه في رسالة بريد إلكتروني جماعية. إذا كانت الإجابة الصحيحة هي الرد على كل شخص في رسالة المجموعة ، فحدد "الرد على الكل" عند إرسال ردك. ولكن إذا كنت بحاجة إلى طرح موضوع أو مشكلة معينة أو شرحها لشخص ما ، فعليك الرد على هذا الشخص على الفور.
   • إذا كانت هناك مجموعة كبيرة من الأشخاص في سلسلة البريد الإلكتروني ، ولكنك تحتاج فقط إلى الرد على عدد قليل ، فما عليك سوى اختيار هؤلاء الأشخاص للرد عليهم.
7. لا ترسل بريدًا إلكترونيًا فقط لتقول لك شكرًا ما لم يكن ذلك ضروريًا. رسائل البريد الإلكتروني القصيرة التي لا تساهم في محادثة ليست ضرورية. ما لم يطلب منك المرسل تأكيد أنك تلقيت رسالة بريد إلكتروني وفهمتها ، فإن إرسال بريد إلكتروني يقول "شكرًا لك" غير ضروري ومضجر.

   نصيحة: إذا أرسل لك المرسل إيصالًا بالقراءة ، فتأكد من أنك قد تلقيت البريد الإلكتروني بالنقر فوق الخيار لإرسال إيصال إرجاع إليه.

   
   
8. قم بتدقيق بريدك الإلكتروني وتحقق من البريد الإلكتروني للمستلم قبل إرساله. يمكن أن يؤدي الخطأ الإملائي أو النحوي إلى جعل بريدك الإلكتروني يبدو غير احترافي. يرجى قضاء بعض الوقت لقراءة إجابتك قبل النقر فوق إرسال. تحقق من صحة الإملاء والنحو وتأكد من أنك ترسل الرسالة إلى الشخص الصحيح.
   • لا تعتمد بشكل أعمى على المدقق الإملائي لتصحيح كل شيء!
   • اقرأ بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ قبل إرساله حتى تتمكن من سماع صوته.
   • غالبًا ما تقوم برامج البريد الإلكتروني بإدخال عناوين البريد الإلكتروني تلقائيًا أثناء الكتابة في شريط عنوان المستلم ، مما قد يؤدي إلى إرسال بريد إلكتروني بطريق الخطأ إلى الشخص الخطأ.