مؤلف:
Louise Ward
تاريخ الخلق:
7 شهر فبراير 2021
تاريخ التحديث:
1 تموز 2024
المحتوى
في جوهره ، البريد الإلكتروني ليس رسميًا مثل كتابة رسالة ورقية. ومع ذلك ، هناك أوقات تحتاج فيها إلى أن تكون أكثر رسمية في كتابة البريد الإلكتروني. فكر في هوية المتلقي ، ثم اختر التحية المناسبة للموقف. بمجرد أن تعرف هذه المعلومات ، يمكنك متابعة تنسيق التحية ونمط الجملة الافتتاحية.
خطوات
جزء 1 من 3: فكر في المتلقي
حدد إلى أي مدى تحتاج أن تكون رسميًا. سواء أكنت تكتب بريدًا إلكترونيًا "رسميًا" ، فإن درجة عزلة البريد الإلكتروني ستعتمد على متلقيها. على سبيل المثال ، لن تستخدم نفس الدرجة من الشكليات عند الكتابة إلى أستاذ مقارنة بكتابة خطاب تغطية.
- عندما تتصل بشخص ما لأول مرة ، من الأفضل أن تكتب بشكل رسمي أكثر من المعتاد من أجل الأمان.
ابحث عن اسم المستلم. يجب عليك إجراء بعض البحث للعثور على اسم الشخص إذا كنت لا تعرفه بالفعل. إن معرفة اسم المستلم يجعل التحية أكثر شخصية ، حتى إذا كنت تستخدم أساليب كتابة بريد إلكتروني احترافية.
اتبع طريق المتلقي. إذا قام الشخص بإرسال بريد إلكتروني إليك ، فمن الجيد نسخ تحياته. على سبيل المثال ، إذا كتبوا "مرحبًا" واسمك ، يمكنك الرد بأسلوب مشابه ، باستخدام "مرحبًا" واسم الشخص عند إرسال البريد الإلكتروني. الإعلانات
جزء 2 من 3: اختر تحية
استخدم "عزيزي". كلمة "Dear" (متبوعة باسم المستلم) هي التحية الكلاسيكية. إنها غير رسمية دون الاقتحام ، وبما أنها تستخدم كثيرًا ، غالبًا ما تصبح هذه التحية الافتراضية ، وهو أمر جيد. لن ترغب في أن تكون تحياتك غريبة لأنها غير متطابقة.
جرب "مرحبًا" ، إذا كنت لا تعرف اسم المستلم. "مرحبًا" عبارة عن تحية رسمية يمكنك استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، خاصة إذا كنت لا تعرف اسم المستلم. ومع ذلك ، من الأفضل دائمًا معرفة اسم المستلم إن أمكن.
- يمكنك أيضًا استخدام "إرسال إلى الأشخاص المهتمين" إذا كان البريد الإلكتروني رسميًا بشكل خاص ولا تعرف اسم المستلم. ومع ذلك ، قد لا تكون هذه التحية موضع اهتمام البعض.
ضع في اعتبارك "Hi (" Hi "أو" Hello ") في رسائل البريد الإلكتروني الأقل رسمية. يميل البريد الإلكتروني إلى أن يكون أقل رسمية من المراسلات بشكل عام ، لذا يمكنك كتابة "مرحبًا" في رسالة بريد إلكتروني دون أن تكون رسميًا للغاية. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى أستاذ ، خاصةً شخصًا تتواصل معه بشكل متكرر ، فستعمل التحية بـ "مرحبًا" أو "مرحبًا".
لا تستخدم كلمة "Hey". على الرغم من أن كلمة "Hi" مقبولة في رسالة بريد إلكتروني رسمية ، إلا أنه لن يكون من المناسب إلقاء التحية. إنها طريقة اعتباطية للغاية للتحية ، حتى في اللغة المنطوقة ، لذا يجب تجنب استخدامها في أي نوع من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية. على سبيل المثال ، حتى لو كنت قريبًا من رئيسك في العمل ، فمن الأفضل تجنب استخدام كلمة "مرحبًا" عند كتابة رسالة بريد إلكتروني إليهم.
استخدم تغيير العنوان عند الحاجة. في بعض الأحيان ، تكتب إلى شخص ما تعرف فقط لقبه في الشركة أو المؤسسة معه. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام لقب الشخص بدلاً من الاسم ، مثل "عزيزي رئيس الموارد البشرية" أو "عزيزي الموارد البشرية" أو "عزيزي الأستاذ".
أضف عبارات تقدير الشخص لجعل البريد الإلكتروني أكثر رسمية. عند الإمكان ، أضف "الجد" أو "الجدة" أو "الطبيب" أو "الأستاذ" أمام اسم المستلم لمزيد من الإجراءات الرسمية. علاوة على ذلك ، يمكنك استخدام الاسم الأول أو الاسم الكامل للمستلم ليكون أكثر احترافًا ، بدلاً من مجرد استخدام الاسم الأول. الإعلانات
جزء 3 من 3: تنسيق وبدء بريد إلكتروني
اكتب التحية في السطر الأول. اكتب التحية التي اخترتها في السطر العلوي ، متبوعة باسم المستلم. يمكنك استخدام تكريم الشخص إن أمكن ، مثل الجد أو الجدة أو الطبيب ، متبوعًا بالاسم الكامل.
استخدم الفواصل. بشكل عام ، ستستخدم فاصلة بعد التحية. في البريد الرسمي ، يمكنك استخدام النقطتين ، ولكن هذا غالبًا ما يكون رسميًا جدًا بالنسبة إلى البريد الإلكتروني ، حتى البريد الإلكتروني الاحترافي. تعمل الفاصلة في جميع المواقف ، على الرغم من أنه يمكنك استخدام النقطتين إذا كنت تكتب رسالة تغطية بالبريد الإلكتروني.
انتقل إلى السطر التالي. التحية في السطر العلوي ، لذلك عند الانتهاء ، اضغط على زر الخط الجديد للانتقال إلى السطر التالي. إذا كنت تستخدم فواصل الأسطر بدلاً من ترك مسافة بادئة لإنشاء فقرات ، فستحتاج إلى ترك سطر فارغ بين التحية والفقرة الأولى.
قدم نفسك في الجملة الافتتاحية إذا لزم الأمر. إذا كنت تكتب إلى شخص ما لأول مرة ، فيجب عليك تقديم مقدمة ، بغض النظر عن مدى معرفتك به في الحياة. إن إعطاء المستلم تلميحًا عن هويتك سيشجعه على مواصلة القراءة.
- على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "أنا نجوين فان نام ، وأنا مدير التسويق في شركة XYZ". يجب عليك أيضًا ذكر سبب معرفتك بالمتلقي: "أنا نغوين مانه هونغ ، وأنا في فصل التسويق (قسم التسويق 101 يأخذ ظهر يومي الثلاثاء والخميس)".
- إذا كنت تعرف المستلم وكتبته من قبل ، فيمكنك استخدام الجملة الأولى كتحية. على سبيل المثال ، يمكنك قول "شكرًا لك على الرد المبكر" أو "أتمنى أن تكون بخير".
انتقل مباشرة إلى الموضوع. تحتاج معظم رسائل البريد الإلكتروني الرسمية إلى الوصول إلى صلب الموضوع بسرعة. هذا يعني أن الجملة الأولى أو الثانية يجب أن توضح سبب كتابتها لهم. تذكر أن تكون موجزًا قدر الإمكان عند وصف هدفك.
- على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "أنا أكتب لأطلب منك المساعدة في حل مشكلة تسويقية" ، أو "أكتب إليك لأنني أواجه صعوبة في الفصل ، وآمل أن تتمكن من التخلص من وثائق إضافية مفيدة لي لقراءة المزيد ".
