مؤلف:
Monica Porter
تاريخ الخلق:
17 مارس 2021
تاريخ التحديث:
1 تموز 2024
المحتوى
قد يكون رفض طلب مقدمًا أمرًا صعبًا للغاية ، خاصةً إذا جاء من مشرفك. حتى إذا كنت تبذل جهدًا دائمًا لإكمال جميع المهام المعينة ، فهناك أوقات لا يكون فيها ذلك ممكنًا ويجب أن تقول لا. قبل الاتصال برئيسك في العمل ، فكر جيدًا في سبب ذلك وتخيل ما تريد قوله بوضوح. بدلاً من قول "لا" بصراحة ، يجب أن تجد بدائل أكثر إيجابية.
خطوات
جزء 1 من 3: جهز إجاباتك
اكتب قائمة بأسباب عدم تمكنك من إكمال الطلب. إذا طلب مشرفك العمل الإضافي أو أكمل مهمة ليس لديك وقت للقيام بها أو كانت خارج نطاق عملك ، فقد يكون من المفيد سرد أسباب رفض الطلب. . فكر في الأمر بطريقة هادئة ومعقولة. بعد ذلك ، قم بتنظيم ملاحظاتك. سوف يساعدونك على الاستعداد للرد على طلب من مشرفك.
- قد يكون ذلك لأسباب بسيطة ، مثل مسؤوليات رعاية الأطفال أو التخطيط لقضاء إجازة.
- تحقق من الوصف الوظيفي مرة أخرى إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كانت المهمة مناسبة لك.
- إذا كان عبء العمل ثقيلًا بالفعل وغير قادر على تولي أي مهام إضافية ، فأنت بحاجة إلى التفكير مليًا في كيفية معالجة ذلك.
حلل أولويات عملك. إذا كانت المشكلة هي جدولك الزمني ولا تعتقد ببساطة أنه يمكنك تولي أي مهام إضافية ، خذ بعض الوقت لتحليل أولويات عملك بعناية. قارن مدى إلحاح المهمة الجديدة بالمهام الأخرى ومعرفة ما إذا كان يمكنك إعادة ترتيب المهام الحالية. إن الإجابة ببساطة على "ليس لدي وقت" ستجعل رئيسك يشكك في إنتاجيتك وأدائك. لذلك ، إذا كان التوقيت مهمًا ، فأنت بحاجة إلى إظهار أنه يمكنك تحديد الأولويات وإنجاز العمل في الوقت المحدد.- قم بعمل قائمة بالمهام ورتبها حسب الأولوية والموعد النهائي لإكمالها.
- قدر الوقت لإكمال كل مهمة وقرر ما إذا كان هناك احتمال أن تتمكن من إكمال هذه المهمة الجديدة على الإطلاق.
- حافظ على مستندك نظيفًا وواضحًا - يمكنك استخدامه عند التحدث إلى مشرفك.
- هذا "عرض" أنك لا تستطيع أن تفعل ما يطلب منك رئيسك القيام به ، بدلاً من مجرد "التحدث" معهم.
ضع نفسك مكان رؤسائك. قبل الاقتراب ، من المهم أن تأخذ الوقت الكافي لتضع نفسك في مكان رؤسائك حتى تتمكن من فهم أولوياتهم والشركة. سيساعدك فهم دوافع رئيسك في العمل على بناء استجابة أفضل. إذا كان من المحتمل أن يؤدي رفض أداء مهمة ما إلى إلحاق ضرر كبير بإيرادات الشركة ، فأنت بحاجة إلى التفكير المنطقي والبدائل المقنعة حقًا للمساعدة في تجنب هذه الخسارة.- إذا كنت تريد فقط تغيير جدول الاجتماع لمهمة معينة ، ففكر في تأثير إعادة الجدولة على مديرك.
- سيساعدك قضاء الوقت في وضع نفسك مكان رئيسك في توقع رد فعله تجاهك.
ضع في اعتبارك اللغة التي تستخدمها. من المهم للغاية استخدام اللغة والنبرة الصحيحة لقول لا دون الحاجة إلى قول أي شيء. تذكر أنه من الضروري استخدام لغة محايدة طوال الوقت وتجنب أخذها على محمل شخصي. هذا جيد أو سيئ ، لا تجعل الأمر يتعلق بك أو رئيسك أو علاقتك. تهدف دائمًا إلى الشركة وتحقيق أفضل النتائج للوظيفة.- قل شيئًا محايدًا وموضوعيًا ، مثل: "إذا أكملت هذه المهمة ، فلن يكون لدي الوقت لإنهاء تقرير الأسبوع الرئيسي".
- تجنب ردود الفعل الشخصية والذاتية. لا تقل ، "لا يمكنني فعل هذا ، فهذا يفوق قدراتي."
جزء 2 من 3: الوصول إلى الرؤساء
اختر الوقت المناسب. قبل التواصل ، يجب أن تحدد الوقت المناسب مع رئيسك في العمل. بالتأكيد ، لا تريد أن تزعجهم عندما يكونون متوترين أو مشغولين. ربما تعرف بالفعل عادات عمل رئيسك في العمل. ومع ذلك ، إذا أمكن ، تحقق من جدولهم باستخدام جهاز كمبيوتر. اعتمادًا على ثقافة الشركة وعادات عملها ، يجب أن تسأل مقدمًا عما إذا كان بإمكانهم قضاء بضع دقائق في التحدث إليك.
- قم بإجراء مناقشة خاصة إذا سمح الوضع بذلك.
- ضع في اعتبارك ضغط اليوم وأسلوب عمل رئيسك في العمل. إذا كانوا أشخاصًا صباحًا ، فحاول التحدث قبل الظهر.
- إذا كنت تعلم أنهم دائمًا أول من يأتي إلى المكتب ، في صباح أحد الأيام ، يمكنك الذهاب إلى العمل مبكرًا والتحدث قبل أن يحضر أي شخص آخر.
كن قصيرًا ومختصرًا. عند التبادل ، لا تدور وتذهب مباشرة إلى النقطة. تحتاج إلى التأكد من أنك تقول بالضبط ما تريد قوله بطريقة موجزة وواضحة. يمكن أن يؤدي التجول لفترة طويلة إلى جعل رئيسك يشعر أنك تضيع وقته وبالتالي تفقد عاطفته.
- تجنب قول "نعم ، ولكن ..." لأن رئيسك قد يتولى "نعم" فقط ويعتقد أنه يمكنك إكمال المهمة إذا كنت تعرف كيفية تنظيم العمل بشكل أفضل.
- بدلاً من استخدام كلمات سلبية مثل "لكن" ، حاول استخدام كلمات أكثر إيجابية.
- على سبيل المثال ، بدلاً من قول "أعلم أنك طلبت مني القيام بهذا التقرير. ولكن لدي الكثير لأفعله" جرب: لدي فكرة عن كيفية إعادة ترتيبه. عبء العمل في هذا المشروع ".
عرف نفسك. من المهم بشكل خاص شرح أسباب الرفض بشكل واضح وفعال. بدون مبرر قوي ، قد لا يفهم رئيسك سبب عدم تمكنك من إكمال المهمة المعينة. على سبيل المثال ، إذا طُلب منك فعل شيء خارج نطاق عملك الخاص ، فيجب عليك توضيح ذلك والاستعداد لمرجع وصف الوظيفة عند الضرورة. لا تذكر وصف الوظيفة على الفور ، على الرغم من استعدادك دائمًا للرجوع إليه.
- إذا كانت مسألة وقت ، فأنت بحاجة إلى سبب واضح لا جدال فيه لرفض المهمة.
- اذكر أولويات مهمة أخرى تعمل عليها. مثال: "الأسبوع المقبل هو الموعد النهائي لتقريري الربيعي. مع هذا الجديد ، لن أتمكن من إكمال تقريري في الوقت المحدد."
- أكد على الفوائد التي يمكن لشركتك ومديرك الاستفادة منها من إسناد المهام للآخرين من خلال التأكيد على أن ما عليك القيام به أكثر أهمية.
- اشرح بطريقة مباشرة وحاسمة ، ولكن ليس بشكل اندفاعي أو تصادمي.
لا تتأخر طويلا. إذا اكتشفت بسرعة أن مهمة ما غير مناسبة أو أنك لن تتمكن من إكمالها بنفسك ، فلا تنتظر طويلاً في ترتيب محادثة مع رئيسك. عند القيام بذلك ، عند إعادة التعيين ، يصعب إكمال المهمة في الوقت المحدد. إذا انتظرنا حتى اللحظة الأخيرة ، فمن المحتمل أن يكون ذلك مستحيلًا. وبالتأكيد ، لا يمكن أن يساعدك هذا العلاج في الحصول على تعاطف من رؤسائك. الإعلانات
جزء 3 من 3: اقتراح بدائل نشطة
يرجى إعادة ترتيب ترتيب الأولوية في العمل. عند المناقشة مع الرؤساء ، من المهم ألا تقل ببساطة "لا" إن أمكن. بدلاً من ذلك ، حاول أن تجد طريقة لاقتراح بدائل إيجابية - بديل يتيح لك رفض مهمة تشعر أنك لا تستطيع إنجازها. يمكنك أن تطلب من مشرفك المساعدة في إعادة ترتيب الأولوية في العمل. وبالتالي ، فإن التعبير عن الرغبة في العمل بفعالية وفي نفس الوقت يظهر أنه في الوقت الحالي ، فإن عبء العمل لديك كبير جدًا.
- سجل قائمة بالمهام المراد حلها ووقت الانتهاء من كل مهمة. إنه يثبت أنك نظرت بعناية شديدة.
- اسأل مشرفك: "هل يمكنك مساعدتي في إعادة ترتيب أولويات العمل؟". يعبر عن رغبتهم في إشراكهم في إدارة عملك.
- إنه يظهر أنك تحترم آرائهم وتبحث عن بعض الإرشادات لتكون أكثر إنتاجية.
اقترح زميل مع رؤسائه. بدلاً من مجرد قول لا ، يمكنك أيضًا اقتراح زميل من المحتمل أن يتولى المزيد من الوظائف. إنه يوضح أنك قد فكرت بعناية في متطلبات الوظيفة وكذلك من هو الأنسب لها. بفضل ذلك ، ترك انطباعًا جيدًا لأنك اهتممت وفكرت في ما تحتاجه الشركة والرؤساء لإنجاز المهمة بدلاً من مجرد التحميل الزائد.
- بمجرد أن تثبت أنك تعرف كيفية تحديد أولويات عملك وأن يكون لديك حكم جيد ، فمن المرجح أن تكتسب ثقة مشرفك لاحقًا.
- ستظهر أيضًا فهمًا لما يحدث في الشركة واهتمامًا شديدًا بقدرة زملائك على الازدهار.
اقتراح لإعادة ترتيب العمل. إذا تم إعطاء الكثير من العمل لإكماله في الوقت المخصص ، فقد تكون هذه فرصة لاقتراح إعادة الجدولة. على سبيل المثال ، إذا كنت بعيدًا جدًا ويؤثر ذلك على إنتاجيتك ، فقد تقترح العمل من المنزل يومًا واحدًا في الأسبوع لتقليل وقت السفر.
- إذا كنت تعتقد أن الجدول الزمني الأكثر مرونة يمكن أن يساعدك على التكيف مع المتطلبات المختلفة للوظيفة ، فلا تتردد في التعبير عن رأيك.
- ضع في اعتبارك دائمًا ثقافة الشركة وفكر فيما إذا كانت ساعات العمل المرنة ممكنة.
- فكر جيدًا قبل تقديم أي اقتراحات. لا تقدم فكرة لم يتم تطويرها بالكامل.
تحذير
- إذا طلب رئيسك القيام بشيء غير قانوني ، فلديك كل الحق في الرفض. اتصل بالسلطة المختصة.
- ابق هادئًا وتحدث بهدوء.
