مؤلف:
John Stephens
تاريخ الخلق:
28 كانون الثاني 2021
تاريخ التحديث:
1 تموز 2024
المحتوى
التعليقات ضرورية لمساعدة الموظفين أو الطلاب على التحسن نحو الأفضل. التعليقات ليست مهمة فقط ، إنها مطلوبة أيضًا في معظم الشركات والفصول الدراسية. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تدير موظفين أو كنت مسؤولاً عن توجيه الآخرين. مع تزايد عدد الموظفين الذين يتواصلون ويعملون عن بُعد ، تزداد أهمية كتابة الردود عبر البريد الإلكتروني. إذا كنت تشرف على موظفين آخرين ، فيمكنك كتابة ملاحظات في تقييم الأداء. إذا كنت مدرسًا ، فغالبًا ما تحتاج إلى تقديم تعليقات لطلابك.
خطوات
الطريقة 1 من 3: اكتب رد الموظف عبر البريد الإلكتروني
أكد سبب إرسال البريد الإلكتروني. يمكنك كتابة السبب في الموضوع أو في نص البريد الإلكتروني. عادة ، من الأفضل السماح للمستلم بمعرفة ما يمكن توقعه في رسالة بريد إلكتروني من جملة الموضوع.
- اكتب موضوعًا مثل "ملاحظات على مقترحات المشاريع - بداية رائعة!"
ابدأ بتعليق ودود. سيسمح هذا لجمهورك بمعرفة أنك تدلي بالتعليق بنبرة ودية بدلاً من النقد. سيزيد من احتمال أن يقرأ المستلم مراجعتك في اتجاه إيجابي.- اكتب شيئًا مثل ، "أتمنى أن تحظى بأسبوع جيد!"
اعترف بالعمل الذي أنجزوه. من المحتمل أن المستفتى قد بذل الكثير من الجهد في العمل الذي تقوم بتقييمه. اذكر هذا أولاً ، دعهم يعرفون أنك تدرك جهودهم.
- يمكنك أن تقول "شكرًا لمحاولتك تنفيذ هذه الخطة المقترحة. لقد بذلت الكثير من الجهد ".
أعط ملاحظات إيجابية أولاً. إخبار المتلقي بما يفعله بشكل صحيح أولاً يخفف من النقد لاحقًا. كن صريحًا ، ومع ذلك ، حاول أن تجد شيئًا إيجابيًا. يمكنك التركيز على المهمة المطروحة أو على جهود العمل السابقة.- قل ، "هذا اقتراح مقنع آخر. لقد جمعت العديد من الأهداف الرائعة ، ويمكنني أن أرى الكثير من التقدم في أسلوبك ".
اكتب ردود فعل سلبية كنصيحة. حتى لو كان إدراج التغييرات الضرورية أكثر فاعلية ، فقد يكون من الصعب على المستلم قراءتها وإحباطها. بدلاً من ذلك ، اجعل الجملة كما لو كانت التغييرات التي ستقوم بها.- يمكنك كتابة ، "سأزيل الجزأين 1 و 2 ، وأوسع الجزء 3 ليشمل مسودة الميزانية" ، أو "سأقطع الفقرة الثانية ولكني سأضيف تقييمًا للمشاريع الجارية إلى في نهاية هذا الجزء ".
اشرح ردود الفعل السلبية. أخبر المستلم بمكان المشكلة ، واشرح سبب المشكلة بوضوح إذا لزم الأمر. إذا كان النقد ناتجًا عن تغيير من التوقعات أو الاتجاه ، فأخبرهم بذلك ، مع توضيح سبب إجراء التغيير.
- لنفترض ، "إننا نجري تحولًا على مستوى الشركة نحو مقترحات أكثر تفصيلاً ، لذلك سنحتاج إلى توسيع المعلومات في أقسام قليلة. لقد أدرجت الأماكن التي تحتاج إلى مزيد من المعلومات ".
- إذا علقت على سلوك المستلم ، فقدم دائمًا أمثلة على ما تريد نقله. على سبيل المثال ، إذا كنت تتحدث عن ارتداء ملابس غير احترافية في اجتماع مع أحد العملاء ، فقدم أمثلة على الخطأ الذي ارتكبه. يمكنك أن تقول ، "آخر مرة التقينا فيها بالعميل ، كنت ترتدي شبشبًا ، وقبل ذلك كنت ترتدي قميصًا. هذا النوع من الملابس غير الرسمية لا يجلب الصورة الاحترافية التي نريد تمثيل الشركة. ty ".
تحديد كيفية حل المشكلة. لن تكون ملاحظاتك مفيدة بدون إصلاح المشكلة. اعتمادًا على موضوع الاستجابة ، قد تكون قائمة بحلول محددة وقائمة عامة بالأهداف للعمل عليها.
- يمكنك إعطاء أمثلة على الطرق التي يمكنهم من خلالها حل المشكلة. هذا خيار رائع عندما يكون لديك حل معين في الاعتبار. يمكنك أن تقول ، "بالنسبة لعرضك التقديمي التالي ، استخدم ألوانًا محايدة وتجنب الانتقالات. منذ اجتماعنا مع عملائنا ، يجب أيضًا تجنب الحديث. فى الشركه".
- هناك طريقة أخرى وهي طرح الأسئلة التي تساعدهم على التفكير في طرق للتحسين. سيكون هذا مفيدًا لتحديد المشكلة التي يوجد لها العديد من الحلول الممكنة. على سبيل المثال ، "هل هناك أي طرق يمكنك من خلالها تحسين المواد من الآن فصاعدًا؟" أو "ما هي التغييرات التي تخطط لتطبيقها على العرض التقديمي التالي؟"
ذكرهم بأي عواقب محتملة. يمكن لبعض المشاكل في العمل أن تضر بالمنظمة ، ويجب أن يكون الموظفون على دراية بها. في كثير من الحالات ، ستكون هناك بعض العواقب ، وفي بعض الأحيان ستفقد العملاء أو تقدم خدمة عملاء غير فعالة بسبب فشل الموظف. اعتمادًا على الموقف ، ستكون هناك أيضًا عواقب على الموظف إذا لم يتغير. إذا كانت هناك مشكلة ، فأعلم الموظفين.
- على سبيل المثال ، أخبرهم عن مخاوفهم من أن الشركة قد تفقد العملاء بسبب الأخطاء الورقية.
- هناك طريقة أخرى تتمثل في إخبارهم بإمكانية طردهم من المشروع إذا لم يحاولوا تحسين وثائقهم.
اختم بطلب الإيضاح والشرح لملاحظاتك. هذه طريقة ودية لإنهاء رسائل البريد الإلكتروني التي تساعد الأشخاص على معرفة أنك تدعمهم. بالإضافة إلى ذلك ، سيجعلهم ذلك يشعرون بالراحة عند طلب الشرح إذا لم يفهموا ما كتبته.
- اكتب ، "يُرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة أو تحتاج إلى شرح حول المشكلة".
الطريقة 2 من 3: كتابة الملاحظات في تقييم الكفاءة
ضع أهدافًا لتقييم الكفاءات. هذا هو سبب قيامك بالمراجعة. يمكن أن تساعدك معرفة أهدافك في كتابة ملاحظات أفضل وستساعد موظفيك على معرفة ما يمكن توقعه.
- على سبيل المثال ، هل تركز على تحسين الموظف؟ هل تجري تقييمًا على مستوى الشركة لتحديد نوع التطوير الوظيفي الذي سيفيد شركتك أكثر؟ هل تقوم بمراجعة ربع سنوية؟
- تحدث إلى الموظفين حول أهدافك عند إبداء الرأي. يمكنك القول ، "تخطط الشركة لدعم برنامج التطوير الوظيفي بناءً على احتياجات الموظفين ، لذلك أقوم بإجراء تقييم أداء لكل شخص".
مراجعة الملاحظات السابقة عنها. قد يشمل ذلك الرد من مراجعة سابقة ، بالإضافة إلى المعلومات غير الرسمية الصادرة أثناء المراجعة. يجب عليك أيضًا تقييم ما فعلوه مقابل هذه التعليقات. هل استخدموها للتحسين؟ ألم ينتبهوا لها؟
- إذا تصرفوا بناءً على التعليقات في الماضي ، فيمكن اعتبار هذا تقييمًا إيجابيًا هذه المرة.
- إذا لم ينتبهوا للتعليقات من قبل ، فيمكنك مناقشة كل من المشكلة السابقة ونقص الوعي الذاتي بعدم الالتفات إلى التعليقات.
اشرح ردود الفعل الإيجابية ، أعط أمثلة محددة. من الأفضل أن تبدأ دائمًا بالتعليقات الإيجابية. أخبر الموظفين بما يقومون به بشكل جيد ، وضح أي إنجازات قد حققوها. كن صريحًا ، لكن حاول تضمين أكبر عدد ممكن من الإيجابيات والسلبيات.
- أعط أمثلة ، مثل "لقد أظهرت الانضباط الذاتي عند التطوع لقيادة مشروع ، وأظهرت قيادة جيدة من خلال العمل بشكل جيد مع الفريق ، ودمج الاقتراحات. من الأعضاء الآخرين ، وإسناد المهام ".
- امدح ما تريد منهم أن يفعلوه.
تقديم النقد البناء ، وتقديم أمثلة ملموسة. ركز نقدك على ما هو أكثر فائدة للشركة أو أهداف وظيفة الموظف. أخبرهم بما تجدهم يواجهون مشكلة فيه ، ولماذا هي المشكلة.
- قدم أمثلة ملموسة. على سبيل المثال ، "في آخر 3 عروض تقديمية ، نسيت مسودة الميزانية ، أبطأ المشروع" ، أو "متوسط عدد الحسابات التي تم تحقيقها في الربع الأخير كان 6 ، لكنك مضمون تمامًا. 2. يعتبر هذا غير كفء ".
ضع أهداف العمل لمرحلة التقييم التالية. سيساعد هذا الموظفين على معرفة ما يجب عليهم التركيز عليه في المستقبل ، مما يسمح لك بتوصيل ما تحتاجه الشركة من موظفيك. كما أنه سيجعل التعليقات أكثر فائدة لأن الموظفين يعرفون ما تريد أن يفهموه من جلسة المراجعة.
- يجب أن تكون الأهداف قصيرة ومحددة. على سبيل المثال ، "في المتوسط ، سيبيع الموظف 4 منتجات يوميًا" ، أو "سيزيد الموظفون من التواصل مع العملاء" ، أو "سيكمل الموظفون التدريب على القيادة".
- تأكد من أن التدقيق التالي الذي تقوم به لموظفيك سيركز على أهداف العمل هذه ، لأن هذا هو ما يتوقعونه.
اقتراح فرص التطوير الوظيفي. قدم اقتراحات تعليق بناءة التي قدمتها في وقت سابق. اعتمادًا على المورد ، يمكن أن يكون هذا تبادل المعرفة أو التدريب أو التدريب داخل الشركة أو جلسة مشاركة تجربة الحياة. يمكنك حتى البحث عن الدورات عبر الإنترنت إذا كنت تفتقر إلى الموارد.
- كن منفتحًا لتغيير هذه التوصيات بعد مناقشة التقييم مع الموظف. على سبيل المثال ، قد يطلب الموظف تطويرًا وظيفيًا لم تفكر فيه مطلقًا.
- يجب عليك مراعاة الأهداف المهنية للموظف. على سبيل المثال ، إذا أراد أحد الموظفين الانتقال إلى منصب إداري ، فيمكنك التوصية بجلسة تدريب على القيادة كخيار للتطوير الوظيفي. خيار آخر هو إذا كان الموظف مهتمًا بالتصميم الجرافيكي ، فيمكنك السماح له بحضور الدورات التدريبية حتى يتمكن من استخدام هذه المهارات للشركة.
اختم بكلمات التشجيع. بغض النظر عن مدى إيجابية تقييم الأداء ، لا أحد يحب أن يتم تذكيره بأوجه القصور أو ما يحتاج إلى تحسين. يمكن أن يساعد الختام بكلمات التشجيع في تحفيز الموظفين بدلاً من الضغط عليهم أو تثبيطهم.
- قل هذا ، "واجهتك مشاكل غير متوقعة في الربع الأخير ، لكنك أنهيت عملك جيدًا عند تعديل عبء عملك. نحن نحب أدائك ونأمل أن نرى المزيد من النتائج الجيدة هذا الربع ".
شجع ردود الفعل من المستلمين. يمكن أن يكون هذا رد شفهي بعد مناقشة التقييم معهم ، أو يمكنك إعطائهم نموذج ملاحظات لإكماله. ستتلقى تعليقات أكثر فعالية إذا سمحت للموظفين بالتعليق على تقييم الأداء وتجميع المعلومات في غيابك.
- اطلب من الآخرين التعليق على ملاحظاتك. على سبيل المثال ، "إذا كان بإمكانك تحسين شيء واحد حول طريقة تقديم الملاحظات ، فماذا سيكون؟" و "هل كانت التعليقات واضحة ومفيدة؟"
طريقة 3 من 3: قدم ملاحظات للطلاب
ركز على التعلم. الغرض من التغذية الراجعة هو مساعدة الطلاب على التعلم ، لذا قم بعمل تعليقات مفيدة ترشدهم إلى تحسين عملهم بدلاً من انتقاد الأخطاء. خذها للتوجيه وليس النقد فقط.
- يمكنك تقديم ملاحظات مكتوبة حول أنواع عمل الطلاب ، بما في ذلك مهام الكتابة والعروض التقديمية والمشاريع.
قدم ملاحظات على المحتوى والهيكل. كلا الجزأين مهمان ، ويحتاج الطلاب إلى معرفة كيفية تحسينهما. هذا مهم بشكل خاص إذا كان أداء أحد الطلاب أفضل في جزء واحد من الآخر. على سبيل المثال ، قد يكون لدى الطالب فكرة ممتازة عن تطوير المحتوى ، مع استمرار وجود أخطاء إملائية وعلامات ترقيم غير صحيحة وفقرات غير مكتملة وبدون مسافة بادئة.
- إذا كنت تعلق على العروض التقديمية الشفوية أو المشاريع ، فتأكد من تقديم ملاحظات حول كل جزء من التمرين.
- على سبيل المثال ، قد يتضمن العرض اللفظي التعليق على كل من المحتوى ومهارات التحدث أمام الجمهور ، في حين أن المشروع يمكن أن يتلقى المحتوى والإبداع وردود الفعل على المهارات. حاضر.
أعط ملاحظات إيجابية وسلبية محددة. كتابة تعليقات مثل "عمل جيد" أو "تقدم عظيم" أو "الحاجة إلى العمل" لا تخبر الطلاب بما يحتاجون إلى القيام به لتحسين أو ما يفعلونه بشكل صحيح. لكي تكون التغذية الراجعة فعالة ، يحتاج الطلاب إلى معرفة ما فعلوه جيدًا أم لا.
- اكتب مثل هذا ، "أطروحتك واضحة ومكتوبة بشكل جيد وتستخدم التنسيق المطلوب. من ناحية أخرى ، تحتاج جمل الموضوع إلى مزيد من الجهد لأنها غير مرتبطة بالأطروحة.
- اقترح مثل هذا ، "تم تطوير أفكاري جيدًا ، لكني أريدك أن تأتي إلي للحصول على إرشادات حول مكان استخدام الفواصل والجمل غير المكتملة".
- يتضمن مزيجًا من التعليقات الإيجابية والنقد البناء.
اقترح طرقًا للتحسين بدلاً من إصلاح الأخطاء. يمكنك تمييز بعض الأخطاء ، ولكن تجنب إجراء تصحيحات على الصفحة. حدد المشكلة التي اكتشفتها في المقالة ، مثل استخدام الكثير من الفواصل ، ثم اقترح المهارات التي يمكن لطلابك تحسينها.
- على سبيل المثال ، "لقد استخدمت الكثير من الفواصل في مقالتي. اقترح المدرس عليك مراجعة قواعد استخدام الفواصل وكيفية تجنب أخطاء الفاصلة. إذا ذهبت إلى المدرب ، فيمكننا مراجعة المقطع معًا.
حدد أولويات المسودة أو التمرين التالي. سيعطي الطلاب نقاطًا محددة للتركيز عليها من الآن فصاعدًا. يمكنك تحديد أولويات أهداف التعلم أو احتياجات طلابك ، اعتمادًا على نوع المهمة.
- قل ، "الآن ، أريدك أن تركز على استخدام الموضوعات النشطة وتجنب الجمل غير المكتملة."
قصر التغذية الراجعة على قطعة واحدة أو مهارة واحدة إذا كانت المشكلة قد حان الوقت. ركز الانتباه على أهداف التعلم الحالية أو احتياجات الطلاب الذين تقوم بتقييمهم. تأكد من أن الطلاب يعرفون أنك تقوم فقط بتقييم أجزاء معينة من كتاباتهم حتى لا يعتقدون أن الأقسام الأخرى مثالية.
- قد تحتاج إلى تلوين أو إبراز التعليقات.
- قبل أن تعيد الواجب إلى الطلاب ، أخبرهم أنك تقدم ملاحظات فقط على جزء من الواجب.
- يمكنك أيضًا السماح للطلاب باختيار المهارة أو القسم الذي يرغبون في تلقي التعليقات بشأنه.
تجنب الضغط على الطلاب. إذا كان هناك العديد من الأخطاء ، فلا تحاول تصحيحها في تعليق واحد. قد يؤدي تقديم الكثير من المعلومات في وقت واحد إلى جعل الطلاب يشعرون بالإرهاق. بدلاً من ذلك ، ابدأ بالتعديلات الأساسية أو أسهل مكان.
- على سبيل المثال ، يمكنك البدء بالتركيز على الجمل غير الكاملة والبحث عن الكلمات التي لا تعرف كيفية تهجئتها.
- يمكنك أيضًا التركيز فقط على هدف التعلم الذي يهدف التمرين إلى تحقيقه.
شجع الطلاب على الاستمرار في المحاولة. اختم بملاحظة إيجابية تشجعهم على الاستمرار في المحاولة. يمكنك الرجوع إلى التحسينات الأخرى في تمارينهم ، مما يمنحهم الدافع لتحقيق أهداف أعلى.
- اكتب ، "بعد أن أدركت أن كتابتك قد تحسنت كثيرًا خلال العام الدراسي ، أعلم أنك ستقوم بعمل ممتاز باتباع هذه الاقتراحات. إنني أتطلع إلى قراءة مقالتك التالية! "
