المحتوى

• خطوات
• جزء 1 من 2: تنسيق خطاب العمل
• جزء 2 من 2: كيفية كتابة خطاب عمل
• نصائح

إذا كان لديك مشروع خاص بك ، فربما يتعين عليك كتابة خطابات عمل إلى عملائك. يمكن أن تكون الأهداف مختلفة: الإخطار بالأحداث أو الظروف الجديدة ، والرد على شكاوى العملاء نيابة عن الشركة. بغض النظر عن سبب الكتابة ، من المهم الحفاظ على أسلوب عمل وأسلوب احترافي في جميع الأوقات.

خطوات

جزء 1 من 2: تنسيق خطاب العمل

1. 1 استخدم ورقة ذات رأسية احترافية. يمثل خطاب العمل شركتك. في هذا الصدد ، يجب أن يكون للرسالة الشكل المناسب. أيضًا ، لا تنس استخدام شعار شركتك أو علامتك التجارية.
   • يمكنك إنشاء رأس حرف باستخدام قوالب ألوان جاهزة لبرنامج Microsoft Word. استخدم شعار شركة حقيقي أو علامة تجارية.
2. 2 افتح محرر نصوص. يجب دائمًا كتابة جميع خطابات الأعمال الخاصة بالشركة على جهاز كمبيوتر.
   • قم بإنشاء مستند جديد واضبط الهوامش على 2.54 سم.
   • استخدم محرفًا Serif مثل Times New Roman أو Georgia أو Arial. لذا ، يجب ألا يزيد حجم الخط عن 12 ، ولكن لا يقل عن 10. يجب ألا يؤثر نوع الخط أو حجمه سلبًا على سهولة قراءة الحرف.
   • استخدم تباعد الأسطر الفردية.
3. 3 تخصيص شكل الكتلة. نموذج الكتلة هو التنسيق الأكثر شيوعًا لرسائل الأعمال. كما أنه أسهل في الإعداد والمتابعة. يتم ترك كل عنصر مضبوطًا وفصله بمسافة واحدة. بالترتيب من أعلى الصفحة إلى أسفلها ، يجب أن يتضمن خطاب العمل العناصر التالية:
   • تاريخ اليوم أو تاريخ إرسال الخطاب. لا تنس تضمين التاريخ ، لأنه يستخدم للمحاسبة من قبل المرسل والمتلقي ، وكذلك للأغراض القانونية. أعط التاريخ المحدد.
   • عنوان المرسل. هذا هو عنوانك بتنسيق قياسي. إذا كان عنوانك مدرجًا بالفعل في رأس الرسالة ، فيمكنك تخطي هذه الخطوة.
   • العنوان الصادر. أدخل اسم وعنوان مستلم الرسالة. يمكنك استخدام العنوان "Master" أو "Mistress". لذا ، إذا كان المستلم هو Nina Serova ، فيمكنك كتابة "السيدة Nina Serova" و "Nina Serova".
   • تحيات. يمكنك كتابة "عزيزتي السيدة سيروفا" أو "عزيزتي نينا سيروفا". إذا لم تكن متأكدًا من الذي سيقرأ الرسالة ، فاكتب "أعزائي السادة". هناك أيضًا خيار "للحصول على معلومات لجميع الأطراف المعنية" ، ولكن يجب تركه كملاذ أخير إذا كان المرسل إليه غير معروف.
   • الجسم الرئيسي للرسالة. سيتم مناقشة هذا الجزء بمزيد من التفصيل في القسم التالي.
   • الجزء النهائي والتوقيع. اكتب: "مع خالص التقدير" - أو: "أطيب التمنيات".

جزء 2 من 2: كيفية كتابة خطاب عمل

1. 1 حدد جمهورك المستهدف. يجب أن تظل نغمة الرسالة احترافية دائمًا بغض النظر عن الجمهور ، لكن اختيار الكلمات والوسائل اللغوية يعتمد على المرسل إليه من الرسالة. إذا كان الخطاب لقسم الموارد البشرية بشركة أخرى ، فيجب استخدام لغة رسمية أكثر. عند مخاطبة عميل معين ، يمكنك اللجوء إلى لغة بسيطة وغير رسمية.
   • سوف يساعدك أيضًا على تجنب سوء الفهم. لا تستخدم مصطلحات غير مفهومة للقارئ. على سبيل المثال ، قد لا يعرف العملاء الاختصارات المستخدمة في برنامج الفضاء في شركتك ، لذلك لا تستخدمها في رسالتك.
   • أهم قاعدة في كتابة الأعمال هي أن النص يجب أن يكون واضحًا وموجزًا ​​ومهذبًا.
2. 2 اذكر الغرض من الحرف في السطر الأول. ضع في اعتبارك الغرض من الرسالة. هل تريد تقديم عنوان مكتب جديد؟ تذكير العميل بالديون؟ الرد على الشكوى؟ ضع ذلك في الاعتبار عندما تحتاج إلى كتابة الجملة الأولى من الرسالة. لا تستخدم صياغة غامضة وتحدث مباشرة في صلب الموضوع.
   • اكتب بضمير المتكلم إذا عبرت عن رأيك بصفتك مالك شركة. اكتب بضمير المخاطب إذا كنت تخاطب نيابة عن شركة أو مؤسسة.
   • استخدم عبارة لا لبس فيها مثل: "نبلغك بموجب هذا" - أو: "بموجب هذا نريد أن نعرف ما يلي". اكتب بضمير المخاطب إذا كنت تخاطب بصفتك مالك الشركة مثل: "أريد الاتصال بك" ، - أو: "لقد تعلمت مؤخرًا ... ، لذا أود ...".
   • على سبيل المثال ، أنت (مالك الشركة) تريد إبلاغ نينا سيروفا عن ديون شهر واحد. ابدأ رسالتك على النحو التالي: "أود إبلاغك أنه اعتبارًا من مارس 2015 يوجد دين في حسابك."
   • إذا كنت موظفًا في شركة وتستجيب لشكوى أحد العملاء بشأن برنامج الفضاء الخاص بشركتك ، فابدأ على هذا النحو: "لقد تلقينا تعليقاتك بشأن برنامج استعمار المريخ".
   • تحتاج أحيانًا إلى إخبار القارئ أنه فاز في مسابقة أو حصل على مكان في مؤسسة تعليمية. ابدأ على هذا النحو: "يسعدني إبلاغ ..." ، - أو: "يسعدنا إبلاغ ...".
   • إذا كنت تريد الإبلاغ عن أخبار سيئة ، فابدأ بهذه العبارة: "مع الأسف نبلغك ..." ، - أو: "بعد دراسة متأنية ، تقرر ...".
3. 3 استخدم صوتًا صالحًا. غالبًا ما يتم استخدام الصوت المبني للمجهول في الكلام الرسمي ، ولكن يمكن أن يجعل نص الحرف رتيبًا أو غير مفهوم. يسمح الصوت الصالح بنقل المعلومات بنبرة حاسمة.
   • مثال على المبني للمجهول: "ما هي الخطوات التي يمكن اتخاذها؟" في هذه الحالة ، الموضوع "خطوات" ليس هو المنفذ للإجراء ، ولكنه يختبر الفعل على نفسه.
   • مثال على الصوت الصالح: "ما الخطوات التي يمكننا اتخاذها؟" في هذا الإصدار ، يتم استخدام الصوت النشط ، والذي يسمح لك بنقل الفكرة بوضوح ووضوح.
   • في بعض الأحيان ، يسمح لك الصوت المبني للمجهول بنقل رسالتك وعدم لفت الانتباه إلى خطأ أو حقيقة قبيحة. استخدمه فقط في هذه الحالة. عادة ، يفضل الصوت الصحيح.
4. 4 رابط للأحداث السابقة أو التواصل مع القارئ. ربما تكون قد أبلغت نينا سيروفا سابقًا بالديون. يمكن للقارئ التعبير عن عدم رضاه عن برنامج الفضاء الخاص بك في المؤتمر الأخير. إذا كنت قد تواصلت بالفعل ، فذكر هذه الحقيقة. سيتمكن القارئ من تذكر التفاصيل المهمة ، وستكون رسالتك أكثر أهمية وإلحاحًا.
   • استخدم عبارات مثل: "وفقًا للرسالة السابقة من ..." ، "شكرًا لك على الدفع في الوقت المناسب الشهر الماضي" - أو: "لقد سعدنا بسماع تعليقاتك البناءة في المؤتمر في مايو".
5. 5 قدم طلبًا أو اعرض المساعدة. حدد لهجة إيجابية بطلب مهذب أو اعرض التعاون في شكل مساعدة.
   • لنفترض أنك تمتلك شركة وتريد إقناع عميل بسداد دين. استخدم العبارة: "سأكون ممتنًا لمساعدتك والدفع الفوري."
   • إذا كنت تكتب نيابة عن شركة ، فاستخدم العبارة: "نود ترتيب لقاء شخصي لك مع مدير الموارد البشرية لدينا".
   • اعرض أيضًا الإجابة على جميع الأسئلة الممكنة وتبديد شكوك القارئ. مثال: "سنكون سعداء للإجابة على أي من أسئلتك أو توضيح أي شكوك حول الدفع" ، - أو: "هل تريد معرفة المزيد من التفاصيل حول برنامجنا؟"
6. 6 أكمل الخطاب. استخدم عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء من جانبك أو من جانب العميل. قد يكون هذا طلبًا لسداد الديون في غضون فترة زمنية محددة أو عرضًا لترتيب لقاء مع عميل.
   • اكتب اقتراحًا على أمل التواصل معك في المستقبل: "نتطلع إلى مقابلتك في اجتماع الميزانية الأسبوع المقبل ،" - أو: "يسعدنا مناقشة كل هذه الجوانب معك بمزيد من التفصيل عندما نلتقي في مكتبنا . "
   • حدد ما إذا كانت المستندات مرفقة بالرسالة. أضف عبارة مثل: "نرسل لك فاتورة الشهر الماضي" ، أو: "نسخة من برنامج الفضاء مرفقة بالحرف."
   • استخدم عبارة ختامية في النهاية. من الأفضل للعملاء أن يكتبوا: "مع خالص التقدير" ، - أو: "أطيب التمنيات".
   • استخدم عبارة "تحياتي" في خطابات رسمية للغرباء.
   • اكتب: "أتمنى لك كل خير" إذا كنت تعرف أو تتعاون مع شخص ما.
7. 7 صحح الأخطاء. لن يلعب التنسيق والصياغة الصحيحان أي دور إذا كانت هناك أخطاء نحوية في الحرف!
   • حاول العثور على جميع حالات المبني للمجهول وقم بإجراء التعديلات المناسبة.
   • انتبه للجمل الطويلة والمربكة. في خطاب العمل ، يتم تطبيق القاعدة "الأفضل الأقل هو الأفضل" ، لذلك يجب التخلص من الجمل الطويلة.

نصائح

• اطبع الخطاب على ورق A4 غير مُبطن. في حالة الإرسال بالبريد ، قم بطي الحرف ثلاث مرات وضعه في مظروف قياسي.