كيف تكتب خطة إدارة التغيير

فيديو: إدارة التغيير وأهميتها لنجاح المنظمات

المحتوى

خطوات
الطريقة 1 من 2: كيفية كتابة خطة إدارة التغيير التنظيمي
الطريقة 2 من 2: كيفية تعقب التغييرات في أي مشروع
التوصيات

هناك نوعان من خطط إدارة التغيير. واحد منهم يأخذ في الاعتبار تأثير التغيير على المنظمة ويهدف إلى دعم الفترة الانتقالية. يسمح لك نوع آخر من الخطط بتتبع التقدم المحرز في مشروع واحد ، والتقاط الانحرافات أو التغييرات في مسار المشروع وحجمه. الهدف من كلتا الخطتين هو توضيح ما يجب القيام به بشكل واضح وواضح.

خطوات

الطريقة 1 من 2: كيفية كتابة خطة إدارة التغيير التنظيمي

1 اذكر أسباب التغيير. ضع قائمة بالعوامل التي أثرت في قرار تنفيذ التغيير ، مثل انخفاض الإنتاجية ، أو التكنولوجيا الجديدة ، أو التغيير في مهمة المنظمة.
- يتمثل أحد الأساليب في وصف الوضع الحالي في المنظمة والحالة التي ستؤدي إليها في المستقبل الخطة المحددة.
2 حدد نوع وحجم التغييرات. صف بإيجاز طبيعة التغييرات المتوقعة داخل المشروع. حدد بالضبط ما سيؤثر عليه التغيير: مسؤوليات الوظيفة والعمليات والسياسة و / أو الهيكل التنظيمي.اذكر الأقسام والفرق والأنظمة والمكونات الأخرى للمؤسسة التي ستتأثر بالتغييرات القادمة.
3 حدد صاحب المصلحة الذي يدعم هذا المشروع. ضع قائمة بجميع أصحاب المصلحة الذين سيتأثرون بتنفيذ هذه الخطة ، مثل الإدارة العليا ومدير المشروع وراعي المشروع والمستخدمين النهائيين و / أو موظفي الشركة. لكل فئة ، وضح ما إذا كان أصحاب المصلحة هؤلاء يدعمون مشروع التغيير.
- حاول أن تعكس هذه المعلومات في الجدول لمزيد من الوضوح والوضوح. على سبيل المثال ، يمكن اعتبار المقاييس مثل الوعي والدعم والتأثير نموذجًا مفيدًا وتصنيفها على أنها عالية / متوسطة / منخفضة لكل مجموعة من أصحاب المصلحة.
- إذا أمكن ، قم بإجراء مقابلات وجهًا لوجه لبناء دعم أصحاب المصلحة.
4 إنشاء فريق إدارة التغيير. هذا الفريق مسؤول عن توصيل المعلومات إلى جميع أصحاب المصلحة ، والاستماع إلى مخاوفهم ، وضمان تنفيذ التغييرات بأكبر قدر ممكن من السلاسة. اختر الأشخاص الذين تثق بهم المنظمة وتحترمهم ولديهم مهارات تواصل جيدة.
- هذا ينطبق أيضا على مستوى الإدارة العليا. أكد على اهتمام القادة بأنه سيُطلب منهم ليس فقط الاتفاق على الخطة ، ولكن أيضًا تعزيز التغيير بنشاط.
5 تطوير نهج مفاهيمي لإدارة المنظمة. يعد الدعم الكامل للمؤثرين في المنظمة أمرًا بالغ الأهمية للتنفيذ الناجح للتغيير. دع كل قائد يقول كلمته في التغيير وشجع الجميع على لعب دور نشط في إحداث التغيير الناجح.
6 ضع خطة لكل مجموعة من أصحاب المصلحة. تقييم المخاطر والمخاوف الخاصة بكل مجموعة من أصحاب المصلحة ، بما في ذلك تلك التي تدعم التغيير. قسّم المهام بين أعضاء فريق إدارة التغيير للعمل على هذه القضايا.
7 ضع خطة اتصالات. الاتصال هو أهم عنصر في إدارة التغيير. تواصل قدر الإمكان مع جميع المشاركين في عملية التغيير. أكد بلا هوادة على أسباب التغيير والفوائد التي سيحققها.
- يجب أن تكون الأطراف المهتمة قادرة على التواصل شخصيًا لضمان التواصل ثنائي الاتجاه. الاجتماعات وجها لوجه ضرورية.
- يجب أن يكون مصدر المعلومات هو راعي الإدارة العليا ، والمدير المباشر لكل موظف ، وأي ممثل إضافي للشركة يثق به أصحاب المصلحة. يجب تنفيذ جميع المعلومات بطريقة موحدة.
8 مقاومة المسار. يتم استقبال التغييرات دائمًا بعدوانية. يحدث هذا على المستوى الفردي ، لذا تحدث إلى أصحاب المصلحة شخصيًا لتحديد السبب الجذري للمقاومة. تتبع المظالم والشكاوى حتى يتمكن فريق إدارة التغيير من حل المشكلات في الوقت المناسب. تشمل المشكلات الأكثر شيوعًا من هذا النوع ما يلي:
- عدم وجود دافع للتغيير أو عدم وجود شعور بالإلحاح.
- عدم فهم الصورة الكبيرة أو أسباب الحاجة إلى التغييرات.
- عدم وجود مدخلات للعملية.
- عدم اليقين بشأن المسؤوليات المستقبلية أو المستقبلية أو متطلبات المسؤوليات المستقبلية.
- فشل الإدارة في تلبية التوقعات فيما يتعلق بتنفيذ التغييرات أو الاتصال.
9 إزالة العقبات. يجب أن تكون الاستجابة لمعظم المظالم معلومات إضافية أو تغييرات في استراتيجية الاتصال حول قضايا محددة. في حالات أخرى ، قد تكون هناك حاجة إلى خطوات إضافية يجب تضمينها في خطتك أو تركها لفريق إدارة التغيير لتنفيذها حسب الحاجة. فكر في أي مما يلي قد يكون ذا صلة بمؤسستك:
- في حالة حدوث تغييرات في مسؤوليات الوظيفة أو إجراءات العمل ، من الضروري التركيز على تدريب الموظفين.
- إذا كنت تتوقع انخفاضًا في معنويات الفريق أو انتقالًا شديد التوتر إلى بيئة جديدة ، فقم بتهدئة الأجواء بحدث شركة أو مكافأة موظف.
- إذا لم يتم تحفيز أصحاب المصلحة للتغيير ، فقم بتطوير نظام حوافز.
- إذا شعر أصحاب المصلحة بالإفراط ، فقم بعقد اجتماع للحصول على ملاحظاتهم وتعديل خطتك وفقًا لذلك.

الطريقة 2 من 2: كيفية تعقب التغييرات في أي مشروع

1 تحديد الأدوار في إدارة التغيير. ضع قائمة بجميع الأدوار المطلوبة لهذا المشروع. صف المسؤوليات والمهارات المطلوبة لكل دور. كحد أدنى ، قم بتضمين مدير المشروع ، الذي يجب عليه تنفيذ التغييرات على أساس يومي ، وراعي المشروع ، الذي يجب عليه تتبع التقدم العام واتخاذ القرارات بشأن إدارة التغيير على مستوى الإدارة.
- بالنسبة للمشاريع الأكبر في مؤسسة كبيرة ، ستحتاج إلى تقسيم دور إدارة المشروع بين عدة أشخاص من خلفيات مختلفة.
2 استخدم تغيير لوحة التحكم. تحتوي المشاريع في البرامج عادةً على لوحة تحكم للتحكم في التغيير يمكن الوصول إليها من قبل أعضاء كل مجموعة من أصحاب المصلحة. تسمح هذه البرامج بالتوفيق التلقائي لطلبات التغيير ، وإلغاء مسؤولية مدير المشروع هذه ، بالإضافة إلى إبلاغ أصحاب المصلحة بالقرارات. يعمل هذا النهج بشكل جيد في المشاريع مع عدد كبير من أصحاب المصلحة ، وكذلك في تلك المشاريع التي تتطلب مراجعة منتظمة لنطاق وأهداف المشروع.
3 تطوير عملية لتنفيذ طلبات التغيير. ضع في اعتبارك كيفية ترجمة الفكرة إلى واقع ملموس عندما يحدد أحد أعضاء الفريق الخطوة التالية المطلوبة. صف هذه العملية ونسقها مع الفريق بأكمله مسبقًا. هذا مثال:
- يملأ أحد أعضاء الفريق نموذج طلب التغيير ويعيد توجيه هذا الطلب إلى مدير المشروع.
- يسجل مدير المشروع هذا الطلب في القائمة العامة للطلبات ويلاحظ حالة الطلب عند اتخاذ قرار بتنفيذ فكرة أو التخلي عنها.
- يصدر المدير مهمة عضو الفريق لوضع خطة أكثر تحديدًا ، مع مراعاة الموارد المطلوبة.
- يرسل مدير المشروع الخطة للموافقة عليها إلى راعي المشروع.
- يتم تنفيذ التغيير. يتم إبلاغ الأطراف المهتمة بانتظام بالوضع الحالي.
4 إنشاء نموذج طلب التغيير. يجب تسجيل كل طلب تغيير في القائمة العامة للطلبات وأن يتضمن ما يلي:
- تاريخ طلب التغيير ؛
- تغيير رقم الطلب المعين من قبل مدير المشروع
- الاسم والوصف ؛
- اسم الطالب وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف ؛
- الأولوية (عالية ، متوسطة ، منخفضة). تتطلب خطط إدارة التغيير الفوري جدول زمني واضح ؛
- رقم المنتج والإصدار (لمشاريع تطوير البرمجيات).
5 سجل معلومات إضافية في سجل الطلب. يجب أن يعكس سجل الطلب أيضًا القرار الحالي وتدابير التنفيذ. بالإضافة إلى المعلومات المحددة في نموذج الطلب ، يجب أيضًا تضمين البيانات التالية هنا:
- علامة على نتائج الموافقة (الموافق عليها أو الملغاة) ؛
- توقيع الشخص الذي وافق على الطلب ؛
- مدة تنفيذ التغيير ؛
- تاريخ الانتهاء من مشروع التغيير.
6 تتبع التغييرات الرئيسية. بالإضافة إلى تتبع حالة المشروع على أساس يومي ، سيكون من المفيد تتبع جميع القرارات الرئيسية لمشروع معين. مثل هذه السجلات تجعل من السهل تتبع المشاريع أو المشاريع طويلة الأجل التي تحدث فيها تغييرات القيادة. تُستخدم هذه المعلومات أيضًا لإعلام العملاء والإدارة العليا. لأي تغييرات في توقيت أو نطاق أو متطلبات مشروع أو أولويات أو استراتيجية ، يرجى ملاحظة المعلومات التالية:
- من اتخذ القرار.
- عندما تم اتخاذ القرار.
- وصف موجز لأسباب القرار وعملية التنفيذ. أرفق جميع المستندات المتعلقة بهذه العملية.

التوصيات

بناء الثقة والالتزام بين موظفيك وعملائك. تميل التغييرات إلى جعل الناس يشعرون بعدم الارتياح. يمكن أن يساعدك إظهار التزامك بالعمل لمصلحتهم للناس في الحصول على دعمهم.