المحتوى

• خطوات
• جزء 1 من 4: ضع خطة
• جزء 2 من 4: خطط لوقتك
• جزء 3 من 4: ابق متحمسًا
• جزء 4 من 4: حدد أهدافك
• نصائح
• تحذيرات

تبدأ خطة العمل الفعالة دائمًا بهدف أو غرض أو نية واضحة. تم تصميم هذه الخطة لنقل الشخص من اللحظة الحالية مباشرة إلى تنفيذ الهدف المعلن. تتيح لك خطة العمل الموضوعة بشكل صحيح حل أي مشكلة تقريبًا.

خطوات

جزء 1 من 4: ضع خطة

1. 1 اكتب كل التفاصيل. أثناء وضع خطة العمل الخاصة بك ، ابدأ في تدوين كل التفاصيل. قد تجد أنه من المفيد استخدام لوحة محددة لتتبع الجوانب المختلفة للعملية. فيما يلي بعض الأمثلة على الأقسام:
   • أفكار / ملاحظات متنوعة
   • الرسوم البيانية اليومية
   • الرسوم البيانية الشهرية
   • مراحل
   • بحث
   • استمرار
   • المشاركون / جهات الاتصال
2. 2 حدد المهمة. وكلما كانت المهمة أكثر غموضًا ، قلت فعالية خطة العمل. حاول تحديد الهدف المنشود في أقرب وقت ممكن (يفضل قبل بدء المشروع).
   • مثال: تحتاج إلى كتابة أطروحة ماجستير (دراسة كبيرة) من حوالي 40.000 كلمة. يتكون هذا العمل من مقدمة ومراجعة الأدبيات (مع تحليل نقدي لأبحاث أخرى والنظر في منهجيتك الخاصة) وعرض عملي لأفكارك مع أمثلة محددة وخاتمة. مدة العمل 1 سنة.
3. 3 يجب أن تكون الخطة محددة وواقعية. الهدف الواضح هو مجرد البداية: يجب أن يكون كل جانب من جوانب الخطة دقيقًا وقابل للتنفيذ. على سبيل المثال ، خطط للجداول الزمنية المحددة والقابلة للتحقيق والمعالم والتسليمات.
   • ستساعد النقاط الدقيقة والواقعية للخطة الخاصة بمشروع طويل الأجل في تقليل الضغط الناجم عن التنفيذ السيئ التخطيط مع تجاوز المواعيد النهائية والعمل الإضافي الشاق مقدمًا.
   • مثال: تحتاج إلى كتابة حوالي 5000 كلمة شهريًا لإنهاء رسالتك في الوقت المحدد ، وفي النهاية اترك شهرين آخرين لتحسين أفكارك. من وجهة نظر الجدوى ، لا يجب أن تهدف إلى كتابة أكثر من 5000 كلمة كل شهر.
   • إذا كنت تعمل كمدرس مساعد لمدة ثلاثة أشهر من الفصل الدراسي بأكمله ، فقد لا يكون لديك وقت لكتابة 15000 كلمة خلال هذا الوقت ، ونتيجة لذلك سيكون عليك توزيع هذا المجلد على الأشهر المتبقية.
4. 4 المراحل الوسيطة. المعالم الرئيسية هي معالم مهمة على الطريق نحو الهدف. ابدأ بالتخطيط للمراحل من النهاية (الوصول إلى الهدف) واعمل عكسيًا إلى الوقت الحاضر والظروف.
   • يمكن أن يساعدك التقسيم إلى معالم رئيسية (وفريقك) على البقاء متحمسًا من خلال تقسيم نطاق العمل إلى أحجام صغيرة وأهداف ملموسة ، لذلك سيبدأ الشعور بالاكتمال في الظهور حتى قبل تنفيذ خطة العمل بالكامل.
   • لا تفصل بين الخطوات بفواصل زمنية طويلة جدًا أو قصيرة جدًا. وبالتالي ، يعتبر أسبوعان فترة فعالة للغاية.
   • مثال: عند العمل على أطروحة ، حاول ألا تربط المراحل بأقسام العمل ، لأن هذا قد يستغرق شهورًا. بدلاً من ذلك ، حافظ على الإنجازات صغيرة لمدة تصل إلى أسبوعين (يمكنك استخدام عدد الكلمات) وكافئ نفسك على الأداء الجيد.
5. 5 قسّم المهام الكبيرة إلى أحجام أصغر وأسهل في الإدارة. قد تكون بعض المهام أو خطوات العمل شاقة.
   • إذا أربكتك مهمة كبيرة ، فقم بتقسيمها إلى مهام فرعية صغيرة مريحة لتقليل القلق وزيادة ثقتك بنفسك.
   • مثال: غالبًا ما تصبح مراجعة الأدب القسم الأصعب ، نوعًا من الأساس للعمل المستقبلي. لإكمال هذا القسم ، يلزم قدر كبير من المعلومات للدراسة والتحليل.
   • قسّم المهمة إلى مهام فرعية: البحث والتحليل والعرض التقديمي. يمكنك تضييق نطاق البنود الفرعية بشكل أكبر واختيار مقالات وكتب معينة لقراءتها ، وتحديد موعد نهائي لاستكمال التحليل والعرض التقديمي المكتوب للنتائج.
6. 6 استخدم قوائم المهام. قم بعمل قائمة بالمهام التي يتعين إكمالها في كل خطوة.قائمة المهام نفسها غير فعالة ، لذا حدد المبلغ الدقيق والوقت الفعلي.
   • مثال: قسّم مراجعة الأدبيات الخاصة بك إلى مهام صغيرة حتى تعرف بالضبط ما يجب القيام به ولتقدير إطار زمني واقعي. على سبيل المثال ، ستحتاج كل يوم إلى يومين لقراءة مصدر واحد وتحليله ووصفه.
7. 7 تحديد إطار زمني لجميع الأنشطة. في حالة عدم وجود إطار زمني واضح ، يمكن أن يستمر العمل لفترة طويلة بلا حدود ، وستظل بعض المهام غير مكتملة.
   • لا يعتبر ترتيب العناصر في الخطة أمرًا بالغ الأهمية ، وهو ما لا يمكن قوله عن الإطار الزمني لكل جانب.
   • مثال: إذا كنت تعلم أنه يمكنك قراءة ما يقرب من 2000 كلمة في ساعة واحدة ، والمقال يحتوي على 10000 كلمة للقراءة ، فأنت بحاجة إلى تخصيص خمس ساعات على الأقل للمقال.
   • يجب أيضًا أن تأخذ في الاعتبار وقت تناول وجبتين خفيفتين على الأقل وفترات راحة قصيرة كل ساعة إلى ساعتين عندما تتعب. بالإضافة إلى ذلك ، أضف ساعة أخرى على الأقل إلى الوقت النهائي لاحتمال حدوث تأخيرات غير مخطط لها.
8. 8 قم بإنشاء تمثيل مرئي. بعد الانتهاء من قوائم الإجراءات وتحديد الأطر الزمنية ، انتقل إلى إنشاء نوع من العرض المرئي للخطة. يمكنك استخدام مخطط انسيابي أو مخطط جانت أو جدول ديناميكي أو خيار مناسب آخر.
   • احتفظ بخطة مرئية في مكان يسهل الوصول إليه - على سبيل المثال ، يمكنك تعليقها على حائط مكتب أو فصل دراسي.
9. 9 اشطب المهام المكتملة. بهذه الطريقة لن تشعر بالرضا فحسب ، بل ستتمكن أيضًا من التأكد من عدم إغفال أي شيء.
   • هذا النهج مفيد بشكل خاص للعمل الجماعي. أثناء عملك مع الآخرين ، يمكنك إنشاء مستند مشترك متاح في أي مكان في العالم.
10. 10 لا تتوقف. بمجرد وضع خطة وتقديم المهام للزملاء (عند العمل معًا) وتحديد المعالم ، انتقل إلى الخطوة التالية: ابدأ العمل اليومي لتحقيق هدفك.
11. 11 يمكنك تغيير التواريخ ، لكن لا يمكنك التوقف في منتصف الطريق. من وقت لآخر ، تنشأ ظروف غير متوقعة تمنعك من الالتزام بالمواعيد النهائية ، واستكمال المهام وتحقيق الأهداف.
    • ابتهج. راجع خطتك ثم استمر في العمل والتحرك نحو هدفك.

جزء 2 من 4: خطط لوقتك

1. 1 اختر مخططًا جيدًا. استخدم تطبيقًا أو دفتر ملاحظات يسمح لك بالتخطيط بشكل ملائم لكل ساعة من وقتك. لا يكون المجدول فعالاً إلا إذا كان يسمح لك بإدخال السجلات وقراءتها بسهولة.
   • أظهرت الأبحاث أن مهام الكتابة المادية (بالقلم على الورق) تزيد من احتمالية إنجاز الأشياء ، لذلك من الأفضل التخطيط لعملك في دفتر ملاحظات تقليدي.
2. 2 لا تستخدم قوائم المهام. إذن ، لديك قائمة مهام طويلة ، ولكن متى ستفعلها؟ قائمة المهام ليست فعالة مثل جدول المهام. في الجدول ، سيتم تعيين تاريخ استحقاق لكل مهمة.
   • لن تسمح لك الكتل الزمنية الواضحة (تنقسم صفحات العديد من اليوميات إلى كتل كل ساعة بالمعنى الحرفي للكلمة) بالتردد ، لأنه بعد انقضاء الوقت تحتاج إلى الانتقال إلى المهمة المجدولة التالية.
3. 3 تعلم كيفية تحديد الفترات الزمنية. سيسمح لك هذا النهج بفهم مقدار الوقت الذي يمكن تخصيصه لكل حالة بوضوح. ابدأ بالمهام ذات الأولوية واعمل في طريقك إلى المهام الأقل أهمية.
   • خطط لأسبوعك بالكامل في المستقبل. مع خطة مفصلة للأيام القادمة ، ستتمكن من تحقيق أقصى استفادة من وقتك المتاح.
   • يوصي عدد من الخبراء بالحصول على فكرة عامة على الأقل عن خطط الشهر بأكمله.
   • ينصح بعض الناس بالبدء في نهاية اليوم والعمل بالعكس. إذا استمر يوم عملك حتى الساعة 5:00 مساءً ، فخطط من الآن وحتى بداية اليوم (على سبيل المثال ، حتى 7:00 صباحًا).
4. 4 خصص وقتًا للاستراحة والأنشطة الترفيهية. يجادل الباحثون أنه من خلال تضمين وقت الفراغ في خططهم ، يكون الشخص قادرًا على الحصول على مزيد من الرضا عن الحياة. وقد ثبت أيضًا أن العمل لفترة طويلة جدًا (أكثر من 50 ساعة في الأسبوع) يقلل من كفاءة العمل.
   • قلة النوم يمكن أن يكون لها تأثير كارثي على الإنتاجية. يحتاج الشخص البالغ إلى 7 ساعات على الأقل من النوم كل ليلة ، وبالنسبة للمراهقين يرتفع هذا الرقم إلى 8.5 ساعة.
   • يحثك الباحثون على التخطيط لـ "التعافي الاستراتيجي" (ممارسة الرياضة ، والقيلولة ، والتأمل ، والإحماء) على مدار اليوم لزيادة الإنتاجية وتحسين الصحة العامة.
5. 5 خذ الوقت الكافي لوضع خطة لهذا الأسبوع. يوصي بعض الخبراء بوضع خطة قبل أسبوع. حدد أفضل طريقة لاستخدام كل يوم لتحقيق أهدافك.
   • تذكر أن تنظر في جميع المهام والالتزامات الحالية. إذا تبين أن الجدول الزمني ضيق للغاية ، فيمكنك حذف بعض النقاط غير المهمة منه.
   • لا تضحي بالتفاعلات الاجتماعية. خصص وقتًا مع الأصدقاء المقربين والعائلة. سوف يقدمون لك دائمًا الدعم الذي تحتاجه.
6. 6 اصنع روتينًا يوميًا. في مثال أطروحة الماجستير ، قد يبدو اليوم العادي كما يلي:
   • 7:00 صباحا: استيقظ
   • 7:15 صباحا: مارس التمارين
   • 8:30 صباحا: الاستحمام وارتداء الملابس
   • 9:15 صباحًا: حضر الفطور وتناول الطعام
   • 10:00 صباحًا: أطروحة العمل - كتابة المهام (بالإضافة إلى استراحة لمدة 15 دقيقة)
   • 12:15 ظهرًا: تناول الغداء
   • 13:15: العمل مع البريد الإلكتروني
   • 14:00: بحث وتحليل القراءة (بما في ذلك استراحة / وجبات خفيفة 20-30 دقيقة)
   • 17:00: الانتهاء من العمل ، التحقق من الخطابات ، خطة الشؤون ليوم الغد
   • 17:45: امسح على الطاولة ، اذهب إلى المتجر
   • 19:00: حضر العشاء وتناول الطعام
   • 21:00: الراحة (العزف على الجيتار)
   • 10:00 مساءً: انشر السرير ، واقرأ في السرير (30 دقيقة) ، واخلد إلى الفراش
7. 7 ليس عليك أن تخطط كل أيامك بنفس الطريقة. يمكنك أن تكرس نفسك للعمل من يوم إلى يومين في الأسبوع. في بعض الأحيان يكون من المفيد أخذ فترات راحة للعودة إلى العمل بأفكار جديدة.
   • مثال: يمكنك كتابة أطروحة وتحليل المصادر أيام الاثنين والأربعاء والجمعة ، وتعلم العزف على آلة موسيقية يوم الخميس.
8. 8 مشاكل غير متوقعة. خصص وقتًا إضافيًا في كل كتلة لساعات عمل أقل إنتاجية أو مشاكل غير متوقعة. في البداية ، يوصى بتخصيص ضعف الوقت الذي تعتقد أنه ضروري لكل مهمة.
   • في هذه العملية ، ستبدأ في العمل بكفاءة أكبر أو ستكون قادرًا على تحديد الوقت المطلوب بشكل أكثر دقة ، مما سيسمح لك بتعديل الجدول الزمني الأصلي ، ولكن دائمًا ما تترك فجوة صغيرة على الأقل.
9. 9 كن مرنًا ومتفهمًا. عندما تبدأ ، استعد لتعديل جدولك أثناء التنقل. هذا جزء من عملية التعلم ، لذلك من الأفضل التخطيط لفترات زمنية بقلم رصاص بدلاً من القلم.
   • يمكنك أيضًا قضاء أسبوعين في تتبع كل الأشياء التي فعلتها خلال اليوم في دفتر يومياتك. بفضل هذا ، ستتعلم كيفية تقدير الإطار الزمني لكل مهمة بشكل صحيح واستخدام الوقت بكفاءة.
10. 10 قم بإيقاف تشغيل الإنترنت. قرر متى تتحقق من بريدك الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي. كن صارمًا مع هذا ، لأنه من السهل إضاعة ساعات من الوقت في التمرير عبر موجز الأخبار.
    • يمكنك أيضًا إيقاف تشغيل هاتفك (على الأقل في الوقت الذي تحتاج فيه إلى التركيز).
11. 11 افعل القليل. هذا بسبب المهلة الزمنية على الإنترنت. حدد والتركيز على أهم مهام اليوم التي ستساعدك في الوصول إلى هدفك. يجب ألا تهدر الطاقة في الأمور الأقل أهمية والتي تستغرق وقتًا فقط: المراسلات والعمل غير المدروس مع المستندات.
    • يوصي أحد الخبراء بعدم التحقق من البريد الإلكتروني خلال أول ساعتين على الأقل من اليوم. لذلك سوف تركز على الأمور المهمة ولن تشتت انتباهك بلحظات غريبة عن الرسائل.
    • إذا كان لديك الكثير من الأشياء الصغيرة التي يجب القيام بها (على سبيل المثال ، رسائل البريد الإلكتروني ، والأعمال الورقية ، والتنظيف) ، فمن الأفضل تجميعها في كتلة واحدة ، بدلاً من نشرها على مدار اليوم ، وبالتالي تقليل التركيز على المهام المهمة.

جزء 3 من 4: ابق متحمسًا

1. 1 موقف ايجابي. النظرة الإيجابية مهمة للغاية لتحقيق الأهداف. عليك أن تؤمن بنفسك وبالأشخاص من حولك. قاوم الأفكار السلبية بتأكيدات إيجابية.
   • بالإضافة إلى حالتك المزاجية ، يجب أن تحيط نفسك بأشخاص إيجابيين. أظهرت الأبحاث أنه بمرور الوقت ، نتبنى عادات أولئك الذين نقضي معهم معظم الوقت ، لذلك اختر محيطك بحكمة.
2. 2 المكافآت. المكافأة مهمة بشكل خاص بعد الانتهاء من كل مرحلة. ابتكر مكافآت ملموسة لنفسك. يمكنك تحمل الغداء في مطعمك المفضل كمكافأة على مرحلة لمدة أسبوعين أو تدليك لوظيفة لمدة شهرين.
   • يعرض أحد الخبراء تحويل مبلغ معين من المال إلى صديق ويطلب منه إعادته إليك فقط إذا تم الانتهاء من العمل في الوقت المحدد. إذا فشلت ، يحتفظ الصديق بالمال لنفسه.
3. 3 احصل على الدعم. من المهم دائمًا الحصول على دعم الأصدقاء والعائلة ، وكذلك مقابلة الأشخاص الذين لديهم أهداف مماثلة. بفضل هذا ، يمكنك أن تكون على قدم المساواة مع الآخرين.
4. 4 تتبع التقدم المحرز الخاص بك. أظهرت الأبحاث أن المضي قدمًا بنجاح هو أفضل دافع. لتتبع التقدم ، تحتاج فقط إلى شطب المهام المكتملة في جدولك الزمني.
5. 5 اذهب إلى الفراش واستيقظ مبكرًا. إن البحث في الروتين اليومي للأشخاص الناجحين والمنتجين سيخبرك بالحقيقة - معظمهم يبدأون يومهم مبكرًا.عادة ما يكون لديهم أيضًا روتين صباحي ، والذي غالبًا ما يحفزهم على تحقيق المزيد من الإنجازات.
   • حاول أن تبدأ صباحك بالتمارين (الإحماء الخفيف واليوجا أو التمرين في صالة الألعاب الرياضية) ، ووجبة فطور صحية ، ومذكرات مدتها نصف ساعة.
6. 6 خذ فترات راحة. أخذ فترات راحة أمر ضروري للبقاء متحمسًا. إذا كنت تعمل دائمًا ، فسوف يتراكم عليك التعب. يساعدك أخذ فترات راحة على تجنب الإرهاق وتحسين ساعات العمل.
   • مثال: قم من الكمبيوتر ، ضع هاتفك جانبًا واجلس بهدوء في صمت. إذا خطر ببالك أفكار ، قم بتدوينها في يومياتك. خلاف ذلك ، فقط استمتع بلحظة من الاسترخاء.
   • مثال: مارس التأمل. ضع هاتفك في الوضع الصامت ، وأوقف تشغيل جميع الإشعارات ، واضبط مؤقتًا لمدة 30 دقيقة أو أي وقت صالح آخر. ثم حاول أن تجلس بهدوء وتصفية ذهنك. يمكن تصنيف كل الأفكار التي تتبادر إلى الذهن وإطلاقها. على سبيل المثال ، إذا كنت تفكر في العمل ، فقل "العمل" لنفسك وتخلص من الفكرة.
7. 7 تصور. خذ بضع دقائق للتفكير في هدفك وتخيل كيف ستشعر بعد تحقيقه. هذا يجعل من السهل التعامل مع الصعوبات التي قد تنشأ.
8. 8 افهم أن الأمر لن يكون سهلاً. نادرًا ما يُعطى كل ما هو عزيز على الإنسان دون صعوبة. الطريق إلى الهدف لا يكتمل عادة بدون مشاكل كثيرة وقرارات صعبة. تقبل هذه الحقيقة.
   • يوصي العديد من المهنيين ذوي الخبرة الذين ينصحون بالعيش في الوقت الحاضر بقبول إخفاقاتك كخيار متعمد. لا داعي للغضب أو الانزعاج. تقبلهم ، وتعلم الدرس ، والعودة إلى العمل ، مع مراعاة الظروف المتغيرة.

جزء 4 من 4: حدد أهدافك

1. 1 اكتب رغباتك. مذكرات أو وثيقة نصية مناسبة لهذا الغرض. إذا لم تكن متأكدًا بعد مما تريد فعله بالضبط ، فمن المفترض أن تساعدك هذه الممارسة.
   • تُعد المذكرات المنتظمة طريقة رائعة لأخذ نظرة منفصلة عن نفسك وتوثيق مشاعرك. يدعي الكثير من الناس أن تسجيل أفكارهم يساعدهم على فهم المشاعر والرغبات.
2. 2 ادرس السؤال. إذا كانت لديك فكرة ، فحاول البحث في هذا الموضوع. افحص أهدافك لتجد أقصر طريق لتحقيق أهدافك.
   • تغطي المنتديات مثل Reddit وتناقش مجموعة متنوعة من الموضوعات. هنا يمكنك التحدث إلى الأشخاص الذين يشاركون في الصناعة التي تهتم بها وترغب في مشاركة المعلومات.
   • مثال: أثناء العمل على أطروحتك ، تفكر فيما قد يؤدي إليه كل هذا. اقرأ عما يفعله الأشخاص الحاصلون على الدرجة العلمية التي تبحث عنها. يمكن أن يدفعك هذا إلى المنشورات أو غيرها من فرص التطوير الوظيفي المستقبلية.
3. 3 استكشف الخيارات المتاحة واختر الخيار الذي يناسبك. بعد دراسة المشكلة ، سيتضح لنا إلى أين يمكن أن يؤدي كل مسار تم اختياره. سيسمح لك ذلك باختيار الخيار الأفضل لتحقيق هدفك.
4. 4 ضع في اعتبارك العوامل الخارجية المرتبطة بالعمل. وهذا يشمل كل ما يتعارض مع تحقيق الهدف.في حالة الأطروحة ، يمكن للمرء تسمية الإرهاق العقلي ، أو نقص المصادر ، أو مهام العمل غير المتوقعة.
5. 5 كن مرنًا. قد تتغير الأهداف أثناء عملية التنفيذ. حاول أن تتوقع مساحة للمناورة مسبقًا. بمعنى آخر ، لا تستسلم عندما تصبح الأمور صعبة. فقدان الاهتمام وفقدان الأمل أمران مختلفان تمامًا!

نصائح

• جميع الطرق الموضحة للمساعدة في التخطيط وتحديد الأهداف قابلة للتطبيق أيضًا على النوايا الأكثر عالمية وطويلة الأجل (على سبيل المثال ، اختيار المهنة).
• إذا كانت فكرة التخطيط لوقتك مملة ، فكر في الأمر بشكل مختلف: فالخطط التطلعية للأيام والأسابيع وحتى الأشهر تلغي الحاجة إلى اتخاذ قرارات كل يوم بشأن الخطوة التالية. هذا يوفر الوقت للإبداع والتركيز على القضايا الهامة.

تحذيرات

• لا يمكن المبالغة في أهمية الاستراحات. لا تفرط في العمل ، حتى لا تقلل من إنتاجيتك وإبداعك.