مؤلف:
John Pratt
تاريخ الخلق:
16 شهر فبراير 2021
تاريخ التحديث:
1 تموز 2024
المحتوى
سواء كنت مدير متجر ، أو لديك منصب قيادي في شركة كبيرة ، أو تعتني بأطفالك في المنزل ، للحصول على أفضل ما لديك والأداء بأكبر قدر ممكن من الكفاءة ، من المهم جدًا أن تكون قادرًا على مشاركة بعض مسؤولياتك. لتفويض.ومع ذلك ، قد يكون التفويض أمرًا صعبًا للغاية - فمن ناحية ، عليك أن تكون حازمًا مع من تفوض إليه مسؤولياتك ، ومن ناحية أخرى ، عليك أيضًا إظهار أنك تثق به أو بها. في هذه المقالة ، ستجد إجابات للعديد من الأسئلة المتداولة حول التفويض ، وسنرشدك خطوة بخطوة خلال عملية التفويض نفسها ، حتى تتمكن أيضًا من تعلم التفويض بطريقة لبقة ومحترمة .
لتخطو
جزء 1 من 2: اتخاذ الموقف الصحيح
ضع نفسك جانبًا للحظة. هناك عثرة ذهنية كبيرة على طريق التفويض هي التفكير في أنه إذا كنت ترغب في إنجاز شيء ما بشكل صحيح ، فمن الأفضل أن تفعله بنفسك. أنت لست الشخص الوحيد على هذا الكوكب الذي يمكنه القيام بذلك بالطريقة الصحيحة. أنت ربما الشخص الوحيد الذي يمكنه القيام بذلك بشكل جيد في هذه اللحظة بالتحديد ، ولكن إذا استغرقت وقتًا لتدريب شخص ما ، فسيكون قادرًا في النهاية على القيام بذلك بشكل جيد. ربما يمكن للشخص الآخر أن يفعل ذلك بشكل أسرع أو أفضل منك ، وهذا ليس شيئًا عليك قبوله فحسب ، بل أيضًا شيء يجب أن ترحب به. - فكر بشكل منطقي وواقعي - هل يمكنك القيام بهذا العمل بنفسك؟ هل سيتعين عليك العمل حتى الموت لتتمكن من الجمع بين هذا العمل ومسؤولياتك العادية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن الأفضل أن تتأكد من تفويض بعض عملك. ليس عليك أن تخجل منه أو تشعر بأنك لست جيدًا بما فيه الكفاية - فأنت تقوم بعملك بشكل أكثر كفاءة عندما تطلب المساعدة عند الحاجة.
لا تنتظر أن يتطوع الناس. إذا كنت تواجه صعوبة في تفويض المهام ، فقد تكون تعاني من شكل خفيف يسمى متلازمة الشهيد - قد يصبح الأمر أكثر من اللازم بالنسبة لك ، وغالبًا ما تتساءل لماذا لا يعرض عليك الناس أبدًا حتى لمساعدتك. كن صادقًا مع نفسك - عندما يفعلون ذلك ، ألا ترفض مساعدتهم ، أكثر أو أقل بشكل تلقائي أو من باب المجاملة ، معظم الوقت؟ هل تتساءل لماذا لم يدفعوا أكثر من ذلك بقليل؟ هل تشعر أنه إذا تم عكس أدوارك ، فمن المحتمل أن تساعد هؤلاء الآخرين دون تردد؟ إذا أجبت بـ "نعم" على هذه الأسئلة ، فستحتاج إلى العمل على قدرتك على التحكم في الموقف. اعتني بها بنفسك أنك تحصل على المساعدة التي تحتاجها أيضًا - ولا تنتظر وصول المساعدة إليك ، لأنها قد لا تأتي على الإطلاق. - كثير من الناس لا يدركون ما يمر به الآخرون ، وليس هناك الكثير مما يمكنك فعله لتغييرهم. انسى للحظة الإحباط الذي تشعر به تجاه الأشخاص الذين لا يساعدون أنفسهم وتذكر أن الأمر متروك لك في النهاية لإخبارهم بما تحتاجه.
توقف عن رؤية طلب المساعدة على أنه شيء سلبي. يشعر الكثير من الناس بعدم الارتياح لطلب المساعدة. قد تشعر بالذنب ، أو تشعر وكأنك عبء على الآخرين ، أو تخجل منه ، لأنك (لسبب ما) تعتقد أنه يجب أن تكون قادرًا على حل كل شيء بنفسك. 
تعلم أن تثق بالآخرين. إذا كنت خائفًا من التفويض لأنك تعتقد أنه لا يمكن لأي شخص القيام بالمهمة مثلك ، فتذكر شيئين: أولاً ، الحقيقة هي أنه مع الممارسة الكافية ، يمكن لأي شخص تقريبًا أن يصبح جيدًا في شيء ما ، وثانيًا ، ربما لا تكون كذلك موهبة عالمية كما قد تعتقد. عندما تفوض العمل ، فأنت لا تخصص وقتًا لنفسك فحسب - بل تمنح الشخص الذي يساعدك أيضًا فرصة لممارسة مهارة جديدة أو القيام بعمل جديد. تحلى بالصبر - إذا منحته / لها وقتًا كافيًا ، فمن المحتمل أن يقوم مساعدك بالعمل الذي قمت بتفويضه به كما كان يمكنك القيام به. ما لم يكن العمل الذي تفوضه مهمًا للغاية ، فربما لن تكون هناك مشكلة إذا تعلم مساعدك القيام بذلك بشكل جيد بمرور الوقت. إذا كان العمل مهمًا جدًا ، فمن الأفضل أن تفكر مليًا قبل تفويضه! - وحتى لو كنت بالفعل الأفضل في العمل الذي تخطط لتفويضه ، أدرك أنه من خلال تفويض العمل يمكنك القيام بأشياء أخرى بوقتك. إذا كنت في مكتبك الأفضل في تثبيت محركات الأقراص الثابتة ، أو القيام ببعض المهام الرتيبة ، ولكن لديك عرضًا تقديميًا مهمًا لإعداده ، فلا توجد مشكلة على الإطلاق في إنجاز المهمة بواسطة متدرب. من الأفضل تحديد أولويات المهام الصعبة والمعقدة - لا تشعر بالذنب بشأن تفويض مهام رتيبة بسيطة نسبيًا عندما يكون لديك أشياء أكثر أهمية للقيام بها.
جزء 2 من 2: تفويض بشكل مناسب
الحصول على شعرة معاوية. الخطوة الأولى هي الأصعب ، لكنها الأهم في نفس الوقت. عليك أن تأخذ زمام المبادرة وتطلب من شخص ما مساعدتك (أو ، إذا كنت مشرفًا ، فأخبر شخصًا ما أنه أو هي يجب لا تشعر بالذنب حيال هذا - طالما أنك مهذب ولطيف وأنيق ، فلا يوجد شيء وقح في سؤال (أو توجيه) شخص ما لمساعدتك. حاول أن تكون لطيفًا ومتفهمًا وفي نفس الوقت لا تغفل عن جدية طلبك. - إذا كنت لا تعرف كيف تطلب من شخص ما القيام ببعض الأعمال نيابة عنك ، فحاول أن تجعلها قصيرة ولطيفة. على سبيل المثال ، قل شيئًا مثل ، "مرحبًا ، هل يمكنني التحدث إليك لمدة دقيقة؟ كنت أتساءل عما إذا كان بإمكانك مساعدتي في تثبيت هذه المجموعة الكبيرة من محركات الأقراص الثابتة التي أدخلناها للتو. لا يمكنني ذلك لأنني خارج مكتب اليوم. هل يمكنك مساعدتي؟ " لا تضغط على المساعد ، فقط تأكد من أنه / أنها تعلم أنه / أنها بحاجة إلى مساعدته.
- اطلب المساعدة وستحصل عليها (على الأرجح) أيضًا. لا تخف من التفويض لأنك تعتقد أنك ستبدو وقحًا أو آمرًا. انظر إلى الأمر على هذا النحو: كيف تشعر عندما يطلب منك الآخرون أن تفعل شيئًا لهم؟ هل تشعر بالإهانة أو المعاملة غير العادلة؟ أم أنك (في العادة) سعيد للغاية لتقديم المساعدة؟ ربما هذا الأخير هو الحال!
لا تأخذ الرفض على محمل شخصي. في بعض الأحيان لا يستطيع الناس مساعدتك حقًا ، حتى لو أرادوا ذلك - هذا عار ، لكنه حقيقي. قد يكون هذا لعدة أسباب - أكثرها شيوعًا هو أن الشخص الذي تطلب المساعدة مشغول جدًا بالفعل بوظيفته. لا تأخذ الأمر على محمل شخصي - لمجرد أن شخصًا ما لا يستطيع (أو لا) مساعدتك في تلك المرحلة لا يعني أنه يكرهك. في معظم الأحيان ، يعني هذا فقط أن الشخص الآخر إما مشغول أو كسول جدًا بالنسبة له - لا أكثر ولا أقل. - إذا تم رفض طلبك للحصول على المساعدة ، ففكر في الخيارات المتاحة أمامك - يمكنك عادةً أن تقول بأدب ولكن بشكل عاجل مرة أخرى أنك بحاجة فعلاً إلى مساعدة الشخص (وهذا عادة ما يكون جيدًا بشكل خاص إذا كنت مشرفًا أو شخصًا يتمتع بالسلطة) ، يمكنك أن تسأل شخصًا ما أو يمكنك القيام بالمهمة بنفسك. إذا كنت حقًا بحاجة إلى المساعدة ، فلا تخف من تجربة الخيارين الأول و / أو الثاني!
تفويض الهدف النهائي ، وليس الإجراء. هذا هو المفتاح لتجنب التحول إلى كابوس لما يُعرف بالمدير الجزئي. ضع مبادئ توجيهية واضحة لنوع النتيجة التي تتوقعها ، وأظهر للآخرين كيفية القيام بذلك ، لكن قل أنه يمكنهم فعل ذلك بطريقتهم الخاصة ، طالما يتم ذلك بشكل صحيح وفي الوقت المحدد. - هذا أيضًا ذكي لأنه لا يوفر لك الوقت فحسب ، بل يوفر لك أيضًا أعصابك. ما تريده هو استخدام الوقت الذي خصصته للقيام بشيء أكثر أهمية ، بدلاً من القلق بشأن تقدم مساعدك طوال الوقت.
كن مستعدًا لتدريب مساعدك. في جميع الحالات تقريبًا ، سيتعين عليك تخصيص بعض الوقت لتعليم الشخص الذي سيساعدك كيفية أداء المهمة التي فوضتها إليه ، حتى لو كانت مهمة بسيطة نسبيًا. ضع في اعتبارك أن العمليات التي تبدو مباشرة ومباشرة إلى حد ما بالنسبة لك قد لا تكون بهذه البساطة بالنسبة لشخص لم يتعامل معها من قبل. كن مستعدًا ليس فقط لتشرح لمساعدك خطوة بخطوة العمل الذي فوضته له أو لها ، ولكن أيضًا للإجابة بصبر على أي أسئلة قد يرغب هو أو هي في طرحها عليك. - فكر في الوقت الذي تقضيه في تدريب مساعدك على أنه استثمار حكيم طويل الأجل. من خلال التضحية بقليل من وقتك ومساعدة الشخص على مساعدتك في تعلم كيفية القيام بالمهمة بشكل صحيح ، ستوفر الوقت في المستقبل الذي كنت ستقضيه في تصحيح أخطائه.
حدد الأدوات اللازمة لأداء المهمة. قد يكون لديك بعض الأدوات تحت تصرفك والضرورية لأداء المهمة ، في حين أن الشخص الذي تعهد بالمهمة لا يستطيع الوصول إليها. قد تكون أشياء مثل البيانات المحمية بكلمة مرور والأجهزة المتخصصة وبعض الأدوات الأخرى ضرورية لإكمال المهمة ، لذا تأكد من أن مساعدك يمكنه استخدام كل ما يحتاجه لإكمال المهمة بنجاح. 
افهم أن مساعدك لا يمكنه فعل أكثر من شيء واحد في نفس الوقت. أثناء قيام مساعدك بمساعدتك ، لا ينشغل هذا الشخص بمسؤولياته المعتادة. تذكر ، مثلك ، من المحتمل أن يكون جدول مساعدك مزدحمًا. اسأل نفسك السؤال التالي: ما نوع العمل الذي سيفتقده أو سيفتقده للقيام بعملك؟ عند تفويض مهمة لشخص ما ، تأكد من أنك تعرف إجابة هذا السؤال. 
كن صبورا. في كلتا الحالتين ، سوف يرتكب الشخص الذي ستفوضه أخطاء أثناء تعلم القيام بالمهمة الجديدة. هذا جزء من عملية التعلم ، لذا قم بتضمينه في التخطيط الخاص بك. لا تفوض مهمة في ظل افتراض أن مساعدك سيقوم بالمهمة على أكمل وجه ما لم يكن لديه بالفعل معرفة وخبرة يمكن إثباتها في المنطقة المعنية. إذا كانت نتيجة المشروع ليست بالطريقة التي تريدها تمامًا لأن شريكك لم يكن قادرًا على أداء مهمة جديدة تمامًا قمت بتفويضها إليه أو لها ، فهذا خطأك ، وليس خطأك. تأكد من أن الشخص الذي يساعدك يمكن أن يعتمد عليك حتى يصبح العمل المفوض تجربة تعليمية ممتعة له أو لها ، وليس شيئًا يخشاه. - إذا قمت بتدريب شخص ما في شيء ما ، فأنت تستثمر. سيؤدي ذلك إلى إبطائك في البداية ، ولكن على المدى الطويل ، سيزيد من الإنتاجية على قدم وساق ، لأنك تعاملت مع الأمر برمته بموقف إيجابي وواقعي.
استعد للمشاكل المتوقعة. قم بإعداد خطط النسخ الاحتياطي وكن مستعدًا للمساعدة في حالة حدوث أي خطأ. تعرف على ما سيحدث إذا فاتتك لحظة مهمة أو موعد نهائي. تظهر باستمرار عقبات وتحديات غير متوقعة سواء كنت في العمل أو في المنزل - حتى أن التكنولوجيا تفشل أحيانًا. تأكد من أن مساعدك يمكنه الوثوق بأنه إذا حدث شيء غير متوقع ، فسوف تفهمه وتساعده على الوفاء بهذا الموعد النهائي - لا تضع اللوم كله على مساعدك في المشكلة الأولى. - بالإضافة إلى ذلك ، هذا ذكي بطريقة أنانية - إذا كان مساعدك خائفًا من إلقاء اللوم عليه لشيء ما ، فسيقضي وقتًا أطول بكثير في حماية سمعته أو سمعتها أكثر من القيام بالوظيفة.
اعترف بمساعدة مساعدك عندما يستحقها. يعد تفويض المهام إلى شخص آخر أمرًا ضروريًا إذا كان عليك تحمل المزيد والمزيد من المسؤولية. لكنها تأتي بنتائج عكسية إذا فوضت مهمة ما ، ودع مساعدك يعمل بجد عليها ، ثم أخذ كل الفضل لنفسك. اعترف وامدح الجهود التي بذلها الآخرون نيابة عنك. - لا تنس أبدًا ذكر اسم مساعدك كلما تلقيت مجاملة لمهمة تلقيت المساعدة فيها.
يقول: "شكرا لك." عندما يفعل شخص ما شيئًا من أجلك ، من المهم أن تشكره ، وتدرك أهمية مساعدته ، وتدع الشخص الذي ساعدك يعرف أنه محل تقدير. إذا لم تفعل ذلك ، فستبدو جاحدًا ، على الرغم من أنك قد لا تكون كذلك. تذكر أن الناس لا يستطيعون قراءة أفكارك. تكون فرصة أن يساعدك شخص ما مرة أخرى أعلى بكثير إذا شعر بالتقدير. - كن لطيفا. بعلامة بسيطة من الاعتراف تأتي مباشرة من قلبك ، مثل ، "لم أستطع فعل ذلك بدونك!" يمكنك تحقيق الكثير. إذا كان العمل الذي قام به الشخص الآخر من أجلك ضخمًا جدًا أو مهمًا ، فقد تفكر في معاملته لتناول العشاء أو المشروبات ، أو شراء بطاقة شكر أو هدية صغيرة.
