المحتوى

• لتخطو
• الطريقة 1 من 3: اختيار التنسيق الصحيح
• الطريقة 2 من 3: اكتب رسالتك
• الطريقة الثالثة من 3: جهز بريدك الإلكتروني للإرسال

كثير من الناس مترددون تمامًا في كتابة بريد إلكتروني رسمي. عادة ما تستخدم البريد الإلكتروني لإرسال رسائل شخصية وغير رسمية. إذا كنت بحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني إلى معلم أو صاحب عمل أو عميل أو وكالة حكومية أو جهة رسمية أخرى ، فهناك بعض الإرشادات البسيطة التي يمكنك اتباعها. اجعل رسالتك واضحة وموجزة واتبع المعايير المقبولة عمومًا للأسلوب والنبرة والتنسيق. ولا تنس قراءة بريدك الإلكتروني والتحقق منه قبل إرساله.

لتخطو

الطريقة 1 من 3: اختيار التنسيق الصحيح

1. استخدم عنوان بريد إلكتروني محايد. من الأفضل استخدام عنوان بريد إلكتروني يمثل اختلافًا عن اسمك الحقيقي وليس اسم مستخدم أو لقب أو لقب. لإنشاء عنوان بريد إلكتروني لا يحتوي على أكثر من اسمك ، بدون أرقام أو أحرف إضافية ، يمكنك استخدام النقاط و / أو واصلات أو واصلات.
   • على سبيل المثال ، عنوان بريد إلكتروني مثل [email protected] لا يبدو احترافيًا للغاية. من ناحية أخرى ، فإن العنوان [email protected] يعطي انطباعًا أكثر جدية.
2. التزم بخط احترافي. لا يسمح لك معظم موفري خدمة البريد الإلكتروني بالاختيار من بين عدد كبير من الخطوط وأنماط التخطيط المختلفة. في كلتا الحالتين ، من الأفضل التمسك بأسلوب تقليدي في رسالة بريد إلكتروني رسمية بخط مثل Times New Roman أو Arial. لا تستخدم الخطوط الزخرفية مثل Comic Sans أو Old English. ضع في اعتبارك أيضًا ما يلي:
   • اكتب بريدك الإلكتروني بحجم خط واضح ، مثل حجم الخط 12.
   • تجنب الأنماط الخاصة مثل الخطوط المائلة أو المميزة أو متعددة الألوان ما لم يكن استخدامها مبررًا فيما يتعلق بمحتوى البريد الإلكتروني والغرض منه.
   • لا تكتب كل النص بأحرف كبيرة. إذا كتبت كل شيء بأحرف كبيرة ، فيبدو أنك تصرخ على المستلم.
3. اختر موضوعًا قصيرًا ودقيقًا. في موضوعك ، استخدم الكلمات الرئيسية التي تصف بالضبط ما هو موضوع البريد الإلكتروني ، في ما لا يزيد عن بضع كلمات. بهذه الطريقة ، فإنك تساعد في منع القارئ من إغفال رسالتك لأن البريد الإلكتروني لا يحتوي على موضوع ، أو موضوع غامض للغاية ، أو موضوع يعطي انطباعًا بأن البريد الإلكتروني ليس مهمًا.
   • مواضيع مثل: "سؤال" أو "رسالة مني" أو "بريد إلكتروني حول موضوع مهم" غامضة جدًا أو زائدة عن الحاجة ، وبالتالي فهي عديمة الفائدة تمامًا.
   • من ناحية أخرى ، فإن موضوعًا مثل "الجدول الزمني ، وقائمة الضيوف ، وتفضيلات الغداء ، ونظرة عامة على الاجتماعات في 12 مارس" ، يعد طويلًا جدًا بحيث يتعذر التعامل معه. علاوة على ذلك ، يغطي هذا العنوان عدة مواضيع.
   • عنوان مثل "لقاء الضرر للسلالم المتحركة 12 مارس" قصير وواضح. يشير المستلم إلى موضوع رئيسي واحد والتاريخ المقابل.

الطريقة 2 من 3: اكتب رسالتك

1. اختر تحية مناسبة. ابدأ دائمًا برسالة بريد إلكتروني رسمية بتحية مناسبة. من الأفضل أن تنادي المرسل إليه باسمه (إذا كنت تعرفه). من حيث المبدأ ، تبدأ التحية التي يتم إرسالها عبر البريد الإلكتروني الرسمي دائمًا بـ "عزيزي ..." ، متبوعًا بالعنوان (سيدي / سيدتي) ، والاسم الأخير للشخص وفاصلة. إذا كنت تعرف بالفعل الشخص الموجه إليه البريد الإلكتروني ، يمكنك بدء التحية بـ "عزيزي ..." متبوعًا بالاسم الأول.
   • إذا كنت لا تعرف اسم الشخص الذي يتم إرسال بريدك الإلكتروني إليه ، فاستخدم تحية مثل "سيدي العزيز / سيدتي" ، أو "عزيزي الرئيس / مجلس الإدارة" ، أو "لمن يهمه الأمر" إذا لزم الأمر.
   • لا تبدأ بريدك الإلكتروني بكلمة "مرحبًا" أو "مرحبًا" أو "وداعًا" أو غير ذلك من التحيات غير الرسمية.
2. قدم نفسك في الفقرة الأولى ، إذا لزم الأمر. إذا كانت رسالتك موجهة إلى شخص لا تربطك به حاليًا علاقة حالية ، مثل عميل جديد ، أو رئيس قسم التوظيف والاختيار في الشركة التي تريد التقدم إليها ، أو مسؤول في البلدية ، فقل أولاً من أنت وما سبب رسالتك. افعل ذلك في جملة أو جملتين في بداية بريدك الإلكتروني.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إرسال بريد إلكتروني إلى صاحب عمل محتمل ، فيمكنك أن تقول ، "اسمي إريك فان رام. سبب هذا البريد الإلكتروني هو أنني أرغب في التقدم لشغل منصب المساعد الإداري المذكور على الموقع الإلكتروني CarrièreXYZ.nl ".
3. ابدأ بالمعلومات الأكثر أهمية. بعد تقديم نفسك وتلخيص سبب رسالتك ، يمكنك الانتقال إلى النص الأساسي لرسالتك الإلكترونية. ضع المعلومات الأكثر أهمية في الجزء العلوي تقريبًا. بهذه الطريقة تظهر الاحترام للوقت الثمين للمتلقي وتوضح بسرعة الغرض من البريد الإلكتروني الخاص بك.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب إلى موظف حكومي في وكالة حكومية ، فإن أول شيء يمكنك قوله هو ، "اسمي أليتا فان رام. لقد وجدت عنوان بريدك الإلكتروني على الموقع الإلكتروني لخدمة النيابة العامة. أكتب إليكم للاستجواب في أمر الاستدعاء الذي تلقيته في 31 ديسمبر 2009 فيما يتعلق بمخالفة مرورية. "
4. قل ما هو عليه الحال مباشرة. في البريد الإلكتروني الرسمي ، لا توجد مشكلة على الإطلاق في أن تكون مباشرًا ، طالما أنك تظل مهذبًا. بالتجول في الأدغال ، فإنك تحقق فقط أن انتباه القارئ يتضاءل ، مما يجعل الأمر أكثر صعوبة بالنسبة له أو عليها لتحديد ما تريده أو تحتاجه بالضبط.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى مدرس ، فلا تضيع مساحة في عمليات تعبئة غير ضرورية مثل ، "أنا ديانا فرانسن. هل تعرفني؟ الكيمياء 221 هي مادتي المفضلة في الوقت الحالي. تعجبني طريقة تنظيم المحاضرات. يمكنني دائمًا متابعة كل شيء على أكمل وجه ودائمًا ما أعرف بالضبط ما يمكن توقعه في الامتحان. بالحديث عن الامتحانات ، أردت أن أسأل عن أسبوع الامتحان القادم ".
   • بدلاً من ذلك ، من الواضح أكثر أن تكتب شيئًا مثل: "اسمي ديانا فرانسن وأنا أحضر الكيمياء 221 معك. أكتب إليكم بسؤال حول تعارض محتمل في أوقات الامتحان المقبلة.
5. اختصر. لا توجد قاعدة قياسية لطول البريد الإلكتروني المحدد. ومع ذلك ، فمن الأفضل الاحتفاظ بطول أقصى لسطح شاشة واحدة (لجهاز كمبيوتر محمول أو كمبيوتر شخصي) للبريد الإلكتروني.
   • إذا كان بريدك الإلكتروني طويلًا نسبيًا ، قسّمه إلى عدة فقرات قصيرة. أدخل سطرًا فارغًا بين فقرتين ، بدلاً من وضع مسافة بادئة في بداية كل فقرة.
6. حافظ على لغتك رسمية. أنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا في سياق احترافي ، وهذا هو سبب رغبتك بطبيعة الحال في ترك انطباع جيد. استخدم جمل كاملة وعبارات مهذبة. تجنب أشياء مثل:
   • دارجة
   • الاختصارات أو الاختصارات غير الضرورية
   • المشاعر والوجوه الضاحكة
   • لغة بذيئة
   • نكات
7. أغلق بريدك الإلكتروني بشكل صحيح. وما ينطبق على التحية ينطبق أيضا على الختام. يمكنك إغلاق بريد إلكتروني رسمي بعدد من الطرق المقبولة. قم دائمًا بتضمين اسمك الكامل وموقعك أسفل الإغلاق. اعتمادًا على محتوى بريدك الإلكتروني ، يمكنك استخدام واحد أو أكثر من عمليات الإغلاق التالية:
   • "في انتظار ردكم ، ما زلت" ،
   • 'تفضلوا بقبول فائق الاحترام،'
   • 'بإخلاص،'
   • 'شكرا كثيرا مسبقا،'
   • "شكر ودود ،"

الطريقة الثالثة من 3: جهز بريدك الإلكتروني للإرسال

1. أضف أي مرفقات تريد تضمينها. إذا كنت بحاجة إلى تضمين بعض المرفقات في بريدك الإلكتروني ، فيرجى إدراجها في نص بريدك الإلكتروني لإعلام المستلم بوجود مرفقات مع البريد الإلكتروني. كن لطيفًا في جعل عدد وحجم المرفقات صغيرًا ، واختر أنواع الملفات التقليدية والمتوافقة على نطاق واسع.
   • على سبيل المثال ، أضف تعليقًا مثل: "مرفق ، سأرسل لك نسخة من سيرتي الذاتية ومحفظة ملفي بتنسيق PDF."
2. تحقق من بريدك الإلكتروني بعناية بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية. لا تعتمد بشكل أعمى على المدقق الإملائي لمزود خدمة البريد الإلكتروني أو برنامج معالجة الكلمات. تعد قراءة بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ أو مطالبة شخص آخر بالتحقق من ذلك طريقة رائعة لاختيار الأخطاء الإملائية أو الإملائية أو الجمل غير الواضحة.
3. تأكد من عدم وجود معلومات سرية في بريدك الإلكتروني. ضع في اعتبارك دائمًا أن البريد الإلكتروني ليس نظام اتصال آمن بنسبة 100٪. ضع في اعتبارك أنه يمكن اختراق خوادم البريد الإلكتروني ، أو أن المستلم يمكنه ، عن قصد أو بغير قصد ، مشاركة المعلومات التي لا تريد نشرها مع الآخرين.
   • تجنب تضمين كلمات المرور أو أرقام الحسابات أو غيرها من المعلومات السرية في رسالة بريد إلكتروني.