المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 3: إعداد تقرير الأداء
• جزء 2 من 3: إنشاء محتوى هادف
• جزء 3 من 3: استخدام لغة فعالة
• نصائح

هل يجب عليك كتابة تقرير أداء؟ تتطلب العديد من المواقف ذلك ، وغالبًا ما تكون هذه تقييمات ذاتية تطلب منك الإبلاغ عما كنت تفعله على مدار العام. ربما تم توجيهك لكتابة تقرير عن اجتماع بدلاً من ذلك. معرفة كيفية كتابة مثل هذا التقرير بشكل صحيح يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا سواء كان يُنظر إليك على أنك ناجح أم لا.

لتخطو

جزء 1 من 3: إعداد تقرير الأداء

1. ابدأ بفقرة موجزة. لخص العرض العام في الجزء العلوي من التقييم. أبلغ القراء بالأداء العام.
   • ربما تكتب تقرير أداء لمنظمة غير ربحية. يمكنك تلخيص النجاحات مثل تنظيم أحداث ناجحة لأصحاب المصلحة ، واكتساب اعتراف بالصناعة ، وتوسيع قاعدة العملاء.
   • لست مضطرًا إلى ازدحام الملخص بالتفاصيل. هنا تلخص أهم النقاط. أنت تقدم نظرة عامة. حاول ألا تجعل التقرير طويلاً للغاية. صفحتان هي قاعدة أساسية جيدة ، ما لم يكن لدى صاحب العمل رغبة محددة. اسأل صاحب العمل لمعرفة ما إذا كان هناك تنسيق موصى به.
2. قدم تفاصيل لدعم كل نقطة من الملخص. أنت الآن بحاجة إلى تبرير النقاط الرئيسية في الملخص في البداية ، مع التفاصيل لاحقًا في التقرير.
   • استخدم مخطط نصي. نظم مناطق مختلفة في فقراتها الخاصة واستخدم العناوين الفرعية تحت كل عنوان. على سبيل المثال ، قد يُطلق على إحدى فقراتك اسم "الأحداث المنظمة".
   • تحت هذا العنوان ، يمكنك نشر (بنقاط أو أحرف) ملخصًا موجزًا ​​لكل حدث والغرض منه وكيف ساعد في مهمة المجموعة. كن محددًا هنا.
3. استخدم تنسيقًا احترافيًا. لا تجمع التقرير. تريد أن يبدو التقرير منظمًا جيدًا ، بخط احترافي وعلى ورق جميل.
   • قم بإنشاء عنوان وقم بتوسيطه في أعلى الصفحة. استخدم عناوين فرعية جريئة لتنظيم المعلومات.
   • قم بتوفير المعلومات الأساسية في الجزء العلوي من التقرير. قدم التواريخ التي يغطيها التقييم واسم ولقب الشخص الذي قام بإنشائه.
4. احتفظ بسجل لكامل الفترة المعنية. يصبح الأمر أسهل كثيرًا إذا تابعت التقدم أثناء حدوثه.
   • احتفظ بمفكرة أو مجلد حيث يمكنك تتبع أدائك خلال فترة التقييم. هذا سيجعل حياتك أسهل كثيرًا عندما يحين وقت كتابة التقرير.
   • قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى نسيان الإنجازات الهامة التي حدثت في بداية الفترة.

جزء 2 من 3: إنشاء محتوى هادف

1. ذكّر الناس بأهدافك وتوقعاتك المتعلقة بالأداء. تحتاج إلى تذكير الأشخاص بالأهداف التي كانت في بداية فترة التقييم. ما هي الأهداف؟ ما هي توقعات المهمة؟ إذا كنت لا تعرف ، اطلب من صاحب العمل توفير ذلك.
   • ثم اشرح كيف تم تحقيقها من خلال إظهار الأرقام الفعلية. الهدف هو مقارنة أنشطتك أو نتائجك بالمشاريع الأصلية.
   • على سبيل المثال: إذا كنت قد جمعت أموالًا أكثر من المتوقع ، فسيظهر ذلك بشكل إيجابي للمستثمرين أو الرؤساء. ومع ذلك ، إذا لم تقدم مقياسًا معياريًا ، فمن الصعب تقييم ما إذا كان قد نجح وإلى أي مدى.
2. قدم لقطات. قم بتضمين بعض الرسوم البيانية أو الرسوم البيانية إذا كنت تعتقد أنها تساعد القارئ في تقييم البيانات التي تقدمها.
   • تذكر أن بعض القراء سيتصفحون التقرير فقط لأنهم من المحتمل أن يكونوا مشغولين. لذلك يمكن للمساعدات البصرية أن تنقل وجهة نظرك بشكل أكثر فاعلية.
   • ومع ذلك ، لا تمطر القارئ بالكثير من الرسوم البيانية. حدد رسمًا بيانيًا أو رسمين بيانيين يبرزان النقاط الرئيسية.
3. التركيز على CAR. تساعدك هذه التقنية على توثيق أدائك. إنها تعني التحدي والعمل والنتائج. سيساعدك هذا في تنظيم أدائك.
   • عرض التحدي الخاص بالمهمة. ثم حدد الإجراء الذي اتخذته لمعالجة المشكلة ، ثم قم بتوثيق نتائجك. على سبيل المثال ، لنفترض أنك مدير في مطعم. يمكنك أن تكتب: التحدي - أصبحت الخطوط طويلة جدًا في وقت العشاء ، مما أدى إلى زيادة شكاوى العملاء بنسبة 10 بالمائة. الإجراء - تم نشر النادلة قبل ساعة لزيادة عدد الموظفين خلال ساعات الذروة. النتيجة - انخفضت شكاوى العملاء بشأن فترات الانتظار الطويلة إلى اثنين ، أي بانخفاض قدره 80 بالمائة.
   • النقطة الأساسية هي أن تكون محددًا هنا. الإنجازات العامة مثل "أنا لاعب فريق" لا معنى لها لأن أي شخص يمكنه قول أشياء من هذا القبيل. المفتاح هو ربط النتائج بالقضايا الأساسية وإثبات النجاح من خلال البيانات والمواصفات.
4. حدد منهجيتك. إذا كان برنامجك يتضمن شكلاً من أشكال جمع البيانات ، فمن الجيد أن تشرح بإيجاز المنهجية التي استخدمتها.
   • دع القراء يعرفون سبب طريقة البحث المختارة. اشرح فوائد ونتائج المسح. لماذا كانت هذه طريقة موثوقة؟ على سبيل المثال ، استخدم سيناريو المطعم لتوضيح سبب استخدام الشكاوى كمنهجية.
   • اشرح ما تعنيه بيانات البحث وما حاولت تحقيقه من خلال البحث.
5. ركز عليك أداء. لضبط الإنجازات التي تريد تقديمها ، فكر في أكثر ما تفتخر به خلال تلك الفترة. ربما كان تأثيرك المهدئ على الزوار المعنيين. ربما كان تدريب الآخرين. لا تلقي الكثير من التفاصيل أمام القراء.
   • طريقة أخرى يمكنك استخدامها للقيام بذلك هي طريقة STAR. تتكون هذه الطريقة من وصف موجز للموقف والمهمة والإجراء الذي اتخذته لتحقيقها والنتائج التي حققتها. كما هو الحال مع طريقة CAR ، الهدف هنا هو ربط المشكلات بالنتائج وشرح كيفية تحقيقها.
   • ركز على أشياء مثل الصعوبة والتفرد والمرة الأولى والوضوح العالي والوفاء بالمواعيد النهائية والابتكار ونطاق عملك وتأثيره.
   • مثال على ذلك هو توضيح أنه عندما بدأت كمدير فرع ، كان معدل دوران الموظفين السنوي 35 بالمائة. لقد نفذت استبيانًا لرضا الموظفين ، وقمت بإعداد إرشاد الموظف وبدأت اجتماعًا أسبوعيًا للموظفين. ونتيجة لذلك ، انخفض معدل دوران الموظفين إلى 15 بالمائة. كما يوضح هذا المثال ، لا يجب أن يكون الأداء حرفيًا بشكل مفرط طالما أنه يوفر الروابط الصحيحة.
6. اشرح قيمتك. لا تقل فقط ما هي نتائجك ، ولكن اشرح أيضًا سبب أهمية هذه العروض للمؤسسة.
   • على سبيل المثال ، لنفترض أنك بدأت في عقد اجتماعات للموظفين. وثم؟ ما هي القيمة التي خلقها ذلك للمنظمة؟ فكر في الأمر بعناية. إذا لم تكن هناك قيمة ملموسة ، فقد تضطر إلى التأكيد على شيء آخر.
   • إذا ساعدت اجتماعات الموظفين في رفع معنويات الموظفين ، كما يتضح من انخفاض أيام المرض (مما وفر أموال صاحب العمل) ، فأنت بذلك قد أثبتت جدارتك.
7. تدقيق التقرير قبل تقديمه. أنت تتجاهل الغرض من تقرير الإنجاز إذا قمت بتسليم شيء مفكك وغير مهني.
   • تدقيق التقرير للأخطاء النحوية وعلامات الترقيم والإملائية. اترك التقرير بين عشية وضحاها واقرأه مرة أخرى في صباح اليوم التالي. لا تكتب التقرير في اللحظة الأخيرة.
   • اطبع نسخة ورقية وتحقق من عدم وجود أخطاء أثناء التدقيق اللغوي. في بعض الأحيان ، تصبح عيون الشخص مرتبطة بشدة بشاشة الكمبيوتر بحيث لا يتم ملاحظة الأخطاء الواضحة.

جزء 3 من 3: استخدام لغة فعالة

1. اذكر الأشياء السلبية بطريقة إيجابية. إذا كان هناك شيء لم تحقق فيه التوقعات ، فمن الأفضل عدم تجنبه. لا تجعله محور التركيز الرئيسي للتقرير ، ولكن ركز عليه.
   • تعامل مع المناطق التي لم يكن أداءك فيها جيدًا باستخدام لغة إيجابية. على سبيل المثال ، ركز على الخطوات الملموسة التي تتخذها لمعالجة المشكلة ، بدلاً من التركيز على اللوم أو الاعتذار.
   • لا تلوم الآخرين في تقرير الأداء. استمر في التركيز على ما فعلته. إبقى إيجابيا. ركز على الأشياء التي قمت بها أنت أو مجموعتك بشكل جيد. حدد المجالات التي يمكنك التركيز عليها.
2. استخدم الأرقام والإحصائيات. إذا كان بإمكانك أن تكون محددًا للغاية ، فستبدو إجاباتك أكثر قابلية للتصديق. حيثما أمكن ، قم بتأكيد ما تقوله بشيء قابل للقياس.
   • صيغ التفضيل العامة مثل "ممتاز" أو "موثوق" ليس لها معنى كبير. إن إخبار شخص ما بأنك قضيت "سنة ممتازة" شيء يمكن لأي شخص قوله.
   • تذكر هذه العبارة: لا تخبر ، اعرضها. بدلاً من إخبار الناس بأنك قضيت عامًا ممتازًا ، أظهر لهم إنجازاتك من خلال التفاصيل والبيانات. بدلاً من القول أنك جيد في العلاقات مع العملاء ، اقتبس نتائج استطلاعات رضا العملاء والرسائل التي تلقيتها وانخفاض في شكاوى العملاء.
   • أرقام الاستخدام. إن القول بأنك أدرت عددًا كبيرًا من الموظفين لا يعني الكثير إذا لم يكن من الواضح حجم هذا العدد. استخدم الأرقام للتعبير عن حجم الميزانية وتحديد حجم المهام.
3. دوما قل الحقيقة. لا تبالغ. لا تكذب. إذا وقعت في كذبة ، فقد تكون في ورطة كبيرة.
   • المشكلة الأخرى في الكذب ، حتى من خلال الإغفال الواضح ، هي أنك ستفقد الثقة في النهاية ولن تكون قادرًا على تحسين نفسك.
   • بدلاً من ذلك ، أظهر تقييمًا صادقًا لفترة التقييم ، مع نقاط الضعف والإيجابية. عالج نقاط الضعف. فقط ابحث عن طريقة إيجابية للقيام بذلك.
4. امنح الآخرين التقدير الذي يستحقونه. توصي العديد من دورات الكتابة التجارية والتقنية بعدم استخدام الضمير "أنا". في بعض الحالات ، يمكنك القيام بذلك في تقرير الأداء.
   • على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "لقد وظفت 100 شخص". ومع ذلك ، لا تنس الأشخاص الآخرين الذين ساهموا في النجاحات. استشر الفريق (إن وجد).
   • تحصل على نقاط إضافية إذا لم تظهر متعجرفًا. قم بتغيير بنية الجملة بحيث لا تبدأ كل جملة بكلمة "I".

نصائح

• لا تدون أبدًا ملاحظة غاضبة في تقرير الأداء. من المفيد دائمًا أن تظل إيجابيًا.
• استخدم لغة رسمية ومهنية.