المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 3: إعداد SOP الخاص بك
• جزء 2 من 3: كتابة الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك
• جزء 3 من 3: ضمان النجاح والدقة
• نصائح

يحتوي الإجراء التشغيلي القياسي (SOP) على معلومات حول كيفية تنفيذ مهمة خطوة بخطوة. يحتاج الإجراء التشغيلي الموحد الحالي فقط إلى التعديل والتحديث ، ولكن قد تجد نفسك أيضًا في موقف يتعين عليك فيه إعداد واحد بالكامل.

لتخطو

جزء 1 من 3: إعداد SOP الخاص بك

1. اختر التنسيق. لا توجد طريقة صحيحة أو خاطئة لكتابة الإجراء التشغيلي الموحد. لكن ربما تمتلك شركتك بالفعل عددًا من إجراءات التشغيل الموحدة التي يمكنك النظر إليها للحصول على فكرة عن الإعداد المطلوب. استخدم إجراءات التشغيل الموحدة الحالية - إن وجدت - كمثال. إذا لم يكن هناك أي منها ، فلديك بعض الخيارات:
   • الإعداد بخطوات بسيطة. هذا مفيد للإجراءات الروتينية ، والتي تكون قصيرة ، وتنتج القليل من النتائج الممكنة ، وتكون ملموسة بشكل معقول. في الواقع ، بالإضافة إلى الوثائق الضرورية واحتياطات السلامة ، فهي ليست أكثر من قائمة بالنقاط ، تخبر القارئ في جمل بسيطة بما يجب فعله.
   • الإعداد مع الخطوات الهرمية. يعمل هذا بشكل جيد مع الإجراءات الأطول - مع أكثر من عشر خطوات ، تتطلب اتخاذ القرارات وتوضيحها وشرح المصطلحات. هذه بشكل عام قائمة بالخطوات الرئيسية وخطواتها الفرعية بترتيب معين.
   • الإعداد مع المخططات الانسيابية. إذا كان الإجراء أشبه بالخريطة ، مع العديد من النتائج المحتملة المختلفة ، فإن المخطط الانسيابي هو الحل الأفضل. يجب عليك اختيار هذا الإعداد عندما لا يمكن التنبؤ بالنتائج بشكل صحيح.
2. فكر في جمهورك. هناك ثلاثة أشياء مهمة يجب مراعاتها قبل كتابة إجراء SOP:
   • ماذا يعرف جمهورك بالفعل؟ هل جمهورك على دراية بالمنظمة وإجراءاتها؟ هل يعرفون المصطلحات؟ يجب أن تتطابق اللغة التي تستخدمها مع معرفة القارئ ومساهمته.
   • القدرات اللغوية لجمهورك. هل من الممكن أن يكون هناك أشخاص لا يتحدثون لغتك إذا قرأوا SOP الخاص بك ""؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن الجيد تضمين الصور مع التسميات التوضيحية والرسوم التخطيطية.
   • حجم جمهورك. إذا تمت قراءة SOP الخاص بك من قبل العديد من الأشخاص (في أدوار مختلفة) في نفس الوقت ، فيجب عليك إعداد المستند كحوار في مسرحية: المستخدم 1 يفعل شيئًا ، ثم المستخدم 2 ، وهكذا. بهذه الطريقة ، يمكن لكل مستخدم أن يرى كيف يكون ترسًا في آلة تعمل بسلاسة.
3. فكر في معرفتك "الخاصة بك". خلاصة القول هي: هل أنت الشخص المناسب لكتابة هذا؟ هل تفهم ما هو هذا؟ كيف يمكن أن تسوء؟ كيف يجب أن تكون آمنة؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فمن الأفضل تسليم الوظيفة إلى شخص آخر. لا يؤدي الإجراء المعياري المعياري المكتوب بشكل سيئ - أو الأسوأ من ذلك ، المكتوب بشكل غير صحيح - إلى انخفاض الإنتاجية والفشل التنظيمي فحسب ، بل قد يكون أيضًا غير آمن ويؤثر على كل شيء من فريقك إلى البيئة. باختصار ، إنها ليست مخاطرة تريد تحملها.
   • إذا كان مشروعًا تشعر أنك ملزم بإكماله ، فلا تخف من أن تطلب المساعدة من أولئك الذين يتعاملون مع الإجراء كل يوم. يعد إجراء المقابلات جزءًا شائعًا من عملية إنشاء إجراءات التشغيل القياسية.
4. اختر بين إجراء تشغيل قياسي قصير أو طويل. إذا كنت تكتب أو تحدّث إجراءً تشغيليًا لمجموعة من الأشخاص على دراية بالبروتوكول والمصطلحات وما إلى ذلك وتريد فقط إجراء SOP قصيرًا وموجزًا ​​، مثل قائمة التحقق ، يمكنك الاحتفاظ بها قصيرة.
   • إلى جانب الهدف العام والمعلومات الأخرى ذات الصلة (التاريخ ، المؤلف ، رقم الهوية ، إلخ) ، فإنه يحتوي فقط على قائمة بالخطوات. إذا لم تكن هناك حاجة لمزيد من التفاصيل أو التوضيحات ، فهذا يكفي.
5. ضع في اعتبارك الغرض من الإجراء التشغيلي الموحد. من الواضح أنك تتعامل مع إجراء يتكرر مرارًا وتكرارًا في مؤسستك. ولكن هل هناك أي سبب محدد لكون هذا الإجراء التشغيلي الموحد ذا قيمة كبيرة؟ هل يجب التأكيد على السلامة فيها؟ تدابير الامتثال؟ هل يستخدم للتدريب أم بشكل يومي؟ فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل إجراء التشغيل المعياري الخاص بك ضروريًا لنجاح فريقك:
   • لضمان استيفاء معايير الامتثال
   • لتعظيم متطلبات الإنتاج
   • للتأكد من أن الإجراء لا يؤثر سلبًا على البيئة
   • لضمان السلامة
   • للتأكد من أن كل شيء يسير حسب الجدول الزمني
   • لتجنب عيوب التصنيع
   • لاستخدامها كوثيقة تدريب
     • إن معرفة ما يجب التأكيد عليه في الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك سيجعل من السهل هيكلة المستند حول تلك النقاط. من السهل أيضًا معرفة مدى أهمية SOP الخاص بك.

جزء 2 من 3: كتابة الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك

1. صف المواد الضرورية. تتكون إجراءات التشغيل الموحدة الفنية بشكل عام ، "بالإضافة إلى" الإجراء نفسه ، من أربعة عناصر:
   • صفحة عنوان الكتاب. يتضمن ذلك 1) عنوان الإجراء ، 2) رقم تعريف الإجراء التشغيلي الموحد ، 3) تاريخ الإصدار أو التعديل ، 4) اسم الشركة أو القسم أو القسم الذي يتعلق به الإجراء التشغيلي الموحد ، و 5) التوقيعات من الذين أعدوا ووافقوا على الإجراء التشغيلي الموحد. يمكنك إعداد هذه الصفحة كيفما تشاء ، طالما أن هذه المعلومات واضحة.
   • فهرس. هذا ضروري فقط إذا كان SOP الخاص بك طويلاً ، بحيث يمكنك البحث عنه بسهولة. الإعداد القياسي البسيط هو ما تحتاجه هنا.
   • الجودة ومراقبة الجودة. لا يعد الإجراء جيدًا إذا كان لا يمكن التحقق منه. تأكد من توفر المواد والتفاصيل اللازمة لديك حتى يتمكن القارئ من التحقق من تحقيق النتيجة المرجوة. يمكن أن يكون هذا في شكل وثائق أخرى ، على سبيل المثال ، أمثلة التقييم.
   • المرجعي. تأكد من أن لديك قائمة بجميع الكتب المرجعية المقتبس منها أو المقتبس منها. عند الإشارة إلى إجراءات التشغيل الموحدة الأخرى ، تأكد من تضمين المعلومات الضرورية في الملحق.
     • قد تكون مؤسستك تستخدم بروتوكولات أخرى غير هذه. إذا كان بإمكانك الرجوع إلى إجراءات التشغيل الموحدة الموجودة بالفعل ، فاترك هذا الهيكل والتزم بما هو موجود بالفعل.
2. في الإجراء نفسه ، تأكد من الالتزام بما يلي:
   • النطاق والتطبيق. بعبارة أخرى ، صِف الغرض من العملية ، وحدودها ، ولكن أيضًا كيف سيتم استخدامها. أضف المعايير واللوائح والأدوار والمسؤوليات والمدخلات والمخرجات.
   • المنهجية والإجراءات. هذا هو الجسد الموجود على العظام - اذكر جميع الخطوات ، بما في ذلك التفاصيل الضرورية بما في ذلك جميع المعدات اللازمة. قم بتضمين الإجراءات اللاحقة وعوامل القرار.حدد نقاط "ماذا ... إذا" وأي انتهاكات محتملة أو مخاوف أمنية.
   • توضيح المصطلحات. حدد الاختصارات والعبارات التي ليست في اللغة الشائعة.
   • تحذيرات الصحة والسلامة. أدرجها في فصل منفصل ، وقم أيضًا بإدراجها بجانب الخطوات التي تتعلق بها. لا تستهين بهذه الأشياء.
   • معدات ولوازم. ضع قائمة بما هو مطلوب وما هي معايير المعدات أو المعدات التي يمكنك العثور عليها متى وأين.
   • تحذيرات ومشاكل. لذا فإن قسم المشاكل. تحدث عن أي شيء يمكن أن يحدث بشكل خاطئ ، وما الذي تبحث عنه ، وما الذي يمكن أن يكون مشكلة بالنسبة للمنتج النهائي المثالي.
     • امنح كل موضوع فصلًا خاصًا به (عادةً ما يكون مرقمًا) لمنع SOP الخاص بك من أن يصبح لغويًا ومربكًا للغاية ولإبقاء الأشياء في متناول اليد.
     • هذه ليست قائمة شاملة. هذا مجرد غيض من فيض الإجرائي. يمكن لمنظمتك أن تشير إلى الجوانب الأخرى التي تتطلب الاهتمام.
3. اجعل كتاباتك موجزة وسهلة القراءة. من المحتمل أن جمهورك لا يقرأها من أجل المتعة. اجعله قصيرًا ولطيفًا - وإلا ستفقد الانتباه أو سيجدون صعوبة في الوصول إلى المستند ويصعب فهمه. اجعل جملك قصيرة قدر الإمكان.
   • هنا واحد سيئ مثال: تأكد من إزالة كل الأتربة من مداخل الهواء قبل استخدامها.
   • هنا واحد حسن مثال ": قبل الاستخدام ، قم بتنظيف جميع الأتربة من مداخل الهواء.
   • بشكل عام ، لا تتحدث عن "أنت". فإنه يتحدث عن نفسه. تحدث بنشاط وابدأ جملك بالأمر.
4. إذا لزم الأمر ، قم بإجراء مقابلة مع الموظفين المشاركين في العملية حول كيفية أدائهم للعمل. آخر شيء تريده هو كتابة إجراء SOP لا معنى له. أنت تعرض سلامة فريقك وفعاليته ووقته للخطر ولا تأخذ في الاعتبار الإجراءات المستخدمة بالفعل - وهو أمر لن يشكرك زملاؤك فيه. اطرح أسئلة إذا لزم الأمر! يجب أن يتم ذلك بشكل صحيح!
   • إذا كانت الأمور غير واضحة ، اطلب من أشخاص مختلفين القيام بكل الأدوار والمسؤوليات. قد لا يلتزم أحد أعضاء الفريق بالإجراء التشغيلي الموحد وقد يشارك آخر فقط في بعض الإجراءات.
5. قم بتقسيم الأجزاء الكبيرة من النص إلى أجزاء باستخدام المخططات والمخططات الانسيابية. إذا كنت تتعامل مع خطوة أو خطوتين معقدتين بشكل خاص ، فيمكنك تسهيل الأمر على القراء باستخدام مخطط أو مخطط. يصبح أسهل للقراءة ويمنح العقل استراحة من كل الجهود لفهم كل شيء. وهي تبدو لك أكثر اكتمالا ومكتوبة بشكل جيد.
   • لا تستخدمها فقط للتوابل أو لجعل SOP الخاص بك يبدو أكثر إثارة للإعجاب ؛ افعل ذلك فقط إذا كان منطقيًا أو إذا كنت تحاول التغلب على حاجز اللغة.
6. تأكد من أن كل صفحة بها الترميز الصحيح. تعتبر إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك بلا شك واحدة من العديد من إجراءات التشغيل الموحدة. لهذا السبب ، يجب أن تحتفظ مؤسستك بنوع من قاعدة البيانات حيث يتم الاحتفاظ بكل شيء بناءً على نظام فهرسة معين. يعتبر SOP الخاص بك جزءًا من تلك الفهرسة وبالتالي يحتاج إلى بعض أشكال الترميز ليتم استرجاعه. هذا هو السبب في أنه يجب أن يذكر بوضوح.
   • يجب أن تحتوي كل صفحة على عنوان قصير أو رقم معرف وتاريخ ورقم الصفحة. قد تحتاج إلى هوامش ؛ هذا يعتمد على سياسة منظمتك في هذه النقطة.

جزء 3 من 3: ضمان النجاح والدقة

1. اختبر الإجراء. إذا كنت لا ترغب في اختبار الإجراء الخاص بك ، فمن المحتمل أنك لم تكتبه بشكل جيد بما فيه الكفاية. اطلب من شخص "فهم محدود" للعملية (أو شخص ممثل للقارئ العادي) أن يستخدم الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك وأن تسترشد به. ما هي المشاكل التي يواجهونها؟ إذا كان هناك أي شيء ، فأنت بحاجة إلى معالجته وإجراء التعديلات اللازمة.
   • من الأفضل أن يتم اختبار SOP الخاص بك بواسطة عدد قليل من الأشخاص. سيواجه الأشخاص المختلفون أشياء مختلفة ، والتي ستمنحك العديد من الإجابات (التي نأمل أن تكون مفيدة).
   • تأكد من اختبار الإجراء من قبل شخص لم يقم بذلك من قبل. شخص ما لديه معرفة مسبقة سيعتمد على ذلك للمضي قدمًا وليس في المقام الأول على عملك ، بحيث يفوتك العلامة.
2. قم بتقييم الإجراء التشغيلي الموحد من قبل أولئك الذين يؤدون الإجراء بالفعل. لا يهم في النهاية بصدق ما رأي رؤسائك في الإجراء التشغيلي الموحد. إنه يتعلق بالأشخاص الموجودين هناك فعلا يجب أن تتعاون. لذا ، قبل إرساله إلى الرؤساء في الطابق العلوي ، أظهر ثمرة قلمك لأولئك الذين سيقومون بالعمل أو يقومون به بالفعل. اوجد ماذا هي منه؟
   • من خلال إشراكهم وجعلهم جزءًا من العملية ، فمن المرجح أن يقبلوا هذا الإجراء التشغيلي الموحد. ولديهم بلا شك بعض الأفكار الرائعة!
3. قم بفحص إجراءات التشغيل القياسية الخاصة بك من قبل مستشاريك وقسم مراقبة الجودة. بمجرد أن يصبح الفريق على ما يرام ، يمكنك إرساله إلى مستشاريك. قد يكون لديهم القليل ليقولوه عن العمل نفسه ، لكنهم سيعلمونك ما إذا كان الإعداد على ما يرام ، وإذا نسيت شيئًا ما ، وسيعلمونك بكيفية جعل كل شيء رسميًا وجزءًا من النظام.
   • استخدم أنظمة التوجيه الرسمية للحصول على الموافقة على المستند ، بحيث يمكنك التأكد من أن عملية منح الموافقة قد تم التوقيع عليها بشكل صحيح. هذا يختلف من منظمة إلى أخرى. أنت فقط تريد التأكد من أن كل شخص قال كلمته وأن جميع القواعد قد تم اتباعها.
   • يجب أن يكون هناك توقيعات تحتها. لم تعد معظم الشركات تواجه أي مشكلة في التوقيعات الإلكترونية.
4. ابدأ في استخدام الإجراء التشغيلي الموحد الخاص بك بمجرد الموافقة عليه. قد تحتاج أولاً إلى تنظيم تدريب للموظفين المعنيين ، ولكن هذا قد يعني أيضًا أن ورقتك معلقة في المرحاض. كن على هذا النحو ، تأكد من استخدام عملك! أنت فعلت ذلك. حان الوقت لقليل من الاعتراف!
   • تأكد من أن SOP الخاص بك لا يزال محدثًا. إذا لم يعد الأمر كذلك ، فقم بالترتيب لإجراء تحديث على الفور ، وتأكد من الموافقة على التحديثات وتوثيقها وإرسال الإجراء التشغيلي الموحد مرة أخرى. تعتمد سلامة فريقك وإنتاجيته ونجاحه على ذلك.

نصائح

• ببساطة استخدم الهولندية لشرح الخطوات.
• تذكر إشراك أصحاب المصلحة إن أمكن حتى تتوافق العملية المكتوبة مع العملية الفعلية.
• تحقق من وجود إصدار أقدم من SOP. ربما يمكنك قصر نفسك على بعض التعديلات السريعة. تأكد من توثيقهم بشكل صحيح أيضًا!
• احصل على محفوظات المستند مع كل إصدار جديد.
• استخدم المخططات والصور حتى يتمكن القارئ من متابعة العملية بشكل صحيح.
• انتبه إلى الوضوح. تأكد من أن التفسيرات المتعددة غير ممكنة. اعرض الإجراء على شخص ليس على دراية به واسأله عما يعتقده: لا يزال من الممكن أن تواجه مفاجآت.
• قم بفحص المستند الخاص بك قبل الموافقة عليه.