المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 2: كتابة اقتراحك
• جزء 2 من 2: تقديم اقتراحك

يعد إعداد اقتراح للإدارة مفيدًا إذا رأيت فرصًا لتحسين العمليات أو زيادة معدل الدوران أو تحقيق المدخرات. يمكنك أيضًا كتابة اقتراح إذا رأيت شيئًا يجب أو يمكن تغييره في عينيك. إذا كنت ترغب في إعداد اقتراح لإدارة شركتك ، خذ الوقت الكافي لجمع المعلومات اللازمة. ناقش الاقتراح مع الزملاء لمعرفة ما إذا كانوا يوافقون. نهج الإدارة بشكل مناسب.

لتخطو

جزء 1 من 2: كتابة اقتراحك

1. حدد المشكلة. سواء كنت ترغب في تقديم اقتراح حول تبسيط العمليات أو حول تقليل التكاليف ، فأنت بحاجة إلى الحصول على صورة واضحة لماهية المشكلة. غالبًا ما يكون لديك فكرة عن هذا بنفسك ، ولكن إذا كنت تريد توضيح نقطة وحل شيء ما ، فتأكد من أنه يمكنك وصف المشكلة بإيجاز.
2. قم بأبحاثك. قبل أن تبدأ في كتابة مقترحك ، من المهم أن تتحقق من كل الحقائق. تحدث إلى أصحاب المصلحة. قد يكون هؤلاء زملاء أو مشرفين أو عملاء. اقرأ عن الشركات المماثلة وما قد تفعله بشكل مختلف.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تعتقد أنه يجب على شركتك تبديل المطاعم ، فتحدث إلى الموظفين في المطبخ الذين يعملون لدى متعهد تقديم الطعام الحالي. ماذا يعتقدون؟ ربما عملوا مع متعهدون آخرون في أماكن أخرى؟ ما الاختلافات التي يرونها؟ ما رأي زملائك في متعهد تقديم الطعام؟ إذا لم تكن راضيًا عن الطعام ، فقد يكون مجرد ذوقك الشخصي بدلاً من أن تكون الجودة دون المستوى.
3. اكتب وصف المشكلة. لتقديم اقتراحك ، صِف الوضع الحالي. يرجى ذكر جميع الحقائق ذات الصلة. على سبيل المثال المتورطين ، التواريخ والمواقع. لا تصدر حكمًا قيميًا في هذا القسم حتى الآن ؛ قصر نفسك على رسم موضوعي للوضع الحالي.
   • في مثال متعهد الطعام ، يمكنك أن تكتب على سبيل المثال: "الشركة X تعمل مع Caterer Y لمدة 7 سنوات. خلال هذه الفترة ، انخفض عدد الوجبات التي يمكن الاختيار منها من خمس إلى اثنتين. انخفض عدد الأطباق النباتية ، وفي بعض الأيام لا يتم تقديم أطباق نباتية على الإطلاق ".
4. اشرح ما هو الحل الخاص بك. بعد تحديد المشكلة ، قم بوصف الحل الذي تقترحه. إذا كان اقتراحك يتكون من عدة عناصر ، فابدأ بالعنصر الأكثر أهمية في اقتراحك. أظهر أن نتائجك مبنية على البحث.
   • على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: "أنصح الشركة" س "بالتبديل إلى متعهد مختلف. لدى الشركة X عدة خيارات هنا. يقدم كل من Caterer W و Caterer Z المزيد من الخيارات في الوجبات ولديهما مستوى تكلفة مماثل للمزود الحالي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لـ Cateraar Z تلبية احتياجات موظفينا بشكل أفضل ، حيث لديهم مجموعة واسعة من الأطباق النباتية والنباتية والخالية من الغلوتين. على الرغم من أن Cateraar W يقدم أطباقًا نباتية أقل ، إلا أنها ستكون أيضًا خيارًا جيدًا. أظهرت الأبحاث في وقت سابق من هذا العام أن 40٪ من موظفينا نباتيون ، و 10٪ نباتيون ، و 2٪ من موظفينا يتبعون نظامًا غذائيًا خالٍ من الغلوتين ".
5. أعمل خطة. صف كل خطوة يجب اتخاذها لتنفيذ الاقتراح. وضح لكل خطوة التكاليف المرتبطة بهذه الخطوة ، والمهلة الزمنية. تحلى بالشفافية في تحديد التكاليف ، والتي تعتمد على عوامل معينة. إذا رغبت في ذلك ، يمكنك ترقيم الخطوات. ثم قدم معلومات أكثر تفصيلاً. لا تبالغ في تقدير عوائد اقتراحك. حدد بموضوعية قدر الإمكان العوائد المتوقعة.
   • "لتغيير متعهد تقديم الطعام ، من الضروري: 1. إلغاء العقد الحالي مع Caterer Y ؛ 2. دعوة Caterer W و Caterer Z لجلسة تجريبية ؛ 3. قم بالاختيار لأحد مقدمي الطعام ؛ 4. الدخول في عقد مع متعهد الطعام المختار. من المتوقع أن تكون تكاليف العقد الجديد قابلة للمقارنة مع تكاليف العقد الحالي مع Caterer Y. إذا التزمنا بفترة الإشعار المتفق عليها في العقد الحالي مع Caterer Y ، فلا توجد تكاليف مرتبطة بالإلغاء. وبالتالي ، يمكن أن يكون التحول إلى متعهد تقديم طعام مختلف محايدًا من حيث التكلفة ، مع تأثيرات إيجابية محتملة في رضا الموظفين لأن العرض في المقصف يزداد ".
6. اذكر ما يمكن أن يكون هناك اعتراضات. أظهر أنك تدرك أن هناك اعتراضات محتملة على الاقتراح. على سبيل المثال ، هل المقاومة متوقعة من الموظفين؟ ربما يكون بعض الزملاء من المعجبين الكبار بمتعهد الطعام الحالي. وضح ما يمكن فعله لإزالة أي اعتراضات وتقليل المخاطر.
7. حدد ما هو مطلوب لتنفيذ الاقتراح. إذا كان اقتراحك يعني أنه يجب شراء العناصر أو يجب نشر موظفين إضافيين للتنفيذ ، فيرجى توضيح ذلك. وضح أيضًا الالتزام بالوقت المطلوب. يمكنك القيام بذلك في شكل قائمة مرجعية. على سبيل المثال:
   • "مطلوب: مجموعة عمل تقوم بتقييم مقدمي الطعام المختلفين (4 موظفين من أجزاء مختلفة من المؤسسة) ، ساعتان للجلسة التجريبية ، 3 ساعات لإعداد تقرير التقييم."
8. اختم بالمزايا الرئيسية. مهما كان التغيير الذي تقترحه ، كرره في النهاية. لخص أهم ثلاث نقاط لديك واختتم بجملة موجزة واحدة. فكر في هذا باعتباره الملخص التنفيذي. على سبيل المثال:
   • كما يوضح هذا الاقتراح ، قام Caterer Y بتقليل نطاق الأطباق في السنوات السبع الماضية. يقدم كل من Caterer W و Caterer Z مجموعة أكبر بنفس التكلفة. أوصي بتنظيم جلسة تجريبية مع هذين الممثلين بهدف اختيار متعهد جديد لشركتنا. ومن المتوقع أن يؤدي ذلك إلى زيادة رضا الموظفين والاحتفاظ بهم ".
   • تحديد الفوائد المالية والكمية. على سبيل المثال ، هل يؤدي ابتكارك إلى توفير التكاليف؟ ثم أشر إلى ذلك.
   • تحديد الفوائد النوعية. في بعض الأحيان لا يمكن الإشارة إلى مزايا الاقتراح بأرقام ثابتة. على سبيل المثال ، إذا كان اقتراحك يزيد من رضا الموظفين ، فيرجى توضيح ذلك. يمكن أن تكون الفوائد النوعية بنفس قيمة الفوائد الكمية.

جزء 2 من 2: تقديم اقتراحك

1. اجعل الاقتراح يقرأ على أحد الزملاء. اطلب من أحد زملائك أن يقدم لك ملاحظات على اقتراحك. ربما يوافق زميلك تمامًا على اقتراحك. إذا لم يوافق زميلك تمامًا على اقتراحك ، فكر في اعتراضاته. إذا كنت تعتقد أن الاعتراضات لها ما يبررها ، فقم بتعديل اقتراحك. إذا كنت تعتقد أن الاعتراضات لها ما يبررها في حد ذاتها ، ولكنها لا تؤدي إلى نتيجة مختلفة ، فيرجى ذكر الاعتراضات في القسم الذي تشرح فيه الاعتراضات المحتملة على الاقتراح.
2. كشط. بمجرد أن يصبح الاقتراح الخاص بك جاهزًا ، وقد تم تصحيحه من قبل شخص آخر ، قم بمراجعته جيدًا مرة أخرى. هل تعمل جميع الجمل بشكل جيد ، ولا توجد أخطاء إملائية ، هل هي موجزة بدرجة كافية. لا تريد أن يكون عرضك طويلاً جدًا ، لأن الإدارة قد لا تقرأه. طول جميل بحد أقصى صفحتين.
3. إرسال الاقتراح إلى الإدارة. بمجرد اكتمال اقتراحك ، حدد الجهة التي سترسلها إليه. في بعض المنظمات يكون من الواضح من له رأي في موضوع معين. هذا أقل وضوحا في المنظمات الأخرى. اسأل من يمكنك الاتصال به. غالبًا ما يكون الأمناء على دراية بهذا الأمر.
   • بمجرد العثور على الشخص المناسب ، حاول تحديد موعد لقاء فعلي معهم لمناقشة الاقتراح. بهذه الطريقة تحصل على مزيد من الاهتمام للاقتراح أكثر من إرساله على الورق أو عبر البريد الإلكتروني.