المحتوى

• لتخطو
• جزء 1 من 3: خلق التركيز
• جزء 2 من 3: وضع استراتيجيات عمل فعالة
• جزء 3 من 3: تغيير نمط حياتك
• نصائح

في عالم اليوم ، يعتبر التعامل مع عبء العمل أمرًا صعبًا للغاية. يعرف أي شخص لديه وظيفة بدوام كامل أن متوسط ​​يوم العمل ليس دائمًا طويلاً بما يكفي للحصول على كل ما تحتاج إلى القيام به.ومع ذلك ، يمكن تحسين الإنتاجية بشكل كبير من خلال تنمية العادات التي تجعلك أكثر كفاءة. يستفيد العامل الكفء إلى أقصى حد من كل دقيقة من اليوم ، مع التركيز على المهام الأكثر أهمية أولاً. لن يؤدي كونك أكثر كفاءة في العمل إلى زيادة إنتاجيتك وتسجيل نقاط مع رئيسك فحسب - بل سيجعلك أيضًا تشعر بأنك أنجزت شيئًا ما ، وأنت مقتنع بأن لديك يوم عمل كامل ومنتج.

لتخطو

جزء 1 من 3: خلق التركيز

1. وفر مساحة عمل نظيفة ومنظمة. يمكن أن تكون الكفاءة في العمل في بعض الأحيان بنفس سهولة تنظيف الفوضى في مساحة العمل الخاصة بك. مكان العمل غير المنظم هو مكان العمل الذي يمكن أن يعيق إنتاجيتك. إذا كنت تكافح باستمرار للعثور على أدوات أو مستندات محددة في كومة من الفوضى ، فأنت تضيع وقت عملك بشكل خطير. احتفظ فقط بالعناصر التي تستخدمها كل يوم في متناول اليد - يجب تخزين كل شيء آخر في مكان لا يعترض طريقك ، "ولكن أيضًا" يتم العثور عليه بسرعة.
   • إذا كنت تعمل في مكتب ، فقم بترتيب مساحة مكتبك ومكتبك بحيث يمكنك العثور بسرعة وسهولة على ما تحتاجه للعمل. إذا كنت لا تعمل في مكتب ، فلا تزال نفس المبادئ سارية. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في متجر دراجات ، فاحرص على نظافة وتنظيم أدواتك حتى تتمكن من العثور عليها على الفور عندما تحتاج إلى ذلك. تستفيد كل بيئة عمل تقريبًا من الحفاظ عليها نظيفة ومرتبة.
   • يحتاج العاملون في المكاتب وغيرهم من الأشخاص الذين يتعاملون مع أعداد كبيرة من المستندات إلى إنشاء نظام ملفات منطقي ومنظم. احتفظ بالمستندات التي تستخدمها كثيرًا في متناول يدك. قم بتخزين المستندات الأخرى بترتيب أبجدي أو منطقي آخر.
2. تتبع مكان عملك. تأكد من أن لديك دائمًا الأدوات والموارد اللازمة للقيام بعملك. يعني هذا في المكتب أشياء مثل اللكمات ، ومزيلات المواد الأساسية ، والآلات الحاسبة ، وما إلى ذلك. تختلف الأدوات كثيرًا خارج بيئة المكتب ، ولكن المبادئ الأساسية هي نفسها - تأكد من أن لديك كل ما تحتاجه لبدء العمل. يستفيد العلماء الذين يعملون مع تطبيقات الرسومات المعقدة وكذلك المهندسين الذين يعملون باستخدام مفاتيح الربط من الأدوات الجاهزة للاستخدام.
   • تأكد من صيانة أدواتك جيدًا. يمكن أن تؤدي إحدى الأدوات الأساسية التي تتوقف عن العمل إلى تعطيل سير عملك بشكل خطير ، خاصة إذا كنت لا تستطيع الاستمرار بدونها! وفر الوقت على المدى الطويل عن طريق تنظيف أدواتك وصيانتها بانتظام.
3. ضع جدولًا واضحًا. إذا كنت معتادًا على الطيران في كل مكان ، فمن المرجح أن يؤدي أي جهد للتخطيط ليومك إلى زيادة كفاءتك. للحفاظ على جدول زمني فعال حقًا ، سيتعين عليك أن تقصر نفسك على جدول أعمال شامل "واحد" (ربما يتم استكماله بتقويم واحد في مكتبك أو مكتبك للأهداف طويلة المدى). لا تعقد عملك دون داعٍ عن طريق الاحتفاظ بأكثر من جدول واحد أو الاحتفاظ بمجموعة ضخمة من الملاحظات التي ستخسرها حتماً. تريد أن تكون قادرًا على إلقاء نظرة على مكان محدد "واحد" لمعرفة ما يجب القيام به.
   • نظم كل يوم عن طريق عمل قائمة "المهام". ابدأ بأعلى أولويات اليوم للتأكد من إنجازها. ضع الأشياء الأقل أهمية في نهاية القائمة. ابدأ من الأعلى في بداية يومك. إذا لم تتمكن من إكمال القائمة ، فحاول القيام بالباقي في اليوم التالي.
   • ضع جدولاً زمنياً وإطاراً زمنياً لأهم مشاريعك وكن واقعياً بشأن مقدار الوقت الذي ستستغرقه. أنت لا تريد أن تستعد للفشل - من الأفضل أن تطلب المزيد من الوقت في بداية المشروع ، بدلاً من أن تطلب ذلك قبل الموعد النهائي مباشرة.
4. تخلص من الإلهاء. بيئات العمل المختلفة لها مصادر تشتيت مختلفة - فبعض الوظائف تتضمن زميلًا كثير الثرثرة لن يغادر. قد يكون الآخرون هادئين بشكل قمعي ، مما يشتت انتباهك حتى بأخف الأصوات. افعل ما في وسعك لتظل مركزًا على عملك. إذا كانت وظيفتك تسمح لك بالاستماع إلى الموسيقى بأمان ، اصطحب معك مشغل MP3. يمكنك أيضًا لصق الملاحظات في مكان عملك لتوضح لزملائك أنك لا تريد أن يتم إزعاجك. قد يبدو الأمر وقحًا ، لكنه ليس كذلك - إنها طريقة معقولة وفعالة لجعل الناس يتركونك بمفردك أثناء العمل. تذكر أنه يمكنك التواصل الاجتماعي مع محتوى قلبك أثناء فترات الراحة والوجبات.من الأشياء الشائعة "جدًا" التي تشتت الانتباه هي قضاء الوقت على مواقع الإنترنت الترفيهية. وجدت إحدى الدراسات أن حوالي ثلثي الموظفين يهدرون على الأقل القليل من الوقت "كل يوم" على مواقع الويب غير المرتبطة بوظائفهم. ولحسن الحظ ، تتوفر لدى معظم المتصفحات أدوات مجانية لزيادة الإنتاجية التي يمكن أن تساعدك في حل مشكلة الحظر المواقع. ابحث في ملحقات المستعرض المتوفرة عن "أداة حظر مواقع الويب" أو "مساعدة إنتاجية". ستحصل على الأقل على بعض النتائج المجانية والفعالة. # * هناك طرق جيدة أخرى لتجنب تشتيت الانتباه وهي مراقبة مكالماتك (لتجنب إجراء مكالمات هاتفية غير ضرورية) وتقليل التسرب في الاجتماعات.
5. استخدم فترات الراحة لشئونك الشخصية. الغريب أن فترات الراحة يمكن أن "تزيد" من كفاءة مكان عملك بدلاً من أن تكون عائقًا. أولاً ، توفر لك الراحة الراحة التي تشتد الحاجة إليها. بدونها ، قد تصبح مرهقًا أو تبطئ أو تبطئ. ثانيًا ، تمنحك الراحة فرصة "للتعامل" مع مشتتاتك. استخدم فترات الراحة للقيام بأي شيء آخر قد تحب وظيفتك. هل تجد نفسك في أحلام اليقظة حول أحد أفراد الأسرة الذي يريد الاتصال بك عندما يتعين عليك فعلاً العمل؟ اتصل بهم خلال فترة الراحة وتخلص من كل ما يشتت انتباهك!

جزء 2 من 3: وضع استراتيجيات عمل فعالة

1. قسّم مسؤولياتك إلى أجزاء يمكن التحكم فيها. يمكن أن تخيف المشاريع الكبيرة - عندما تكون كبيرة بما يكفي ، من السهل تأجيلها ، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت في الأعمال الصغيرة حتى تضطر إلى معالجة المشروع بأكمله قبل الموعد النهائي مباشرة. كعامل كفء ، عليك القيام بعمل مهم أولاً ، حتى لو كان ذلك يعني القيام بجزء صغير من مهمة كبيرة. لا يبدو أن الأمر يستحق القيام بجزء صغير من مهمة كبيرة كما هو الحال في إكمال مهمة صغيرة على الإطلاق ، ولكنه استخدام ذكي لوقتك. ستكمل أهم مهامك طويلة المدى بشكل أسرع إذا عملت عليها قليلاً كل يوم.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى تقديم عرض تقديمي كبير في غضون شهر ، فحدد هدفًا لإنشاء نظرة عامة "اليوم". إنها ليست مضيعة للوقت بشكل رهيب ، لذا لن تشتت انتباهك عن عملك الآخر ، لكنها خطوة أولى مهمة تجعل بقية العملية أسرع وأسهل.
2. خفف عبء العمل عن طريق تفويض العمل. ما لم تكن في أسفل السلم داخل الشركة ، قد يكون لديك خيار تقسيم المهام المتكررة في الغالب بين واحد أو أكثر من مرؤوسيك لتوفير الوقت. لا تعطي لمرؤوسيك المشاريع التي تعرف فقط كيفية إكمالها بشكل مرض. بدلاً من ذلك ، فإنك تمنحهم المهام الرتيبة التي تستغرق وقتًا طويلاً والتي تمنعك من استخدام مواهبك في عمل أكثر أهمية. إذا كنت ستفوض العمل ، فلا تنس تحديد موعد نهائي لمساعدك والعودة إليه. كن "دائمًا" مهذبًا مع مرؤوسيك عندما يساعدونك - إذا شعروا أنك تقدرهم ، فسيرغبون في العمل بجد من أجلك في المشاريع المستقبلية.
   • إذا كنت متدربًا أو موظفًا مبتدئًا أو شخصًا آخر ذو مكانة منخفضة داخل الشركة ، فلا يزال بإمكانك محاولة توزيع العمل الرتيب بشكل خاص بين الموظفين الذين يعملون في نفس المستوى مثلك (بإذنهم ، وكذلك الإذن من مشرفك بالطبع). إذا كنت قد استخدمت مساعدة زميل ، فاحرص على وجود زميلك أيضًا!
   • إذا كانت لديك علاقة جيدة مع رئيسك في العمل ، يمكنك حتى أن تسأل عما إذا كان يمكنه تفويض بعض الأعمال للآخرين من أجلك!
3. اجعل الاجتماعات ضيقة قدر الإمكان. هناك سبب يكره الجميع الاجتماعات - وفقًا لاستطلاع عام 2012 ، يعتبر ما يقرب من نصف جميع المستجيبين أن الاجتماعات هي أكبر مصدر للوقت الضائع في العمل - أكبر حتى من الوقت الذي يقضيه الأشخاص على مواقع الويب الشخصية والترفيهية. يمكن أن تكون الاجتماعات حاسمة لمناقشة الأهداف ووضع رؤية للمستقبل. ولكن إذا تُركت دون حراسة ، فغالبًا ما تتعثر الاجتماعات في مستنقع الأحداث المتضخمة ، مما يؤدي إلى إضاعة ساعات من وقتك (أو في الحالات القصوى ، حتى أيام) دون اتخاذ قرار بشأن أي شيء مهم. فيما يلي بعض النصائح لجعل اجتماعاتك فعالة قدر الإمكان:
   • ضع جدول أعمال لكل اجتماع لتحقيق أقصى استفادة من الوقت المخصص. حدد مقدار الوقت الذي يمكن تخصيصه لكل موضوع. التزم بجدول أعمالك بأفضل ما يمكنك - إذا ظهرت مواضيع أخرى ، اقترح مناقشتها لاحقًا في محادثة فردية.
   • قم بدعوة أقل عدد ممكن من الأشخاص إلى الاجتماع. من خلال الحفاظ على عدد الأشخاص الذين يحضرون الاجتماعات إلى الحد الأدنى المطلق ، فإنك تقلل من فرصة انحراف المحادثة عن الموضوعات المذكورة. كما أنه يحتفظ بأي شخص لا يحتاج بالضرورة إلى التواجد على مكتبه في العمل.
   • حافظ على عرض الشرائح إلى الحد الأدنى. هناك الكثير من الجدل حول فائدة عروض الشرائح (PowerPoint ، وما إلى ذلك) وما إذا كانت تساعد أو تعيق جعل الاجتماع أكثر كفاءة. ما يلي واضح: إذا كنت تستخدم الشرائح / الشرائح في عرضك التقديمي ، فاحرص على أن تكون موجزة وغنية بالمعلومات قدر الإمكان. استخدم الشرائح لعرض الصور والبيانات التي لا يمكن نقلها من خلال كلامك ، ولكن "ليس" لعرض محتوى العرض التقديمي بالكامل.
   • أخيرًا ، كمبدأ شامل ، تعرف ماذا تريد أن تقرر قبل افتتاح الاجتماع واتخاذ هذا القرار في أقرب وقت ممكن.
4. ارتشف الدراما المكتبية في مهدها. يمكن أن تكون أماكن العمل أماكن مرهقة للغاية. عندما تشتعل الأعصاب ، خاطب المصدر على الفور وبشكل مباشر. قد يعني هذا أنه يتعين عليك أنت أو الشخص الذي تتجادل معه أو كلاكما تقديم اعتذار صادق. قم بذلك في أسرع وقت. إذا تركت بعض الحجج تتحول إلى استياء ، فستتأثر كفاءتك على المدى الطويل لأنك تضيع الوقت في تجنب زميل العمل هذا. والأهم من ذلك ، أنك ستشعر بالتعاسة - لا تدع مشاكل مكان العمل تدمر كفاءتك "و" مزاجك!
   • لا تخف من استدعاء وسيط / وسيط. تدرك الشركات أن الجدل والمشاعر المؤذية ضارة لسير العمل ، لذلك غالبًا ما توظف أشخاصًا مدربين خصيصًا لحل النزاعات. اتصل بالموارد البشرية في مكان عملك إذا كنت تعاني من الإحباط أو الحزن أو الخوف بسبب شخص آخر في مكان العمل.
   • عندما يتم قول كل شيء والتعامل معه ، لا تحتاج إلى أن تصبح صديقًا لهذا الزميل - ما عليك سوى أن تكون قادرًا على العمل معه أو معها. كن مهذبًا ولباقًا في مكان العمل ، حتى مع الأشخاص الذين لا تحبهم.

جزء 3 من 3: تغيير نمط حياتك

1. تأكد من أنك مرتاح جيدًا. الإرهاق لم يحسن أبدًا جودة عمل الشخص. يمكن للإجهاد أن يبطئ من إنتاجك ، ويضعف أدائك ، وإذا كنت تميل إلى النوم ، فقد يسبب لك إحراجًا خطيرًا أثناء الاجتماعات المهمة. بالإضافة إلى ذلك ، تم ربط الحرمان الشديد من النوم بمجموعة متنوعة من المشاكل الصحية. لا تنام على مكتبك أو تنام كثيرًا وتتأخر عن العمل - حاول أن تنام 7-8 ساعات على الأقل كل ليلة لتعمل في أفضل حالاتك.
   • يمكن أن يكون التعب في مكان العمل مصدر إلهاء بسيط في أحسن الأحوال. في أسوأ الحالات ، يمكن أن يؤدي إلى مواقف غير آمنة للغاية. إذا كان لديك وظيفة تتعرض فيها حياة الآخرين للخطر (على سبيل المثال ، إذا كنت مراقب حركة جوية أو سائق شاحنة) ، فمن الضروري أن تحصل على قسط كافٍ من النوم.
2. الحصول على الكثير من التمارين الرياضية. لقد أظهر العلم أن نظام التمرين الجيد يحسن مزاجك وإنتاجيتك. هذا ينطبق بشكل خاص على الوظائف المكتبية المستقرة. إذا كنت تقضي معظم وقتك في العمل جالسًا أمام الكمبيوتر ، فتأكد من قضاء بعض الوقت في التحرك كل يوم - لن يصبح من السهل عليك الجلوس ساكنًا لفترة طويلة في العمل فحسب ، بل سيجعلك أيضًا أسعد وأذكى وأكثر تحفيزًا.
   • عند البدء بتمارين روتينية ، حاول الجمع بين تمارين القلب المعتدلة وبعض تمارين القوة.
3. إبقى إيجابيا. إذا كنت تحاول تحسين كفاءة عملك ، فقد يكون من المغري أن تكون جادًا جدًا بشأن وظيفتك. في كثير من الأحيان هذه ليست فكرة جيدة - قد تكون قادرًا على تحسين كفاءتك على المدى القصير ، ولكن إذا لم تسمح لنفسك ببعض المرح في العمل ، فسيصبح من السهل عليك الإرهاق ، وهذا يؤدي إلى الإرهاق والتوتر والنقص. من الطاقة وعدم وجود الدافع. حاول أن تظل مبتهجًا - إذا كنت تشعر بالرضا في العمل ، فمن المرجح أن تظل متحمسًا وطموحًا. قم بأشياء صغيرة لتحسين حالتك المزاجية لا تعيق إنتاجيتك - استمع إلى الموسيقى من خلال سماعات الرأس ، أو قم ببعض التمرينات من وقت لآخر ، أو اصطحب الكمبيوتر المحمول إلى غرفة الاستراحة لمزيد من الهدوء والسكينة.
   • استفد إلى أقصى حد من استراحات الوجبات - استمتع بفرصة تناول الطعام بشكل جيد والدردشة مع الزملاء الذين تتعامل معهم.
   • لا تشرب الكثير من القهوة. يمكن للقهوة أن تكون نقطة انطلاق رائعة في تلك الأيام التي تشعر فيها بالإرهاق ، ولكن إذا كنت تشربها كل يوم فسوف تصبح معتمدًا عليها ولن تستفيد منها بعد الآن.
4. شجع نفسك. من الأسهل العمل بكفاءة عندما يكون هناك سبب وجيه للعمل. إذا كنت تكافح أحيانًا لدفع نفسك إلى الأمام ، ففكر في الأسباب التي دفعتك إلى وظيفتك في المقام الأول - أهداف حياتك وأحلامك ورؤيتك لنفسك. حاول التفكير في عملك كوسيلة لتحقيق غاية - حيث يكون "الهدف" هو رؤيتك المثالية لحياتك. إذا كنت تستمتع بعملك ، فحاول التفكير في ما تشعر به في عملك - هل تشعر بالرضا ، وكأنك أنجزت شيئًا بعد يوم من العمل؟
   • فكر في الأشياء الجيدة التي يجلبها لك عملك. ربما كنت قادرًا على شراء ذلك المنزل أو تلك السيارة بالمال الذي جنيته من عملك ، أو ربما تكون وظيفتك هي التأكد من أن أطفالك لا يريدون أي شيء. ضع في اعتبارك أيضًا "المزايا" الأخرى لعملك - على سبيل المثال الرعاية الطبية و / أو رعاية الأسنان لعائلتك.
   • فكر في عواقب "عدم" العمل. ما الذي يجب أن تتخلى عنه إذا فقدت مصدر دخلك؟ كيف ستؤثر على عائلتك أو الأشخاص الآخرين المقربين منك؟
5. كافئ نفسك. إذا نجحت في زيادة كفاءة عملك ، احتفل - فأنت تستحق ذلك. التخلص من العادات السيئة وتكوين العادات الجيدة ليس بالأمر السهل ، لذا كافئ نفسك على عملك الشاق. اشرب مشروبًا بعد العمل يوم الجمعة ، أو قابل بعض الأصدقاء لقضاء ليلة في الخارج ، أو استلقِ في السرير مع كتاب - أيًا كان ما يجعلك سعيدًا بعد أسبوع عمل طويل ، افعل ذلك. تزيد مكافأة نفسك من إحساسك بالإنجاز ، وهو جزء مهم للحفاظ على حافزك عالياً.
   • لا يجب أن تكون مكافأتك كبيرة أو ضخمة وبالتأكيد ليست شيئًا غير مسؤول ماليًا. المكافآت المتواضعة والمعتدلة هي الأفضل. احتفظ بهذه الساعة الجديدة لمناسبة خاصة أكثر.

نصائح

قم بتطبيق نظام المكافآت المتأخرة حيث تقوم بتنفيذ المشاريع الأقل إمتاعًا أولاً بدلاً من تأجيلها حتى اللحظة الأخيرة. بهذه الطريقة ، لا تقضي اليوم كله في الخوف من المشروع ومحاولة تجنبه. من خلال القيام بالمشروع المزعج أولاً ، ستكون أكثر رضا ويمكنك إنهاء اليوم بطريقة ممتعة بمشاريع أكثر متعة أو أقل إرهاقًا.