المحتوى

• لتخطو
• طريقة 1 من 3: بداية جيدة
• طريقة 2 من 3: قصير وحلو
• طريقة 3 من 3: أخيرًا

يعد البريد الإلكتروني أحد أكثر وسائل الاتصال استخدامًا اليوم. إن معرفة كيفية تقديم نفسك عبر البريد الإلكتروني يمكن أن يصنع العجائب لحياتك المهنية وشبكاتك. تزيد المقدمة الموجزة والواضحة من احتمالية أن يأخذ المستلم الوقت الكافي لقراءة بريدك الإلكتروني ، وأن يشعر المتلقي بأنه منخرط معك. تجنب الأخطاء الأكثر شيوعًا للتأكد من أنك متميز عن الآخرين.

لتخطو

طريقة 1 من 3: بداية جيدة

1. قدم سطر موضوع جيد. يجب أن يكون لدى المستلم فكرة جيدة عن موضوع البريد الإلكتروني - حتى قبل فتح البريد الإلكتروني. يبقيه قصيرة وإلى هذه النقطة؛ يمكن أن يكون سطر الموضوع الطويل مصدر إزعاج. بالنسبة للبريد الإلكتروني التمهيدي ، يكفي بشكل عام كتابة: "مقدمة - اسمك".
   • تأكد من إدخال سطر الموضوع أولاً! غالبًا ما يتم حفظ سطر الموضوع للأخير ؛ قد يجعلك هذا تنسى كتابة سطر الموضوع تمامًا.
   • تعرض أجهزة الجوّال عادةً ما يتراوح بين 25 و 30 حرفًا فقط من سطر الموضوع - لذا اجعله قصيرًا.
2. ابدأ بتحية العمل. لا تبدأ بـ "Hello" أو "Hey".يمكنك استخدام هذه الأنواع من التحيات بمجرد التعرف على الشخص. بدلاً من ذلك ، ابدأ بتحية موثوقة وموثوقة. لا تستخدم الاسم الأول للمستلم في تحيتك.
   • "سيدي العزيز / سيدتي" - هذا دائمًا خيار جيد.
   • "إلى جميع المعنيين /" لمن يهمه الأمر "- استخدم هذا الخيار فقط إذا كنت غير متأكد من الشخص الذي سيتلقى البريد الإلكتروني.
3. عرفنى بنفسك. في الجملة الأولى ، يجب أن تقدم نفسك للمتلقي. يساعدهم هذا في ربط بقية البريد الإلكتروني بالاسم.
   • "اسمي هو…"
   • اختياريا إضافة العنوان الخاص بك. إذا كانت لديك عناوين متعددة ، فلا تقم بإلغاء اشتراكها جميعًا. ما عليك سوى اختيار الأكثر أهمية أو الأكثر صلة.

طريقة 2 من 3: قصير وحلو

1. اشرح كيف حصلت على عنوان البريد الإلكتروني للمستلم. دع المستلم يعرف كيف اكتشفت معلومات الاتصال الخاصة به. هذا يدل على أنك استخدمت القنوات الصحيحة لهذا ، وأنك لم تحصل عليها خلسة.
   • "أرسل لي مدير مكتبك عنوان بريدك الإلكتروني."
   • "لقد وجدت عنوان البريد الإلكتروني هذا على موقع الويب الخاص بك."
   • "كذا وكذا قلت يجب أن أتصل بك."
2. تحدث عن آخر مرة قابلت فيها (إن أمكن). يمكن أن يؤدي تحديث ذاكرة المستلم إلى مزيد من المشاركة.
   • تحدثنا لفترة وجيزة في مؤتمر الاسبوع الماضي.
   • "تحدثنا عبر الهاتف أمس".
   • "لقد رأيت عرضك التقديمي على…."
3. شارك في المصلحة المشتركة. يسمح لك هذا ببناء علاقة ومنع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل من أن تبدو باردة للغاية. للعثور على اهتمامات مشتركة ، قد تحتاج إلى التحقيق. على سبيل المثال ، ألق نظرة على Facebook أو Twitter أو LinkedIn.
   • دع الشخص الآخر يعرف كيف اكتشفت أنك تشاركه مصلحة - إذا لم تفعل ذلك ، فستبدو وكأنك مطارد.
   • يفضل محاولة الحفاظ على المصالح المشتركة عملية. ضع في اعتبارك ، على سبيل المثال ، شيئًا ما في مجال عملك ، أو شغفًا مهنيًا تشاركه.
4. اشرح سبب اتصالك. لا تنتظر طويلاً للوصول إلى هذه النقطة. البريد الإلكتروني الذي يتضح فيه فقط ما هو عليه بعد ست فقرات لن يقرأه أي شخص. اشرح بصوت عالٍ وواضح ما تريده ولماذا تتصل بالمستلم. إذا طلبت نصيحة أو قدمت طلبًا آخر ، فتأكد من إمكانية إدارتها - خاصةً إذا كانت هذه هي جهة الاتصال الأولى لك.
   • "أود معرفة المزيد عن ..."
   • "أود أن ألتقي بكم لمناقشة…."
   • "أود أن أسمع رأيك في ..."
5. حافظ على تركيز البريد الإلكتروني على موضوع واحد. سيؤدي القفز من موضوع إلى آخر إلى فقدان المستلم الاهتمام أو نسيان سبب إرسالك بريدًا إلكترونيًا مرة أخرى. اجعل بريدك الإلكتروني التمهيدي بسيطًا ، واطلب من المستلم شيئًا واحدًا فقط.

طريقة 3 من 3: أخيرًا

1. اشكر المتلقي على وقتهم. لا أحد يحب قراءة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به ، لذا تأكد من شكر المستلم على قراءة رسالتك. ستعمل هذه المجاملة البسيطة على تحسين مزاج المستلم بشكل كبير وزيادة فرص حصولك على رد.
   • "شكرًا لك على الوقت الذي قضيته في قراءة هذا البريد الإلكتروني."
   • "أقدر أنك استغرقت وقتًا في قراءة هذا البريد الإلكتروني."
2. دعوة لاتخاذ اجراءات. اطلب من المستلم إرسال بريد إلكتروني أو معاودة الاتصال بك أو التفكير في طلبك أو أي شيء آخر. طرح سؤال هو أيضًا طريقة جيدة لإشراك شخص ما في بريدك الإلكتروني.
   • "دعونا نتقابل لتناول طعام الغداء."
   • "ما رأيك في…؟"
   • "أنا اتطلع قدما إلى ردك."
   • "وإنني أتطلع إلى ردكم"
3. قم بإنهاء البريد الإلكتروني. عند إغلاق بريد إلكتروني خاص بالعمل ، تأكد من أن الترحيب الختامي ممتن وموجز. تحية ختامية بسيطة تحافظ على محترف البريد الإلكتروني ، لكنها تُظهر أيضًا امتنانك.
   • "مع أطيب التحيات)"
   • "تفضلوا بقبول فائق الاحترام"
   • "شكرا"
   • "شكرا مقدما، "
   • ليس: "تحياتي" ، "Mvg" ، إلخ.
4. وقّع على البريد. إذا لم تقم بإعداد خدمة البريد الخاصة بك لتوقيع رسائل البريد الخاصة بك تلقائيًا ، فتأكد من إغلاقها باسمك والمسمى الوظيفي وتفاصيل الاتصال الخاصة بك. لا تفرط في استخدام خمسة أرقام هواتف وعناوين بريد إلكتروني وثلاثة مواقع ويب. اجعل الأمر بسيطًا حتى يعرف المستلم أفضل طريقة للاتصال بك. لا تقم بتضمين علامات الاقتباس أو الشعارات في توقيعك.

   • جان يانسن

      

     [email protected]

     06 123 456 78

      

     www.janjanssenswebsite.nl

5. تدقيق البريد الخاص بك. قبل أن تضغط على "إرسال" ، خذ دقيقة لتصحيح بريدك الإلكتروني. تصحيح الأخطاء الإملائية والنحوية. نظرًا لأن هذا البريد الإلكتروني هو المراسلات الأولى بينك وبين المستلم ، فأنت تريد أن يكون الانطباع الأول هو الأفضل. الأخطاء الإملائية والنحوية ستنتقص من احترافية بريدك الإلكتروني.