مؤلف:
Lewis Jackson
تاريخ الخلق:
10 قد 2021
تاريخ التحديث:
1 تموز 2024
المحتوى
تنظيم ملفات المكتب ليس بالمهمة السهلة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بتنظيم كميات كبيرة من الملفات والمستندات. ومع ذلك ، يمكنك التغلب على هذا التحدي من خلال التخطيط المسبق واتخاذ قرار بشأن نظام الملفات. يساعدك هذا في تنظيم ملف تعريف عملك ويضمن أنك ستجد المستندات المهمة بشكل أسرع. يمكنك الاطلاع على المقالة أدناه حول كيفية تنظيم سجلات مكتبك لبدء مهمتك.
خطوات
جزء 1 من 3: رتب الوقت بشكل صحيح
خصص قدرًا محددًا من الوقت لتنظيم تطبيقك لتجنب الانحرافات في المنتصف. جهز الورق المقوى والملصقات لإنشاء ملف تعريف جديد قبل البدء. الإعلانات
جزء 2 من 3: تنظيم الوثائق والسجلات
قم بتقسيم أكوام المستندات والملفات إلى أجزاء أصغر يسهل إدارتها.- تكدس العملية واحدًا تلو الآخر وتنظيف الأوراق غير الضرورية أو إتلافها لتقليل الكمية والحد من التكرار.
- قسّم باقي المستندات والملفات إلى قسمين منفصلين ، أحدهما للملفات التي تحتاج إلى معالجة في الأشهر القادمة ، والآخر للملفات الأرشيفية التي لا تتطلب معالجة عاجلة.
قم بتنظيم المجلدات أبجديًا إذا كان لديك ملف تعريف عميل. على سبيل المثال ، إذا كان كل ملف هو اسم شخص أو شركة ، يمكنك فرز السجلات حسب اسم هذا الشخص. في هذه الحالة ، يجب عليك تسمية كل بطاقة ملف تعريف تحتوي على الاسم الكامل للعميل.قم بتنظيم أغلفةك أبجديًا ، ثم قم بتسمية درج حفظ الملفات الخاص بك لمعرفة أي درج له اسم يبدأ بحرف معين.
قم بالفرز حسب الفئة إذا كانت السجلات لأجزاء كثيرة من النشاط التجاري. تتعلق بعض المستندات بالفواتير أو الضمانات أو العقود وتحتاج إلى تقسيمها إلى فئات مختلفة. قم بتسمية كل سجل بالشكل المناسب وضع جميع المستندات ذات الصلة في السجل. قد تحتاج إلى إنشاء ملف تعريف ثانوي ، لذا استخدم غطاءًا معلقًا لتمييز كل فئة والغطاء ليكون ثانويًا.- قم بإنشاء مجموعة من المستندات العاجلة حتى تتمكن من العثور على الأوراق المهمة بسرعة.
- ضع الملفات المؤقتة في المقدمة وملفات الأرشفة في الجزء الخلفي من الدرج بحيث يمكنك الوصول بسهولة إلى الملفات التي تحتاج إلى معالجة.
جزء 3 من 3: فرز السجلات حسب الشهر
بالإضافة إلى استخدام الطرق المذكورة أعلاه ، يمكنك تنظيم المجلدات حسب الشهر (والسنة-). إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لفرزها على الفور ، فيمكنك وضع أوراقك في سجلك الشهري لمعالجة التاريخ. تساعدك هذه الخطوة أيضًا في تحديد مكان تخزين مستنداتك بشكل أسرع.
- السجل الشهري مناسب أيضًا لتخزين المستندات من الأنواع الأخرى.
في نهاية العام ، تحقق من الأوراق المتبقية في السجل الشهري ويمكنك معرفة القالب الجديد ، وكذلك مجموعة التسجيلات الجديدة (اسم الفئة) مفقودة في النظام. إنشاء ملفات تعريف لتلك الأوراق في العام الجديد.
قص الأوراق المتبقية بالشهر. احتفظ بالملف ضمن مجموعة "مختلطة" (سنة-). الإعلانات
النصيحة
- بعد تنظيم سجلاتك ، تحتاج إلى الحفاظ على النظام في المكتب. إصلاح نظام حفظ السجلات وإعادة الأوراق في مكانها.
- التخلص من المستندات غير الضرورية أو إعادة تدويرها أو إتلافها لتجنب العبث بنظام حفظ السجلات الجديد.
ماذا تحتاج
- يملي الخزائن
- غطاء معلق
- غلاف
- ملصقات
- علامات
