المحتوى

• خطوات
• النصيحة
• تحذير

نحتاج أحيانًا إلى طلب تمديد لأسباب عديدة في الحياة. ربما تكون في الكلية وتحتاج إلى مزيد من الوقت لإنهاء مقالتك ، وربما تكافح لإنهاء مشروع في العمل.إن خطاب التجديد الفعال والسليم مهم دائمًا. يجب أن تأخذ بعض الوقت للتفكير بدقة في احتياجاتك: ما هي المدة التي تحتاجها لتقديم طلب تمديد ولماذا؟ بعد ذلك ، اكتب خطابًا رسميًا ، وأرسله وتابعه من أجل راحة البال.

خطوات

الطريقة 1 من 3: اتبع اصطلاح كتابة خطاب رسمي

1. 

   قدم قسم من الصفحة. يقع تاريخ التقديم في الزاوية اليمنى العليا من الصفحة. اترك صفًا أدناه فارغًا واكتب عنوانك ، بمحاذاة اليمين أيضًا. بعد ذلك ، قم بإفراغ صف واكتب العنوان الكامل للمستلم على الجانب الأيسر من الصفحة.
   • إذا كنت ترسل رسالة بريد إلكتروني ، فيمكنك حذف التاريخ والعنوان ، بدءًا من التحيات. ومع ذلك ، تحتاج إلى التأكد من أن العنوان الخاص بك واضح وفعال. على سبيل المثال ، إذا أرسلت خطابًا إلى أستاذك ، فيمكنك كتابة سطر الموضوع ، "خطاب تمديد - Nguyen Hoang Minh - B2 K34".

2. 

   
   
   اكتب تحيات كاملة ورسمية. ابدأ بكلمة "عزيزي" متبوعة بلقب المستلم واسمه بالكامل. على سبيل المثال ، "Dear Mr. Nguyen Hai Trieu" أو "Dear Mrs. Bui Phuong Mai". قد تكون بعض العناوين أكثر تعقيدًا ، مثل "عزيزي البروفيسور نجوين دوك كونج" أو "عزيزي الرئيس نجوين فان آن".
   • هذه توصية رسمية ، لذا حافظ على أسلوبك ومحتواك رسميًا ، حتى إذا تعرفت على هؤلاء الأشخاص عن كثب. لا تكتب "مرحبا هانه".
   • حاول العثور على شخص معين لإرسال الرسالة إليه. خلاف ذلك ، ستبدو رسالتك كحرف عينة. على سبيل المثال ، "عزيزي الرئيس نجوين فان أن" سيكون أفضل من "السلطات العزيزة".

3. 

   
   
   استخدم تخطيطًا موجزًا. يجب أن يتكون نص الرسالة من 1-3 فقرات. في كثير من الحالات ، يمكنك البدء بـ 2-3 أسطر. إذا كنت بحاجة إلى التوسيع باستخدام الفقرات الثلاث الكاملة ، فأنت تحتاج فقط إلى فصلها في الافتتاح والجسم والنهاية.
   • لبدء رسالتك ، يمكنك كتابة "أنا نغوين هوانغ مينه ، طالب في الفصل B2 K34". سيذكر هذا الأستاذ أن يتذكر ولا يضيع الوقت في معرفة من أنت.

4. 

   
   
   لاحظ النهاية. لا تقلل من أهمية النهاية الصلبة. استخدم الجملة الأخيرة لتكرار حالتك (في سطر واحد) واشكر المستلم على قضاء الوقت في قراءة الرسالة. يمكنك كتابة ، "أنا أقدر اهتمامك باقتراحي".
   • من الأفضل إغلاق الرسالة بتحية قبل التوقيع عليها. بعض الخيارات الجيدة هي: "مع خالص التقدير" ، "عزيزي" ، "مرحبًا".
   • إذا كنت بحاجة إلى إجابة ، فيجب أن تذكر ذلك في النهاية. عادة يمكنك أن تتحد مع الشكر. على سبيل المثال ، "شكرًا على اهتمامك ، وأتطلع إلى تلقي رد منك الأسبوع المقبل". ومع ذلك ، احذر من أن تكون انتهازيًا جدًا.

5. 

   أدخل اسمك الكامل وتوقيعك. أسفل تحية "مع خالص التقدير" ، يرجى الاحتفاظ بـ3-4 صفوف بعيدًا. ثم اكتب اسمك الكامل ومحاذاة اليسار. استخدم المساحة أعلاه للتوقيع بالحبر. إذا كنت تخطط لإرسال بريد إلكتروني ، فيمكنك مسح المساحة وكتابة اسمك فيها. الإعلانات

الطريقة 2 من 3: مناقشة نص الرسالة

1. 

   اكتب في أسرع وقت ممكن. استعد لكتابة خطاب بمجرد أن تعلم أنه من الضروري التقدم بطلب للحصول على تمديد. تحتاج إلى منح المستلم متسعًا من الوقت ليقرر حالتك. تحتاج أيضًا إلى إظهار أنك مستعد ، على الرغم من أنك تطلب تعديل جدولك.

2. 

   حدد المدة التي تريد إضافتها. ضع جميع العوامل في الاعتبار وقدم توصيات واقعية. إذا كانت فترة السماح قصيرة جدًا ، فقد تضطر إلى تقديم طلب مرة أخرى. يجب أن تبذل قصارى جهدك لتجنب الوفاء بالمواعيد النهائية ، لذلك من الأفضل تقدير مقدار الوقت الإضافي.
   • اعتمادًا على الموقف ، قد تحتاج إلى كتابة الرسالة كجزء من عملية التفاوض. في هذه الحالة ، يجب عليك التقدم بطلب للحصول على موعد نهائي أطول من الوقت المقدر حتى تتمكن من التسوية والاتفاق في المنتصف.
   • الوقت المقدر بناءً على تقدمك الحالي وأجزاء المشروع غير المكتملة. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مشروع استشاري لمدة ثلاثة أشهر ، فمن المحتمل أن تحصل على تقدير لمقدار العمل المتبقي.
   • يجب أيضًا أن تكون على دراية بالحد الزمني الذي يواجهه مستلم الرسالة أيضًا. ربما يكونون أيضًا تحت الضغط بسبب المواعيد النهائية. على سبيل المثال ، غالبًا ما يتعين على أساتذة الجامعات تقديم درجات منتصف الفصل الدراسي ، وعليهم أن يستندوا إلى هذا الموعد النهائي للطلاب.

3. 

   الانتباه إلى القوانين المعمول بها. تحتاج إلى التحقق من المواعيد النهائية الحالية قبل التقدم بطلب للحصول على تمديد. لا تترك انطباعًا بأنك تفتقر إلى التنظيم عند طلب التمديد دون فهم الوضع الحالي. على سبيل المثال ، تطلب منك بعض الوكالات الحكومية تقديم التماس في غضون 24 ساعة من أول اتصال. إذا لم ينجح هذا الأمر معك ، فيمكنك الشكوى من أن الوقت محدود للغاية.

4. 

   أعط تفسيرا معقولا. أنت تأخذ الوقت الكافي لصياغة خطاب التجديد ، وسيأخذ المستلم الوقت أيضًا في القراءة ؛ لذلك تحتاج إلى كتابة الرسالة بشكل صحيح. فكر جيدًا في السبب الحقيقي الذي يجعلك تحتاج إلى مزيد من الوقت وقدم للمستلم بصدق. لا تكذب ولا تبالغ لأن هذا سيؤذيك فقط.
   • أحد الأسباب الجيدة لذلك هو أنك تريد إنجاز المهمة بحذر وعناية. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مشروع قد تتأثر فيه سلامة الآخرين ، فقد تكون متعاطفًا مع طرح هذا الأمر.
   • إذا كان لديك أكثر من سبب لتقديم طلب للحصول على تمديد ، فاختر السبب الأكثر صلة وركز على ذلك. على سبيل المثال ، في حالة تأخرك في قبول الوظيفة المعروضة ، أخبرهم أنك تريد معرفة المزيد عن تكاليف الشحن (إذا كان هذا صحيحًا) بدلاً من إخبارهم أنك تنتظر كلمة واحدة. ادعوا اخر.

5. 

   أشر إلى بعض التفاصيل المختارة بعناية. ستساعد التفاصيل المقدمة في جعل رسالتك تبدو شرعية وذكية. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت ترسل خطابًا إلى وكالة حكومية أو منظمة أخرى لم تقابلها من قبل.
   • على سبيل المثال ، إذا مات جدك قبل يومين من تقديم مقالته ، فمن الأفضل تقديم الحقيقة على أنها "حالة طوارئ عائلية" وليس مجرد "عاجلة" بشكل عام. يمكنك أيضًا ذكر وفاته وبعض المعلومات حول خططك.
   • نظم أوراقك قبل تقديم خطاب التجديد. قد تحتاج إلى وصف للعمل والتطبيقات التي قمت بها ، خاصة عند العمل مع الوكالات الحكومية أو المنظمات الرسمية الأخرى. من مصلحتك إثبات أنك اتبعت كل خطوة من خطوات العملية بهذه النقطة.

6. 

   حافظ على الأسلوب والمحتوى الإيجابي. لا أحد يريد قراءة رسالة مليئة بالشكاوى. بدلاً من ذلك ، قم فقط بتقديم عرض سريع ومختصر للحقائق السلبية ثم اذكر الحلول الإيجابية. على سبيل المثال ، إذا كنت تعتقد أن الراتب المبدئي منخفض جدًا ، يمكنك أن تكتب ، "أنا بحاجة إلى مزيد من الوقت للنظر في عرضك. ومع ذلك ، أعتقد أن الراتب الأعلى يمكن أن يساعدني في العمل بكفاءة أكبر.

7. 

   اقرأ الرسالة مرة أخرى قبل إرسالها. خذ بضع دقائق على الأقل لإعادة قراءة الرسالة قبل إرسالها. تحقق من أخطاء التحرير والكتابة. قم بتشغيل برنامج التدقيق النحوي والإملائي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. أرسله إلى صديق موثوق ليقرأه مرة أخرى. لا تتعجل أو تتخطى هذه الخطوة ؛ خلاف ذلك ، سيتلقى مستلم الرسالة انطباعًا بأنك قذر ، وسيؤثر ذلك على النتيجة النهائية. الإعلانات

الطريقة الثالثة من 3: أرسل رسالة إلى المستلم

1. 

   قم بعمل نسخة أو احفظ الرسالة. عند الانتهاء من قراءة مسودة الرسالة وقبل إرسالها ، التقط صورة (قم بتحويلها إلى ملف pdf) ، واحفظ المخطوطة على الإنترنت أو انسخها بالطريقة التقليدية. يمكنك أيضًا تسجيل تاريخ المراسلة إذا لم يتطابق مع التاريخ الظاهر في أعلى الرسالة. احفظ هذه النسخة في مكان آمن لسجلك الشخصي.

2. 

   ضع في صندوق البريد العادي. خذها إلى مكتب البريد ، أو أعطها إلى ساعي البريد ، أو ضعها في صندوق البريد. إذا كنت تريد التأكد من وصول البريد إلى المستلم ، فيمكنك طلب خدمة متابعة مقابل رسوم إضافية.
   • إذا كنت ترغب في إرسال بريد ورقي ، فأنت بحاجة إلى طباعته باستخدام طابعة وحبر عالي الجودة. التجديدات المكتوبة بخط اليد غير مقبولة بشكل عام.

3. 

   إرسال بريد إلكتروني للتجديد. ربما تكون هذه هي أفضل طريقة لإرسال التجديدات بأقل وقت ويقين. تحتاج إلى التحقق من عنوان البريد الإلكتروني للمستلم قبل إرساله ، وتأكد من تضمين المعرف الخاص بك في سطر الموضوع ، إذا كان ذلك مناسبًا.
   • سيعرف المستلم بالضبط متى أرسلت البريد الإلكتروني. لاحظ هذا إذا كنت تريد إرسال بريد في وقت متأخر من الليل.
   • يجب أن يكون بريدك الإلكتروني رسميًا ، بما في ذلك عنوان البريد الإلكتروني الذي تستخدمه لإرساله. يجب عليك إرسال هذا البريد الإلكتروني مع حساب محترف. على سبيل المثال ، الرسالة المرسلة من حساب البريد الإلكتروني [email protected] مناسبة.
   • إذا كنت ترسل البريد عبر الفاكس ، فتأكد من الاحتفاظ بصفحة التأكيد لإثبات أنك أرسلت البريد بنجاح وأن الرسالة قد تم استلامها.

4. 

   قم بإجراء مكالمات هاتفية بدلاً من كتابة الرسائل. إذا كنت بحاجة إلى تقديم طلب للحصول على تمديد في اللحظة الأخيرة ، فقد يكون من الأفضل التحدث إلى الشخص عبر الهاتف. في هذه الحالة ، تحتاج أيضًا إلى أن تكون رسميًا وأن تعرض قضيتك بوضوح. الإعلانات

النصيحة

• حاول كتابة أحرف يصل طولها إلى صفحة واحدة. بهذه الطريقة ، تبدو رسالتك كاملة ويسهل إلقاء نظرة عليها.
• لاحظ ما إذا كان مستلم الرسالة يرسل ردًا ، مثل رسالة تأكيد.

تحذير

• كن واقعيا بشأن الوعود. لا تتقدم بطلب للحصول على تمديد لمجرد قضاء وقت إضافي في إكمال مهام إضافية أخرى.
• استفد من الوقت الممتد. ربما لن ترغب في محاولة التقدم للحصول على تمديد مرة أخرى.
• تأكد من تضمين النماذج الضرورية في الرسالة. بالإضافة إلى ذلك ، ستطلب منك بعض المنظمات استخدام نموذج الخطاب الخاص بهم.