المحتوى

• خطوات
• نصائح
• تحذيرات

معلومات الاتصال ببساطة لا يمكن الاستغناء عنها للتعاون التجاري والاتصالات التجارية. عندما تتلقى بطاقة عمل تحتوي على معلومات الاتصال ، تحمل عناء التأكد من أنها تنتهي في مكان يمكنك العثور عليه بسهولة بمجرد ظهور الحاجة. لا يهم إذا كنت تمتلك عملك الخاص أو تتنقل كثيرًا في دوائر الأعمال ، فإن ترتيب الأشياء في بطاقات العمل التي تتلقاها يمكن أن يساعدك في العثور على الأشخاص المناسبين بشكل أسرع ، وهذا بدوره يمكن أن يوفر لك مبيعات أعلى والمزيد من المال في جيوبك. فيما يلي بعض الأفكار حول كيفية تخزين بطاقات العمل هذه بطريقة منظمة.

خطوات

1. 1 ألق نظرة على بطاقة العمل فور استلامها. تعد قراءة بطاقة العمل بعناية وفور استلامها طريقة رائعة لتذكر اسم المالك مع وجهه. عادةً ما يتم كتابة نموذج الطلب والدرجة العلمية أيضًا على بطاقة عمل ، لذلك إليك دليل آخر يخبرك من هو وماذا يفعل / تفعل.
2. 2 احصل على مكان لوضع بطاقات العمل الخاصة بك بعد استلامها. إذا كنت تأخذ معك حقيبة أو دفتر ملاحظات معك لحضور الاجتماعات ، فخصص مكانًا فيها حيث يمكنك وضع بطاقات العمل المستلمة. أينما قررت وضعها ، لا تضعها بأي حال من الأحوال بين أوراق الملاحظات الخاصة بك أو تضعها في جيبك - فهناك بالتأكيد ستضيع أو تغسل بأشياءك.
3. 3 قم بتخزين معلومات الاتصال بالأشخاص على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. عند العودة من غداء عمل أو معرض تجاري أو اجتماع ، ضع على الفور جميع بطاقات العمل التي تتلقاها في مكان آمن. يعتبر درج المكتب أو أي مكان آخر لا ينظر إليه الآخرون عادةً أمرًا مثاليًا. بمجرد أن يتوفر لديك الوقت ، أخرج جميع بطاقات العمل المجمعة في درج مكتبك وأدخل جميع معلومات الاتصال منها في Outlook أو Excel أو Access أو حتى Word فقط.
4. 4 قم بإنشاء عمود "ملاحظات" في كل ملف مخصص لبطاقة عمل واحدة. املأ أي معلومات غير موجودة في بطاقة العمل نفسها: ما يفعله هذا الشخص ، وما هي المعلومات أو التعاون الواعد الذي حدده لك ، عندما التقيت ، وما إلى ذلك.
5. 5 قم بإنشاء تصنيف جهة اتصال تجارية. قسّمهم إلى عناصر ممتازة ، أكثر أو أقل احتمالية ، وتلك التي بالكاد تحتاجها. للقيام بذلك ، يمكنك استخدام الترقيم ، حيث 1 هو تحديد جهات الاتصال القيمة ، 2 - ممكن ، و 3 - تلك التي من غير المحتمل أن تتعامل معها. يمكنك أيضًا استخدام الترميز اللوني: الأخضر لجهات الاتصال التجارية القيمة ، والأصفر لجهات الاتصال المحتملة ، والأحمر لجهات الاتصال اليائسة ، على التوالي. اختر خيارًا مناسبًا لا يُنسى لك ، والذي سيسمح لك بتذكر معلومات الاتصال الخاصة بشركائك بشكل أفضل.
6. 6 رتّب معلومات الاتصال بشركائك بحيث يمكنك العثور عليها بسهولة لاحقًا. يمكن ترتيبه أبجديًا بالحرف الأول من الاسم الأخير للشخص أو بالحرف الأول من اسم الشركة ؛ بالحرف الأول من المدينة التي قابلت فيها هذا الشخص (إذا كنت تسافر كثيرًا) ؛ أو الصناعة التي يعمل فيها الشخص. وبالتالي ، يمكنك ببساطة إدخال المعلومات حول الشخص المطلوب التي تتذكرها في شريط البحث ، وسيعطيك الكمبيوتر قائمة بجهات الاتصال التي تلبي معايير البحث المحددة.
   • يمكن للعديد من برامج الكمبيوتر الخاصة ، والتي تهدف إلى إنشاء قاعدة بيانات لجهات الاتصال الخاصة بك ، فرز جهات الاتصال الخاصة بك بأي طريقة تريدها وتسهيل العثور عليها إذا كنت تتذكر فجأة بضع كلمات رئيسية فقط للبحث عنها. إذا كنت تستخدم أحد هذه البرامج ، فستوفر الكثير من الوقت يدويًا في فرز بطاقات العمل بالبيانات.
7. 7 قم بتخزين بطاقات العمل بالطريقة القديمة الجيدة. ضعها في ملف عنوان أو حامل بطاقة عمل ، متاح من متاجر اللوازم المكتبية.
   • هذه الطريقة القديمة لتخزين معلومات الاتصال ، حتى لو كانت مجرد كومة من بطاقات العمل ، مربوطة بشريط مطاطي ، هي بوليصة تأمين جيدة لتخزينك الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
   • سيتعين عليك تحديد الطريقة التي تفضل بها فرز بطاقات العمل الخاصة بك: بالاسم واسم الشركة وما إلى ذلك.
8. 8 بمجرد أن تتلقى بطاقة عمل من شخص ما ، على الفور (في غضون أيام قليلة على الأكثر) اكتب على ظهرها المكان الذي قابلت فيه ذلك الشخص. لذلك بالتأكيد لن تنساها. من الأفضل أيضًا أن تكتب بإيجاز على ظهر ما تحدثت عنه بحيث يمكنك لاحقًا ، عندما تحتاج إلى الاتصال بهذا الشخص ، أن تذكره بمكان التقائك ، أو تسأله عن حال الأطفال ، أو تتذكر أي شيء ناقشته. .. في الاجتماع الأول.
9. 9 مستعد.

نصائح

• إذا تلقيت الكثير من بطاقات العمل ، ففكر في شراء برنامج يسمح لك بفرزها وتخزينها. توجد ماسحات ضوئية لبطاقات العمل ، بالإضافة إلى برامج يمكنها قراءة المعلومات التي تحتاجها من بطاقة العمل الورقية والتعرف عليها واختيارها. يمكنهم توفير قدر هائل من العمل لكتابة هذه المعلومات يدويًا في جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
• إذا كنت بحاجة إلى معرفة المزيد عن شركائك في العمل أكثر من مجرد أسمائهم وأرقام هواتفهم ، فابحث عن البرامج التي تسمح لك بتخزين وإدارة كميات كبيرة من المعلومات حول العملاء أو الشركاء.
• ابدأ في التصرف بسرعة إذا وعدت معارفك الجدد بشيء ما أو إذا كان هناك شخص مهتم بك وبقضيتك.
• لا تدع بطاقات العمل الخام تتراكم. قم بفرزها وإدخال البيانات إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك مرة واحدة على الأقل في الأسبوع قبل أن تنسى تمامًا من قابلت ولماذا.

تحذيرات

• إذا قمت بتخزين جميع معلومات الاتصال الخاصة بالعميل أو الشريك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فتذكر عمل نسخ احتياطية بشكل منتظم في حالة تعطل جهاز الكمبيوتر أو تعطل محرك الأقراص الثابتة. قم بعمل نسخة احتياطية من معلوماتك تلقائيًا ، إن أمكن.