المحتوى

• خطوات
• الطريقة الأولى من 1: اكتب بريدًا إلكترونيًا لخدمة العملاء

هناك العديد من المواقف المختلفة التي يحتاج فيها العميل إلى الاتصال بالشركات أو الشركات المصنعة لمختلف مشكلات الأعمال. ولكن عندما يحين وقت إرسال بريد إلكتروني إلى خدمة العملاء ، قد يشعر بعض الناس بالحيرة. غالبًا ما تثار الأسئلة حول كيفية كتابة مثل هذه الرسائل في شكل إلكتروني ، حيث يتم كتابتها عادةً في شكل ورقي ، وما هي المعايير المقبولة عمومًا التي يتم تطبيقها غالبًا على الحروف من هذا النوع. بينما تختلف هذه المعايير حسب الصناعة والمنطقة والثقافة ، إلا أن هناك بعض الإرشادات العامة لضمان فعالية البريد الإلكتروني المرسل إلى مكتب المساعدة. فيما يلي أهم التوصيات لأولئك الذين صادفوا هذا النوع من البريد الإلكتروني من قبل.

خطوات

الطريقة الأولى من 1: اكتب بريدًا إلكترونيًا لخدمة العملاء

1. 1 تحقق من الموقع. تأكد من أن الشركة لم تحل مشكلتك بعد قبل إرسال بريدك الإلكتروني. سيوفر هذا الوقت والجهد على الجميع ، بما فيهم أنت ، وسيكون موضع تقدير كبير.
   • أثناء قيامك بتصفح الموقع ، ابحث عن أفضل قنوات الاتصال. البريد الإلكتروني ليس دائمًا أفضل قناة ، وتحتاج إلى احترام سياسات الشركة هذه والاتصال بها بطريقة مختلفة. تقدم العديد من الشركات دعمًا عبر الهاتف وخدمات دعم إضافية مثل صندوق البريد.
2. 2 ابحث عن موارد مخصصة عبر الإنترنت على الإنترنت. تقدم العديد من الشركات عناوين بريد إلكتروني مخصصة لمشكلات خاصة مثل تتبع الشحن أو إرجاع المنتجات أو الدعم الفني. من الممكن أن يكون استخدام قنوات الاتصال المقدمة أكثر فاعلية من إرسال خطاب قياسي إلى البريد الإلكتروني العام للشركة. بالإضافة إلى ذلك ، إذا تجاهلت الاتصالات المقدمة ، فقد تستغرق عملية الارتباط بالشركة وقتًا أطول بكثير.
3. 3 قم بتضمين معلومات التعريف الشخصية في خطاب الدعم الخاص بك. تحتاج الشركة إلى معرفة المنتجات أو الخدمات التي اشتريتها ، بالإضافة إلى تاريخ الشراء ومواعيد التسليم المتوقعة للمنتج أو الخدمة. قد تحتاج الشركة أيضًا إلى معرفة عنوان منزلك وعدد العناصر المشتراة. تأكد من أن كل هذا مذكور في بريدك الإلكتروني.
4. 4 استخدم نغمة مناسبة. يشير بعض الخبراء إلى أن الرسائل الموجهة إلى خدمة العملاء المكتوبة دون اعتبار للآداب قد يتم تجاهلها أو أن فعاليتها ستكون أقل بكثير.حاول الالتزام بأسلوب معين في الكتابة يُظهر مستواك في التعليم والمعرفة ، دون استخدام عبارات استفزازية بشكل مفرط.
5. 5 اطلب ما تريد مباشرة. يجد العديد من كتاب البريد الإلكتروني المخضرمين في خدمة العملاء أنه من الأفضل أن يكونوا صريحين بشأن توقعاتك. قد توافق الشركة أو لا توافق على متطلباتك ، ولكن من خلال تقديم معلومات واضحة ، ستساعد ممثل الشركة ليس فقط في فهم وجهة نظرك ، ولكن أيضًا في إظهار رأيك في جميع القضايا الناشئة أو المنتجات أو المشكلات الأخرى في خدمة العملاء.
   • تعلم المزيد عن سياسة الشركة. عند كتابة طلبك ، يمكنك أولاً إجراء بحثك لفهم المتطلبات التي من المرجح أن يتم تلبيتها. إن كيفية حل المشكلة التي نشأت أمر متروك لك ، لكن فهم موقف الشركة سيساعدك على جعل رسائلك أكثر فعالية.