المحتوى

• خطوات
• جزء 1 من 3: اختيار أسلوب ولغة المذكرة
• جزء 2 من 3: التحضير لكتابة مذكرة
• جزء 3 من 3: كتابة مذكرة

المذكرة هي طريقة مقبولة عالميًا لتوصيل المعلومات داخل الشركة. يمكن أيضًا استخدام ملاحظات الخدمة في المراسلات بين شركتين. يجب أن تكون المذكرة مهنية وأن تنقل المعلومات بوضوح. لا تقلق إذا لم تكتب المذكرات مطلقًا - ستعلمك هذه المقالة كيفية القيام بذلك.

خطوات

جزء 1 من 3: اختيار أسلوب ولغة المذكرة

1. 1 لا تستخدم لغة غير رسمية. يجب أن تكون لغة المذكرة بسيطة ولكنها رسمية.
   • لا تكتب ملاحظة مثل "مرحبًا! واخيرا انه الجمعة! أريد أن أخبركم عن أمر واحد مهم ".
   • بدلاً من ذلك ، اكتب هذا: "ستبقيك هذه الملاحظة على اطلاع دائم بالتقدم المحرز في المشروع 319."
2. 2 في مذكرتك ، التزم بنبرة محايدة - لا تفرط في العاطفة والذاتية. ابذل قصارى جهدك للاعتماد على الحقائق والأدلة عند تقديم مطالبة.
   • على سبيل المثال ، لا يجب أن تكتب مثل هذا: "أعتقد أننا سنكون أكثر سعادة إذا أتينا إلى العمل أيام الجمعة في أي شيء نريده".
   • بدلاً من ذلك ، ابحث عما إذا كان جميع الموظفين يرغبون في ارتداء ملابس غير رسمية يوم الجمعة وكيف يؤثر ذلك على أخلاقيات الشركة.
3. 3 استخدم عبارات الإشارة. عندما تنوي تقديم دليل أو الاستشهاد بمصدر ، تأكد من استخدام العبارات المناسبة.
   • على سبيل المثال: "حسب معطياتنا ..." أو "الدراسات التي أجريت تبين أن ...".
4. 4 اختر الخط والحجم المناسبين. يجب أن تكون المذكرة سهلة القراءة ، لذا تجنب الإفراط في استخدام الأحرف الصغيرة ؛ 11 أو 12 هو حجم الخط القياسي.
   • يجب عليك أيضًا اختيار نمط خط بسيط مثل Times New Roman. لا تكتب ملاحظتك بخط مضحك أو خيالي مثل Comic Sans (سوف يضحكون عليك إذا فعلت ذلك!).
5. 5 استخدم الحقول القياسية. هوامش 2.5 سم هي المعيار للمذكرات ، على الرغم من أن بعض برامج تحرير النصوص قد تتضمن قوالب مذكرات بهوامش كبيرة (على سبيل المثال ، 3 سم).
6. 6 تتم كتابة ملاحظات الخدمة بمسافة سطر واحد. اترك سطرًا فارغًا بين الفقرات والأقسام.
   • لا مسافة بادئة بين الفقرات.

جزء 2 من 3: التحضير لكتابة مذكرة

1. 1 إذا كنت بحاجة إلى إبلاغ العديد من الأشخاص بشيء مهم (في العمل) ، فأرسل لهم مذكرة. يمكنك حتى إرسالها إلى شخص واحد إذا كانت حقيقة أنك نقلت معلومات تحتاج إلى توثيق.
   • ومع ذلك ، في بعض الحالات ، من الأفضل التحدث إلى الأشخاص الذين تريدهم فقط.
   • بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكن نقل بعض المعلومات كتابة.
2. 2 اعتمادًا على المعلومات المرسلة ، قد يختلف محتوى وشكل الملاحظة. تحتوي معظم المذكرات على المعلومات التالية:
   • فكرة جديدة أو حل لمشكلة.على سبيل المثال ، إذا كنت تعرف كيفية حل مشكلة التخطيط لتكاليف العمل الإضافي ، فاكتب عنها في مذكرة وأرسلها إلى رئيسك في العمل.
   • الطلب #٪ s. على سبيل المثال ، يعد إرسال مذكرة طريقة فعالة لتوزيع المسؤوليات في مؤتمر قادم يستضيفه قسمك.
   • نقل. يمكنك أيضًا إرسال ملاحظة لإبلاغ الزملاء بحدث حديث ، أو لإبلاغهم بمعلومات جديدة حول المشروع ، أو لتقديم تقرير عن نتائج الدراسة.
3. 3 ربما كنت تعمل في العديد من المشاريع وتريد مشاركتها في مذكرة. لا ينبغي أن تفعل ذلك. تحتوي ملاحظات الخدمة على معلومات حول مشكلة واحدة محددة (موضوع ، مشروع ، وما إلى ذلك).
   • يجب أن تكون المذكرة قصيرة وغنية بالمعلومات وسهلة القراءة. وبالتالي ، من خلال التركيز على موضوع واحد فقط ، فإنك تضمن قراءة المعلومات وأخذها في الاعتبار.
4. 4 يعتمد محتوى وأسلوب ملاحظتك على الجمهور المستهدف ، لذا فكر في من سيقرأ ملاحظتك.
   • على سبيل المثال ، سيكون نمط المذكرة لزملائك في العمل حول التخطيط لتاريخ مهم وأسلوب الملاحظة لرئيسك في العمل مع تقرير التقدم مختلفًا تمامًا.

جزء 3 من 3: كتابة مذكرة

1. 1 ضع عنوانًا للملاحظة. من الممارسات الشائعة في المراسلات التجارية لوثائق الملكية.
   • على سبيل المثال ، في الجزء العلوي من الصفحة ، اكتب "مذكرة" أو "مذكرة".
   • يمكنك وضع العنوان في الوسط أو الضغط عليه إلى يسار الصفحة. من الأفضل إلقاء نظرة على المذكرات التي تلقيتها سابقًا ونسخ تنسيقها.
2. 2 اكتب عنوانا لملاحظتك. يجب أن تتضمن المعلومات التالية:
   • إلى: اكتب أسماء وألقاب الأشخاص الذين ترسل إليهم الملاحظة.
   • الوقت الإضافي: اكتب اسمك ولقبك.
   • التاريخ: اكتب التاريخ الدقيق متضمنًا السنة.
   • الموضوع: قدِّم وصفًا موجزًا ​​ولكن دقيقًا لما ستكون الملاحظة حوله.
   • يرجى ملاحظة أنه بدلاً من "الموضوع" يمكنك كتابة "المرجع".
3. 3 في قائمة مستلمي الملاحظة ، تأكد من تضمين جميع الأشخاص الذين سترسل إليهم الملاحظة. قصر مستلمي الملاحظة على الأشخاص المتأثرين بالمعلومات الواردة فيها.
   • لا ترسل ملاحظة إلى الجميع في إدارتك أو شركتك إذا كانت المشكلة فيها تتعلق فقط بعدد قليل من الأشخاص.
   • إذا أرسلت ملاحظات إلى جميع موظفي الشركة دفعة واحدة ، فسيتم قصفهم بالملاحظات وإما أنهم لن يقرؤوها بعناية ، أو لن يقرؤوها على الإطلاق.
4. 4 في قائمة مستلمي الملاحظة ، قم بتضمين الأسماء الكاملة والعناوين. حتى لو كنت في فترة قصيرة مع رئيسك في العمل ، فمن الأفضل الالتزام بالنبرة الرسمية في المراسلات التجارية. على سبيل المثال ، يمكنك مناداته بـ "فلاديمير" عندما تذهب إلى مكتبه ، ولكن في مذكرتك ، أشير إليه باسم "السيد ديميترييف" أو "فلاديمير نيكولايفيتش".
   • ضع ذلك في الاعتبار عند سرد مستلمي الملاحظة - قم بتضمين الاسم الكامل والمسمى الوظيفي.
5. 5 إذا كنت ترسل ملاحظة إلى شخص ما من شركة أخرى ، فمن المهم جدًا تحديد الشكل الصحيح للاتصال بهم. خذ الوقت الكافي للعثور على معلومات حول هذا الشخص ؛ على الأرجح ، يمكن القيام بذلك على موقع الويب الخاص بشركته.
   • على سبيل المثال ، إذا كان الشخص حاصل على درجة الدكتوراه ، فتأكد من تضمينها.
   • تأكد أيضًا من العثور على المنصب الذي يشغله هذا الشخص وتضمينه في ملاحظتك.
6. 6 فكر في موضوع ملاحظتك. يجب أن تكون موجزة ومباشرة.
   • على سبيل المثال ، يعد "العملاء الجدد" موضوعًا غامضًا إلى حد ما ، وإذا أراد شخص ما العثور على ملاحظتك في غضون أيام أو أسابيع قليلة ، فسيواجه صعوبة في القيام بذلك.
   • أفضل موضوع هو: "تقرير توسيع العميل".
7. 7 كقاعدة عامة ، لا يتم كتابة التحيات في مذكرات الخدمة. ولكن ، إذا أردت ، يمكنك بدء نص الملاحظة بعبارة "Dear Mr. Dmitriev" أو "Dear الزملاء".
   • يجب أن تكون الملاحظة قصيرة وغنية بالمعلومات ، بحيث يمكن حذف التحية.
8. 8 اكتب القسم التمهيدي للملاحظة. في ذلك ، حدد بوضوح الغرض من كتابة وإرسال المذكرة.
   • على سبيل المثال ، "أنا أكتب إلى ...". يجب أن يحتوي الجزء التمهيدي من المذكرة على لمحة موجزة عن المعلومات الواردة فيها.
9. 9 يجب أن يكون القسم التمهيدي قصيرًا. ليست هناك حاجة لتقديم تفاصيل وتفاصيل أخرى فيه.
   • اجعل القسم التمهيدي من عدة جمل قصيرة (فقرة قصيرة).
10. 10 حدد أسلوب عرض المعلومات الرئيسية. يجب أن يتم إرفاقه في فقرات 2-4. يعتمد أسلوب العرض على المعلومات نفسها.
    • على سبيل المثال ، يمكنك تقديم المعلومات بترتيب الأهمية أو وفقًا للعمليات التي يتم تقسيم مشروعك إليها.
11. 11 يجب تقسيم مذكرة الخدمة إلى أقسام (فقرات) حتى يتمكن قراءها من استيعاب المعلومات بسهولة ؛ بالإضافة إلى ذلك ، ستساعدهم الأقسام في تحديد النقاط المهمة في الملاحظة.
12. 12 عنوان كل قسم ؛ يجب أن يشير عنوان الفقرة بوضوح إلى المعلومات التي تحتوي عليها.
    • على سبيل المثال ، يمكنك تقسيم مذكرة نقل المكتب القادمة إلى الأقسام التالية: موقع المكتب الجديد ، وتعليمات معدات التعبئة والوثائق ، وجدول النقل.
13. 13 يجب أن تخبر الجملة الأولى من كل قسم القراء عن موضوع هذه الفقرة.
    • يجب أن تركز الفقرات أو الأقسام الفردية من ملاحظتك على نقطة محددة حول الموضوع قيد الدراسة.
14. 14 لتمييز النقاط المهمة ، قم بإنشاء قائمة أو قائمة. سيساعد هذا القراء على التركيز على النقاط الرئيسية وقراءة المعلومات واستيعابها بشكل أسرع.
15. 15 يجب ألا يتجاوز حجم المذكرة صفحتان أو صفحتان.
    • هذا حجم قياسي للمذكرات مع تباعد سطر واحد وسطر فارغ بين الفقرات.
16. 16 ضع في اعتبارك تضمين فقرة تلخص المعلومات المقدمة. في معظم الحالات ، هذا ليس ضروريًا ، خاصةً إذا كتبت ملاحظة قصيرة.
    • ولكن إذا كانت المعلومات المقدمة معقدة للغاية أو إذا كان حجم المذكرة أكثر من قياسي ، فمن الأفضل تضمين فقرة صغيرة تلخص المعلومات المقدمة (أي النقاط الرئيسية).
17. 17 تأكد من تضمين فقرة ختامية ، حتى لو كنت تعتقد أنك لا تحتاجها. ضع في اعتبارك ما يلي:
    • ما هي أهداف المذكرة؟ شجع القراء على فعل شيء؟ هل يتعين على الموظفين الإبلاغ في الوقت المحدد؟ إذا كان الأمر كذلك ، فذكر ذلك بوضوح في الفقرة الأخيرة.
    • إذا لم تكن هناك حاجة لاتخاذ أي إجراء آخر ، فاكتب الاستنتاج التالي: "سأكون سعيدًا لمناقشة هذه المسألة" أو "إذا كانت لديك أسئلة أو تعليقات حول هذا الموضوع ، فسأكون سعيدًا للإجابة عليها."
18. 18 إذا أردت ، ضع اسمك أو توقيعك في نهاية الملاحظة (لكن هذا ليس مطلوبًا). إذا كانت هذه هي الحالة ، فراجع المذكرات التي تلقيتها من الموظفين الآخرين.
    • إذا وقعوا ملاحظات (على سبيل المثال ، "مع خالص الشكر ، إيفانوف أ. أ.)" ، افعل الشيء نفسه.
    • إذا كنت لا تريد التوقيع على الملاحظة ، يمكنك وضع الأحرف الأولى من اسمك في نهاية المستند.
19. 19 قم بتذكير بشأن أي مرفقات إذا تم إرفاق جداول أو رسوم بيانية أو تقارير بالملاحظة. للقيام بذلك ، اكتب في نهاية المستند ، على سبيل المثال ، "الملحق: الجدول 1".
    • يجب ذكر المرفقات في النص الرئيسي للملاحظة.
    • على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب عن انتقال قادم إلى مكتب جديد ، فيمكنك كتابة شيء مثل ، "نعتزم إكمال هذه الخطوة بنهاية ربع السنة. انظر الجدول 1 المرفق للحصول على جدول مفصل للتحرك. "
20. 20 تأكد من التحقق من ذلك قبل إرسال ملاحظتك. تأكد من أن الجمل صحيحة نحويًا ، وأنه لا توجد أخطاء إملائية أو نحوية في الملاحظة ، وأن المعلومات ذات مغزى.
    • لا ترسل الملاحظة بعد التحقق منها لأول مرة (ما لم تكن ، بالطبع ، ملاحظة عاجلة). ضع المستند جانبًا وافحصه مرة أخرى بعد ساعة. ربما ستجد أخطاءً وأخطاء جديدة فاتتك سابقًا.
    • إذا كانت المذكرة تحتوي على معلومات سرية ، فتحقق من سياسة الخصوصية لشركتك واكتشف اسم الشخص الذي سيراجع ملاحظتك ويعطي رأيه بشأن امتثالها للقواعد المعمول بها.