المحتوى

• خطوات
• جزء 1 من 4: التحضير لكتابة الميثاق
• جزء 2 من 4: كتابة اللوائح
• جزء 3 من 4: استكمال النظام الداخلي
• جزء 4 من 4: حفظ واستخدام الميثاق
• نصائح

يمكن للمنظمات غير الربحية والكيانات القانونية والمنظمات في البلدان الأخرى استخدام هذا المورد الرسمي والمعترف به قانونًا لتحديد الطريقة التي تعمل بها المنظمة. يطلق عليه الميثاق ، ويتم تطبيقه على إدارة مختلف المؤسسات والمؤسسات ، وهو مهم للغاية. غالبًا ما يُنظر إلى اللوائح على أنها "دليل التشغيل" للمنظمة. إذا كان لا بد من كتابة ميثاق لشركة أو مؤسسة ، فإن هذه المقالة توفر إرشادات حول كيفية كتابة ميثاق يساعدك على إدارة مؤسستك بشكل فعال.

خطوات

جزء 1 من 4: التحضير لكتابة الميثاق

1. 1 تعيين عضوين أو ثلاثة أعضاء في المنظمة لكتابة اللوائح. من الضروري التشاور مع غالبية أو جميع أعضاء المنظمة الذين وقفوا في أصول إنشائها. من غير المحتمل أنك الشخص الوحيد من هذا القبيل ، وسيتعين عليك كتابته بمفردك. عيّن ما لا يقل عن اثنين أو ثلاثة مساعدين آخرين سيساهمون ويساعدونك في كتابة الميثاق.
   • إذا بدأت منظمة غير ربحية ، فأنت بحاجة إلى إنشاء مجلس إدارة يوفر الاستثمار ويساعد في كتابة النظام الأساسي. من خلال العمل كفريق ، فأنت تضمن تقديم جميع المناصب وحسابها في اللوائح.
2. 2 هيكلة الميثاق كرسم تخطيطي. عادة ما تكون مكتوبة في شكل فقرات وفقرات. سيسهل هذا الهيكل قراءة لوائحك الداخلية ومواءمتها مع اللوائح الأخرى. سيسهل ذلك العثور على المعلومات المتعلقة بقواعد التصويت واللجان والعناصر الأخرى التي قد تكون لديك أسئلة حول متى تبدأ المنظمة في العمل.
3. 3 ابدأ كل مقال بالعنوان ITEM. ستتم طباعة هذه العناوين بخط عريض ومرقمة بأرقام رومانية. توسيط العنوان على الصفحة.
   • على سبيل المثال ، سيكون العنصر الأول بعنوان: العنصر الأول: التنظيم. البند الثاني: البند الثاني: الأهداف.
4. 4 قم بترقيم كل فقرة في العنوان الفرعي في كل مقال. أعط وصفا موجزا لكل فقرة.
   • على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: الفقرة 1. اجتماعات منتظمة. وسيعقب ذلك ملخص لمحاضر الاجتماعات الدورية. ثم حدد: الفقرة 2: الاجتماعات الخاصة. وسيعقب ذلك ملخص لمحاضر الاجتماعات المخصصة.
5. 5 استخدم لغة بسيطة لكنها مفهومة في ميثاقك. الميثاق ليس وثيقة تعسفية. يحتوي على جميع الإجراءات الشكلية التي يمكن الإعلان عنها في المحكمة أو مساعدة المهنيين على فهم القواعد واللوائح المحددة للمنظمة. راجع نماذج اللوائح ، واستخدم المفردات المناسبة لجعل المستند يبدو احترافيًا. حافظ على الأسلوب المناسب.
   • ليست هناك حاجة لاستخدام لغة قانونية في الميثاق. استخدم لغة بسيطة يسهل فهمها.
   • اترك التفاصيل لاستراتيجية الإدارة. يحتوي الميثاق على مبادئ الإدارة الأساسية المصممة لتنفيذ استراتيجية محددة. لذلك ، يجب أن يكون الميثاق مرنًا ويتم تفسيره وفقًا لاستراتيجية أكثر تفصيلاً. الميثاق وثيقة عامة نسبيًا.
6. 6 تكييف ميثاق منظمتك. تحتاج العديد من القوالب والمبادئ التوجيهية الأخرى لصياغة اللوائح إلى أن تكون مصممة خصيصًا لمؤسستك. لكل منظمة احتياجاتها الخاصة التي يجب أن تنعكس في الميثاق.
   • "كتابة ميثاق الكنيسة": فقرة عن جماعة الكهنة مُدرجة في ميثاق الكنيسة. سيبحث هذا القسم في موقف الكهنة من الجماعة ، ورسامة الكهنة ، وعملية اجتذاب كاهن جديد أو إزالة الكاهن الحالي.

قد يبدأ نموذج الميثاق بالكلمات: "الكاهن هو القائد الديني والروحي للكنيسة. يجب أن يكون هو أو هي أحرارًا في الوعظ والتحدث.الكاهن عضو بحكم منصبه في المجلس وجميع اللجان ، باستثناء لجنة الترشيحات ". # "" كتابة النظام الأساسي للشركة "": عند كتابة مقالات الشركة ، يمكنك أيضًا تضمين فقرات حول تكرار اجتماعات المساهمين ، والقضايا المتعلقة بأسهم الشركة ، وما إلى ذلك.

جزء 2 من 4: كتابة اللوائح

1. 1 اكتب فقرة باسم المنظمة. هذا هو الاسم الرسمي المختصر لمنظمتك. في هذه المرحلة ، يمكنك أيضًا تقديم معلومات حول موقع مكتبك. إذا لم يكن لدى المؤسسة موقع ثابت (إذا كنت ، على سبيل المثال ، مجموعة عبر الإنترنت) ، فلا تقم بتضمين العنوان.
   • في هذه الفقرة ، يمكنك كتابة: "اسم ABC Elementary PTO."
2. 2 اكتب فقرة عن أهداف المنظمة. سيتضمن بيانات الهدف الخاص بك. يمكن أن يكون بسيطًا جدًا ، جملة واحدة فقط. يمكنك جعله أكثر تعقيدًا إذا أردت.
   • نموذج: "تم إنشاء ABC الابتدائية لدعم الأبوة والأمومة من خلال تقوية الروابط بين المدرسة وأولياء الأمور والمعلمين."
3. 3 اكتب شرط العضوية. سيتناول هذا البند عدة فقرات ، بما في ذلك الأهلية (من يمكنه أن يصبح عضوًا وكيف) ، ورسوم العضوية (هل يجب أن أدفع لأصبح عضوًا في المنظمة؟ هل يتعين علي الدفع سنويًا؟) ، فئات الأعضاء (نشط ، غير نشط) ، ومتطلبات كيفية البقاء عضوًا في المنظمة ، وكيفية التخلي عن العضوية.
   • مثال للفقرة الأولى تحت عنوان العضوية: "العضوية مفتوحة لأي شخص ملتزم بأهداف وبرامج الكنيسة ، بغض النظر عن العرق أو العقيدة أو الجنس أو التوجه الجنسي أو العمر أو الأصل القومي أو المشكلة العقلية أو الجسدية. " في الفقرات التالية ، قم بوصف الرسوم ومتطلبات العضوية وكيفية مغادرة المنظمة.
4. 4 اكتب فقرة مخصصة للمسؤولين. سيتألف هذا البند من عدة فقرات تتعلق بالمسؤولين ، بما في ذلك قائمة المسؤولين ، وواجباتهم ، وإجراءات التعيين والانتخاب ، ومدة المنصب (المدة التي يمكن أن يظلوا فيها في مناصبهم).
   • على سبيل المثال ، في الفقرة الأولى ، يمكنك أن تكتب ، "الأشخاص في المؤسسة هم رئيس ونائب رئيس وسكرتير ومحاسب وثلاثة مديرين." وسيتبع ذلك فقرات تصف مسؤوليات كل مسؤول ، وهكذا دواليك.
5. 5 اكتب فقرة عن الاجتماعات. يغطي هذا البند عدة فقرات تصف عدد المرات التي ستعقد فيها الاجتماعات (ربع سنوية؟ نصف سنوية؟) ، أين ستعقد الاجتماعات (في مكان العمل؟) ، وكم عدد الأصوات التي يمكن الإدلاء بها لتغيير المواقع.
   • يحدد هذا البند أيضًا عدد أعضاء النصاب وعدد أعضاء مجلس الإدارة الذين يجب أن يكونوا حاضرين لتغيير المكان. إذا كان لدى منظمة ما تسعة أعضاء في مجلس الإدارة وكان الميثاق يتطلب ثلثي أعضاء مجلس الإدارة لتشكيل النصاب القانوني ، فيجب أن يكون ستة أعضاء على الأقل من أعضاء مجلس الإدارة حاضرين لاتخاذ القرارات في مصلحة المنظمة. قد تتطلب بعض الدول حدًا أدنى لإنشاء النصاب ؛ تحقق من هذه المعلومات مع وزير الخارجية.
   • عينة من الفقرة الأولى من هذا البند: "تعقد اجتماعات مجلس الإدارة العادية في أول ثلاثاء من كل شهر." ثم انتقل إلى فقرات أخرى من الفقرة.
6. 6 اكتب فقرة عن اللجنة. اللجان هي كيانات محددة لمؤسستك ، والتي يمكن أن تكون لجنة تطوعية ، ولجنة مجتمعية ، ولجنة عضوية ، ولجنة لجمع التبرعات ، وما إلى ذلك. أعط وصفا موجزا لكل واحد. اتبع أيضًا وصفًا موجزًا ​​لكيفية تشكيل اللجان (المعينة من قبل مجلس الإدارة؟).
   • بند نموذجي: "لدى الجمعية اللجان الدائمة التالية" ، متبوعة بقائمة ووصف موجز للجان.
7. 7 اكتب فقرة عن السلطات البرلمانية. السلطات البرلمانية هي مجموعة من المبادئ التي تحكم كيفية إدارة منظمتك. تلتزم العديد من المنظمات بـ "قواعد إجراءات روبرت". دليل للإجراءات البرلمانية على أساس قواعد المجلس ؛ إرشادات حول كيفية تنظيم اجتماع لضمان سماع جميع الأصوات وحسابها. سيشار إلى بند السلطات البرلمانية على أنه المورد المحدد الذي يحكم ميثاق المنظمة وإجراءاتها وعملياتها.
   • نموذج: تحكم "القواعد الإجرائية" لروبرت الاجتماعات عندما لا تتعارض مع ميثاق المنظمة. "
8. 8 اكتب تعديلات البند والأحكام الأخرى. في حين أن اللوائح الداخلية تهدف إلى أن تكون مفيدة وتنطبق في العديد من المواقف التي قد تنشأ في سياق عمل المنظمة ، إلا أنها تتطلب تغييرات من وقت لآخر. يوضح وصف الميثاق للعملية التي يمكن من خلالها التغيير أن مؤسستك مرنة وجاهزة للتغيير. لا تجعل عملية تعديل اللوائح معقدة للغاية ؛ ركز على عملية تتناسب مع ثقافة وسياسات مؤسستك. ... يمكنك أيضًا تضمين فقرة حول تفاصيل السنة المالية ، أو وصف السنة المالية في فقرة منفصلة.
   • نموذج بند التعديل: "يجوز تعديل هذه اللوائح أو استبدالها في أي اجتماع بأغلبية (2/3) أغلبية الحاضرين والمصوتين. يجب تضمين الإخطار بالتغييرات المخطط لها في محضر الاجتماع ".
9. 9 اكتب بند تضارب المصالح. يجب أن تحمي مؤسستك نفسها من تضارب المصالح الشخصية أو المالية في مجلس الإدارة أو أي مسؤول آخر. قم بتضمين مقال يحدد ما يحدث في حالة حدوث مثل هذا التعارض.
   • نموذج: "عندما يكون لمدير أو مسؤول مصلحة مالية أو شخصية في أي مسألة معروضة على مجلس الإدارة للموافقة عليها ، يجب عليه أ) الإفصاح الكامل عن مصلحته الحقيقية و ب) الانسحاب من المناقشة والضغط والتصويت على هذه المسألة. لا يمكن الموافقة على أي معاملة أو تصويت مع احتمال تضارب محتمل في المصالح إلا عندما يقرر غالبية المديرين غير المهتمين أن الصفقة أو التصويت في مصلحة المنظمة.
10. 10 اكتب البند تصفية المنظمة. تتطلب بعض قوانين الولايات هذا البند ، الذي يصف كيفية إغلاق المنظمة.هذه فكرة جيدة حتى إذا كانت حالة مؤسستك لا تتطلب هذا البند ، لأنها ستساعد في حماية مؤسستك في حالة حدوث تعارض داخلي.
    • هنا ، يمكنك كتابة: "يمكن تصفية المنظمة بعد تحذير مسبق (14 يومًا تقويميًا) وبموافقة ما لا يقل عن ثلثي الحاضرين في الاجتماع."
    • تطلب بعض الدول من المنظمات تضمين بند التصفية في لوائحها الداخلية. تحقق من هذه المعلومات مع وزير الخارجية

جزء 3 من 4: استكمال النظام الداخلي

1. 1 اجمع كل النقاط في مستند واحد. استخدم التنسيق المقدم للمستند بأكمله ، نوع واحد وحجم الخط (11-12 حجمًا هي الأكثر قابلية للقراءة). قم بتضمين صفحة غلاف بعنوان "اللوائح الداخلية" واسم مؤسستك وتاريخ آخر مراجعة للوائح وتاريخ دخولها حيز التنفيذ.
2. 2 اطلب من البرلمانيين المحترفين مراجعة ميثاقك. يجب أن تحدد الإجراءات التالية: إدارة المنظمة ، وعقد الاجتماعات ، وانتخاب المسؤولين أو رؤساء اللجان ، وما إلى ذلك. تستند هذه الإجراءات إلى القواعد التي تحدد ترتيب الإجراءات ، وعدد الأشخاص الذين يجب أن يصوتوا من أجل اتخاذ القرار ، ومن يمكنه التصويت بالوكالة ، وما إلى ذلك. البرلماني المعتمد مهنيًا هو الخبير في هذه القواعد والإجراءات التي تحكم معظم اللوائح.
   • يمكن العثور على عضو في البرلمان عن طريق الاتصال بالجمعية ذات الصلة ، مثل المعهد الأمريكي للبرلمانيين.

أو يمكنك العثور عليه على الإنترنت. على الأرجح ، سوف تحتاج إلى الدفع مقابل خدماته # اطلب من محامٍ لمراجعة ميثاقك. استشر محامٍ متخصص في أنشطة المنظمات غير الربحية. سيقيم ما إذا كان ميثاقك متوافقًا مع المستندات الرئيسية الأخرى في مؤسستك.

1. 1
   • معظم المجتمعات لديها مستشار قانوني مجاني أو غير مكلف للمنظمات. يمكنهم العمل في جامعة القانون ، أو عيادة قانونية عامة أو غير هادفة للربح.
2. 2 قبول اللوائح المنظمة في الاجتماع. يجب اعتماد الميثاق من قبل المنظمة حتى يدخل حيز التنفيذ. لا يملك مدير المنظمة أي سلطة لاعتماد النظام الأساسي.
   • تضمين بيان القبول في نهاية اللوائح وتاريخ اعتمادها. يجب على سكرتير المنظمة التوقيع على الطلب.
3. 3 تسجيل النظام الأساسي لدى الجهة الحكومية المختصة إذا لزم الأمر. تتطلب بعض الدول تسجيل النظام الأساسي ، بينما تتطلب دول أخرى فقط الإبلاغ الدوري للموظفين الرئيسيين وتقديم المعلومات المالية. تحقق مع وزير الخارجية لتقديم نسخة من النظام الأساسي للوكالة الحكومية المناسبة.
   • وثائق الشركة ، كقاعدة عامة ، لا تتطلب تسجيل الدولة. تطلب العديد من الدول صياغة الميثاق ، لكنك لا تطلب منك تسجيله. يمكن مشاركة وثائق الشركة من قبل المساهمين والأشخاص الرئيسيين الآخرين.

جزء 4 من 4: حفظ واستخدام الميثاق

1. 1 الاحتفاظ بعقد التأسيس في المقر. احتفظ بها في ملف مع المستندات التأسيسية ومحاضر الاجتماعات وقائمة الأسماء وعناوين المديرين وكبار قادة المنظمة الآخرين.
   • إنها لفكرة جيدة أن تجعل الميثاق متاحًا لجميع أعضاء المنظمة من خلال نشره على موقع الويب الخاص بك أو في مكان يسهل الوصول إليه في مكتبك. على الرغم من عدم وجود متطلبات محددة لإمكانية الوصول إلى اللوائح الداخلية ، إلا أن هذا لن يذهب إليك إلا.
2. 2 إحضار النظام الأساسي إلى اجتماع عضو أو اجتماع خاص. سيكون وجود الميثاق في متناول اليد في هذه الحالة مفيدًا. ارجع إلى اللوائح عندما تصوت لنقل منظمة ، أو اتخاذ قرار بشأن اللجان أو أعضاء مجلس الإدارة ، أو الانخراط في الأنشطة الموضحة في لوائحك الداخلية. سيساعد ذلك على سير الاجتماع بسلاسة وإقناع أعضاء المجلس بالتعبير عن آرائهم بشكل مناسب.
3. 3 أعد قراءة الميثاق وحدثه بانتظام. مع تغير مؤسستك ، قد يحتاج ميثاقك إلى التغيير أيضًا. يجب أن يكون الميثاق قادرًا على التكيف مع التغييرات المستمرة ، مما يجعله مرنًا وسهل التصحيح. يمكنك إجراء تغييرات طفيفة أو أكثر أهمية.
   • على سبيل المثال ، يمكنك إجراء تغييرات طفيفة وإضافة لجنة جديدة في نفس الوقت.
   • إذا كنت تنوي مراجعة اللوائح ، يجب عليك أولاً عقد اجتماع لأعضاء المنظمة من أجل الحصول على الموافقة على التغييرات. قم بإخطار جميع أعضاء الاجتماع حيث ستتم مناقشة الميثاق ومراجعته ، ومنحهم الفرصة لتقديم تغييراتهم للمراجعة. في هذه الحالة ، يوصى بالعمل مع عدة لجان فرعية: يمكن أن تكتب لجنة فرعية تعديلات ، وأخرى للبحث عن التناقضات مع التغييرات ، والثالثة للتحقق من التغييرات الإملائية والنحوية. وتعرض خيارات العضوية النهائية للتصويت.

نصائح

* هناك العديد من الإصدارات المختلفة للوائح الداخلية. من المفيد إلقاء نظرة على عدد من اللوائح ، خاصة المنظمات مثل نظامك. * التشاور مع منظمة أخرى للتعرف على عملية كتابة ومراجعة لوائحها الداخلية. * تأكد من أن النظام الأساسي الخاص بك متوافق مع المستندات الرئيسية الأخرى لمؤسستك ، مثل مذكرة التأسيس وقواعد الحوكمة وأي مستندات أخرى تعكس أداء المنظمة. تأكد من أن عناوين عدد من وظائف مجلس الإدارة وأوصاف الوظائف هي نفسها لجميع المستندات ، وأن أيام الاجتماع هي نفسها ، إلى جانب التفاصيل الثانوية الأخرى. إذا كنت مرتبطًا بشركة أخرى ، مثل وزارة التعليم بالولاية ، فيجب عليك التأكد من أن ميثاقك يلبي توقعاته ومتطلباته. * من الجيد تعيين لجان فرعية مختلفة لمراجعة توافق اللوائح. تحقق مرة أخرى من عملك.