المحتوى

• خطوات
• طريقة 1 من 1: التحضير للاجتماع
• نصائح
• تحذيرات

لكي ينجح الاجتماع ، من المهم جدًا الاستعداد له جيدًا.تلعب الاجتماعات دورًا كبيرًا في معظم الصناعات المهنية. اتبع هذه الخطوات لإنجاح اجتماعك القادم.

خطوات

طريقة 1 من 1: التحضير للاجتماع

1. 1 إن معرفة كيفية التحضير للاجتماع أمر مهم للغاية لجميع الموظفين وخاصة أي مدير أو مشرف. معرفة متى لا يكون لديك اجتماع مهم بنفس القدر.
2. 2 حدد نوع الاجتماع الذي ستستضيفه:
   • معلوماتية
   • مبدع
   • لاتخاذ قرار
   • تحفيزية
3. 3 تعيين الأدوار وتعيين الأعضاء. يمكن أن تكون الأدوار على النحو التالي:
   • استرشد
   • مساعد / منظم
   • سكرتير (حفظ السجلات)
   • ضابط الوقت (يتتبع الوقت)
   • مشاركون
4. 4 قم بإعداد الإشعارات التي تتضمن تاريخ الاجتماع ووقته وجدول أعماله وموقعه. إرسال الإخطارات مقدما لجميع المشاركين.
5. 5 خذ بعض الوقت لمناقشة الاجتماع السابق (إذا كان هناك اجتماع). وبالتالي ، يمكن للمشاركين توضيح نقاط غير مفهومة أو التعبير عن عدم الموافقة.
6. 6 ضع الأشياء الضرورية في الأماكن. رتب الطاولات والكراسي مسبقًا. قدم لكل شخص قلم وورقة. ضع دورق من الماء في وسط الكلمة ورتب الكؤوس.
7. 7 اتصل بالجميع للطلب. هذه هي اللحظة التي يدعو فيها الرئيس الجميع إلى التوقف عن الحديث ويعلن بدء الاجتماع. حدد الأهداف. جدول الأعمال عبارة عن قائمة بالموضوعات التي تتعلق بموضوع والوقت المخصص لكل منها. على سبيل المثال: "1. قم بتقييم تحقيق الأهداف السابقة (15 دقيقة) ، 2. ناقش المزيد من الأهداف بالترتيب (20 دقيقة) ، 3. حدد 5 أهداف رئيسية (10 دقائق).
8. 8 قبل الاجتماع ، قم بتمرير دفتر الأستاذ الخاص أو مجرد قطعة من الورق في دائرة للحاضرين لكتابة أسمائهم. ستتم جدولة هذه الأسماء بالدقيقة.
9. 9 اطلب من السكرتير تدوين النقاط البارزة في الاجتماع حتى يمكن تغطيتها لاحقًا.
10. 10 في نهاية الاجتماع ، اسأل ما إذا كان لدى أي شخص أسئلة حول مواضيع أخرى. حدد موعدًا للاجتماع التالي وأعلن النهاية.

نصائح

• غالبًا ما يتم تعيين الرئيس في الاجتماع العام السنوي. يدير الرئيس الاجتماع ويحافظ على النظام ويتأكد من التزام الجميع بجدول الأعمال.
• إذا لم يتم انتخاب الرئيس ، فابحث عن شخص على استعداد لشغل هذا الدور.
• حتى إذا كان الاجتماع غير رسمي ، فلا يزال يتعين عليك إرسال إشعار مسبق إلى الأشخاص بالتاريخ والوقت. على سبيل المثال ، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى الجميع.
• الشيء نفسه ينطبق على السكرتيرة التي تدون الملاحظات.
• تنطبق هذه التعليمات أيضًا على الاجتماعات الرسمية.
  • يحافظ جدول الأعمال على الاجتماع في طابور ويمنع الأشخاص من مناقشة موضوع واحد لفترة طويلة.
• من المهم جدًا تتبع الوقت حتى لا تكون هناك نزاعات في المستقبل.

تحذيرات

• يجب أن يكون الرئيس شخصًا محترمًا ومنصفًا من أجل إجراء الاجتماع بكفاءة.